Procedimientos recomendados del glosario de Microsoft Purview

Artículo
08/23/2023

El glosario empresarial es una definición de términos específicos de un dominio de conocimiento que se usa, comunica y comparte comúnmente en las organizaciones mientras realizan negocios. Un glosario empresarial común (por ejemplo, lenguaje empresarial) es significativo, ya que es fundamental para mejorar la productividad y el rendimiento empresariales en general de las organizaciones. Observa en la mayoría de las organizaciones que su lenguaje empresarial se está codificando en función de las relaciones empresariales asociadas a:

Reuniones de negocios
Stand-Ups, Projects y Systems (ERP, CRM, SharePoint, etc.).
Planes de negocio y procesos empresariales
Presentaciones
Informes y reglas de negocios
Aprendizajes (adquisición de conocimiento)
Modelos de negocio
Directiva y procedimiento

Es importante que el lenguaje empresarial y el discurso de las organizaciones se alineen con un glosario empresarial común para garantizar que los recursos de datos de la organización se apliquen correctamente en la realización de negocios a la velocidad y con agilidad a medida que se producen rápidas necesidades empresariales cambiantes.

Este artículo está pensado para proporcionar orientación sobre cómo establecer y gobernar las organizaciones el glosario empresarial de A a Z de los términos más usados y está dirigido a proporcionar más instrucciones para asegurarse de que puede centrarse en promover un conocimiento compartido para la propiedad de la gobernanza de datos empresariales. La adopción de estas consideraciones y recomendaciones ayudará a su organización a lograr el éxito con Microsoft Purview. La adopción por su organización del glosario empresarial dependerá de que promueva el uso coherente de un glosario empresarial para permitir que su organización comprenda mejor los significados de sus términos empresariales a los que se ven a diario mientras ejecuta la empresa de las organizaciones.

¿Por qué se necesita un glosario empresarial común?

Sin un glosario empresarial común, el rendimiento, la cultura, las operaciones y la estrategia de una organización a menudo dificultarán negativamente el negocio. Observará, en este obstáculo, una condición en la que surgen diferencias culturales fundamentadas en un lenguaje empresarial incoherente. Estas incoherencias sobre el lenguaje empresarial se comunican entre los miembros del equipo e impiden que usen sus recursos de datos pertinentes como una ventaja competitiva. También observará cuándo hay barreras de lenguaje, en las que la mayoría de las organizaciones dedicarán más tiempo a realizar actividades no productivas y no comerciales, ya que necesitan basarse en interacciones más detalladas para alcanzar el mismo significado y comprensión para sus recursos de datos.

Recomendaciones para implementar nuevos términos del glosario

Es necesario crear términos para compilar el vocabulario empresarial y aplicarlo a los recursos de Microsoft Purview. Cuando se crea una nueva cuenta de Microsoft Purview, de forma predeterminada, no hay términos integrados en la cuenta.

Este proceso de creación debe seguir estándares de nomenclatura estrictos para asegurarse de que el glosario no contenga términos duplicados o competidores.

Establezca una jerarquía estricta para todos los términos empresariales de toda la organización.
La jerarquía podría constar de un dominio empresarial como: Finanzas, Marketing, Ventas, RR. HH., etc.
Implemente estándares de nomenclatura para todos los términos del glosario que incluyan distinción entre mayúsculas y minúsculas. En Los términos de Microsoft Purview distinguen mayúsculas de minúsculas.
Use siempre la característica proporcionar términos del glosario de búsqueda antes de agregar un nuevo término. Esto le ayudará a evitar agregar términos duplicados al glosario.
Evite implementar términos con nombres duplicados. En Microsoft Purview, los términos con el mismo nombre pueden existir en términos primarios diferentes. Esto puede provocar confusión y debe tenerse en cuenta antes de crear el glosario empresarial para evitar términos duplicados.

Los términos del glosario de Microsoft Purview distinguen mayúsculas de minúsculas y permiten el espacio en blanco. A continuación se muestra un ejemplo mal ejecutado de la implementación de términos del glosario y se muestra la confusión causada:

Como procedimiento recomendado, siempre es mejor planear, buscar y seguir estrictamente los estándares. A continuación se muestra un enfoque que está mejor pensado y reduce en gran medida la confusión entre términos del glosario:

Otro ejemplo de términos de glosario duplicados.

Recomendaciones para implementar plantillas de términos de glosario

Al compilar nuevas plantillas de términos en Microsoft Purview, revise las consideraciones siguientes:

Las plantillas de términos se usan para agregar atributos personalizados a términos del glosario.
De forma predeterminada, Microsoft Purview ofrece varios atributos de términos integrados , como Name, Nick Name, Status, Definition, Acronym, Resources, Related terms, Synonyms, Stewards, Experts y Parent term, que se encuentran en la plantilla "System Default".
Los atributos predeterminados no se pueden editar ni eliminar.
Los atributos personalizados se extienden más allá de los atributos predeterminados, lo que permite a los conservadores de datos agregar detalles más descriptivos a cada término para describir por completo el término en la organización.
Como recordatorio, Microsoft Purview almacena solo metadatos. Los atributos deben describir los metadatos; no los datos en sí.
Mantenga la definición simple. Si hay métricas o fórmulas personalizadas, se podrían agregar fácilmente como atributo.
Un término debe incluir al menos atributos predeterminados. Al compilar nuevos términos de glosario si usa plantillas personalizadas, se esperan otros atributos que se incluyen en la plantilla personalizada para el término especificado.

Recomendaciones para importar términos de glosario desde plantillas de términos

Los términos se pueden importar con el "valor predeterminado del sistema" o las plantillas personalizadas.
Al importar términos, use el archivo de .CSV de ejemplo para guiarlo. Esto puede ahorrar horas de frustración.
Al importar términos desde un archivo .CSV, asegúrese de que los términos que ya existen en Microsoft Purview están diseñados para actualizarse. Al usar la característica de importación, Microsoft Purview sobrescribirá los términos existentes.
Antes de importar términos, pruebe la importación en un entorno de laboratorio para asegurarse de que no se produzcan resultados inesperados, como los términos duplicados.
La dirección de correo electrónico de Los administradores y expertos debe ser la dirección principal del usuario del grupo de Azure Active Directory. Aún no se admiten el correo electrónico alternativo, el nombre principal de usuario y los correos electrónicos que no son de Azure Active Directory.
Los términos del glosario proporcionan un estado de cuatro grados: Borrador, Aprobado, Expirado, Alerta. El borrador no se implementa oficialmente, Aprobado es oficial, independiente o aprobado para producción, los medios expirados ya no deben usarse, la alerta debe prestar más atención. Para obtener más información, consulte el artículo términos del glosario de importación y exportación.

Recomendaciones para exportar términos del glosario

La exportación de términos puede ser útil en escenarios de cuenta, copia de seguridad o recuperación ante desastres en la cuenta de Microsoft Purview.

Recomendaciones para el glosario múltiple

Microsoft Purview admite la administración de varios glosarios empresariales en Microsoft Purview. Considere la posibilidad de usar varios glosarios cuando:

El mismo término tiene significados diferentes entre regiones, departamentos, organizaciones, equipos, etc.
Quiere dar la administración del glosario a expertos en sus regiones o departamentos independientes, organizaciones, equipos, etc.
Los términos y las necesidades del glosario son diferentes y no se superponen entre regiones, departamentos, organizaciones, equipos, etc.

Administración del glosario

Los términos relacionados son bidireccionales. Por ejemplo: si tengo el término A y el término B. Agredo B como término relacionado al término A. Ahora el término B aparece en los términos relacionados con el término A y el término A aparece en los términos relacionados con el término B.

Recomendaciones para asignar términos a recursos

Aunque el sistema aplica automáticamente las clasificaciones y las etiquetas de confidencialidad a los recursos en función de las reglas de clasificación, los términos del glosario no se aplican automáticamente.
De forma similar a las clasificaciones, los términos del glosario se pueden asignar a recursos en el nivel de recurso o de esquema.
En Microsoft Purview, los términos se pueden agregar a los recursos de diferentes maneras:
- Manualmente, mediante el portal de gobernanza de Microsoft Purview.
- Uso del modo de edición masiva para actualizar hasta 25 recursos mediante el portal de gobernanza de Microsoft Purview.
- Código seleccionado mediante la API de Atlas.
Use el modo de edición masiva al asignar términos manualmente. Esta característica permite a un conservador asignar términos de glosario, propietarios, expertos, clasificaciones y certificados de forma masiva en función de los elementos seleccionados de un resultado de búsqueda. Se pueden encadenar varias búsquedas seleccionando objetos en los resultados. La edición masiva se aplicará a todos los objetos seleccionados. Asegúrese de borrar las selecciones una vez realizada la edición masiva.
Otras operaciones de edición masiva se pueden realizar mediante la API de Atlas. Un ejemplo sería usar la API para agregar descripciones u otras propiedades personalizadas a los recursos de forma masiva mediante programación.

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