Administración de contrato de agente

La gestión de contratos de agente ayuda a las empresas a administrar mejor sus acuerdos de corretaje al automatizar las tareas relacionadas con la administración, el seguimiento y el pago de los honorarios adeudados a los agentes.

Este artículo proporciona una descripción general del proceso típico para manejar los honorarios de los agentes:

• Registro de detalles del contrato de agente negociado
• Ejecutando los contratos negociados con ventas en curso y generando demandas de agente por uso
• Aprobar las reclamaciones generadas, de modo que puedan pasar a Proveedores para su pago
• Manejo de situaciones de aprobación parcial de siniestros y contabilidad diferencial

Público y propósito

La información de este artículo está destinada a aquellos responsables de la toma de decisiones de las empresas, en puestos como los de director de ventas, director de contabilidad y administradores contables, que tienen las responsabilidades siguientes:

• Negociar contratos con agentes
• Administrar el personal que tramita las reclamaciones de los agentes y efectuar los pagos de cuotas

Las personas de estos puestos buscan formas de conseguir estos objetivos:

• Adaptarse de manera flexible a varias definiciones de contratos de agentes y sus condiciones.
• Reducir la carga administrativa y aquellos errores asociados al seguimiento y el procesamiento de las reclamaciones de agentes.
• Mejorar las previsiones del flujo de efectivo mediante la acumulación de futuros pagos.

Contrato de agente

Un contrato de agente es un registro de un acuerdo con un agente. Especifica los términos y condiciones negociados en virtud de los cuales la empresa de corretaje tiene derecho a una recompensa monetaria a cambio de alcanzar unos objetivos de ventas preestablecidos.

Los contratos de agente se registran en la página Contratos de agente.

El contrato incluye una condición negociada sobre quién incurrirá en los honorarios del agente (el cliente que compra el producto o la empresa vendedora). Esta condición se configura en la página Códigos de gastos asociada.

La sección Detalles del contrato muestra las condiciones y el elemento que califica para el corretaje. La recompensa monetaria que recibirá el agente por lograr el objetivo de ventas se muestra en Pausa.

La configuración del cargo Cuotas de agente indica que el cliente no incurrirá en los honorarios por los servicios de agente. En cambio, la empresa vendedora incurrirá en los honorarios del agente como gasto de venta.

Nota

Si un contrato estipula que el cliente incurrirá en los honorarios por los servicios del agente, el cargo asociado debe establecerse de manera que el campo Tipo en la sección Débito esté configurado para Cliente/Proveedor. En este caso, la empresa primero recibe el pago del honorario del cliente y luego paga su responsabilidad al agente. Si es la empresa vendedora la que incurrirá en los honorarios del agente como gasto de ventas, entonces el cargo asociado debe configurarse de modo que el campo Tipo tanto en la sección Débito como en Crédito se establezca en Cuenta contable.

La cuenta de débito recibe los gastos de intermediación en la cuenta de resultados, y la cuenta acreedora es una cuenta de crédito provisional que hospeda el importe del cargo (comisión) desde el momento en que se contabiliza el cargo hasta el momento en que se aprueba la reclamación del intermediario y se traslada al acreedor real como resultado de la contabilización de la factura.

La sección Detalles del contrato del contrato del agente muestra las condiciones y el elemento que califica para el corretaje. La recompensa monetaria que recibirá el agente por lograr el objetivo de ventas se muestra en Pausa.

El contrato Estado debe aprobarse para su aplicación a los pedidos de venta que cumplan sus condiciones.

Vender productos que den derecho a una comisión de agente y generen una reclamación

Al crear un pedido de ventas que tenga líneas que satisfagan los requisitos del contrato de agente, puede ver la información relacionada en la página Pedido de ventas.

Debido a que las acumulaciones de honorarios de agente se manejan como un cargo, también puede tener acceso a la comisión de agente abriendo la página de cargos estándar desde la orden de venta. Seleccione la línea de pedido y luego seleccione Línea de orden de venta>Finanzas>Administrar cargos.

Cuando contabiliza la factura del pedido de ventas, además de las transacciones habituales de la factura de ventas, se producen las siguientes contabilizaciones:

• La reclamación del agente se genera para la línea de factura.
• El cargo devengado que representa la comisión de intermediación se contabiliza en las cuentas de pasivo y gastos provisionales, según corresponda.

La publicación de los honorarios de agente acumulados se puede ver en las transacciones de comprobantes asociadas con el diario de facturas de ventas.

Revisar y procesar reclamaciones

Una vez aprobadas total o parcialmente las reclamaciones, se crea y contabiliza la factura del proveedor, si la política de Proveedores admite la contabilización. De esta manera, el crédito del proveedor pasa al procesamiento de pagos regulares.

Puede ver todas las reclamaciones en la página Reclamaciones del agente. Para cada tarifa, el campo Calificado especifica el importe de la tarifa que, una vez aprobada, se pagará al proveedor de servicios de corretaje.

Nota

Los campos en la sección inferior de la página especifican detalles sobre la factura de ventas original, como el número de factura, el importe neto de la línea de factura y las transacciones de clientes asociadas.

Para aprobar una reclamación, en la columna Marca, seleccione la casilla de verificación de la línea. En el panel Acción, seleccione Aprobar.

Como resultado de la aprobación ocurrirán los siguientes eventos:

• Una contabilización en el diario de gastos ha anulado el importe provisional anterior tanto en la cuenta de pasivo por periodificación como en la cuenta de gastos por periodificación.

• Se ha creado una factura de reclamación del agente (proveedor) por el importe de la comisión del agente aprobada.

  Nota

  Una factura de reclamación de agente se puede publicar automáticamente como parte del proceso de aprobación de reclamación o manualmente. El campo Registro manual en la pestaña Agente y regalías de la página Parámetros de proveedores especifica la directiva que controla el comportamiento de registro.

• Como resultado de la contabilización de la factura de reclamación del agente, se debitó la cuenta de gastos y se abonó la cuenta de proveedores del vendedor.

  Nota

  El número de cuenta de gastos se especifica para la categoría de adquisiciones cuando se configuran los gastos de compra para la contabilización de gastos para las órdenes de compra. La categoría de adquisición en sí se define en la pestaña Agente y regalías de la página Parámetros de proveedores.

En la página Reclamaciones de agente, puede revisar las publicaciones y documentos asociados con la reclamación, un número de factura de proveedor que se creó para el agente. Si la factura del proveedor se registró (automática o manualmente), en la pestaña Facturas, los campos Fecha e Importe en divisa de la transacción contienen los valores adecuados. Si la factura aún está pendiente, esos campos están en blanco.

Si el campo Aprobado para la línea de reclamación contiene la misma cantidad que el campo Calificado, el campo Diferencia contiene 0, significa que la reclamación no tiene problemas pendientes y se puede cerrar.

Procesar reclamaciones parcialmente

Si un cliente devuelve algunas unidades de un pedido de venta, es posible que el agente ya no tenga derecho a la tarifa relacionada con la cantidad devuelta. En este caso deberá aprobarse la segunda reclamación por el importe parcial. Seleccione Proveedores>Agente y regalías>Reclamaciones de agente y seleccione la reclamación. En el campo Aprobación, introduzca la cantidad total menos las unidades devueltas. A continuación, seleccione Aprobar en el panel de acciones.

Si hay una diferencia entre el valor en el campo Aprobado y el valor en el campo Calificado, se registra en el campo Diferencia. Estos valores indican que la reclamación aún está pendiente y que la diferencia debe manejarse antes de que la reclamación pueda considerarse cerrada.

La diferencia se debe manejar seleccionando la línea de reclamación no resuelta y luego, en el Panel de acciones, haciendo clic en Cerrar.

El sistema identifica que la reclamación todavía tiene una cantidad pendiente de unidades y solicita al usuario que introduzca el código de motivo que explica la diferencia.

Después de cerrar la reclamación, ocurren los siguientes eventos:

• Una contabilización en el diario de gastos ha anulado el importe provisional anterior en la cuenta de gastos de periodificación
• La misma contabilización revirtió el importe provisional anterior en la cuenta de pasivo acumulado

La línea debajo de la pestaña Diferenciales especifica el importe de la tarifa del agente cuyo pago se rechazó.

En el caso de que su empresa, no el cliente, pague la tarifa del agente, las ganancias o pérdidas asociadas con el pago excesivo o insuficiente de una tarifa no tienen que contabilizarse en el estado de resultados. En este caso, no se asociará ningún diario diferencial con la línea diferencial.

Si estuviera manejando diferencias en un escenario de tarifas en el que el cliente paga la tarifa del corredor, observaría que el sistema publica un diario diferencial al cerrar la reclamación. Este diario carga/abona la cuenta de cancelación de honorarios del agente y abona/carga la cuenta de pasivo provisional.

Nota

El número de cuenta de gastos de cancelación se especifica en el campo Cuenta principal para un código de motivo específico en la página Motivos diferenciales.