Administrar archivos adjuntos, vínculos y notas en fichas y documentos

En la mayoría de las páginas de listas, Tarjetas y documentos, puede adjuntar archivos, agregar enlaces y escribir notas en la pestaña Adjuntos del panel FactBox . El número del título de la pestaña indica cuántos archivos adjuntos, vínculos o notas existen para la ficha o documento.

En la pestaña rápida Líneas , también puede usar la acción Archivos adjuntos para adjuntar documentos a una línea específica. Por ejemplo, es posible que desee adjuntar especificaciones de diseño a un producto en una factura de compra.

Los archivos adjuntos, enlaces y notas permanecen adjuntos a la ficha o documento mientras se procesa en otros estados. Por ejemplo, desde un pedido de venta en curso hasta una factura de venta registrada. Sin embargo, ninguno de los tipos de archivos adjuntos se envían del sistema, por ejemplo, al imprimir o al guardar en un archivo.

También puedes agregar archivos adjuntos a los correos electrónicos que envías desde Business Central. Cuando envía un correo electrónico directamente desde un documento, como una cotización de ventas, la acción Agregar archivo desde el documento de origen le permite elegir los archivos que se adjuntarán a él. Solo puede elegir archivos que se han adjuntado al documento. No puede elegir archivos que se han adjuntado a líneas.

Nota

Cuando envía y factura parcialmente un pedido de venta o de compra, el archivo adjunto solo se adjuntará a la factura final del pedido. Del mismo modo, cuando factura con los fraccionamientos, el archivo adjunto se adjunta a los movimientos contables del documento, pero no para los movimientos de aplazamiento.

Si elimina un pedido antes de que se facture, el archivo adjunto también se elimina.

Cuando utiliza la acción Obtener líneas de recibo en una factura de compra, el archivo adjunto en la orden de compra relacionada se agrega a la factura de compra.

Para adjuntar un archivo a una factura de compra

Puede adjuntar cualquier tipo de archivo, como archivo de texto, imagen o vídeo, a una ficha, documento o línea de un documento. Esto es útil, por ejemplo, cuando desea almacenar la factura de un proveedor como un archivo PDF en la factura de compra relacionada en Business Central.

Nota

Los archivos adjuntos con la función Documentos entrantes no se incluyen en la pestaña Archivos adjuntos . Para obtener más información, consulte Documentos entrantes. Lo mismo ocurre con los archivos que se adjuntan a las líneas de los documentos.

El procedimiento siguiente se basa en una factura de compra. Los pasos son parecidos a los de los demás documentos y las fichas admitidos.

Propina

Si su archivo adjunto es específico de una línea de un documento, puede adjuntarlo a la línea. Seleccione la línea y, a continuación, elija la acción Archivos adjuntos .

1. Seleccione el ícono , ingrese Facturas de compra y luego elija el vincular relacionado.

2. Abra la factura de compra a la que desea adjuntar un archivo.

3. En el panel FactBox , seleccione la pestaña Archivos adjuntos .

4. Elija el valor que va detrás del campo Documentos, como "0".

5. En la página Documentos adjuntos , en el campo Adjunto .

6. En el cuadro de diálogo Adjuntar un documento , realice uno de los siguientes pasos para adjuntar un archivo:

   • Arrastre el archivo desde el explorador de archivos de su dispositivo hasta el cuadro de diálogo.
   • Seleccionar haga clic aquí para buscar vincular, busque el archivo y luego Seleccionar haga clic en el botón Abrir .

El archivo se adjunta ahora a la factura de compra.

Para ver un archivo adjunto.

1. En el FactBox, abra la pestaña Archivos adjuntos .
2. Elija el valor que va detrás del campo Documentos, como "1".
3. En la página Documentos adjuntos, seleccione la acción Vista previa.
4. Abra el archivo descargado.

Para guardar un documento como un archivo PDF adjunto

Siempre que necesite guardar un documento como un archivo, puede usar la acción Adjuntar como PDF para capturar el contenido actual del documento como un archivo PDF adjunto al cuadro informativo del documento. Esto es útil, por ejemplo, cuando los documentos siguen varios pasos de un proceso, como un proceso de ventas o un flujo de trabajo de aprobación, y desea consultar una copia impresa del paso anterior.

El procedimiento siguiente se basa en un pedido de venta. Los pasos son similares para todos los documentos admitidos.

1. Seleccione el ícono , ingrese Órdenes de venta y luego elija el vincular relacionado.
2. Seleccione un pedido de ventas y después seleccione la acción Adjuntar como PDF .

Se agrega un archivo PDF con el contenido actual del pedido de cliente a la pestaña Archivos adjuntos del cuadro informativo.

Para añadir un enlace de una ficha de producto

Puede añadir un enlace de una ficha o un documento a cualquier URL. Esto es útil, por ejemplo, cuando desea vincular una ficha de producto con el catálogo de producto del proveedor.

El procedimiento siguiente se basa en una ficha de producto. Los pasos son parecidos a los de las demás fichas y documentos admitidos.

1. Seleccione el ícono , ingrese Elementos y luego elija el vincular relacionado.

2. Seleccione el producto del que desea agregar un vínculo y luego elija la pestaña Anexos en el cuadro informativo.

3. En Vínculos, elija el icono +.

4. En el campo Vincular dirección, especifique el vínculo.

   El enlace debe ser una URL válida de Internet o intranet.

5. En el campo Descripción, escriba cualquier información sobre el vínculo.

6. Elija el botón Aceptar.

El vínculo ahora está adjunto a la ficha de producto.

Para escribir una nota en un pedido de venta

Puede escribir una nota en un documento o ficha, por ejemplo, para comunicar instrucciones especiales a otros usuarios del documento o ficha. Puede incluir vínculos de archivo y URL en las notas.

Nota

Las notas en la pestaña Anexos no están relacionadas con la funcionalidad de notas internas, que se utiliza principalmente para comunicarse entre los usuarios del flujo de trabajo. Para obtener más información, consulte Configurar notificaciones de flujo de trabajo.

El procedimiento siguiente se basa en un pedido de venta. Los pasos son parecidos a los de los demás documentos y las fichas admitidos.

1. Seleccione el ícono , ingrese Órdenes de venta y luego elija el vincular relacionado.
2. Seleccione el pedido de venta del en el que desea escribir una nota y luego elija la pestaña Anexos en el cuadro informativo.
3. En la sección Notas, elija el icono +.
4. En el campo Nota, escriba cualquier texto, por ejemplo, "Este pedido es urgente.".
5. Elija el botón Aceptar.

La nota ahora está adjuntada al pedido de venta.

Consulte también

Trabajar con Business Central
Documentos entrantes
Configuración de notificaciones de flujo de trabajo

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