Introducción a Microsoft 365 Copilot: guía de administración

Microsoft 365 Copilot es una herramienta de productividad con tecnología de inteligencia artificial que usa modelos de lenguaje grande (LLM). Se integra con los datos, con Microsoft Graph y con Aplicaciones Microsoft 365.

Funciona junto con Aplicaciones Microsoft 365 populares, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams y mucho más. Copilot proporciona asistencia inteligente en tiempo real, lo que permite a los usuarios mejorar su creatividad, productividad y capacidades.

En este artículo se explica cómo los administradores de TI pueden preparar su organización para Copilot.

Sugerencia

Si es un usuario final, el Copilot Lab es un buen recurso.

Antes de empezar

En esta sección se proporciona información general sobre los requisitos previos (acceso a centros de administración y licencias) y las aplicaciones que pueden usar Copilot. Puede haber más requisitos en Microsoft Copilot 365 requisitos.

Requisitos previos

• En este artículo se usan los siguientes centros de administración. Estos centros de administración requieren un rol específico para completar las tareas del artículo.

  • Centro de administración de Microsoft 365: Hay diferentes roles, en función de la tarea que necesite completar. Para obtener más información sobre los roles, consulte Roles de Centro de administración de Microsoft 365 de uso frecuente.

  • Centro de administración de SharePoint: inicie sesión como administrador de SharePoint.

  • Portal de Microsoft Purview: hay diferentes roles, en función de la tarea que necesite completar. Para más información, vea:

    • Permisos necesarios para crear y administrar etiquetas de confidencialidad
    • Roles y grupos de roles en Microsoft Defender para Office 365 y Microsoft Purview

• Debe tener un plan de suscripción adecuado para comprar Microsoft 365 Copilot.

  Puede comprar licencias de Microsoft 365 Copilot a través del Centro de administración de Microsoft 365 (servicios de compra de facturación>), los asociados de Microsoft o el equipo de su cuenta de Microsoft.

  Microsoft 365 Copilot licencias están disponibles como complemento a otros planes de licencias. Para más información, consulte Descripción de las licencias para Microsoft 365 Copilot.

• Es posible que se necesiten más licencias para usar algunas de las características que se describen en este artículo, como Microsoft Purview y Administración avanzada de SharePoint.

  Para más información, vea:

  • Descripción del servicio de Microsoft Purview
  • Microsoft SharePoint Premium: Introducción a la administración avanzada de SharePoint

Requisitos de la aplicación

• Aplicaciones Microsoft 365: incluidas las aplicaciones de escritorio, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams. Copilot está disponible en las versiones web de las aplicaciones cuando se asigne una licencia. Para empezar a trabajar con el proceso de implementación, consulte Guía de implementación para aplicaciones de Microsoft 365.

• Cuenta de OneDrive: necesita una cuenta de OneDrive para varias características dentro de Microsoft 365 Copilot, como guardar y compartir los archivos. Para obtener más información, consulte Iniciar sesión o crear una cuenta para OneDrive.

• Outlook para Windows: para una integración perfecta de Microsoft 365 Copilot con Outlook, se recomienda nuevo Outlook (Windows, Mac, Web, Mobile). Copilot admite Outlook clásico (Windows). Puede cambiar a Outlook Mobile para acceder a la nueva experiencia de Outlook. Para obtener más información, consulte Introducción al nuevo Outlook para Windows.

• Microsoft Teams: para usar Microsoft 365 Copilot con Microsoft Teams, debe descargar el cliente de escritorio o cliente web de Teams, o bien iniciar sesión en la aplicación web en https://teams.microsoft.com. Se admiten tanto la versión actual como la nueva de Teams. Para obtener más información, consulte Cliente de escritorio de Microsoft Teams.

  Para permitir que Copilot en Teams haga referencia al contenido de la reunión después del final de la reunión, debe habilitarse la transcripción o la grabación de reuniones. Para más información acerca de cómo configurar la transcripción y la grabación, consulte Configurar transcripción y subtítulos para reuniones de Teams y Grabación de reuniones de Teams.

• Microsoft Loop: para usar Copilot en Microsoft Loop, debe tener Loop habilitado para el inquilino. Para obtener más información sobre cómo habilitar Loop, consulte Introducción a Microsoft Loop.

• Microsoft Whiteboard: para usar Microsoft 365 Copilot con Microsoft Whiteboard, debe tener Whiteboard habilitado para el inquilino. Para obtener más información sobre Microsoft Whiteboard, consulte Administrar el acceso a Microsoft Whiteboard para su organización.

Paso 1: Optimizar la búsqueda en SharePoint

✅ Optimización del contenido de SharePoint para la búsqueda

Cuando un usuario realiza una solicitud a Copilot, procesa la solicitud y, a continuación, genera una respuesta con LLM. Los LLM aprovechan el contenido de Microsoft Graph y el contenido web (opcional).

El contenido de Microsoft Graph incluye correos electrónicos, archivos, reuniones, chats, calendarios y contactos. Una parte significativa de estos datos se almacena en SharePoint. Copilot recopila contenido de SharePoint de la misma manera que SharePoint Search recopila contenido.

Para sacar el máximo partido a Copilot y obtener los mejores resultados, optimice el contenido de SharePoint para la búsqueda:

• Asegúrese de que se encuentra el contenido.
• Asegúrese de que los resultados de la búsqueda tienen un aspecto excelente
• Planear el contenido
• Limpieza de sitios sin usar en el Centro de administración de SharePoint o con Administración avanzada de SharePoint

Microsoft 365 Copilot permite a los usuarios encontrar y acceder a su contenido a través de la petición de lenguaje natural. Copilot garantiza la seguridad y la privacidad de los datos siguiendo las obligaciones existentes e integrándose con las directivas de su organización. Usa el contenido de Microsoft Graph con los mismos controles de acceso que otros servicios de Microsoft 365.

Para más información sobre la privacidad con Microsoft 365 Copilot, consulte Datos, privacidad y seguridad para Microsoft 365 Copilot.

Paso 2: Aplicación de principios de acceso just enough

Impedir el uso compartido excesivo y controlar el acceso con SharePoint y OneDrive

Para prepararse para la adopción Microsoft 365 Copilot de la organización, hay algunos pasos muy recomendados que puede realizar con SharePoint y OneDrive.

Para empezar, puede hacer lo siguiente:

✅ Reducción del uso compartido accidental con la configuración de uso compartido de SharePoint

Para minimizar el uso compartido accidental de contenido con los resultados de Copilot, implemente la configuración de uso compartido en los niveles de organización y sitio:

1. En el nivel de organización:

   • Actualice la configuración de uso compartido para SharePoint y OneDrive para el inquilino desde el uso compartido en toda la organización a vínculos de personas específicos.

   • Considere la posibilidad de ocultar permisos de ámbito amplio a los usuarios finales. Por ejemplo, use el cmdlet de PowerShell de SharePoint Set-SPOTenant para ocultar "Todos excepto los usuarios externos" en el control selector de Personas para que los usuarios finales no puedan usarlo.

   • Use Restricted SharePoint Search (RSS) para restringir temporalmente los resultados de Copilot hasta 100 sitios de SharePoint seleccionados. Los sitios secundarios de los sitios centrales no se cuentan para el límite de 100.

     RSS le proporciona tiempo para revisar & permisos de sitio de auditoría. Solo se debe usar como una solución temporal para dar a su organización tiempo para adoptar Copilot.

2. Reduzca el uso compartido accidental en el nivel de sitio:

   • Instruya a los administradores del sitio en los controles de nivel de sitio que pueden usar para restringir el uso compartido de miembros.
   • Asegúrese de que los propietarios del sitio reciban una solicitud para acceder al sitio.
   • Cambie la configuración de uso compartido externo de OneDrive de un usuario. Cuando un usuario guarda un archivo en OneDrive, se encuentra en el almacenamiento personal del usuario final. El usuario tiene control total sobre el archivo y puede compartirlo con otros usuarios. Para garantizar la seguridad de los datos, revise las características de uso compartido de OneDrive.

✅ Comprobación de permisos y acceso al sitio en el Centro de administración de SharePoint

Para asegurarse de que los datos son seguros, revise los permisos y el acceso al sitio de SharePoint. Priorice los sitios que contienen información confidencial.

1. En el Centro de administración de SharePoint, vea Sitios> activos seleccionar una configuración de edición>de sitio>.

   Privado significa que solo los usuarios de su organización con acceso al sitio pueden encontrarlo. Público (valor predeterminado) significa que cualquier persona de su organización puede encontrar el sitio y acceder a su contenido.

   

2. En la pestaña Pertenencia , revise el acceso a los propietarios, miembros y visitantes del sitio. Asegúrese de que solo los usuarios necesarios tengan acceso al sitio.

✅ Identificar sitios con contenido potencialmente compartido y controlar el acceso

1. Use los siguientes informes basados en la actividad de Administración avanzada (SAM) de SharePoint para identificar rápidamente los sitios sobrespartados más activos:

   • Uso de "Todos excepto los usuarios externos"
   • Uso de vínculos de uso compartido de "Personas en su organización"
   • Uso de vínculos de uso compartido de "Cualquiera"

2. Inicie una revisión de acceso al sitio para que los propietarios del sitio confirmen el contenido sobrecompartido y realicen los pasos de corrección. Los administradores de SharePoint pueden usar la directiva de Access Control restringida para restringir el acceso a un sitio con contenido sobrecompartido.

Para sitios críticos para la empresa, hay características en Administración avanzada de SharePoint y Microsoft Purview que puede usar:

• Use Restricted Access Control (RAC) para protegerse proactivamente contra el uso compartido excesivo. Al crear sitios nuevos, configure una directiva de RAC como parte del proceso de aprovisionamiento de sitios personalizado. Este paso evita el uso compartido excesivo de forma proactiva.
• Considere la posibilidad de bloquear las descargas de sitios seleccionados mediante una directiva de descarga de bloques. Por ejemplo, bloquee la descarga de grabaciones y transcripciones de reuniones de Teams.
• Aplique el cifrado con "derechos de extracción" aplicados en documentos de office críticos para la empresa. Para más información, consulte Protección de cumplimiento y seguridad de datos de Microsoft Purview para aplicaciones de IA generativas.

Nota:

Administración avanzada de SharePoint tiene más características que le ayudarán a prepararse para Copilot rápido y a escala. Para más información, consulte Preparación para Copilot para Microsoft 365 con Administración avanzada de SharePoint (SAM).

Etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview

✅ Uso de etiquetas de confidencialidad para proteger los datos

En el portal de Microsoft Purview, puede crear etiquetas de confidencialidad (etiquetas de confidencialidad de protección> de la información). Use estas etiquetas para identificar la confidencialidad de los datos en su organización. Cuando se aplican a elementos como documentos y correos electrónicos, las etiquetas agregan una capa adicional de protección y pueden afectar a los resultados de Copilot.

La versión posterior adicional de la protección incluye:

• Copilot Business Chat puede hacer referencia a datos de diferentes tipos de elementos. La etiqueta de confidencialidad con la prioridad más alta es visible para los usuarios.

• Si la etiqueta aplica cifrado, Copilot comprueba los derechos de uso del usuario. Para que Copilot devuelva datos de ese elemento, se debe conceder al usuario permisos para copiar desde él.

Con las etiquetas de confidencialidad, puede:

1. Crear etiquetas o activar etiquetas predeterminadas: si aún no tiene etiquetas de confidencialidad, es posible que pueda tener algunas etiquetas predeterminadas creadas automáticamente, como Public, General y Confidential. Las etiquetas predeterminadas son adecuadas para elementos como archivos, correos electrónicos y reuniones. Puede modificar las etiquetas predeterminadas y crear siempre sus propias etiquetas.

   Para más información, vea:

   • Crear y configurar etiquetas de confidencialidad y sus directivas
   • Etiquetas y directivas predeterminadas para proteger los datos

2. Defina los requisitos de confidencialidad de datos y revise los sitios de SharePoint & archivos en OneDrive. Céntrese en los repositorios más críticos y determine la confidencialidad de los datos en estos sitios.

   Si está pilotando Copilot, implemente licencias de Copilot para los usuarios que tengan acceso a estos sitios críticos. A continuación, recorra en iteración el resto de los repositorios y expanda la base de usuarios.

   Para obtener una estrategia más detallada para implementar e impulsar la adopción, consulte Paso 7: Implementar en algunos usuarios y medir la adopción (en este artículo).

3. Habilitar y aplicar etiquetas de confidencialidad: habilite las etiquetas de confidencialidad para los archivos de SharePoint y OneDrive. A continuación, con una directiva de etiqueta de publicación, puede configurar una etiqueta predeterminada y los usuarios pueden aplicarlas manualmente. Para etiquetar a escala, use el etiquetado automático para aplicar automáticamente etiquetas en función de la información confidencial detectada.

   Para obtener más información sobre las distintas formas en que puede aplicar etiquetas de confidencialidad, consulte Escenarios comunes para etiquetas de confidencialidad.

   Uno de los métodos de etiquetado disponibles es aplicar etiquetas de confidencialidad basadas en el contenido que se encuentra en los documentos cuando se usan directivas de prevención de pérdida de datos (DLP). Las directivas DLP pueden aplicar automáticamente etiquetas de confidencialidad cuando se identifican tipos específicos de información en un documento, como datos personales que incluyen direcciones, información fiscal o números de pasaporte.

   Con las directivas DLP, también puede:

   • Use la herramienta clasificadora entrenable para identificar categorías de contenido, como código fuente, documentos financieros y recursos humanos.
   • Configure directivas DLP de punto de conexión que restrinjan a los usuarios de acciones específicas, como copiar contenido en el Portapapeles o dispositivos USB extraíbles, o imprimir.

Una vez aplicadas, las etiquetas de confidencialidad aplican la configuración de protección.

Para más información sobre las etiquetas de confidencialidad, consulte Información sobre las etiquetas de confidencialidad.

Actividad de Copilot y Microsoft Purview

✅ Auditoría de la actividad de Copilot, creación de directivas de retención y uso de eDiscovery y cumplimiento de comunicaciones

En el portal de Microsoft Purview, puede usar las siguientes características para buscar contenido y actividades específicos que incluyan mensajes y respuestas de Copilot.

• Auditoría

  Puede buscar actividades específicas, actividades realizadas por usuarios específicos y actividades que se produjeron con un intervalo de fechas. Para obtener más información, consulte Obtenga información sobre las soluciones de auditoría en Microsoft Purview.

• Directivas de retención

  Configure directivas de retención para conservar las solicitudes y respuestas de Copilot si estos datos son necesarios por motivos de cumplimiento, incluso si los usuarios eliminan su historial de chat. Para más información, consulte Información sobre la retención de Copilot.

• Cumplimiento de eDiscovery y comunicación

  Use las directivas de cumplimiento de eDiscovery y comunicación para analizar las solicitudes y respuestas del usuario de Copilot. Las directivas pueden detectar interacciones inapropiadas o de riesgo, o compartir información confidencial.

  Para obtener más información, consulte Microsoft Purview eDiscovery soluciones y Configurar una directiva de cumplimiento de comunicaciones para detectar las interacciones de Copilot.

Sugerencia

Para obtener más información sobre estas protecciones de seguridad y cumplimiento de Microsoft Purview para Copilot y cómo Microsoft Purview Centro de IA puede ayudarle a implementarlas más rápidamente, consulte Protección de cumplimiento y seguridad de datos de Microsoft Purview para aplicaciones de IA generativas.

Paso 3: Revisión de la privacidad de la aplicación

✅ Revisar la configuración de privacidad de las aplicaciones de Microsoft 365

La configuración de privacidad de las aplicaciones de Microsoft 365 puede afectar a la disponibilidad de Microsoft 365 Copilot características. Para asegurarse de que los usuarios puedan acceder a las características de Copilot, revise la configuración de privacidad de las aplicaciones de Microsoft 365.

Para obtener más información, consulte Microsoft 365 Copilot y controles de privacidad para experiencias conectadas.

Paso 4: Actualización de canales

✅ Usar el canal actual o el canal mensual de empresa para actualizar las aplicaciones

Microsoft 365 Copilot sigue la práctica estándar de Aplicaciones Microsoft 365 para la implementación y las actualizaciones. Está disponible en todos los canales de actualización, excepto en Semi-Annual Canal enterprise.

Las opciones son:

• Los canales de producción incluyen el canal actual y el canal mensual de empresa.

  • El canal actual proporciona a los usuarios las características más recientes de la aplicación de Microsoft 365 tan pronto como estén listas. Proporciona la mejor experiencia para un producto de movimiento rápido, como Copilot.

  • El canal mensual enterprise proporciona más previsibilidad sobre cuándo se publican cada mes estas nuevas características de aplicaciones de Microsoft 365. Es una buena opción para las organizaciones que quieren validar las nuevas características antes de que se publiquen en el canal actual.

• Los canales de vista previa incluyen El canal actual (versión preliminar) y el canal beta.

  Los canales de vista previa son una excelente opción para validar el producto antes de implementarlo en el resto de la organización. Para obtener más información, consulta Información general sobre los canales de actualización y Microsoft 365 canales de Insider.

Hay varias maneras de administrar canales para dispositivos de usuario. Para obtener más información, consulte Cambiar el canal de actualización de Microsoft 365 para habilitar Copilot.

Paso 5: Aprovisionamiento de licencias de Microsoft 365 Copilot

✅ Asignar licencias de Copilot mediante el Centro de administración de Microsoft 365

El siguiente paso es asignar licencias para que los usuarios puedan empezar a usar Copilot. Puede administrar licencias de Microsoft 365 Copilot en el Centro de administración de Microsoft 365. Puede asignar a usuarios individuales o a grupos de usuarios, y también reasignar licencias a otros usuarios.

• Para acceder a la administración de licencias en el Centro de administración de Microsoft 365, seleccioneLicencias defacturación>.

Cuando se asignan licencias, Copilot se muestra en las aplicaciones de Microsoft 365, como Word y Excel. Para usar Copilot, los usuarios inician sesión en la aplicación con su cuenta profesional o educativa y el archivo debe ser editable (no de solo lectura).

Para más información, vea:

• Habilite Copilot en su organización en Habilitar usuarios para Microsoft 365 Copilot.
• Puede asignar licencias de forma masiva a grupos de usuarios a través del Centro de administración de Azure o asignar licencias a los usuarios con PowerShell. Para obtener más información, consulte Asignar licencias de Microsoft 365 a los usuarios.

Paso 6: Configuración de las opciones de Copilot

✅ Configuración de más características de Copilot

En el Centro de administración de Microsoft 365>Copilot, hay más características de Copilot que benefician a los administradores y la configuración que puede configurar que benefician a su organización.

Puede:

• Ver el estado de las asignaciones de licencias de Copilot
• Acceso a la información más reciente sobre Copilot
• Administración de controles de seguridad y cumplimiento de datos
• Enviar comentarios en nombre de los usuarios
• Configuración de complementos y permisos
• Habilitación del uso de datos web como datos de conexión a tierra en Copilot

Para más información, consulte Administrar Microsoft 365 Copilot con la página Copilot.

Paso 7: Implementación en algunos usuarios y adopción de medidas

✅ Creación de un grupo de usuarios pioneros

Hay muchos usos de Microsoft 365 Copilot en las distintas aplicaciones de productividad de Microsoft 365. Además, hay oportunidades para que los usuarios encuentren valor de diferentes maneras.

Para ayudar a impulsar la adopción, cree un grupo de usuarios pioneros. Este grupo puede ayudarle a comprender cómo los usuarios usan Copilot y cómo es valioso para ellos.

1. Identifique a los usuarios de varios grupos empresariales de su organización, idealmente con un uso elevado de las características de Microsoft 365 existentes. Puede identificar a estos usuarios revisando las métricas de uso en el Centro de administración de Microsoft 365.

2. Asigne a estos usuarios Microsoft 365 Copilot licencias e incorpórelas mediante los recursos disponibles en el centro de adopción de Microsoft 365 Copilot, incluido el kit de incorporación de usuarios.

3. A medida que estos usuarios se sienten más cómodos con el uso de Copilot, pueden hablar sobre cómo lo usan mejor y dónde es más valioso para ellos. Esta información le proporciona expertos en productos que pueden ayudar a otros usuarios a adoptar y usar Copilot en toda la organización.

   Con su comunidad establecida de usuarios pioneros o expertos, pueden hablar mejor con sus compañeros dentro de su organización y contextualizar el valor de Copilot para que se adapte mejor a sus necesidades. Este marco también proporciona a los departamentos de TI una manera escalable de controlar las preguntas a través de expertos, desarrollando un equipo de expertos en toda la organización.

   Para más información sobre cómo impulsar la adopción, visite el centro de adopción de Microsoft 365 Copilot.

✅ Obtener conclusiones y opiniones del usuario

Para medir el impacto de Copilot en su organización, use el panel de Copilot de Viva Insights. Viva Insights proporciona a los líderes de la organización y a los responsables de la toma de decisiones de TI información sobre la preparación, la adopción, el impacto y la opinión del usuario.

Para más información, vea:

• Abra el panel de Microsoft Copilot (versión preliminar) desde Viva Insights
• Obtenga más información sobre el panel de Microsoft Copilot (versión preliminar) de Viva Insights

Más recursos

• Guía de configuración de Microsoft 365 Copilot
• Ayuda y aprendizaje de IA de Microsoft 365
• Microsoft 365 Copilot: Adopción de Microsoft
• Microsoft 365 Copilot: Microsoft Community Hub
• Microsoft 365 Copilot centro de documentación técnica