Flujo de trabajo de cuenta bancaria de proveedor
El flujo de trabajo de aprobación del banco proveedor garantiza que los datos bancarios que envían los proveedores sean seguros, cumplan con los requisitos financieros y estén protegidos contra el fraude. Esta característica ayuda a reducir el riesgo de fraude al detectar y prevenir cambios no aprobados. Las empresas pueden evaluar y aprobar cualquier cambio entrante en la información de la cuenta bancaria de un proveedor y pueden confirmar que los datos bancarios proporcionados cumplen con los estándares y políticas de su organización.
Cuando habilita el flujo de trabajo de la cuenta bancaria del proveedor, puede especificar qué campos requieren aprobación y qué acciones activarán el flujo de trabajo.
Requisitos previos
Para utilizar esta función, su sistema debe cumplir los siguientes requisitos:
- Sus aplicaciones de finanzas y operaciones deben tener la versión 10.0.32 o superior.
- La característica denominada Flujo de trabajo de propuesta de cambio de cuenta bancaria de proveedor debe activarse en Administración de características.
Configurar el flujo de cuenta bancaria del proveedor
Para configurar la función de flujo de trabajo de aprobación del banco del proveedor, siga estos pasos.
Vaya a Proveedores > Configuración > Parámetros de proveedores.
En la pestaña General, en la ficha desplegable Aprobación de cuenta bancaria de proveedor, establezca los siguientes campos:
Aprobación de cuenta bancaria (crear): establezca esta opción en Sí para requerir la aprobación para todos los nuevos registros de cuentas bancarias, independientemente de si se utiliza el cliente web o se importan los registros a través de la entidad de datos. Establezca esta opción en No para permitir a los usuarios crear o importar nuevos registros de cuentas bancarias sin necesidad de aprobación.
Aprobación de cuenta bancaria (actualización): establezca esta opción en Sí para requerir la aprobación cuando un usuario actualice registros de cuentas bancarias existentes utilizando el cliente web. (Se requerirá aprobación solo para los campos donde la casilla de verificación IsEnabled está seleccionada en la cuadrícula de esta ficha desplegable). Establezca esta opción en No para permitir a los usuarios actualizar todos los campos en registros de cuentas bancarias existentes sin necesidad de aprobación.
Comportamiento de entidad de datos (actualización): Seleccione uno de los siguientes valores para especificar el comportamiento que se produce cuando un registro existente se actualiza mediante la importación a través de la entidad de datos. La configuración no afecta las actualizaciones que realiza mediante el cliente web.
- Permitir cambios sin aprobación : la entidad de datos actualizará los valores de todos los campos sin procesar los cambios a través del flujo de trabajo.
- Rechazar cambios : la entidad de datos nunca actualizará los valores de los campos protegidos. La importación fallará si incluye actualizaciones para campos protegidos.
- Crear propuestas de cambio: la entidad de datos actualizará los valores de los campos no protegidos y agregará nuevos valores para los campos protegidos como cambios propuestos . La entidad de datos no iniciará automáticamente el flujo de trabajo y deberá enviar los cambios propuestos según sea necesario.
En la lista de campos de cuenta bancaria del proveedor, active la casilla de verificación IsEnabled para cada campo que requiere aprobación.
En el panel de acciones, seleccione Guardar.
Vaya a Proveedores > Configuración > Flujos de trabajo de proveedores.
En el panel de acciones, seleccione Nueva.
En el cuadro de diálogo Crear flujo de trabajo, seleccione Aprobación de flujo de trabajo para cambio de proveedor propuesto.
La aplicación del editor de flujo de trabajo se abre en el equipo. Úselo para diseñar su flujo de trabajo según sus necesidades. Para obtener más información sobre cómo usar el editor, consulte Información general del sistema de flujo de trabajo y sus artículos relacionados.
Agregar una nueva cuenta bancaria de proveedor y someterla a aprobación
Para usar el cliente web para agregar una nueva cuenta bancaria de proveedor y enviarla para su aprobación, siga estos pasos.
- Vaya a Proveedores > Proveedores > Todos los proveedores.
- Seleccione el proveedor para el que desea crear una cuenta bancaria.
- En el panel Acciones, en la pestaña Proveedor, en el grupo Configurar, seleccione Cuentas bancarias.
- En la página Cuentas bancarias del proveedor, en el Panel de acciones, seleccione Nuevo para crear una cuenta bancaria.
- Rellene todos los campos obligatorios.
- Cuando haya terminado de crear el registro, seleccione Guardar.
- En el Panel de acciones, seleccione Flujo de trabajo > Enviar para enviar los detalles de la nueva cuenta bancaria para su aprobación. El nuevo registro de cuenta bancaria no estará disponible para su uso hasta que un autorizador lo haya aprobado.
Actualizar un registro de cuenta bancaria de proveedor existente y enviarlo para su aprobación
Para usar el cliente web para editar una nueva cuenta bancaria de proveedor existente y enviarla para su aprobación, siga estos pasos.
Vaya a Proveedores > Proveedores > Todos los proveedores.
Seleccione el proveedor para el que desea actualizar la información bancaria.
En el panel Acciones, en la pestaña Proveedor, en el grupo Configurar, seleccione Cuentas bancarias.
En la página Cuentas bancarias del proveedor, en el panel de lista, seleccione la cuenta que desea editar. A continuación, seleccione Editar en el Panel de acciones.
Edite los campos según sea necesario. Cada campo que requerirá aprobación cuando se actualice está marcado (requiere aprobación).
Cuando haya terminado de editar el registro, seleccione Guardar.
Si actualizó al menos un campo que requiere aprobación, el Panel de acciones tiene dos botones nuevos: Cambios propuestos y Flujo de trabajo.
- Para revisar los cambios propuestos, seleccione Cambios propuestos en el Panel de acciones para abrir el cuadro de diálogo Cambios propuestos. Para descartar el valor propuesto para un campo, seleccione Descartar junto a ese campo de la lista. Para descartar todos los cambios, seleccione Descartar todos los cambios en la parte inferior del cuadro de diálogo. Cuando haya terminado, seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
- Para enviar sus cambios para su aprobación, seleccione Flujo de trabajo > Enviar en el Panel de acciones. Sus cambios en los campos protegidos no se actualizarán hasta que un aprobador los haya aprobado.
Seguir el estado de aprobación de una cuenta bancaria de proveedor nueva o actualizada
El encabezado de cada registro de cuenta bancaria de proveedor incluye el campo Estado de revisión que puede usar para realizar un seguimiento del estado de aprobación del registro. En la siguiente tabla se muestran los posibles valores de Estado de revisión y sus significados.
| Estado de revisión | Description |
|---|---|
| Corriente de aire | Este estado indica un nuevo registro de cuenta bancaria que aún no se ha enviado para su aprobación. |
| Aprobado | Este estado indica un registro de cuenta bancaria donde se han aprobado todas las configuraciones nuevas y actualizadas. |
| Aprobado, cambios no enviados | Este estado indica un registro de cuenta bancaria previamente aprobado donde los campos protegidos se han editado pero aún no se han enviado para su aprobación. |
| Aprobados, cambios pendientes | Este estado indica un registro de cuenta bancaria previamente aprobado donde los campos protegidos se han editado pero aún no se han enviado para su aprobación. |
Para ver el historial del flujo de trabajo y seguir el progreso de un registro que está en proceso de aprobación, seleccione Flujo de trabajo > Ver historial en el Panel de acciones.
Aprobar una cuenta bancaria de proveedor nueva o actualizada
Tras el envío de un registro, el flujo de trabajo sigue el proceso de flujo de trabajo estándar. Informa a los aprobadores correspondientes sobre la actualización y los dirige a la página Cuentas bancarias de proveedores, donde pueden realizar las siguientes acciones:
- Para actualizaciones de registros de cuentas bancarias existentes, los aprobadores pueden ver el valor actual y propuesto para cada campo protegido seleccionando Cambios propuestos en el Panel de acciones. El aprobador revisa los cambios y luego selecciona Flujo de trabajo > Aprobar en el Panel de acciones para aprobarlos. Una vez completadas todas las aprobaciones, el sistema actualiza todos los campos con los valores propuestos.
- Para nuevos registros de cuentas bancarias, los aprobadores deben abrir el registro, revisar los detalles de la cuenta bancaria en la página Cuentas bancarias de proveedores y luego seleccionar Flujo de trabajo > Aprobar para aprobar el nuevo registro. Una vez completadas todas las aprobaciones, la nueva cuenta bancaria estará disponible para su uso.
- Para rechazar registros nuevos o actualizados, el aprobador selecciona Flujo de trabajo > Rechazar en el Panel de acciones. El registro vuelve a su estado de revisión previo al envío (Borrador o Aprobado, cambios no enviados), para que se pueda editar y/o reenviar según sea necesario. (Para volver a enviar un registro, el usuario selecciona Flujo de trabajo > Reenviar en el Panel de acciones).
- Para delegar la aprobación a otro aprobador, el aprobador puede seleccionar Flujo de trabajo > Delegar en el Panel de acciones.
- Para cancelar un flujo de trabajo en curso, cualquier usuario puede seleccionar Flujo de trabajo > Cancelar en el Panel de acciones. El registro vuelve a su estado de revisión previo al envío (Borrador o Aprobado, cambios no enviados), para que se pueda editar y/o reenviar según sea necesario. El remitente original podría utilizar esta función para corregir un error.