Integrar con Microsoft Dynamics 365 Field Service

Las organizaciones de servicios requieren una aplicación integral en la que las finanzas, el inventario y las adquisiciones estén estrechamente vinculados con la prestación de servicios. Cada orden de trabajo representa costes o ingresos, y cada recurso genera pérdidas y ganancias en la contabilidad general. La integración entre Business Central y Field Service agiliza el proceso de extremo a extremo de administración de operaciones de servicio y garantiza un flujo fluido de información entre las dos aplicaciones.

Puede crear y administrar fácilmente órdenes de trabajo en Field Service, realizar un seguimiento del progreso de las tareas de servicio, asignar recursos y capturar detalles de consumo. Cuando completa una orden de trabajo en Field Service, la integración permite la transferencia fluida de datos a Business Central para su posterior procesamiento.

La integración también permite la facturación y el cumplimiento de órdenes de trabajo en Business Central. Puede generar facturas precisas basadas en las actividades de servicio y el consumo registrado en Field Service.

Al integrar Business Central con Field Service, no es necesario ingresar datos manualmente ni duplicar esfuerzos. La integración también proporciona una visión integral de las operaciones y las finanzas del servicio, lo que permite una mejor toma de decisiones y eficiencia operativa.

Tipos de integraciones

En función de los procesos empresariales que necesite, puede integrar Field Service solo con las funciones de gestión de proyectos, o con las funciones de gestión de proyectos y gestión de servicios en Business Central.

Nota

La integración de Proyecto y servicio requiere que esté utilizando la experiencia Premium. Las características de administración de servicios no están disponibles en la experiencia Essential.

La opción de integrarse con la gestión de proyectos y la gestión de servicios es un paquete. Es decir, no se puede integrar solo con las funciones de gestión de servicios. La opción siempre integra ambos conjuntos de características.

Por ejemplo, la integración de Field Service con la gestión de proyectos le permite sincronizar las órdenes de trabajo en Field Service con los diarios de proyectos en Business Central. A continuación, puede utilizar el diario del proyecto para contabilizar, por ejemplo, el uso de recursos de la orden de trabajo en el libro mayor.

Además de eso, la integración de Field Service con la gestión de proyectos y servicios también le brinda:

• Mejora en la programación y el envío de los técnicos de servicio en función de sus habilidades y capacidades.
• Se ha mejorado el seguimiento de las piezas de repuesto y los suministros para los servicios.
• Estimaciones de servicio y facturas precisas.

Requisitos previos

Nota

La mayoría de estos requisitos previos se aplican a ambos tipos de integraciones. Sin embargo, existen algunas configuraciones adicionales para integrar con las funciones de administración de servicios. Para obtener más información sobre la configuración, vaya a Configurar la integración con las características de administración de servicios.

Integración con Dataverse y Dynamics 365 Sales

Para realizar la integración con Field Service, debe:

• Configurar una conexión a Dataverse.
• Habilitar la integración en Dynamics 365 Sales.

Instalar las aplicaciones necesarias

Debe descargar las siguientes aplicaciones desde AppSource, e instalarlas en su entorno de Business Central:

• Integración de Field Service
• Business Central Virtual Table

Nota

La aplicación Business Central Virtual Table es opcional. Solo la necesita si desea ver información sobre la disponibilidad de artículos desde Business Central en Field Service. Para obtener más información, vaya a Opcional: Hacer que la información sobre la disponibilidad de artículos en Business Central esté disponible en Field Service.

Asignar permisos y roles de seguridad a cuentas de usuario

Cuando instala la solución de integración, se configuran los permisos para la cuenta de usuario de integración. Las siguientes secciones enumeran los permisos y roles de seguridad que la solución implementa para cada aplicación.

Propina

Si se cambian esos permisos, es posible que deba restablecerlos. Para ello, reinstale la solución de integración desde la página Configuración de conexión de Dynamics 365 eligiendo Volver a implementar la solución de integración.

Venta

• Administrador de integración de Dynamics 365 Business Central
• Usuario de integración de Dynamics 365 Business Central
• Usuario de disponibilidad de producto de Dynamics 365 Business Central

Business Central

Los usuarios que publiquen diarios de proyectos deben tener el siguiente conjunto de permisos:

• Integración de Dynamics 365 Sales

Nota

Para integrarse con la administración de proyectos y servicios, debe usar la experiencia Premium, que requiere una licencia. Para obtener más información sobre la licencia, vaya a la Guía de licencias de Dynamics 365. Cuando tenga una licencia, en la página Información de empresa en Business Central, establezca el campo Experiencia de usuario en Premium.

Field Service

Para utilizar los datos integrados, los usuarios deben tener el siguiente rol de seguridad:

• Integración de Business Central Field Service

Por ejemplo, los usuarios deben tener este rol para conectar órdenes de trabajo a Business Central para su procesamiento.

Nota

Asegúrese de que los usuarios estén asignados a los roles y perfiles de seguridad estándar en Field Service.

Para obtener más información sobre los perfiles de seguridad de las columnas en Field Service , vaya a Roles de seguridad de Field Service.

Los administradores deben agregar uno de los perfiles de seguridad de columna adecuados a los usuarios en Power Platform. Para obtener más información, vaya a Agregar equipos o usuarios a un perfil de seguridad de columna para controlar el acceso.

Nota

Para utilizar la acción Abrir en Business Central en Ventas, debe tener los siguientes permisos para las siguientes tablas:

• Debe tener permisos de lectura para la tabla Conexión de Dynamics 365 Business Central (nav_connection).
• Debe tener permisos de lectura, escritura y eliminación para la tabla Conexión de Dynamics 365 Business Central predeterminada (nav_defaultconnection).

Configurar la integración en Business Central

Después de tener una conexión con Dataverse y Sales, puede configurar su integración con Field Service.

Instale la aplicación de integración y ejecute una guía de configuración asistida

1. Descargue e instale la aplicación Integración de Field Service desde AppSource. Luego, en la página Administración de extensiones, busque la aplicación Integración de Field Service y elija la acción Configurar para ejecutar la guía de configuración asistida.
2. En la página Configuración asistida en Business Central, elija Configurar integración en Dynamics 365 Field Service para ejecutar la Guía de configuración asistida.

En la lista siguiente se señalan las configuraciones clave de la guía.

• Para permitir que las personas publiquen el consumo de artículos y servicios en órdenes de trabajo de Field Service, especifique la Plantilla de diario de proyecto y el Lote de diario de proyecto que se usará para publicar el consumo de productos y servicios.

• Dado que los servicios se expresan en duración en Field Service, especifique la Unidad de medida de horas que se utilizará para convertir duraciones en cantidades en Business Central.

• También puede especificar cuándo se sincronizan los productos de la orden de trabajo y las líneas de servicio a Business Central. Por ejemplo, pueden sincronizarse cuando se utilizan líneas de orden de trabajo o cuando alguien completa una orden de trabajo. Elija la opción apropiada en el campo Sincronizar productos/servicios de órdenes de trabajo.

• Los productos y servicios de la orden de trabajo posterior se sincronizan con los diarios del proyecto en Business Central, puede elegir si desea publicar los diarios del proyecto manualmente. Elija la opción adecuada en el campo Publicar automáticamente líneas de diarios de proyectos:

  • Cuando se completa una orden de trabajo
  • Cuando se utilizan productos o servicios de la orden de trabajo

• Especifique el Tipo de integración para integrar solo las funciones del proyecto o tanto la gestión de proyectos como la gestión de servicios. Esto último requiere que esté utilizando la experiencia Premium. Para obtener más información, vaya a Tipos de integraciones.

• Opcionalmente, si desea permitir que los técnicos vean información sobre la disponibilidad de los productos de las órdenes de trabajo, elija el vínculo Instalar la aplicación Business Central Virtual Table.

Ejecutar una sincronización completa

Después de finalizar la configuración, ejecute una sincronización completa desde la página Configuración de integración de Dynamics 365 Field Service. Esta acción sincroniza asignaciones de tablas para cosas como:

• Tareas de proyecto para proyectos con el conjunto Aplicar vínculo de uso. Esta sincronización hace que haya proyectos de Business Central disponibles para selección en Field Service.
• Los recursos que no están bloqueados, no tienen Usar hoja de tiempo seleccionado, y tienen Horas especificadas como unidad de medida en la página Configuración de integración de Dynamics 365 Field Service.
• Documentos, elementos y entradas relacionados con el servicio (requiere que esté utilizando la experiencia Premium en Business Central).

Asignaciones de la tabla de integración para sincronización

La base de la sincronización de datos es asignar las tablas y campos en Business Central con las tablas y columnas en Dataverse para que puedan intercambiar los datos. La asignación ocurre a través de tablas de integración. Para obtener más información sobre las asignaciones de tablas, vaya a Asignación de tablas y campos para sincronizar.

Al finalizar la guía de configuración asistida, se crean asignaciones de integración. Se instalan las siguientes asignaciones de tablas de integración si elige el tipo de integración Proyecto (predeterminado).

Asignación de tablas de integración	Datos que sincroniza la asignación
PJLINE-WORDERPRODUCT	Asigna productos de orden de trabajo en Field Service para proyectar líneas de diario en Business Central.
PJLINE-WORDERSERVICE	Asigna servicios de orden de trabajo en Field Service para proyectar líneas de diario en Business Central.
PROJECTTASK	Asigna proyectos y tareas de proyecto en Business Central a productos en proyectos externos en Field Service.
RESOURCE-BOOKABLERSC	Asigna recursos en Business Central a recursos reservables en Field Service. Esta asignación también puede incluir recursos que son usuarios, lo que requiere algunas opciones de configuración. Para obtener más información, vaya a Sincronizar recursos que son personas con recursos que se pueden reservar.
LOCATIONS	Asigna ubicaciones en Business Central a almacenes en Field Service. Nota: La asignación de tabla de integración LOCATIONS solo está disponible si activa el botón de opción Almacén obligatorio en la página Configuración de inventario.

Se instalan las siguientes asignaciones de tablas de integración si elige el tipo de integración Proyecto y servicio.

Asignación de tablas de integración	Datos que sincroniza la asignación
SRVORDER	Asigna pedidos de servicio en Business Central a órdenes de trabajo en Field Service, incluido el estado de los pedidos.
SRVORDERITEMLINE	Asigna líneas de artículos de servicio en Business Central a incidentes de órdenes de trabajo en Field Service.
SRVORDERLINE-ITEM	Asigne productos en líneas de órdenes de servicio en Business Central con productos de órdenes de trabajo en Field Service.
SRVORDERLINE-RESOURCE	Asigna recursos en líneas de órdenes de servicio en Business Central con reserva de recursos reservables en Field Service.
SRVORDERLINE-SERVICE	Asigna líneas de servicio en Business Central con servicios de órdenes de trabajo en Field Service.
SRVORDERTYPE	Asigna tipos de pedidos de servicio en Business Central a tipos de órdenes de trabajo en Field Service.
SVCITEM-CUSTASSET	Asigna productos de servicio en Business Central con activos de clientes en Field Service.

Nota

La integración también asigna campos que muestran información de disponibilidad de artículos en Business Central en órdenes de trabajo y productos en Field Service. Sin embargo, la asignación se realiza a través de una tabla virtual y no de una tabla de integración. Se requiere cierta configuración. Para obtener más información sobre las tablas virtuales y la visualización de la disponibilidad de artículos, vaya a Opcional: Hacer que la información sobre la disponibilidad de artículos en Business Central esté disponible en Field Service.

Propina

Para habilitar a los técnicos que trabajan con los datos en dispositivos móviles, debe sincronizar los recursos del tipo Persona en Business Central con un tipo de recurso Usuario en Field Service. Para obtener más información, vaya a Sincronizar recursos que son personas con recursos que se pueden reservar.

Configurar la integración en Field Service

En la página Configuración de Field Service, realice los siguientes cambios:

• En la pestaña Compra, borre el campo Uso de productos agotados. De lo contrario, es posible que reciba una advertencia de "agotado" cuando elija un producto que está agotado en Field Service, pero que está en stock en Business Central.
• En la pestaña Orden de trabajo/Reserva, desactive los conmutadores Calcular precio y Calcular coste. En el campo Creación de la factura de la orden de trabajo, elija Nunca.

Sincronizar recursos que son personas con recursos que se pueden reservar

Puede sincronizar recursos del tipo Persona en Business Central con recursos que se pueden reservar en Field Service que son del tipo Usuario. La sincronización es bidireccional.

Nota

En la página Asignación de tabla de integración , de forma predeterminada, para la asignación RESOURCE-BOOKABLESC , el campo Tipo de recurso contiene Genérico|Cuenta|Equipamiento|Usuario. Si estás actualizando tu integración existente, es posible que tengas que agregar ese valor.

1. En la página Configuración de usuarios, agregue una dirección de correo electrónico para el usuario que desea vincular con el recurso que se puede reservar. La dirección debe coincidir con la dirección del usuario del suscriptor en el que se encuentra el entorno de Dataverse.
2. En la página Tarjeta de recurso, en el campo Id. usuario prop. hoja horas, elija el usuario.
3. Sincronice el recurso manualmente o espere a que la cola de trabajos sincronice los recursos con recursos que se pueden reservar.
4. Para verificar la sincronización, en Field Service, abra la página Recurso que se puede reservar y busque el recurso.

Integrar características de gestión de proyectos y servicios

La integración de Business Central con Field Service le permite administrar las tareas de servicio, el consumo y las transacciones financieras para beneficiar a los técnicos de servicio, gerentes de servicio y equipos financieros. Es una solución eficaz para administrar la orden de trabajo y el consumo en Field Service y facturarlos y cumplirlos de manera eficiente en Business Central. La integración es bidireccional, lo que significa que cuando ingresa o cambia datos en cualquiera de las aplicaciones, los datos se actualizan en la otra.

Nota

Cuando habilita la integración con las características de administración de servicios, también habilita la integración con proyectos. No se puede habilitar solo la integración de administración de servicios.

Configurar la integración con las características de administración de servicios

Puede habilitar la integración en el campo Tipo de integración seleccionando Proyecto y servicio en los siguientes lugares:

• En la guía de configuración asistida Configurar integración en Dynamics 365 Field Service.
• En la página Configuración de integración de Dynamics 365 Field Service.

Cuando el campo Tipo de integración se establece en Proyecto y servicio, al habilitar la integración suceden las siguientes cosas:

• Crea una solución en Power Apps con el nombre Integración de Field Service (servicio) de Microsoft Dynamics 365 Business Central.
• Agrega asignaciones de tablas de integración para tipos de pedido de servicio, documentos de servicio, líneas de servicio y líneas de elementos de servicio. Para obtener más información sobre las asignaciones de tablas, vaya a Asignaciones de la tabla de integración para sincronización.
• Los campos en los encabezados de los pedidos de servicio y las órdenes de trabajo transfieren información, como la Cuenta de Servicio, la Cuenta de facturación, y el Tipo de orden de trabajo.
• Líneas de elementos de servicio e Incidentes de orden de trabajo en Field Service transfieren información acerca de los activos del cliente que se van a reparar.
• Campos Línea servicio y Productos de orden de trabajo y Servicios de orden de trabajo, como Cdad. a enviar, Cdad. a facturar y Cant. a consumir.

En Business Central, realice la siguiente configuración en la página Configuración de gestión de servicios:

• Active la opción Obligat. tipo ped. servicio. Esta configuración es necesaria porque Field Service requiere un tipo de orden de trabajo.
• Asegúrese de que el número de serie que usa para los pedidos de servicio está configurado para permitir la numeración manual. En la página N.º Serie, seleccione la casilla Numeración manual para la serie de números. La numeración manual le permite crear órdenes de trabajo en Field Service y sincronizarlas con pedidos de servicio. Business Central usa el número de pedido de Field Service.
• Desactive la opción Línea/pedido de un artículo de servicio. Esta configuración permite tener más de una línea de elemento de trabajo.
• Active el conmutador Archivar pedidos.
• Haga que el campo Tipo de orden de servicio de las órdenes de servicio sea obligatoria porque el Tipo de orden de trabajo es obligatorio en las órdenes de Field Service.

Si elige Habilitar disponibilidad de inventario por ubicación al configurar la integración, podrá ver la cantidad de producto asignada de las órdenes de trabajo en el Servicio de campo como parte de las necesidades brutas en el cálculo de disponibilidad de inventario de Business Central. La demanda generada por pedidos en Field Service se convierte automáticamente en entrada para la planificación a través de pedidos de servicio sincronizados.

El estado de las órdenes de servicio y de trabajo cambia a medida que avanzan hacia su finalización. En la siguiente tabla se muestra cómo se alinean los estados en ambas aplicaciones.

Estado de Business Central	Estado de Field Service	Alineación
Pendiente	Sin programar	Bidireccional por asignación para tener en cuenta la demanda de productos.
Pendiente	Programado	Field Service a Business Central. Sincroniza la cantidad que se va a enviar y la cantidad que se va a facturar.
En proceso	En curso	Field Service a Business Central. Sincroniza la cantidad que se va a enviar y la cantidad que se va a facturar.
Terminado	Terminado	Field Service a Business Central. Listo para contabilizar en Business Central.
Terminado	Registrado	Field Service a Business Central. Cuando se factura por completo o se elimina después de la facturación parcial en Business Central.
N/D	Cancelado	No sincronizado. La alineación manual es necesaria para las órdenes de trabajo canceladas.

Actualice la integración para incluir características de administración de servicios

Si configura la integración para que solo incluya proyectos, pero más adelante decide añadir funciones de gestión de servicios, puede hacerlo fácilmente en unos pocos pasos. Recuerda que debes estar usando la experiencia Premium.

1. En la página Configuración de integración de Dynamics 365 Field Service, desactive Habilitado.
2. En el campo Tipo de integración, elija Proyecto y servicio.
3. Active el botón de alternancia Habilitado.

Opcional: Hacer que la información de disponibilidad de productos en Business Central esté disponible en Field Service

Cuando los técnicos preparan órdenes de trabajo, es útil que puedan estar seguros de que los artículos que necesitan para realizar el trabajo estén disponibles. En esta sección se describe cómo configurar las cosas para que las personas puedan ver la información de disponibilidad de productos de Business Central en Field Service.

Sincronizar datos de ubicación y almacén

Puede integrar almacenes de Field Service con ubicaciones en Business Central. La integración proporciona a los técnicos información sobre la disponibilidad de un producto o artículo en una ubicación específica.

Los datos se sincronizan a través de un tabla de integración asignación unidireccional (desde Business Central) entre las ubicaciones en Business Central y los almacenes en Field Service. Para usar tabla de integración asignación, debe activar la opción Ubicación obligatoria en la página Configuración de inventario en Business Central.

Business Central sincroniza las ubicaciones con las siguientes configuraciones en la página Tarjeta de ubicación:

• La opción Usar como en tránsito está desactivada.
• Consumo del proy. Almacén Gestión Es diferente de Warehouse Pick (obligatorio).
• Asam. Consum. Almacén Gestión Es diferente de Warehouse Pick (obligatorio).

En Business Central, en la página Ubicaciones y Tarjeta de ubicación, puede usar la acción Almacén para abrir una ubicación acoplada en Field Service, sincronizarla, configurar y eliminar acoplamientos y ver registros de sincronización.

Configurar tablas virtuales

Una tabla virtual es una tabla personalizada de que tiene columnas y filas que contienen datos de un origen de datos externo, como Business Central. Las columnas y filas de una tabla virtual parecen una tabla normal; sin embargo, los datos no se almacenan en una tabla física en la base de datos Dataverse. En cambio, los datos se recuperan en tiempo de ejecución. Para obtener más información sobre las tablas virtuales, vaya a Utilice tablas virtuales para obtener más datos.

Para usar tablas virtuales en su integración, lo primero que debe hacer es instalar la aplicación Business Central Virtual Table desde AppSource.

Nota

Field Service y Business Central deben estar en el mismo suscriptor. Ese es un requisito para usar tablas virtuales.

Después, en las páginas Configuración de Integración de Dynamics 365 Field Service o Configurar integración en Dynamics 365 Field Service en Business Central, active el botón de alternancia Habilitar disponibilidad de inventario por ubicación. Cuando habilite la disponibilidad de inventario por ubicación, estará disponible una tabla virtual dyn365bc_availabilitybylocation_v2_0. Debe crear una relación sintética entre las siguientes tablas:

• Las tablas Producto y Producto de Orden de Trabajo nativas en Field Service y la tabla virtual Disponibilidad de producto que muestra la disponibilidad de producto.

Hay una guía de configuración asistida para ayudarle a crear la relación sintética. Para crear la relación sintética, siga estos pasos:

1. En Business Central, en la página Configuración de la conexión de Dataverse, utilice la acción Relaciones sintéticas.
2. En la página Relaciones sintéticas, elija la acción Nuevo para iniciar la guía de configuración asistida Nueva relación sintética.
3. En el campo Tabla de Dataverse nativa, elija el botón y, a continuación, elija Producto de CRM.
4. En el campo Tabla de Dataverse virtual, elija el botón y, a continuación, elija Disponibilidad de inventario por ubicación.
5. En la página Relaciones sintéticas, elija la acción Nuevo para iniciar de nuevo la guía de configuración asistida Nueva relación sintética.
6. En el campo Tabla de Dataverse nativa, elija el botón y, a continuación, elija Producto de orden de trabajo FS.
7. En el campo Tabla de Dataverse virtual, elija el botón y, a continuación, elija Disponibilidad de inventario por ubicación.
8. Elija Siguiente.
9. En el Campo en la tabla Producto de orden trabajo FS, elija Id. de producto.
10. En el Campo de la tabla Disponib. prod. por almacén, seleccione N.º producto.
11. Elija Finalizar para completar la guía.
12. Para que la configuración esté disponible en Field Service, en el Centro de administración de Power Apps, elija la vista y, a continuación, elija la acción Guardar y publicar.

Nota

La creación de las relaciones sintéticas puede tardar unos instantes.

Configurar la vista en Field Service

Lo siguiente que hay que hacer es crear y personalizar la vista que los usuarios usan en Field Service para comprobar el inventario de productos.

Para crear la vista en Field Service, siga estos pasos:

1. En el Centro de administración de Power Apps, en el panel de navegación, elija Tablas.

2. Elija la tabla Disponib. prod. por almacén .

3. En la parte Experiencias de datos, elija Vistas.

4. Elija la acción Ver columna y, a continuación, elija las columnas que desea que incluya la vista. Las siguientes columnas son opciones típicas:

   • Código de almacén muestra dónde está disponible el producto.
   • N.º producto confirma que está viendo el producto correcto.
   • Descripción del producto proporciona información sobre el producto.
   • Cód. unidad medida le da una idea del espacio que necesita.
   • Cantidad restante muestra qué cantidad del producto está disponible en cada almacén.

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