Microsoft SharePoint Server 2013 como alternativa para Enterprise Content Management (es-ES)
Introducción
Con el tiempo las tecnologías de información se van posicionando en la industria como una alternativa viable para reducir costos y/o mejorar procesos. En ese sentido, la transformación de un esquema de colaboración empresarial basado en papel se ha ido posicionado paulatinamente, permitiéndonos implementar nuevas formas de trabajo usando archivos o documentos electrónicos para colaborar día a día. El gobierno abraza estas nuevas formas de operar y poco a poco va creando nuevas regulaciones o modificaciones de ley para soportar y dar validez legal a la información digital dejando miles de empresas con nuevos e importantes desafíos entorno a digitalización y retención sistemática de contenido digital. Una prueba de ello es el uso de firmas electrónicas en facturas digitales dando con ello nuevos paradigmas de administración de contenido entorno al ciclo de vida de la información empresarial. En este artículo quiero comentar información de recurso que pudiese ayudarte a evaluar si ECM de SharePoint es una alternativa viable para tu empresa.
Antecedentes
Antes que nada el termino en ingles “Records Management” o administración de registros refiere lo siguiente: “Practica de identificar, clasificar, archivar, preservar y destruir registros” según Wikipedia. Las empresas cuentan con innumerables volúmenes de registros que identifican, clasifican, archivan, preservan y potencialmente destruyen con el tiempo, un registro por ejemplo puede ser cualquier información del negocio que generamos en la empresa o cualquier información de negocio proveniente de otra empresa. Un expediente, una copia en papel del acta de nacimiento, información confidencial y de uso particular, comprobantes, contratos, recibos, pólizas, documentos, correos electrónicos, bases de datos, información de licitaciones, órdenes de compra, etc. son registros que con el tiempo se van almacenando probablemente en un archivo físico ya que potencialmente puede ser auditados o requeridos para el cumplimiento tanto de regulaciones gubernamentales, estándares internacionales o en ciertos casos por procesos legales en caso de requerirse.
Microsoft SharePoint Server 2013 como alternativa para Enterprise Content Management
Las empresas gastan grandes cantidades de dinero para mantener el archivo físico y resguardar esta documentación en papel por años. Es aquí donde la plataforma Microsoft SharePoint en sus diferentes versiones pero en especial 2013 se distingue como líder en la industria ya que como parte de sus características y oferta de valor ofrece herramientas y opciones para la efectiva administración de contenido empresarial o Enterprise Content Management (ECM) en inglés. ECM refiere una serie de prácticas empresariales para la administración de contenido, dentro de estas prácticas se encuentra la administración de registros o Records Management (RM) así como otros conceptos como la administración documental o Document Management y la administración de contenido web o Web Content Management (WCM). También existen otros elementos de una estrategia ECM como lo es la digitalización, procesamiento de formatos electrónicos, reconocimiento de caracteres, flujos de trabajo, documentos transaccionales, etc.
La oferta de ECM por parte de Microsoft ofrece características de funcionalidad en los siguientes puntos:
Es importante mencionar que el nivel de madurez que Microsoft SharePoint ha venido adquiriendo con el tiempo lo ha posicionado como competidor líder en el cuadrante mágico de Gartner en lo que se refiere a Enterprise Content Management (en Octubre del 2012) otorgando con esto la confianza de que una inversión en esta tecnología ofrece rendimientos considerables cuando es comparado con otras alternativas y competidores del sector.
Ver Magic Quadrant for Enterprise Content Management.
Con esto queda claro que para tu estrategia de gestión documental, administracion de contenido web o administracion de contenido empresarial SharePoint es una plataforma viable con capacidades para llevar a la empresa al destino que quiere llegar.
Algunos enlaces y recursos oficiales sobre ECM los dejo a continuación: