Introducción a Copilot para Microsoft 365
Microsoft Copilot para Microsoft 365 es una herramienta de productividad con tecnología de IA que usa modelos de lenguaje de gran tamaño (LLM) e integra los datos con las Aplicaciones de Microsoft 365 y servicios de Microsoft Graph. Funciona junto con aplicaciones populares de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, etc. Copilot proporciona asistencia inteligente en tiempo real, lo que permite a los usuarios mejorar su creatividad, productividad y capacidades. En este artículo se explica cómo puede preparar su organización para Copilot. Estos pasos se pueden considerar en tres fases principales:
- Optimización de la búsqueda
- Actualizar canales y aplicaciones
- Aprovisionamiento de licencias de Copilot
Antes de empezar
Para poder acceder a Copilot, debe cumplir estos requisitos:
Debe tener uno de los siguientes planes de suscripción para comprar Microsoft Copilot para Microsoft 365. Puede comprar licencias de Copilot para Microsoft 365 a través del Centro de administración de Microsoft 365 en la página Servicios de compra, los partners de Microsoft o el equipo de cuentas de Microsoft. Puede comprar tantas licencias de Copilot para Microsoft 365 como tenga licencias de requisitos previos.
Los usuarios deben tener una de las siguientes licencias base para poder optar a una licencia de Copilot para Microsoft 365. Las licencias de requisitos previos incluyen:
Para negocios y empresas:
Planes de Microsoft 365:
- Microsoft 365 E5
- Microsoft 365 E3
- Microsoft 365 F1
- Microsoft 365 F3
- Microsoft 365 Empresa Básico
- Microsoft 365 Empresa Premium
- Microsoft 365 Empresa Estándar
- Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios
- Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas
Planes de Office 365:
- Office 365 E5
- Office 365 E3
- Office 365 E1
- Office 365 F3
Planes de Microsoft Teams:
- Microsoft Teams Essentials
- Microsoft Teams Enterprise
- Microsoft Teams EEE (Espacio Económico Europeo)
Planes de Exchange:
- Quiosco de Exchange
- Exchange Plan 1
- Exchange Plan 2
Planes de SharePoint:
- SharePoint Plan 1
- SharePoint Plan 2
Planes de OneDrive para la Empresa:
- OneDrive para la Empresa Plan 1
- OneDrive para la Empresa Plan 2
Planes de Planner y Project:
- Microsoft Planner Plan 1 (anteriormente Project Plan 1)
- Microsoft Project Plan 3
- Microsoft Project Plan 5
- Project Online Essentials
Planes de Visio:
- Visio Plan 1
- Visio Plan 2
Otros planes:
- Microsoft Clipchamp
Para profesores y estudiantes de educación superior mayores de 18 años:
- Microsoft 365 A1*
- Microsoft 365 A3*
- Microsoft 365 A5*
- Office 365 A1*
- Office 365 A3*
- Office 365 A5*
*Disponible solo a través de Inscripción para soluciones educativas (EES) o Proveedor de soluciones en la nube (CSP).
Nota:
Los clientes con suscripciones educativas o empresariales que no incluyan Teams pueden seguir comprando Copilot para licencias de Microsoft 365.
Aplicaciones de escritorio de Microsoft 365 como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Copilot estará disponible en las versiones web de las aplicaciones cuando se asigne una licencia. Para empezar a trabajar con el proceso de implementación, consulte Guía de implementación para aplicaciones de Microsoft 365.
Cuenta de OneDrive Debe tener una cuenta de OneDrive para varias características dentro de Copilot para Microsoft 365, como guardar y compartir los archivos. Para obtener más información, consulte Iniciar sesión o crear una cuenta para OneDrive.
Outlook for Windows Para una integración perfecta de Copilot para Microsoft 365 con Outlook, se recomienda el nuevo Outlook (Windows, Mac, para la Web, para dispositivos móviles). Copilot también admite Outlook clásico (Windows). Puede cambiar a Outlook Mobile para acceder a la nueva experiencia de Outlook. Para obtener más información, consulte Introducción al nuevo Outlook para Windows.
Microsoft Teams Para usar Copilot para Microsoft 365 con Microsoft Teams, debe usar el cliente de escritorio de Teams o el cliente web. Puede descargar el cliente de escritorio aquí o iniciar sesión en la aplicación web en https://teams.microsoft.com. Se admiten tanto la versión actual como la nueva de Teams. Para obtener más información, consulte Cliente de escritorio de Microsoft Teams.
Para permitir que Copilot en Teams haga referencia al contenido de la reunión una vez finalizada la reunión, se debe habilitar la transcripción o la grabación de la reunión. Para más información acerca de cómo configurar la transcripción y la grabación, consulte Configurar transcripción y subtítulos para reuniones de Teams y Grabación de reuniones de Teams.
Microsoft Loop Para usar Copilot en Microsoft Loop, debe tener Loop habilitado para su inquilino. Para obtener más información sobre cómo habilitar Loop, consulte Introducción a Microsoft Loop.
Microsoft Whiteboard Para usar Microsoft Copilot para Microsoft 365 con Microsoft Whiteboard, debe tener Whiteboard habilitado para su espacio empresarial. Para obtener más información sobre Microsoft Whiteboard, consulte Administrar el acceso a Microsoft Whiteboard para su organización.
Optimizar para Búsqueda
Microsoft Copilot para Microsoft 365 proporciona a los usuarios la capacidad de buscar y acceder a su contenido a través de solicitudes de lenguaje natural. Copilot garantiza la seguridad y la privacidad de los datos al cumplir con las obligaciones existentes y la integración con las directivas de su organización. Utiliza el contenido de Microsoft Graph con los mismos controles de acceso que otros servicios de Microsoft 365. Para sacar el máximo partido de Copilot, debe considerar la posibilidad de optimizar los datos y el contenido de la búsqueda para garantizar un acceso seguro óptimo. Para obtener más información sobre la privacidad con Microsoft Copilot para Microsoft 365, vea Datos, privacidad y seguridad para Microsoft Copilot para Microsoft 365.
Aplicación de los principios de Acceso necesario
Desde el Centro de administración de SharePoint, puede revisar el acceso al sitio de SharePoint para comprobar los permisos y el acceso para asegurarse de que los datos son seguros, priorizando los sitios que contienen información confidencial.
Para comprobar la privacidad del sitio, vaya a Sitios activos, seleccione un sitio y vaya a Configuración. Establecer un sitio como privado significa que solo los usuarios de la organización con acceso al sitio lo encontrarán. También puede revisar el acceso en la pestaña Pertenencia, así como los propietarios, miembros y visitantes del sitio.
Nota:
Una estrategia útil para equilibrar el esfuerzo y maximizar el impacto es establecer una definición de datos para la confidencialidad y considerar priorizar la revisión de sitios de SharePoint, centrarse primero en los repositorios más críticos, después implementar licencias para los usuarios y probar Copilot e implementar un proceso para iterar por el resto de los repositorios en paralelo con la expansión de la base de usuarios. Esto proporciona un bucle coherente de comentarios de los usuarios para restringir continuamente el acceso sin retrasar la implementación. vaya a la sección de implementación siguiente para obtener una estrategia más detallada para implementar e impulsar la adopción.
Con una licencia válida, puede configurar clasificadores automáticos para el contenido en un sitio de SharePoint yendo al sitio, seleccionando el icono Configuración en la parte superior derecha, yendo a Configuración de biblioteca y ajustando las etiquetas de confidencialidad predeterminadas. Esta característica garantiza que el contenido creado o editado herede esta etiqueta. El contenido que se mueve al sitio sin las etiquetas adecuadas desencadenará una notificación.
Copilot y acceso a varias cuentas
Las características de Copilot para Excel, Word, PowerPoint y OneNote funcionarán sin problemas para los usuarios que tengan varias cuentas Microsoft (cuenta profesional o educativa o cuenta personal) que hayan iniciado sesión en una sola sesión de Windows cuando una de esas cuentas tenga asignada una licencia de Copilot Pro o Copilot para Microsoft 365. Por ejemplo, cuando un usuario en su equipo de trabajo con una licencia de Copilot para Microsoft 365 abre un documento desde su OneDrive personal, podrá usar Copilot en el documento. O bien, cuando un usuario de Copilot Pro inicia sesión en su dispositivo de trabajo con su cuenta de Microsoft (MSA), podrá usar Copilot con archivos de Office almacenados en OneDrive o en bibliotecas de documentos de SharePoint.
Como administrador, puede desactivar la capacidad de un usuario de agregar una cuenta de Microsoft a su dispositivo de trabajo, lo que impide que estos usuarios con Copilot Pro puedan ver las características de Copilot con sus aplicaciones de productividad de Microsoft 365 en su dispositivo de trabajo. Para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo, consulte Configurar restricciones de inquilino. Deberá configurar directivas de restricción de inquilinos para cada una de las aplicaciones de Microsoft 365.
Si desea evitar que los identificadores de Entra del inquilino se usen en máquinas no administradas que puedan tener acceso a Copilot, puede usar el acceso condicional para impedir el acceso a los recursos del inquilino en dispositivos no compatibles.
Nota:
En los inquilinos soberanos en los que Copilot para Microsoft 365 no está disponible, incluso si un dispositivo tiene varias cuentas con sesión iniciada y una de esas cuentas tiene Copilot, se seguirá bloqueando el uso de las características de Copilot a los usuarios.
Configuración de directivas avanzadas con Microsoft Purview
En el portal de cumplimiento Microsoft Purview, puede crear etiquetas de confidencialidad navegando a la pestaña Etiquetas para personalizar las directivas que mejor se adapten a sus clasificaciones de confidencialidad de datos. También puede configurar el etiquetado automático navegando por el menú Etiquetado automático en el panel de navegación izquierdo, en Protección de la información. Seleccione una etiqueta o cree una nueva directiva de etiqueta y configure protecciones para el contenido que tenga la etiqueta aplicada.
Estas etiquetas también se pueden aplicar en función del contenido que se encuentra en los documentos mediante directivas de prevención de pérdida de datos (DLP). Estas directivas permiten que las etiquetas se apliquen automáticamente cuando se identifican tipos específicos de contenido en un documento, por ejemplo, información de identificación personal, como direcciones, información fiscal o números de pasaporte. También puede usar directivas DLP para clasificadores capacitados que identifiquen categorías de contenido, como código fuente, documentos financieros, RR. HH. y mucho más. También puede configurar directivas DLP de punto de conexión que restrinjan a los usuarios acciones como copiar contenido en el Portapapeles o dispositivos USB extraíbles o imprimir.
Auditar la actividad de Copilot en Microsoft Purview
Toda la actividad de Copilot para Microsoft 365 se puede detectar mediante la búsqueda de contenido en el portal Microsoft Purview para auditoría y revisión. Desde el portal Microsoft Purview, puede iniciar una auditoría desde la pestaña Auditoría del panel de navegación izquierdo. También puede aplicar directivas de retención para conservar el contenido en mensajes y respuestas en función de los requisitos de su organización. Las directivas de cumplimiento de comunicaciones y de exhibición de documentos electrónicos también se admiten para actividad de Copilot para Microsoft 365 a través del portal de Purview, lo que le permite configurar marcas para las directivas de coincidencia de contenido configuradas. Por ejemplo, puede configurar una directiva para marcar la actividad que incluye palabras o nombres de código específicos.
Para obtener más información sobre las configuraciones de cumplimiento y seguridad de datos con Microsoft Purview, consulte Protección de seguridad y cumplimiento de datos de Microsoft Purview para aplicaciones de inteligencia artificial generativa.
Seguridad y privacidad
Microsoft Copilot para Microsoft 365 garantiza la seguridad y la privacidad de los datos al cumplir con las obligaciones existentes y la integración con las directivas de su organización. Utiliza el contenido de Microsoft Graph con los mismos controles de acceso que otros servicios de Microsoft 365. Para obtener más información sobre la privacidad con Microsoft Copilot para Microsoft 365, vea Datos, privacidad y seguridad para Microsoft Copilot para Microsoft 365.
Configuración de privacidad de Aplicaciones de Microsoft 365
Revise la configuración de privacidad de Aplicaciones de Microsoft 365 porque esa configuración podría afectar a la disponibilidad de las características de Microsoft Copilot para Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Microsoft Copilot para Microsoft 365 y la configuración de directivas para experiencias conectadas.
Canales de actualización
Microsoft Copilot para Microsoft 365 seguirá la práctica estándar de implementación y actualizaciones de Aplicaciones de Microsoft 365, que estarán disponibles en todos los canales de actualización, excepto en el Canal empresarial semestral. Los canales de vista previa incluyen el Canal actual (versión preliminar) y Canal beta. Los canales de producción incluyen el Canal actual y el Canal empresarial mensual. Los canales de vista previa son una excelente opción para validar el producto antes de implementarlo en el resto de la organización. Para obtener más información, consulta Información general sobre los canales de actualización y Microsoft 365 canales de Insider.
Se recomienda Canal actual, ya que proporciona a los usuarios las características de aplicaciones de Microsoft 365 más recientes en cuanto estén listas y proporciona la mejor experiencia para un producto que se mueve rápidamente, como Copilot para Microsoft 365. Si necesita más previsibilidad de cuándo se publican estas nuevas características de aplicaciones de Microsoft 365 cada mes, se recomienda canal mensual para empresas.
Hay varias maneras de administrar canales para dispositivos de usuario. Para obtener más información, consulte Cambiar el canal de actualización de Microsoft 365 para habilitar Copilot.
Aprovisionar licencias de Copilot para Microsoft 365
Después de preparar su organización para Copilot, puede administrar las licencias de Microsoft Copilot para Microsoft 365 desde el Centro de administración de Microsoft 365. Puede asignar licencias a usuarios individuales o a grupos de usuarios, así como reasignar licencias a otros usuarios.
Para acceder a la administración de licencias en el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Licencias>de facturación.
También puede asignar licencias de forma masiva a grupos de usuarios a través del Centro de administración de Azure o asignar licencias a los usuarios con PowerShell. Para obtener más información, consulte Asignar licencias de Microsoft 365 a los usuarios.
Para obtener más información sobre los pasos para implementar Copilot para su organización, consulte Habilitar usuarios para Microsoft Copilot para Microsoft 365.
Configuración de la opciones de Copilot
Como administrador, puede administrar las experiencias de Microsoft Copilot para su organización mediante los controles disponibles en el Centro de administración de Microsoft 365. Puede ver el estado de las asignaciones de licencias de Copilot, acceder a la información más reciente sobre Copilot, administrar controles de seguridad y cumplimiento de datos, enviar comentarios en nombre de los usuarios, configurar complementos y permisos y habilitar el uso de datos web como datos de conexión a tierra en Copilot.
Puede administrar esta configuración mediante la página Copilot de la Centro de administración de Microsoft 365. Para obtener más información, consulte Administrar Microsoft Copilot para Microsoft 365 con la página Copilot.
Planear la implementación y medir la adopción, el impacto y la opinión
La infinidad de usos de Copilot para Microsoft 365 en las distintas aplicaciones de productividad de Microsoft 365 proporcionan oportunidades para que los usuarios encuentren valor de maneras diferentes.
Aceleración de la adopción para obtener valor
Se recomienda abordar la adopción de Copilot aprovechando la adopción. Para ello:
Identifique a los usuarios de varios grupos empresariales de su organización, idealmente con un uso elevado de las características de Microsoft 365 existentes. Puede identificar estos usuarios revisando las métricas de uso en el Centro de administración de Microsoft 365.
Asigne a estos usuarios licencias de Copilot para Microsoft 365 e incorpórelas con los recursos disponibles en el Centro de adopción de Microsoft, incluido el kit de incorporación de usuarios.
A medida que estos usuarios se sienta más cómodos con el uso de Copilot, deberían poder hablar sobre cómo lo usan mejor y dónde es más valioso para ellos. Esto le proporciona expertos en productos que pueden ayudar a otros usuarios a adoptar Copilot en toda la organización.
Con su comunidad establecida de usuarios pioneros o expertos, pueden hablar mejor con sus compañeros dentro de su organización y contextualizar el valor de Copilot para que se adapte mejor a sus necesidades. Este marco también proporciona a los departamentos de TI una manera escalable de controlar las preguntas a través de expertos, desarrollando un equipo de expertos en toda la organización. Para obtener más información sobre cómo impulsar la adopción, visite el Centro de adopción de Microsoft Copilot.
El panel de Microsoft Copilot (versión preliminar) de Viva Insights ayuda a las organizaciones a maximizar el valor de Copilot para Microsoft 365 al proporcionar a los responsables de la organización y a los responsables de la toma de decisiones de TI información sobre la preparación, la adopción, el impacto y la opinión de los usuarios.
Acceda al Panel de Microsoft Copilot (versión preliminar) desde Viva Insights aquí.
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