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Configuración de Invoice Capture

Después de instalar la solución Invoice Capture, se proporcionan las configuraciones predeterminadas para usarla. Es posible que estas configuraciones predeterminadas no cumplan completamente con los requisitos del cliente. En Invoice Capture, las configuraciones se pueden encontrar en Preferencias del sistema.

Preferencia del sistema

  1. AI Builder modelo : el modelo predeterminado se establece enModelo de procesamiento de facturas. Este es un modelo preconstruido que puede manejar las facturas más comunes en varios idiomas. Sin embargo, no puede gestionar diseños de facturas más complejos. Para esos diseños, los clientes pueden presentar sus propios modelos cargando facturas de muestra adicionales, etiquetando los campos y entrenando el modelo. Además, los clientes pueden definir nuevos campos de modelo y asignarlos a los campos de Invoice Capture. Estos campos capturados adicionales se pueden transferir a Dynamics 365 Finance para cumplir con requisitos comerciales específicos. Un modelo de factura personalizado se basa en el modelo precompilado. Sin embargo, antes de aplicarlo, debe tener en cuenta las siguientes limitaciones:

    • No se devuelven los pares clave-valor y el icono Asignar campos de par clave-valor está deshabilitado.
    • No se devuelven puntuaciones de confianza.
    • No se devuelve la posición de las líneas de factura.
    • Solo se permite un formato de precisión decimal cuando se define un nuevo campo de divisa.
    • Los códigos de divisa no se devuelven. Esta limitación podría afectar a la derivación del código de divisa.

  2. Canal para carga de archivos: el canal que se utiliza para cargar directamente archivos de facturas.

  3. Filtro de archivos: Seleccione el filtro de archivos para aplicar un filtrado adicional a los archivos entrantes a nivel de aplicación. En este caso, el procesamiento de archivos de factura se detiene en la fase de archivos recibidos .

  4. Grupo de configuración: el grupo de configuración que se utiliza si no se establece un grupo de configuración a nivel de cuenta de proveedor o entidad jurídica durante el procesamiento de facturas.

  5. Utilice Aprendizaje continuo – Seleccionar esta opción para activar la función Aprendizaje continuo. La característica Aprendizaje continuo intenta registrar patrones entre el contexto de la factura y las entidades seleccionadas manualmente. Inmediatamente después de que la factura se haya transferido correctamente, la relación se registra y se aplica a cualquier factura que llegue en el futuro y tenga el mismo contexto.

  6. Limpieza automática de facturas: Seleccione esta opción para limpiar automáticamente todas las facturas transferidas y las facturas anuladas con más de 180 días. El trabajo elimina los datos de la factura y el archivo de la factura original.

Administrar reglas.de procesamiento

En el procesamiento de captura de facturas, se aplican diferentes reglas de derivación para garantizar que las facturas estén completas y sean correctas. Debido a que algunas reglas no se aplican a todos los clientes, el procesamiento utiliza los siguientes parámetros para habilitar o deshabilitar la lógica:

  • Dar formato al pedido de compra: Seleccione este parámetro para comprobar la configuración Microsoft Dynamics 365 Finance de la secuencia numérica y formatear el número de pedido de compra en consecuencia. Este parámetro puede aumentar la tarifa sin contacto cuando el número de orden de compra no sigue el formato establecido en la configuración de secuencia numérica.

    A continuación se muestran algunos ejemplos de formatos compatibles:

    • Número de orden de compra: "125", Formato: "########", Número de orden de compra formateada: "00000125"
    • Número de orden de compra: "00125", Formato: "########", Número de orden de compra formateada: "00000125"
    • Número de orden de compra: "125", Formato: "USMF-########", Número de orden de compra formateada: "USMF-00000125"
    • Número de orden de compra: "PO00125", Formato: "########", Número de orden de compra formateada: "00000125"
    • Número de orden de compra: "P.O.125", Formato: "USMF-########", Número de orden de compra formateada: "USMF-00000125"
    • Número de orden de compra: "125", Formato: "PO-########", Número de orden de compra formateada: "PO-00000125"

  • Derivar código de divisa para factura de coste : Seleccionar este parámetro para derivar automáticamente el código de divisa de las facturas del tipo Coste en Dynamics 365 Finance. Para las facturas de pedidos de compra, si los códigos de divisa en los pedidos de compra derivados son únicos, esos códigos de divisa se utilizarán para las facturas.

  • Puntuación de confianza del usuario: Seleccione este parámetro para omitir la validación de las puntuaciones de confianza.

  • Validar la unidad de medida para la factura de pedido de compra: Seleccione este parámetro para garantizar la coherencia de la unidad de medida entre la línea de la factura y su línea de pedido de compra asociada.

  • Validar el importe total del impuesto sobre las ventas: Seleccione este parámetro para validar la coherencia entre el importe del impuesto sobre las ventas en la tarjeta de impuestos sobre las ventas y el importe total del impuesto sobre las ventas. Si no se hay ninguna línea de impuestos sobre las ventas, se omite la lógica de validación.

  • Validar importe total : Seleccione este parámetro para confirmar la alineación entre el importe total de la factura calculado y el importe total capturado.

    • Si el monto de la línea tiene un valor cero o nulo, el monto neto de la línea se calcula como Precio unitario × Cantidad.
    • Si el impuesto total sobre las ventas tiene un valor cero o nulo, el impuesto total sobre las ventas es la suma de las líneas del impuesto sobre las ventas.

    Importe == total Suma (importe de línea) + Suma (líneas de cargo) − ABS (descuento) + Total de impuestos

    Si no hay ninguna línea de factura o si la suma del monto de la línea es cero, se omite la validación del monto total.

  • Proceso de nota de abono: Seleccione el parámetro Admitir nota de abono para clasificar automáticamente un documento como nota de abono si el encabezado del documento contiene términos como Nota de abono o Abono.

Administrar filtros de archivos (opcional)

Administrar filtros de archivos permite a los administradores definir filtros adicionales para los archivos de facturas entrantes. Los archivos que no cumplan con los criterios de filtrado se recibirán y aparecerán en la lista Archivos recibidos (Pendientes) con un estado de Cancelado. Los secretarios pueden revisar los archivos y decidir si anularlos y dejarlos obsoletos.

Billete

Este comportamiento difiere del definido en el flujo tras el canal. En el flujo, los archivos que no cumplan con los criterios no se reciben.

Después de instalar la solución de Invoice Capture, se proporciona un filtro de archivos predeterminado. Este filtro de archivos es global. Si desea una configuración de filtro diferente, puede crear un filtro de archivo y actualizar el filtro predeterminado.

Los filtros de archivos son flexibles y se pueden aplicar a diferentes niveles de canales. Cuando se recibe un documento de factura, primero se comprueba el canal en busca de un filtro de archivos. Si no se asigna ningún filtro de archivos al nivel del canal, se utiliza el filtro de archivos a nivel del sistema.

Configuración del filtro de archivo

Configure los siguientes ajustes en el filtro de archivos:

  1. Tamaño de archivo aceptado: defina los tamaños de archivo mínimo y máximo aceptados para documentos de factura. El tamaño máximo de archivo no puede exceder los 20 megabytes (MB).

  2. Tipos de archivo admitidos : Seleccione al menos uno de los siguientes tipos de archivo que sean compatibles actualmente con AI Builder el servicio de reconocimiento:

    • PDF
    • PNG
    • JPG
    • JPEG
    • TIF
    • TIFF

  3. Nombres de archivo admitidos: use reglas de nombres de archivo para filtrar los archivos que no son relevantes para las facturas. Se pueden aplicar diferentes reglas para aceptar archivos solo cuando el nombre contenga cadenas predefinidas o se excluyan cuando el nombre contenga las cadenas definidas.

Definición de datos maestros

El procesamiento de Invoice Capture requiere dos tipos de datos básicos para clasificar facturas: entidades legales y proveedores.

Las entidades jurídicas son organizaciones que están registradas ante las autoridades jurídicas y definidas en Dynamics 365 Finance. Las actividades comerciales se realizan y registran por separado para cada entidad jurídica. En Microsoft Power Platform, las unidades de negocio, los roles de seguridad y los usuarios están vinculados para ajustarse al modelo de seguridad basado en roles. Este vínculo controla el acceso a los datos a través de las unidades comerciales y los roles de seguridad, y permite que los empleados de Cuentas por pagar vean solo las facturas asignadas a sus usuarios.

Los proveedores son personas u organizaciones que suministran productos o servicios a una empresa. En Dynamics 365 Finance, si un proveedor proporciona servicios o productos a varias entidades jurídicas, se debe crear una cuenta de proveedor para cada entidad jurídica y se puede registrar la actividad comercial. En Invoice Capture, los datos maestros del proveedor se utilizan para derivar automáticamente la cuenta del proveedor y ayudan a aumentar la tasa sin contacto en el procesamiento de facturas.

En el proceso Administrar entidades legales, los usuarios no pueden crear entidades legales manualmente. En su lugar, debe sincronizar las entidades legales siguiendo estos pasos.

  1. Vaya a Configuración>Configuración del sistema>Administrar entidades legales.
  2. Seleccione Sincronizar.
  3. En el cuadro de mensaje de confirmación, seleccione Aceptar.

Una vez completada la sincronización, se muestra un mensaje con el número de nuevas entidades jurídicas. La vista de lista se actualiza automáticamente para mostrar las nuevas entidades jurídicas.

Sincronizar proveedores

En Administrar proveedores, hay tres opciones para sincronizar las cuentas de proveedores:

  • Sincronizar todo : todas las cuentas de proveedores están sincronizadas. Esto podría causar un problema de rendimiento.
  • Sincronización por entidad jurídica: el administrador puede Seleccionar una o varias entidades jurídicas y sincronizar los proveedores en las entidades jurídicas seleccionadas.
  • Sincronizar por selección : los administradores pueden buscar y Seleccionar uno o varios proveedores y sincronizar los proveedores seleccionados.

Un administrador de Cuentas por pagar puede iniciar la sincronización de proveedores manualmente o en tiempo real. Para habilitar la sincronización en tiempo real, siga estos pasos.

  1. En Dynamics 365 Finance, vaya a Cuentas por pagar>Configuración>Captura de facturas.
  2. Selecciona la casilla de verificación Sincronizar todos los proveedores junto a la entidad jurídica incorporada.