Información general sobre el trabajo con flujos de proceso de negocio

Este tema se aplica a Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). Si es un usuario en línea, consulte Resumen de flujos de proceso de negocio en los documentos de Power Automate.

Puede ayudar a asegurarse de que los usuarios especifiquen datos de manera coherente y siguen los mismos pasos cada vez que trabajan con un cliente mediante la creación de un flujo de proceso de negocio. Por ejemplo, es posible que quiera crear un flujo de proceso de negocio para que todos los usuarios controlen las solicitudes del servicio de atención al cliente de la misma manera, o bien para exigir que los usuarios obtengan la aprobación de una factura antes de enviar un pedido. Los flujos de procesos de negocio utilizan la misma tecnología subyacente que otros procesos, pero las capacidades que proporcionan son muy diferentes de otras características que utilizan procesos. Para obtener más información sobre cómo crear o editar un flujo de proceso de negocio, consulte Crear un flujo de proceso de negocio.

Vea un vídeo corto (4:49) sobre flujos de proceso de negocio.

Motivos para usar flujos de proceso de negocio

Los flujos de proceso de negocio proporcionan una guía para que la gente realice el trabajo. Proporcionan una experiencia de usuario simplificada que dirige a los usuarios a través de los procesos que haya definido su organización para las interacciones que se deben llevar a cabo para llegar a algún tipo de conclusión. Esta experiencia del usuario se puede adaptar para que la gente con diferentes roles de seguridad pueda tener una experiencia que se adapte mejor al trabajo que hacen.

Use flujos de proceso de negocio para definir un conjunto de pasos para que la gente siga para obtener el resultado deseado. Estos pasos ofrecen un indicador visual que especifica en qué parte del proceso empresarial se encuentra cada cual. Los flujos de proceso de negocio reducen la necesidad de entrenamiento porque no es necesario que los nuevos usuarios se centren en la entidad que deben usar. Pueden dejar que el proceso les guíe. Puede configurar los flujos de proceso de negocio para respaldar aspectos comunes de ventas que pueden ayudar a los grupos de ventas a obtener mejores resultados. Para los grupos de servicios, los flujos de proceso de negocio pueden ayudar al nuevo personal a adaptarse al ritmo más rápido y a evitar errores que pueden provocar clientes insatisfechos.

¿Qué pueden hacer los flujos de proceso de negocio?

Una definición de flujo de proceso de negocio se representa como una entidad personalizada y una instancia de un proceso se almacena como un registro de la entidad. Cada registro está asociado a un registro de datos (como una cuenta, contacto, cliente potencial o una oportunidad) y en caso de procesos entre entidades, con un registro de datos para cada entidad participante.

Con los flujos de proceso de negocio, puede definir un conjunto de fases y pasos que se mostrarán a continuación en un control en la parte superior del formulario.

Cada etapa tiene un grupo de pasos. Cada paso representa un campo donde se puede introducir datos. Los usuarios avanzan a la siguiente fase con el botón Fase siguiente. Puede crear un paso necesario para que la gente deba especificar los datos en el campo correspondiente para poder pasar a la siguiente fase. Esto habitualmente se denomina "puerta de fase".

Los flujos de proceso de negocio parecen relativamente simples comparado con otros tipos de procesos porque no se ofrecen ninguna lógica de negocio condicional o automatización además de ofrecer la experiencia simplificada de entrada de datos y el control de la entrada en las fases. Sin embargo, cuando se combinan con otros procesos y personalizaciones, pueden tener un rol importante para ahorrar tiempo a los usuarios, reducir costos de aprendizaje y aumentar la adopción por parte del usuario.

Hay disponibles varios flujos de proceso de negocio listos para usar. Más información: Agregar procesos de negocio listos para usar.

Flujos de proceso de negocio integrados con otras personalizaciones

Cuando usted o el usuario especifican datos mediante flujos de proceso de negocio, los cambios de los datos también se aplican a los campos de formulario para aplicar una automatización que suministra reglas de negocio o scripts de formularios inmediatamente. Los pasos pueden agregarse a los valores definidos para los campos que no se encuentran presentes en el formulario y estos campos se agregarán al modelo de objetos de API cliente usado para scripts de formularios. Todos los flujos de trabajo iniciados por cambios en los campos incluidos en un flujo de proceso de negocio se aplicarán cuando se guarden los datos en el formulario. Si la automatización la aplica un flujo de trabajo en tiempo real, los cambios serán visibles inmediatamente para el usuario cuando los datos del formulario se actualicen después de guardar el registro.

Aunque el control del flujo de proceso de negocio del formulario no proporciona ninguna programabilidad de cliente directa, los cambios que se aplican por reglas de negocio o scripts de formularios se aplican automáticamente a los controles del flujo de proceso de negocio. Si oculta un campo en un formulario, ese campo también estará oculto en el control del flujo de proceso de negocio. Si establece un valor mediante reglas de negocio o scripts de formularios, el valor se establecerá en el flujo de proceso de negocio.

Flujos de proceso simultáneos

Los flujos de proceso de negocio simultáneos permiten a los personalizadores configurar varios procesos de negocio y asociarlos con el mismo registro inicial. Los usuarios pueden cambiar entre varios procesos de negocio que se ejecutan simultáneamente, y reanudar su trabajo en la fase del proceso en la que estaban.

Flujos de proceso de negocio del sistema

Se incluyen los siguientes flujos de proceso de negocio. Para comprender cómo funcionan los flujos de procesos de negocio, revise estos flujos de procesos de negocio del sistema:

• Proceso de cliente potencial a oportunidad de venta

• Proceso de oportunidad de venta

• Proceso de teléfono a caso

Varias entidades en flujos de proceso de negocio

Puede usar un flujo de proceso de negocio para una sola entidad o abarcar varias entidades. Por ejemplo, puede tener un proceso que empiece con una oportunidad, continúe a una oferta, un pedido y después a una factura, para acabar volviendo a cerrar la oportunidad.

Puede diseñar flujos de proceso de negocio que relacionen los registros de hasta cinco entidades distintas en un solo proceso para que las personas que usan la aplicación puedan concentrarse en el flujo del proceso en lugar de en la entidad en la que trabajan. Pueden desplazarse más fácilmente entre los registros relacionados de la entidad.

Varios flujos de proceso de negocio están disponibles por entidad

No todos los usuarios de una organización pueden seguir el mismo proceso y varias condiciones pueden requerir que se aplique otro proceso. Puede tener hasta 10 flujos de proceso de negocio activos por entidad para proporcionar los procesos adecuados para diferentes situaciones.

Controlar el flujo de proceso de negocio que se aplicará

Puede asociar los flujos de procesos de negocio con roles de seguridad para que solo los usuarios con esos roles de seguridad puedan consultarlos o usarlos. También puede establecer el orden de los flujos de proceso de negocio de modo que pueda controlar el flujo de proceso de negocio que se establecerá de forma predeterminada. Para establecer el orden flujo de proceso de negocio, abra un flujo de proceso de negocio en el diseñador y luego seleccione Ordenar flujo de proceso en la barra de comandos. Seleccione las flechas arriba y abajo para mover los flujos de proceso de negocio en el orden que desee.

Al crear un nuevo registro de entidad, la lista de definiciones de procesos de negocio activos disponible se filtra según el rol de seguridad del usuario. La primera definición de proceso de negocio activada disponible para el rol de seguridad del usuario según la lista de orden del proceso es la que se aplica de forma predeterminada. Si hay disponibles varias definiciones de proceso de negocio activas, los usuarios pueden cargar otra desde el cuadro de diálogo Cambiar proceso. Siempre que se intercambian los procesos, el que se está usando actualmente pasa al segundo plano y se reemplaza por el seleccionado, pero mantiene su estado y se pueden volver a intercambiar. Cada registro puede tener varias instancias de proceso asociadas (cada una de ellas para una definición de flujo de proceso de negocio diferente, hasta un total de 10). Al cargar un formulario, se representa solo un flujo de proceso de negocio. Cuando un usuario aplica un proceso diferente, dicho proceso se puede cargar solo de forma predeterminada para ese usuario determinado.

Para asegurarse de que un proceso de negocio se cargue de forma predeterminada para todos los usuarios (comportamiento equivalente a “anclar” el proceso), se puede agregar un script de API de cliente personalizado (recurso web) en la carga del formulario que cargue específicamente una instancia de proceso de negocio existente en función del ID de la definición del proceso de negocio.

Privilegios del flujo de proceso de negocio

Cada definición de flujo de proceso de negocio que se representa como una entidad personalizada viene con su propio conjunto de privilegios que se pueden editar en un rol de seguridad al igual que cualquier otro sistema o entidad personalizada. Puede especificar los privilegios en la pestaña Flujos de proceso de negocio para un rol de seguridad.

Puede asignar los siguientes privilegios en un flujo de proceso de negocio:

• Crear: Permite la creación de una instancia del flujo de proceso de negocio, que se realiza al mismo tiempo que la creación de un nuevo registro.
• Leer: Permite la visualización del flujo de proceso de negocio en un registro creado.
• Escribir: Permite la actualización del flujo de proceso de negocio. Por ejemplo, cambiar el estado y la navegación.
• Eliminar: Permite la eliminación de una instancia como cuando se elimina un registro.
• Anexar: Permite la navegación entre entidades desde una entidad. Por ejemplo, la entidad Cliente potencial en el flujo de proceso de negocio Cliente potencial a proceso de ventas de oportunidad.
• Anexar a: Permite la navegación entre entidades a una entidad. Por ejemplo, la entidad Oportunidad en el flujo de proceso de negocio Cliente potencial a proceso de ventas de oportunidad.

Nota

Los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema tienen acceso a todos los flujos de proceso de negocio de forma predeterminada.

Consideraciones sobre el flujo de proceso de negocio

Puede definir flujos de proceso de negocio solo para esas entidades que las admitan. También debe conocer los límites de número de procesos, fases y paso que se pueden agregar.

Flujos de proceso de negocio que llaman a un flujo de trabajo

Ahora puede llamar a flujos de trabajo a petición desde un flujo de proceso de negocio. Puede configurar esto en el nuevo diseñador de flujo de proceso de negocio arrastrando un componente de flujo de trabajo a una fase del proceso o la sección Flujos de trabajo globales. Para obtener más información acerca del uso de flujos de trabajo en flujos de proceso de negocio, consulte Blog: Automatización de flujos de proceso de negocio en Dynamics 365 for Customer Engagement.

Cuando incluye un flujo de trabajo que desea desencadenar en la salida de una fase en el flujo de proceso de negocio, y esa fase es la última fase del flujo, el diseñador da la impresión de que el flujo de trabajo se desencadenará cuando se complete esa fase. Sin embargo, el flujo de trabajo no se desencadenará porque no se produce una transición de fase. No recibirá una advertencia o un error que le impida incluir el flujo de trabajo en la fase. Cuando un usuario interactúa con el flujo de proceso de negocio, al acabar o abandonar el proceso no se produce una transición de fase y, por tanto, el flujo de trabajo no se desencadena. Tenga en cuenta los siguientes ejemplos:

• Puede crear un flujo de proceso de negocio con dos fases, S1 se conecta a S2, con un flujo de trabajo en la fase S2 y establece el desencadenador en Salida de fase.

• Puede crear un flujo de proceso de negocio con tres fases, S1 se conecta a S2, después S2 se bifurca a S3. Incluya también un flujo de trabajo en S2 y establezca el desencadenador en Salida de fase.

  El flujo de trabajo no se desencadenará en ningún caso. Para solucionar este problema, puede agregar un flujo de trabajo global y agregarle el flujo de trabajo que desea desencadenar de modo que el flujo de trabajo se desencadene para el proceso de negocio en lugar para una fase del proceso. Puede establecer el desencadenador para un flujo de trabajo global como Proceso abandonado o Proceso completado para hacer que el flujo de trabajo se desencadene cuando un usuario abandone o complete el proceso de negocio.

Entidades que usan flujos de proceso de negocio

Únicamente las entidades que usan los formularios actualizados pueden usar los flujos de proceso de negocio. Esto incluye las entidades personalizadas y las siguientes entidades del sistema:

• Cuenta

• Cita

• Campaña

• Actividad de la campaña

• Respuesta de campaña

• Competidor

• Contacto

• Enviar por correo electrónico

• Derecho

• Fax

• Caso

• Factura

• Cliente potencial

• Carta

• Lista de marketing

• Oportunidad

• Llamada de teléfono

• Producto

• Elemento de lista de precios

• Oferta

• Cita periódica

• Documentación de ventas

• Actividad social

• Orden

• Usuario

• Tarea

• Equipo

  Para habilitar una entidad personalizada para flujos de procesos de negocio, active la casilla Flujos de proceso de negocio (se crearán campos) en la definición de la entidad. Tenga en cuenta que no se puede deshacer esta acción.

Nota

Si se desplaza a la fase del flujo del proceso de negocio que contiene la entidad de Social Activity y elige el botón Fase siguiente , verá la opción Crear . Al elegir Crear se carga el formulario Actividad social. Sin embargo, dado que Social Activity no es válido para Create desde la interfaz de usuario de la aplicación, no podrá guardar el formulario y verá el mensaje de error: "Error inesperado".

Número máximo de procesos, fases y pasos

Para garantizar un rendimiento aceptable y la capacidad de uso de la interfaz de usuario, hay algunas limitaciones que debe conocer cuando planee usar flujos de proceso de negocio:

• No puede haber más de 10 procesos de flujo de proceso de negocio habilitados por entidad.

• Cada proceso puede contener 30 fases como máximo.

• Los procesos de múltiples entidades no pueden contener más de cinco entidades.

Compatibilidad de personalización para entidades de flujo de proceso de negocio

Con el flujo de proceso de negocios, las entidades de flujo de proceso de negocio pueden aparecer en el sistema para que los datos de registro de entidad pueden estar disponibles en cuadrículas, vistas, gráficos y paneles.

Utilice registros de entidad de flujo de proceso de negocio con cuadrículas, vistas, gráficos y paneles

Con los flujos de proceso de negocio disponibles como una entidad, ahora puede usar búsquedas avanzadas, vistas, gráficos y paneles procedentes de datos de flujos de procesos de negocio para una entidad dada, como un cliente potencial o una oportunidad. Los personalizadores y los administradores del sistema pueden crear paneles, vistas, gráficos y cuadrículas de flujo de proceso de negocio personalizados similar a los creados con cualquier otra entidad.

Los flujos de proceso de negocio como Proceso de venta de cliente potencial a oportunidad aparecen como una entidad personalizable en el Explorador de soluciones.

Para acceder a una vista de flujo de proceso de negocio predeterminada, abra el explorador de soluciones, expanda Entradas> expanda el proceso que desee, como Proceso de venta de cliente potencial a oportunidad, seleccione Vistas y seleccione la vista que desee.

Hay varias vistas predeterminadas disponibles que puede ver como un gráfico, como la vista Proceso de venta de oportunidad activo.

Limitaciones del uso de entidades de flujo de proceso de negocio

Actualmente, no se pueden crear formularios personalizados para entidades basándose en un flujo de proceso de negocio.

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Vea un vídeo corto (4:49) sobre flujos de proceso de negocio
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