Introducir datos de factura en el sistema de proveedores mediante un diario de aprobación

En este artículo se explica cómo usar el registro de facturas para crear facturas y, después, utilizar el diario de aprobación para actualizar las cuentas de gastos.

Crear y registrar una factura

1. En el panel de exploración, vaya a Módulos > Proveedores > Facturas > Registro de facturas.

2. Seleccione Nuevo.

3. Seleccione el nombre del registro de facturas que desee usar.

4. Seleccione Líneas para abrir el registro y especificar las líneas de gastos.

5. Seleccione un proveedor. Por ejemplo, escriba o seleccione US-104.

6. En el campo Factura, escriba un valor.

7. En el campo Descripción, escriba un valor.

8. En el campo Crédito, escriba un número.

9. En el campo Aprobado por, seleccione un aprobador en el menú desplegable.

   Cuando la función Registro de facturas del proveedor aprobado está habilitada, el empleado de AP puede decidir si el campo Aprobado por es obligatorio. Vaya a Parámetros de proveedores > Factura > Registro de facturas y configure el campo Aprobado por a uno de los siguientes valores:

   • Obligatorio: el campo Aprobado por debe configurarse antes de que se pueda contabilizar el diario de registro de facturas.
   • Opcional: el diario de registro de facturas se puede contabilizar sin aprobación.

10. Seleccione Registrar.

Aprobar una factura

1. En el panel de exploración, vaya a Módulos > Proveedores > Facturas > Aprobación de facturas.
2. Seleccione Nuevo.
3. Seleccione el nombre del diario de aprobación de facturas que desee usar.
4. Seleccione Líneas para mostrar una página donde podrá seleccionar las facturas que desea aprobar.
5. Seleccione Buscar asientos para mostrar todas las facturas que están listas para su aprobación.
6. Marque la factura que ha creado, después haga clic en Seleccionar. Los asientos que seleccionó arriba se mueven en esta lista después de que los seleccione.
7. Seleccione Aceptar.
8. Seleccione el campo del número de cuenta para agregar una cuenta de gastos en la factura.
9. Especifique un número de cuenta y salga del campo con el tabulador. Por ejemplo, escriba 600120.
10. Seleccione Registrar.
11. Seleccione Asiento para ver las entradas que se han registrado. La cuenta de factura pendiente de aprobación se anula y se reemplaza con la cuenta de gastos real.