Automatizar recordatorios en cobros

Haga que sus cobros sean más efectivos al automatizar los procesos de creación, emisión y envío de recordatorios a sus clientes. La automatización puede reducir significativamente el tiempo que dedicará a los cobros, brindar una mejor descripción general del proceso y brindarle control total sobre cada paso.

En la página Automatización de recordatorios , define las acciones individuales (pasos). Puede combinar los pasos para crear, emitir y enviar recordatorios, o puede crear una automatización separada para cada paso si eso es mejor para sus procesos de cobro. Las automatizaciones se basan en términos y niveles de recordatorio. Para obtener más información, vaya a Configurar términos y niveles de recordatorio. Puede configurar filtros para términos de recordatorio para una automatización en su conjunto y configurar filtros para cada acción en la automatización. También puede adjuntar facturas pendientes a correos electrónicos como archivos PDF.

La automatización se produce a través de una entrada en la cola de trabajos. Cuando configure una automatización, utilice el campo Cadencia para especificar cómo y cuándo se ejecuta. Si elige Manual, la automatización se ejecuta una vez cuando utiliza la acción Iniciar . También puede elegir Semanal, Mensual o elegir Personalizado para configurar una cadencia más detallada. Si elige Personalizado, deberá ingresar una fórmula de fecha. Para obtener más información sobre cómo ingresar una fórmula de fecha, vaya a Usar fórmulas de fecha. Cuando elige una opción distinta a Manual, la automatización se ejecuta hasta que la pausa para ponerla en espera. Si desea ser aún más específico sobre cuándo se ejecuta, use la acción Entradas de la cola de trabajos para abrir la página Entradas de la cola de trabajos y Ajustar la recurrencia, por ejemplo, diariamente o un día de la semana específico.

Automatizar el flujo de recordatorios

Las siguientes secciones describen cómo configurar recordatorios para crear, emitir y enviar automáticamente.

1. Seleccione el ícono , ingrese a Automatización de recordatorios y luego elija el vincular relacionado.
2. Seleccione Nuevo y luego complete los campos en la ficha rápida General .
3. En el campo Filtro de términos de recordatorio , elija el término o los términos de recordatorio para los que desea utilizar esta automatización.
4. En el campo Cadencia , elija con qué frecuencia se ejecuta la automatización.
5. En la pestaña rápida Acciones , seleccione Nuevo y luego elija si la automatización crea, emite o envía recordatorios. Elija Aceptar.
6. Dependiendo del tipo de acción que realiza la automatización, complete los campos según sea necesario en la página de configuración. Para obtener más información sobre la configuración, vaya a Configuración para acciones de recordatorio.
7. Después de configurar las acciones para la automatización, puede usar las acciones Mover hacia arriba y Mover hacia abajo para Ajustar el orden en que se ejecutan.

Configuraciones para acciones de recordatorio

Las opciones de configuración difieren para las acciones Crear, Emitir y Enviar recordatorio. En el siguiente apartado se explica cómo usarlas.

Crear

• Establezca el nivel máximo en todas las líneas de recordatorio.
• Cree recordatorios para movimientos en espera. Por ejemplo, esta configuración es útil si tiene una disputa en curso con un cliente y desea que vea el panorama general.
• Cree recordatorios para todas las facturas impagadas y no solo para las vencidas. El informe muestra las facturas vencidas y aquellas que simplemente están impagadas pero no vencidas en secciones separadas.
• Configure filtros para que el recordatorio sea más específico.

Emitir

Cuando emite un recordatorio, crea entradas en el libro mayor de clientes que contienen la fecha de contabilización y la fecha del impuesto. Utilice la configuración en la página Configuración de recordatorios de emisión para especificar si desea reemplazar esa información en el recordatorio emitido con la información del recordatorio creado. Por ejemplo, si creó el recordatorio ayer y lo emite hoy, la fecha de vencimiento se mueve un día.

Enviar

Nota

Para poder enviar de forma automática es necesario que hayas configurado el correo electrónico en Business Central. Para obtener más información sobre cómo configurar el correo electrónico, vaya a Configurar correo electrónico.

El contenido de los correos electrónicos, como los textos adjuntos, los textos del cuerpo del correo electrónico y el idioma, provienen de la configuración del término de recordatorio. Para obtener más información sobre la configuración del correo electrónico, vaya a Configurar términos y niveles de recordatorio.

Utilice la configuración en la página Configuración de envío de recordatorios para controlar lo siguiente:

• Configuraciones generales, como la descripción y cuántas veces envía el mismo recordatorio.
• Configuraciones sobre qué incluir en el recordatorio.
• Configuraciones para rastrear los recordatorios que envía mediante la creación de interacciones, ya sea que imprima o envíe el recordatorio por correo electrónico y si desea adjuntar solo facturas vencidas, todas las facturas o ninguna factura.

Obtener acceso al historial de un recordatorio

Business Central realiza un seguimiento de cada vez que se ejecuta una automatización. Puede acceder al historial eligiendo la acción Entradas de registro . También puede utilizar la acción Recordatorios emitidos para acceder a una lista de los recordatorios que ha emitido.

Controlar los errores

En la pestaña rápida Acciones , para cada acción puede especificar si desea que la automatización se detenga si la acción tiene un error. Si lo hace, la automatización no procesará las acciones que vienen después. Para activar o desactivar esta función, utilice las acciones Establecer detención en caso de error o Borrar detención en caso de error .

Cambiar la configuración de acción para una automatización

Puede cambiar la configuración de una automatización en cualquier momento. En la pestaña rápida Acciones , seleccione Configuración y luego realice los cambios.

Consulte también

Configurar términos y niveles de recordatorio
Enviar recordatorios de saldos pendientes