Espacio de trabajo de la solución Invoice Capture

2024-10-03

En Invoice Capture, cuando una factura se reconoce AI Builder correctamente y se asigna a los campos de factura, se puede actualizar y validar automáticamente según las reglas antes de convertirla en una factura de proveedor Microsoft Dynamics 365 Finance. Si la factura contiene errores o advertencias, se requiere intervención manual para revisar y corregir la factura.

¿Qué es el visor en paralelo?

El visor de lado a lado proporciona una interfaz intuitiva para ver documentos sin procesar y formularios de factura uno al lado del otro. Utiliza la tecnología de reconocimiento de formularios de Microsoft para extraer automáticamente información del documento sin procesar y completar los campos correspondientes en la página de la factura. El visor también establece una conexión entre los campos de la página y el documento original, para que los usuarios puedan navegar por el documento con un solo toque o clic. Por lo tanto, los usuarios pueden revisar las facturas de manera más eficiente. Cuando los campos de la factura tienen una conexión con los campos que se devuelven AI Builder, aparece un símbolo de globo ocular en el lado izquierdo de los campos. Seleccione el símbolo del globo ocular para colocar y resaltar automáticamente el valor del campo correspondiente en el documento original.

Estas son algunas características clave del visor en paralelo:

Los campos de la página de la factura se rellenan automáticamente con información extraida de documentos sin procesar, usando la la tecnología de reconocimiento de formularios de Microsoft.
Se establece una conexión entre los campos de la página y los documentos sin procesar, para una navegación y revisión sin esfuerzo.
Mensajes para ayudar a los usuarios a corregir errores en la página de la factura, para mejorar la precisión y la eficiencia.
La interfaz se puede cambiar de tamaño para adaptarse a diferentes formatos de factura.
Las listas de búsqueda se recuperan de Dynamics 365 Finance en runtime, para garantizar que la información esté actualizada y sea precisa.
La interfaz es flexible y se adapta a diferentes tipos de facturas.

El encabezado del documento consta de cuatro campos:
- Estado
- Entidad jurídica
- Cuenta del proveedor
- Tipo de factura
Los usuarios pueden actualizar la entidad legal, la cuenta de proveedor y el tipo de factura seleccionando Clasificar factura.
El visor de documentos muestra el documento original. Los controles de la esquina superior derecha permiten a los usuarios ajustar la vista de la página cambiando páginas, acercando o alejando, ajustando el documento a la página o girándolo. Los usuarios pueden cambiar el tamaño de todo el panel arrastrando la línea de cambio de tamaño entre el panel del documento original y el panel de la factura.
El panel de factura contiene diferentes tarjetas que muestran el contexto de la factura.
- La tarjeta Mensaje muestra todos los errores, advertencias y mensajes informativos. Es una sección expandible/plegable en la parte central de la interfaz. Para expandirla, los usuarios seleccionan el símbolo del mensaje. Los usuarios pueden seleccionar qué tipos de mensajes se muestran.
- La tarjeta Encabezado de factura muestra los campos de encabezado que se configuran como visibles a través de grupos de configuración. Los campos que se muestran dependen del tipo de factura seleccionado.
- La tarjeta Líneas de factura muestra la cuadrícula para las líneas de factura. Los campos de línea se personalizan a través de grupos de configuración. Esta tarjeta está oculta si el tipo de factura es Solo encabezado. Se muestra un máximo de cinco líneas de factura por página. Los usuarios pueden navegar por las páginas utilizando los botones de flecha izquierda y derecha en la esquina inferior derecha de la interfaz.
- Las tarjetas Cargos e Impuesto de venta muestran la tabla de cargos e impuestos sobre las ventas en el encabezado del documento. Si no hay líneas de cargos ni líneas de impuestos sobre las ventas, estas tarjetas están ocultas. Los usuarios pueden seleccionar Mostrar más para mostrar las tarjetas, y pueden agregar manualmente cargos e impuestos sobre las ventas seleccionando Agregar.
  - El valor Código de cargos se debe asignar un valor antes de que la factura se pueda transferir a Dynamics 365 Finance. Las líneas de cargos se importarán junto con el encabezado y las líneas de la factura utilizando la entidad de datos Cargos de factura de proveedor.
  - Si el valor del campo Impuesto total sobre las ventas es nulo o cero y se definen varias líneas de impuestos sobre las ventas, la suma del monto del impuesto sobre las ventas se calcula automáticamente y se ingresa en el campo Impuesto sobre las ventas total en el encabezado de la factura. Si el parámetro Validar importe total del impuesto sobre las ventas en Configurar sistema>Administrar regla de procesamiento es habilitado, se valida la coherencia entre la suma del monto del impuesto sobre las ventas y el monto total del impuesto sobre las ventas. Si no se define ninguna línea de impuestos sobre las ventas, se omite la validación.

Estados de factura capturada

Status	Description	Acción
En proceso	La factura ha sido capturada con éxito y actualmente se encuentra en preprocesamiento y validación.	No hace falta realizar ninguna acción.
Capturada	Se produjeron excepciones durante los pasos de preprocesamiento y validación. Se requiere intervención manual para corregir la factura.	Seleccione Clasificar factura, Iniciar revisión o Anular.
En revisión	La factura se está revisando y corrigiendo en el visor de lado a lado.	Seleccione Clasificar factura, Completar revisión o Anular.
Verificada	La factura se ha revisado pero no transferido.	Seleccione Transferir, Clasificar factura, Iniciar revisión o Anular.
Transferido	La factura se ha transferido correctamente a Dynamics 365 Finance.	Abra la factura en Dynamics 365 Finance.
Anulado	La factura ya no es necesaria y está obsoleta.	Seleccione Obsoleta. Cuando selecciona Obsoleta, tanto las facturas capturadas como los archivos recibidos se eliminan permanentemente de Dataverse.
Esperando	La factura se envió a la lista de espera para que el trabajo de automatización en Dynamics 365 Finance pueda recogerla para su posterior procesamiento.	No hace falta realizar ninguna acción.

Ir al visor en paralelo

Puede abrir el visor en paralelo desde dos lugares:

En la lista Facturas capturadas, toque dos veces (o haga doble clic) un registro, o toque una vez (o haga clic una vez) en el número de factura.
En la página Archivos recibidos, seleccione una factura que se haya capturado correctamente y, a continuación, seleccione Ver facturas de captura.

Clasificar facturas capturadas

Asignar una entidad jurídica en la página de lista

En la lista Facturas capturadas, es posible que falte la entidad jurídica porque no se derivó correctamente. La entidad jurídica debe asignarse antes de que se pueda procesar una factura. Los usuarios pueden después revisar las facturas y hacer correcciones.

Seleccione la factura y, a continuación, seleccione Asignar entidad jurídica.
Seleccione la entidad jurídica en la lista desplegable.
Seleccione Guardar.

La asignación correcta de la entidad legal garantiza que los empleados de Proveedores (AP) puedan ver el estado de la factura de la que son responsables.

Clasificar una factura en la página detallada

Para que la factura del proveedor se cree correctamente en Dynamics 365 Finance, las entidades como la entidad legal, la cuenta del proveedor y el número de artículo deben determinarse antes de la transferencia. De estas entidades, la entidad jurídica y la cuenta de proveedor son las más importantes, porque determinan si el tipo de factura derivada es aceptable según la configuración del grupo de configuración asignado.

Si la entidad jurídica y la cuenta del proveedor no están determinadas por la regla de derivación, un usuario debe actualizar estos campos seleccionando Clasificar factura. Un panel lateral que aparece le pedirá al usuario que proporcione la siguiente información:

Entidad jurídica
Cuenta de proveedor
Tipo de factura

La lógica de derivación y validación se vuelve a activar inmediatamente después de que el usuario seleccione Guardar y cerrar.

Proceso de revisión

Un documento de factura que se ha capturado puede requerir una revisión manual debido a errores o advertencias. En el visor en paralelo, el encabezado del documento mostrará un estado de Capturado y la versión actual será Versión original.

La información del encabezado de la factura (entidad jurídica, cuenta de proveedor y tipo de factura) debe estar completa antes de que los usuarios puedan comenzar a revisar la factura.

Cuando un usuario selecciona Iniciar revisión, el campo Estado se actualiza a En revisión y el campo Versión actual se actualiza a Versión modificada. El formulario de factura está entonces en modo de edición.

El empleado de AP puede ingresar valores para el encabezado de la factura. Alternativamente, pueden agregar, editar o eliminar líneas en los campos Líneas de factura, Cargos e Impuesto sobre las ventas. Al seleccionar Eliminar todo, pueden eliminar todas las líneas de la factura.

El empleado de AP puede seleccionar el ícono superior derecho en el panel de vista previa del documento para poner la factura en modo de mapeo. Luego, el empleado de AP puede corregir o agregar la asignación seleccionando el par clave-valor y el campo Factura asignada . Una vez guardados los cambios, el valor se extrae y se aplica al campo de factura correspondiente. Cuando la función de aprendizaje continuo está habilitada, el sistema aprende los cambios y aplica la misma lógica a las facturas del mismo proveedor.

Asignar pares clave-valor con campos

A veces, el modelo precompilado no extrae el valor de la posición correcta del documento para algunos campos. Los usuarios quieren corregir la extracción y dejar que la aplicación extraiga constantemente el valor correcto para las facturas entrantes posteriores que provienen del mismo proveedor y tienen el mismo patrón. Si el valor que se debe extraer se devuelve como un par clave-valor del modelo de IA, esta corrección se realiza Listo en la página de asignación de pares clave-valor. Cuando la característica Aprendizaje continuo está habilitada, el par clave-valor asignación aprende.

La función de asignación de pares clave-valor se aplica cuando se utiliza el modelo precompilado. Si utiliza un modelo de factura personalizado, utilice la asignación de campos personalizados para extraer campos adicionales. Seleccione el icono en la esquina superior derecha del panel de versión preliminar del documento para cambiar las facturas al modo de asignación.

El amarillo claro indica que el par clave-valor ya se ha asignado a los campos de la factura.
El azul claro indica que el par clave-valor aún no se ha asignado a ningún campo de la factura. El empleado de AP puede corregir o agregar la asignación seleccionando el par clave-valor y el campo de factura asignada. Una vez guardados los cambios, el valor se extrae y se aplica al campo de factura correspondiente. Cuando la característica Aprendizaje continuo está habilitada, el sistema aprende los cambios y los aplica a las facturas del mismo proveedor.

Nota

El botón de página de par clave-valor asignación está disponible solo para las facturas que se reciben después de una actualización a la versión 1.1.0.32. No está disponible para las facturas que se recibieron antes de la actualización.

Descargar el documento original de la factura

En el panel de versión preliminar del documento, el botón de descarga puede ayudar a los usuarios a descargar el documento de factura original.

Derivación y validación

Algunos campos de entidad en el visor en paralelo no existen en el documento de factura original, pero son necesarios para generar la factura en Dynamics 365 Finance. Estas entidades se derivan de una combinación de los datos de preparación de la factura reconocidos y los datos maestros de Dynamics 365 Finance.

Las entidades incluyen la entidad jurídica, la cuenta del proveedor, el número de artículo y el código de divisa. Si la derivación de un campo falla, el proceso se detiene.

Entidad jurídica: si se encuentra una regla de asignación activa para la entidad jurídica, esta se selecciona en función del nombre y la dirección de la empresa.
Cuenta del proveedor: a continuación, la cuenta del proveedor se selecciona en función de una regla de asignación activa y una combinación de la entidad jurídica seleccionada y el nombre, la dirección o el número de identificación fiscal del proveedor.
Número de artículo : el número de artículo se deriva en función de los siguientes tres tipos de información:
1. Entidad jurídica derivada
2. Cuenta de proveedor derivada
3. Descripción de artículo o número de artículo externo
código de divisa : el código de divisa debe determinarse antes de que la factura se pueda transferir de Invoice capture a Dynamics 365 Finance. Se implementan diferentes métodos para derivar el código de divisa:
- Si se captura el símbolo de divisa y se puede usar para identificar de forma única el código de divisa, el código de divisa se deriva automáticamente.
- Si una factura está asociada a un pedido de compra (factura de pedido de compra o factura de solo encabezado), la factura y el pedido de compra deben usar el mismo código de divisa. Si no se devuelve ningún código de moneda del resultado del reconocimiento, el código de moneda de la orden de compra se ingresa de forma predeterminada.
- Si desea que una factura de costo derive el código de moneda de los datos maestros del proveedor, seleccione el parámetro Derivar código de moneda para factura de costo en Configurar sistema>Administrar reglas de procesamiento.

Una vez que se derivan los campos, se ejecutan las siguientes comprobaciones de validación adicionales:

Comprobación obligatoria: esta comprobación valida los campos obligatorios para el visor en paralelo. Los usuarios pueden seleccionar qué campos deben ser obligatorios en la página Ajustes de configuración.
Puntuación de confianza: los usuarios pueden establecer los umbrales de advertencia y error para la puntuación de confianza. Esta comprobación se centra en la puntuación de confianza de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que está por debajo de esos umbrales. Se mostrarán mensajes de error o advertencia según el resultado de la validación.
Comprobación existente: esta comprobación valida la existencia de entidades, incluida la entidad jurídica, la cuenta del proveedor, el número de producto, la categoría de compras o el pedido de compra.
Comprobación avanzada: cuando se utiliza un artículo en existencias, los detalles del pedido de compra deben asignarse a la línea de factura.

Cuando el usuario selecciona Derivar y comprobar, se ejecutan los procesos de derivación y validación. Si no hay errores en las facturas, la lógica de validación se llama solo cuando el usuario selecciona Completar revisión o Transferir.

El proceso de derivación ocurre antes del proceso de validación y todas las advertencias o errores provienen del proceso de validación. Las advertencias y los errores se registrarán en el historial de registros. Los usuarios pueden seleccionar Ver historial para revisar los errores.

Nota

La lógica actual de derivación y validación incluye los escenarios más comunes. Se pueden implementar validaciones más específicas a través de la extensión del cliente.

Aprendizaje continuo

Para ayudar a aumentar la tasa de Procesamiento de facturas sin contacto en la captura de facturas, la característica Aprendizaje continuo puede derivar entidades (entidad jurídica, cuenta de proveedor y números de artículo) en función de la asignación de la última factura transferida. También admite la extracción automática de un valor de un par clave-valor y la asignación de ese valor a los campos de factura correspondientes. Cuando hay una entrada en el tarjeta Cargos , Aprendizaje continuo deriva el valor del código Cargos en función del último registro coincidente. La función se puede activar y desactivar en Configurar el sistema>de preferencias del sistema.

Diferencia entre reglas Aprendizaje continuo y asignación

La característica Aprendizaje continuo intenta registrar patrones entre el contexto de la factura y las entidades seleccionadas manualmente inmediatamente después de que la factura se haya transferido correctamente. Las entidades afectadas incluyen la entidad jurídica, la cuenta del proveedor, el número de artículo, el tipo de gasto, el código de cargo y la asignación de pares clave-valor. Actualmente, Aprendizaje continuo comprueba toda la información del encabezado, como el nombre de la empresa, la dirección de la empresa, el nombre del proveedor, la dirección y el número de registro fiscal del proveedor, para determinar el valor de la entidad jurídica y la cuenta del proveedor. Cuando llega la primera factura, los usuarios deben especificar manualmente la entidad jurídica y la cuenta del proveedor si no se pueden derivar correctamente de otras reglas de asignación. Después de revisar las facturas y transferirlas a Dynamics 365 Finance, se registra la relación. Cuando llega una factura que tiene el mismo contexto, Aprendizaje continuo intenta encontrar el mismo patrón y derivar la entidad jurídica y la cuenta del proveedor automáticamente.

Las reglas de asignación son, en cierto modo, un enfoque opcional para derivar el valor de las entidades. Pueden derivar valores de entidad cuando se cumplen las condiciones para todos los campos. Debido a que la carga de mantenimiento es bastante alta, no recomendamos que los clientes utilicen este enfoque. La única excepción es el tipo de gasto. Para el tipo de gasto, recomendamos que los clientes usen el marco de facturas de proveedor pendientes para facturas que no sean de pedido de compra. Para este enfoque, puede definir un tipo de gasto predeterminado (categoría de compras) que se aplica a todas las líneas de facturas de un proveedor específico. Esta categoría de compras asignada se utiliza para derivar la contabilidad de gastos durante la distribución contable en el lado de las aplicaciones de finanzas y operaciones. Puede aumentar la tasa sin contacto para el procesamiento de facturas sin orden de compra.

Desde la perspectiva de una secuencia lógica, Aprendizaje continuo se aplica antes asignación reglas.

Vincular pedidos de compra

Factura solo de encabezado

Cuando el tipo de factura es Solo encabezado, los usuarios pueden Seleccionar uno o varios pedidos de compra en la lista de búsqueda seleccionando Pedido de compra en el encabezado de la factura. La lista muestra todos los pedidos de compra de la misma cuenta de proveedor que tienen un estado de pedido abierto o recibido . Los pedidos de compra reconocidos que no sean válidos aparecen en rojo. Los usuarios deben eliminar estos pedidos de compra seleccionando X antes de Seleccionar pedidos de compra en la lista de búsqueda.

Factura del pedido de compra

Cuando el tipo de factura es una factura de pedido de compra, la relación entre la línea de factura y la línea de compra debe establecerse correctamente en Invoice Capture. Si la línea de compra no se puede derivar automáticamente, el empleado de AP puede establecer manualmente la relación en la página Vincular línea de compra con línea de factura. Para abrir esta página, Seleccione el campo de pedido de compra en el encabezado de la factura o el número de pedido de compra (o número de línea de pedido de compra) en la línea de factura.

En la página Vincular línea de compra con línea de factura, están disponibles las siguientes secciones:

La primera sección muestra la línea de factura seleccionada actualmente.
La sección Líneas de compra disponibles muestra todos los candidatos de línea de compra que coinciden con el artículo (o tipo de gasto) en la línea de factura, en función de criterios específicos. Estos criterios incluyen el pedido de compra, el número de artículo, el tipo de gasto y la descripción del artículo. Las líneas de compra disponibles tienen el mismo signo de cantidad que la línea de factura.
Cuando una línea de factura está vinculada a una línea de compra, se habilita un botón de opción (también llamado botón de opción) para el registro correspondiente y el icono en la parte superior derecha del panel de línea de factura cambia a una marca de verificación verde. Si no hay una línea de compra asociada, se muestra un icono de cruz roja.
Después de confirmar la asociación, la línea de compra vinculada y el número de artículo (o tipo de gasto) se vuelven a escribir en la línea de factura. Además, el pedido de compra en el encabezado de la factura se actualiza en función de los pedidos de compra asociados.

Anular y eliminar una factura

Si la factura contiene errores, los usuarios pueden anularla seleccionando Anular. Una vez que se anula una factura, aparece en la página Capturar facturas (anuladas) y no se puede revisar e incluir de nuevo a menos que se cambie el estado de Anular a Capturar desde Dataverse.

Los usuarios pueden eliminar la factura seleccionando Eliminar. La factura se elimina de forma permanente de Dataverse y no se puede recuperar. Cuando se elimina una factura, también se elimina la entrada vinculada en la página Archivos recibidos .

Transferir una factura

Cuando los usuarios completan su revisión, si la factura no contiene errores, pueden seleccionar Transferir para enviar la factura al entorno de Dynamics 365 Finance conectado.

Si falla la generación de la factura, aparece un mensaje de error.
Si la factura se genera correctamente, el estado de la factura capturada es Completa.

Hay dos formas de transferir la factura completa:

Si la transferencia de factura se activa manualmente, utiliza el modo sincrónico.
Si la transferencia de factura se activa automáticamente a través del proceso sin contacto, se envía a la lista de espera y Transferir facturas desde la captura de facturas procesará las facturas.

Billete

La tarea de automatización de procesos se denomina Transferir facturas desde Captura de facturas. El intervalo de repetición predeterminado de la tarea es una hora. Para modificar esto interno, los administradores pueden ir a Administración del sistema>Configuración>Automatización de procesos>Procesos en segundo plano.