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Recomendaciones para recopilar y revisar datos de costos

  • Artículo

Se aplica a esta recomendación de lista de comprobación de optimización de costos de Azure Well-Architected Framework:

CO:03 Recopile y revise los datos de costos. La recopilación de datos debe capturar los costos diarios. En los informes de costos, incluya los costos incurridos (medidos), los costos de prepago (amortizados), las tendencias y las previsiones. Las partes interesadas deben revisar periódicamente los gastos con respecto al modelo de presupuesto y costo. Automatice las alertas para desencadenar notificaciones en umbrales clave y detectar anomalías para indicar desviaciones de las líneas base de tendencia.

En esta guía se describen las recomendaciones para recopilar y revisar los datos de costos de la carga de trabajo. Recopile datos de costos para pintar una imagen holística de la carga de trabajo y asegurarse de que el gasto está optimizado. La recopilación de datos incluye todos los indicadores de optimización de costos, como los datos de facturación, el uso de recursos y los patrones de uso.

Los datos recopilados le permiten comprender el costo de las decisiones de arquitectura y los impulsores empresariales, como los costos por usuario o unidad. Estos datos le proporcionan una comprensión más clara de dónde va el dinero y cómo optimizar el gasto. Si no se recopilan y revisan los datos de costos, se pueden producir saturaciones presupuestarias, ninguna línea de base para el gasto y la falta de comprensión del estado financiero de las cargas de trabajo en la nube.

Definiciones

Término Definición
Límite de facturación Ámbito de lo que incluye una factura.
Contracargo Modelo de contabilidad en el que se cobran los departamentos por su uso de carga de trabajo y se reciben pagos de ellos.
Utilización de recursos Cantidad de capacidad de recursos que usa una carga de trabajo.
Visualización de costes Un modelo de contabilidad en el que se muestran los departamentos el costo de su uso de la carga de trabajo y no recibe el pago de ellos.

Estrategias de diseño principales

La recopilación de datos es esencial para identificar oportunidades de ahorro de costos, contabilidad (showback y contracargo) y para un uso eficaz de los recursos. Debe priorizar la recopilación y revisión de los datos de costos de todos los orígenes pertinentes. Debe centralizar los datos recopilados para un análisis simplificado y una revisión periódica, asignar propietarios de recursos y automatizar las alertas siempre que sea posible.

Recopilación de datos de costos

La administración eficaz de costos de las cargas de trabajo en la nube requiere una comprensión completa de los gastos asociados, desde la informática hasta el uso de la red. Los datos recopilados proporcionan una vista detallada de dónde y cómo se consumen los recursos. Permite identificar ineficacias, tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos y, en última instancia, optimizar los costos para asegurarse de que obtiene el mejor valor para su inversión.

Habilitación de la recopilación de datos. La recopilación de datos debe incluir todos los orígenes de costo de carga de trabajo, como proceso, almacenamiento, uso de red y cualquier otro servicio o característica que use la carga de trabajo. Los datos deben incluir datos facturados y medidos. Los datos facturados son reales. Refleja los gastos facturados reales. Los datos medidos son una forma predictiva de datos basados en los planes de facturación de los servicios. Aunque todavía son valiosos, los segmentos diarios de datos medidos se consideran buenas estimaciones en lugar de cifras precisas. Reconocer las diferencias entre los datos facturados y medidos en estos componentes puede proporcionar una mayor precisión en la planificación y el análisis financieros.

Use todos los métodos de colección disponibles. Para recopilar datos de costos, use todas las herramientas y métodos disponibles a su disposición, como la supervisión de costos y las utilidades del proveedor de servicios para supervisar los gastos de carga de trabajo. Aunque estas herramientas suelen ofrecer información detallada sobre los desgloses de costos, las tendencias de uso y las sugerencias de optimización, es posible que no capturen todo. Comprenda sus funcionalidades predeterminadas, como diccionarios de datos y taxonomías.

Diseñe vistas personalizadas si son necesarias para la carga de trabajo específica. Más allá de las herramientas nativas, si el proveedor de servicios ofrece API, tóquelas para recuperar datos de costos mediante programación. Las API facilitan la creación de informes de costos automatizados y se integran perfectamente con los sistemas de administración existentes. Recuerde que el objetivo es recopilar los detalles de costos de cada origen posible. Tanto si esto significa extraer datos a través de una API, escribir costos manualmente o sincronizarse con los sistemas financieros, es fundamental garantizar una visión general de costos centralizada y completa.

Centralizar los datos de costos. Los datos de costos centralizados permiten una administración y análisis más fáciles de esos datos. Garantiza que tiene una vista unificada, a través de un esquema de datos común, de todos los costos de carga de trabajo y permite estrategias de optimización de costos mejores. Debe combinar los datos de uso y los datos deben fluir en un receptor analítico central. Puede usar una herramienta de administración de costos proporcionada por el proveedor de nube o integrar los datos con soluciones de administración de costos de terceros. El objetivo es tener una solución de bajo costo a la que puedan acceder fácilmente las partes interesadas autorizadas y proporciona funcionalidades sólidas de análisis de datos.

Compensación: la conservación de los datos de costos durante períodos más largos permite el análisis histórico y la identificación de tendencias. Sin embargo, el almacenamiento de datos puede ser costoso. Para minimizar el costo, almacene los datos más antiguos como puntos de datos agregados sin la granularidad de los datos más recientes. Además, determine el mejor período de retención en función de sus necesidades de análisis.

Agrupación de datos

La agrupación de datos permite obtener una mejor información para administrar los costos de forma eficaz. Puede desglosar los costos en función de diferentes dimensiones, como departamentos o proyectos, lo que le permite asignar con precisión los costos a las partes interesadas correspondientes. La agrupación de datos promueve la transparencia, la responsabilidad y el reconocimiento de costos.

Agrupe los datos de costos en categorías significativas, como recursos, servicios, entornos, regiones, departamentos, proyectos o equipos. Por ejemplo, comprender el desglose de costos en el nivel de recurso y servicio puede ayudarle a tomar decisiones informadas sobre la asignación de recursos, el escalado o incluso la retirada. Al agrupar los datos de costos por entorno, como producción, recuperación ante desastres o control de calidad, puede ayudarle a identificar discrepancias de costos y optimizar el uso de recursos en función de las necesidades específicas de cada entorno. Al agrupar los datos de carga de trabajo, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

  • Recopilar datos de uso y componentes. Recopile información detallada sobre el uso y el costo de cada componente de la carga de trabajo. Puede analizar los costos desde distintos ángulos y obtener información sobre el desglose de costos mediante la captura de estos datos.

  • Vea diferentes dimensiones. Desglosar los gastos diarios por dimensiones técnicas (por ejemplo, tipos de recursos o categorías de servicio), dimensiones de organización de recursos (por ejemplo, departamentos o equipos) y dimensiones del modelo de negocio (por ejemplo, proyectos o centros de costos). Este desglose le permite analizar los costos en función de las dimensiones que más importan a su problema o escenario específicos.

  • Aplicar metadatos. Los metadatos se pueden usar para agrupar datos y ayudar a generar informes de costos significativos. Permite identificar áreas de alto costo e implementar medidas de responsabilidad o estrategias de optimización de costos en el nivel de departamento o proyecto. Con los metadatos, puede diseñar un mecanismo para agrupar los costos de una manera que refleje el modelo de negocio principal de la aplicación. Por ejemplo, etiquetado de recursos con identificadores de inquilino en lugar de recursos compartidos en una solución multiinquilino. La capacidad de dinamizar los datos de costos en función del modelo de precios de la aplicación puede ofrecer información clave.

Generar informes de costos

Después de recopilar datos de costos, debe usarlo para generar informes de costos. Los informes de costos proporcionan visibilidad sobre los gastos y facilitan el análisis de los patrones de gasto de carga de trabajo. Puede identificar las áreas en las que se necesita la optimización de costos y tomar decisiones informadas para optimizar el gasto. Los informes de costos permiten asignar costos a diferentes equipos, departamentos o proyectos. Esta asignación ayuda a comprender la distribución y facilita una contracargo o showback precisas.

Abordar escenarios comunes. Al generar informes de costos para los costos de carga de trabajo, quiere poder abordar los problemas comunes de costos. La recopilación de datos en áreas de preocupación comunes ayuda a garantizar que los conjuntos de datos necesarios, como los costos, las métricas y el uso, se interpretan de forma cooperativa. Entre las áreas de interés comunes se incluyen:

  • Costos pormenorizados: los informes de costos deben proporcionar información sobre la cantidad asignada por usuario y el costo por dispositivo.

  • Uso de recursos: los informes de costos deben ayudar a evaluar si los recursos actuales se usan por completo e identificar posibles ahorros.

  • Soluciones alternativas: los informes de costos deben comparar los costos y los posibles ahorros de transición a una nueva solución. También deben evaluar la viabilidad de cambiar a una solución dinámica.

  • Rentabilidad de la inversión: los informes de costos deben ayudar a determinar qué porcentaje de ingresos entra en funcionamiento del sistema. Si el sistema no aumenta los ingresos, se deben medir otras métricas de ROI.

  • Patrones de gasto: los informes de costos deben analizar los patrones de gasto para identificar tendencias y patrones en los costos a lo largo del tiempo. Los patrones de gasto ayudan a tomar decisiones informadas sobre la optimización de costos y la planificación presupuestaria.

Alinee con los estándares contables. Los informes de costos deben adaptarse a sus estándares de contabilidad internos. Los sistemas comunes son showback y chargeback. Showback se trata de la visibilidad y el contracargo se refiere a la responsabilidad.

  • Showback hace referencia a proporcionar visibilidad de costos en toda una organización sin cobrar a los equipos o departamentos individuales por sus costos en la nube. Puede usar informes de costos para generar instrucciones showback que muestren los costos incurridos por cada equipo o departamento. Por ejemplo, el equipo de marketing utilizó 15 000 USD, mientras que el departamento de ingeniería incurrió en costos de 25 000 USD para un gasto combinado de cargas de trabajo de 40 000 USD. Showback proporciona a cada departamento un desglose de los costos, lo que permite a cada equipo revisar y optimizar su consumo de recursos. Estos informes proporcionan transparencia y permiten a las partes interesadas comprender su uso y los costos asociados.

  • La contracargo implica la facturación de los equipos o departamentos internos de facturación para sus respectivos costos en la nube en función de su uso real. El contracargo está doble facetado. Puede cobrar a otros usuarios y otros puede cobrarle en función del consumo de recursos y los servicios representados. Por ejemplo, la carga de trabajo usa servicios de seguridad centralizados. Durante un mes, el equipo de seguridad le facturó 10 000 USD por sus servicios. Pero a los departamentos de ventas y marketing se le cobrarán 7000 USD y 8000 USD, respectivamente, por usar la carga de trabajo. Todas las transacciones de contracargo, tanto créditos como débitos, se integran en el receptor de datos de costos centralizado. El contracargo garantiza que todos los gastos se contabilizan e incorporan a la administración financiera de su organización. Proporciona una vista holística y promueve la optimización de los costos interdepartmentales.

Proporcione informes completos. Los informes de costos deben incluir el costo de los servicios en la nube y los proveedores. El informe debe incluir los costos incurridos (facturados), los costos de prepago (amortizados), las tendencias, las previsiones, los créditos y la varianza de costos. En los sistemas de visualización y contracargo, los informes de costos deben incluir los siguientes elementos:

  • Costos incurridos: los costos incurridos hacen referencia a los costos reales acumulados en función del uso medido. Estos costos se calculan en función del consumo de recursos o servicios dentro de un período de facturación específico.

  • Costos de prepago: los costos de prepago son gastos pagados por adelantado y se reparten durante un período de tiempo específico. Estos costos se amortizan o asignan uniformemente durante el período de prepago.

  • Tendencias: el análisis de tendencias de costos implica examinar los datos históricos para identificar patrones y cambios en el gasto a lo largo del tiempo. Este análisis le ayuda a comprender cómo fluctúan los costos e identifican los factores subyacentes.

  • Previsiones: las previsiones de costos predicen el gasto futuro en función de los datos históricos y las tendencias, lo que le permite calcular los costos futuros y planearlos en consecuencia. Las previsiones se pueden generar mediante diversas técnicas, como algoritmos de aprendizaje automático.

  • Créditos: los proveedores de servicios suelen proporcionar créditos (uso gratuito) en los servicios. Los informes de costos deben incluir saldos de crédito y uso para comprender correctamente las necesidades de gasto.

  • Varianza de costos: la varianza de costos en un informe de costos hace referencia a la diferencia entre los costos reales incurridos y los costos esperados o presupuestados. Le ayuda a identificar las desviaciones de los costos planeados y a comprender las razones subyacentes.

Asignación de propietarios de recursos

Cada elemento de costo debe tener una persona responsable directamente (DRI) como propietario del recurso. La asignación de un propietario de recursos a cada elemento de costo garantiza una responsabilidad clara de los costos asociados. Ayuda a identificar quién es responsable de administrar y optimizar el uso y el costo de recursos o servicios específicos. Los propietarios de recursos son importantes para:

  • Asignación de costos: tener asignado un propietario de recursos a cada elemento de costo permite una asignación de costos precisa. Los propietarios de recursos garantizan la atribución de costos a los equipos, departamentos o proyectos adecuados, lo que facilita la transparencia financiera y la administración presupuestaria.

  • Comunicación: la asignación de propietarios de recursos promueve una comunicación y colaboración eficaces dentro de un equipo de carga de trabajo y una organización. Facilita discusiones sobre la administración de costos, fomenta el uso compartido de procedimientos recomendados y permite a los propietarios de recursos trabajar conjuntamente para optimizar los costos colectivamente.

  • Toma de decisiones: los propietarios de recursos desempeñan un papel fundamental en la toma de decisiones relacionada con el aprovisionamiento, el escalado y la optimización de recursos. Tienen la información y la propiedad necesarias para tomar decisiones informadas que se alineen con los objetivos empresariales y los objetivos de optimización de costos. Los propietarios de recursos pueden supervisar y analizar activamente los costos asociados a sus recursos. Pueden identificar oportunidades de ahorro de costos, optimizar el uso de recursos y tomar decisiones para controlar y reducir los costos.

Revisión de los datos de costos

Revise periódicamente los gastos con respecto al modelo de presupuesto y costo con las partes interesadas. Las revisiones periódicas ayudan a identificar las tendencias de costos, los valores atípicos y las áreas para la optimización. Es importante implicar a las partes interesadas, como equipos financieros, equipos de operaciones y responsables de la toma de decisiones en estas revisiones para impulsar iniciativas de optimización de costos. Las revisiones garantizan que los costos están alineados con las expectativas y permiten ajustes si es necesario. Supervise los cambios en los patrones de uso, ajuste las asignaciones de recursos según sea necesario e implemente medidas de ahorro de costos en función del análisis continuo de los datos de costos.

Análisis de datos de costos

Revise los datos de costos recopilados de la carga de trabajo para obtener información sobre los patrones de gasto. Las revisiones pueden incluir el análisis del uso de recursos, la identificación de los controladores de costos y la comprensión de la distribución de los costos en distintos componentes de la carga de trabajo. También debe observar aumentos y reducciones en los costos, por ejemplo, en el uso de proceso y los costos de transferencia de red. Busque áreas en las que puede optimizar los costos sin sacrificar el rendimiento ni la funcionalidad. Por ejemplo, identifique los recursos infrautilizados, las instancias de rightsizing o las características de ahorro de costos proporcionadas por el proveedor de nube.

Revisión de las opciones de arquitectura

Al examinar las decisiones arquitectónicas de la carga de trabajo, es esencial centrarse en las implicaciones de los costos. El uso de patrones alternativos o ofertas nativas de la nube puede dar lugar a un ahorro significativo en los costos. Optar por plataforma como servicio (PaaS) o software como servicio (SaaS) a través de infraestructura como servicio (IaaS) puede ser más económico. Con PaaS, no solo son gastos de infraestructura parte de los precios del servicio, sino que la plataforma también simplifica el aprovisionamiento y la administración de estos recursos bajo un costo unificado. Por ejemplo, la implementación de una máquina virtual de nivel inferior como jumpbox podría suponer costos adicionales para el almacenamiento, la administración del servidor y la configuración de ip pública. Por el contrario, PaaS controla estas complejidades, ofreciendo un costo consolidado que a menudo abarca una seguridad mejorada.

Automatización de alertas de costos

La implementación de alertas automatizadas puede desencadenar notificaciones presupuestarias en umbrales clave. Estas alertas se pueden configurar para notificar a las partes interesadas y los DRIs cuando los costos superan los límites predefinidos o cuando hay desviaciones significativas de los patrones de gasto esperados. Las alertas de presupuesto y las alertas de previsión son dos tipos diferentes de alertas de costos que se usan para automatizar las alertas de costos.

Use alertas de presupuesto. Las alertas de presupuesto permiten establecer un importe presupuestado y definir umbrales para los costos reales. Cuando los costos reales superan los umbrales especificados, se desencadenan alertas presupuestarias. Estas alertas le ayudan a supervisar el gasto y a notificarle cuando se aproxima o supera el presupuesto. Las alertas de presupuesto se basan en los costos reales acumulados. El gasto en cargas de trabajo tiende a variar. Como mínimo, debe establecer alertas para el presupuesto objetivo en los costos previstos (100 por ciento), el gasto ideal (90 por ciento) y menos que el gasto ideal (110 por ciento).

Use alertas de previsión. Las alertas de previsión proporcionan notificaciones avanzadas cuando es probable que las tendencias de gasto superen el presupuesto. Estas alertas se generan en función de las predicciones de costos previstos. Cuando el costo previsto supera el umbral establecido, se desencadenan alertas de previsión. Las alertas de previsión le ayudan a prever posibles saturaciones de costos para que pueda tomar medidas proactivas para controlar el gasto. Debe establecer la alerta de previsión en el 110 % del presupuesto de destino.

Use la detección de anomalías. La detección de anomalías ayuda a identificar patrones inesperados o anómalos en los datos de costos, lo que le permite detectar y abordar rápidamente anomalías de costos. Utilice técnicas de detección de anomalías para identificar las desviaciones de las líneas base de tendencia, como picos inesperados o caídas en los costos, y tomar las medidas adecuadas. Debe ajustar la detección de anomalías para detectar fluctuaciones que los límites de protección de gasto no pueden o no evitar de forma intermitente.

En función del análisis de anomalías de costos, determine las acciones necesarias para abordar la situación. Los planes de acción pueden implicar la optimización del uso de recursos, el cambio de tamaño de las máquinas virtuales, la implementación de controles de Azure Policy o el ajuste de los presupuestos. Es importante alinear las medidas de control de costos con valores empresariales y obtener las aprobaciones necesarias para los ajustes presupuestarios.

Implemente procesos automatizados para identificar y abordar las variaciones de costes en tiempo real. Entre las opciones se incluyen el escalado automático de recursos, la automatización de apagados o el establecimiento de flujos de trabajo para la investigación y mitigación de anomalías de costos. Establezca indicadores clave de rendimiento (KPI) para medir la precisión de las previsiones de costos, el costo frente al presupuesto, el número de anomalías inesperadas y el tiempo para reaccionar a las alertas de previsión. Revise periódicamente las previsiones, realice un seguimiento de la varianza y garantice la alineación con las expectativas presupuestarias.

Riesgo: la automatización de la recopilación y revisión de los datos de costos puede ahorrar tiempo y esfuerzo. Sin embargo, confiar únicamente en la automatización podría pasar por alto ciertas oportunidades de optimización de costos que requieren revisión y análisis manuales. Encontrar el equilibrio adecuado entre la automatización y la revisión manual es fundamental.

Facilitación de Azure

Recopilación y agrupación de datos de costos: Azure proporciona servicios como análisis de costos y Azure Advisor que ayudan a realizar un seguimiento y análisis de los gastos y el uso de Azure. Estos servicios capturan los datos necesarios para calcular los costos con precisión. Use etiquetas de Azure para agrupar los costos para alinearse con diferentes unidades de negocio, entornos de ingeniería y departamentos de costos. Las etiquetas proporcionan la visibilidad necesaria para que las empresas administren y asignen costos entre distintos grupos.

Generación de informes de costos: el análisis de costos ofrece informes personalizables que proporcionan información sobre los costos incurridos, los costos de prepago, las tendencias y las previsiones. Estos informes se pueden adaptar a sus requisitos específicos y proporcionar una vista completa de los costos.

Revisión de los datos de costos: Microsoft Power BI puede ayudar a recopilar y revisar los datos de costos. Power BI proporciona una solución completa para recopilar, revisar y analizar datos de costos. Le permite obtener información, realizar un seguimiento de las tendencias y optimizar los costos de forma eficaz. Se integra con Cost Management y le permite importar datos de costos en Power BI.

Para conjuntos de datos de costos más pequeños, puede usar la API de detalles de uso para obtener la recuperación mediante programación de los datos de costos sin procesar y no agregados correspondientes a la factura de Azure.

Revisión de las opciones de diseño de arquitectura: Azure proporciona una amplia gama de recursos paaS. Estos son algunos ejemplos de cuándo debe considerar las opciones de PaaS:

Tarea Usar
Hospedaje de un servidor web Azure App Service en lugar de configurar los servidores IIS.
Indexación y consulta de datos heterogéneos Azure Cognitive Search en lugar de ElasticSearch.
Hospedaje de un servidor de bases de datos Azure ofrece muchas opciones SQL y no SQL, como Azure SQL Database y Azure Cosmos DB.
Acceso seguro a la máquina virtual Azure Bastion en lugar de máquinas virtuales como instancias de jumpbox.
Seguridad de las redes Azure Firewall en lugar de las aplicaciones de red virtual.

Automatización de alertas: Cost Management le permite configurar alertas y acciones automatizadas en función de los umbrales de gasto o los presupuestos. Estas alertas pueden desencadenar notificaciones a las partes interesadas cuando los costos superan los límites predefinidos o se desvían de los patrones esperados. Debe usar análisis de costos para ver y responder a anomalías de costos. Esta característica puede resaltar picos inesperados o caídas en los costos, lo que permite la investigación y la acción oportunas.

Lista de comprobación de optimización de costos

Consulte el conjunto completo de recomendaciones.

Lista de comprobación de optimización de costos