Opciones de configuración para la automatización de facturas de proveedores

En este artículo se describen las opciones para instalar y configurar la automatización de facturas de proveedores. Las funciones de automatización de facturas utilizan los siguientes tipos de parámetros de configuración:

• Parámetros para la aplicación automática de prepagos en facturas importadas.

• Los parámetros para enviar facturas de proveedores importadas al sistema de flujo de trabajo y hacer coincidir las líneas de recepción de productos registradas con las líneas de facturas de proveedores pendientes.

• Parámetros para tareas de segundo plano de automatización de procesos:

  • Enviar automáticamente facturas de proveedores importadas al sistema de flujo de trabajo.
  • Hacer coincidir automáticamente las líneas de recepción de productos registradas con las líneas de factura de proveedor pendientes.
  • Validar la conciliación de facturas para facturas manuales que se correlacionaron automáticamente con líneas de recepción de productos. Los distintos procesos empresariales usan este marco para definir la frecuencia con la que se ejecuta el proceso seleccionado. Las frecuencias disponibles para los procesos de fondo Hacer coincidir la recepción del producto con las líneas de la factura y Enviar las facturas del proveedor al flujo de trabajo incluyen Hora y Diario.

Para configurar o ver información sobre una tarea en segundo plano, vaya a Administración del sistema>Preparar>Automatizaciones de procesos y seleccione la pestaña Tarea de fondo.

Para lograr una automatización sin intervención manual desde el proceso de importación hasta el registro de facturas de proveedor, configure un flujo de trabajo de facturas de proveedor. Para configurar un flujo de trabajo, vaya a Proveedores>Configuración>Flujos de trabajo de proveedores. Para asegurarse de que la factura se puede procesar de principio a fin sin intervención manual, incluya una tarea de contabilización automatizada en la configuración del flujo de trabajo.

Parámetros para la aplicación automática de prepagos en facturas importadas

• Aplicar automáticamente el pago por adelantado para las facturas importadas : al establecer esta opción en Sí, el sistema busca automáticamente los pagos por adelantado existentes para un pedido de compra correspondiente al importar facturas de proveedor. Si encuentra pagos por adelantado que puede aplicar, agrega una línea adicional para aplicar los pagos por adelantado en las facturas de proveedor que va a importar.
• Bloquear proceso de automatización de seguimiento en caso de error de solicitud de anticipo: cuando esta opción se establece en Sí, las facturas se bloquean si no se puede aplicar un prepago. Al igual que otros procesos automatizados, como el proceso de comparación de recibos y el envío a un proceso de flujo de trabajo, el proceso de automatización de facturas no recogerá las facturas bloqueadas hasta que el prepago se aplique manualmente.

Parámetros para enviar facturas de proveedores importados al sistema de flujo de trabajo

Se usan parámetros específicos para enviar facturas de proveedores importados al sistema de flujo de trabajo. Adicionalmente, se utilizan algunos parámetros para hacer coincidir automáticamente las líneas de recepción de productos registradas con las líneas de factura de proveedor pendientes. En la pestaña Automatización de facturas de proveedores de la página Parámetros de cuentas por pagar, los parámetros que debe establecer se dividen entre las siguientes secciones:

• Flujo de trabajo de facturas de proveedor
• Conciliar automáticamente las recepciones de productos

Los parámetros siguientes están disponibles:

• Enviar automáticamente las facturas importadas al flujo de trabajo:

  • Si establece esta opción en Sí, las facturas se enviarán automáticamente al sistema de flujo de trabajo si completaron el trabajo Asignar recepciones de producto a líneas de factura y si la opción Incluido en el procesamiento automatizado está seleccionada. Al configurar esta opción en Sí, habilita un proceso sin contacto desde los resultados de la importación hasta la publicación. Puede configurar esta opción como Sí solo si se configura un flujo de trabajo de facturas de proveedor activo para su entidad legal. Para configurar un flujo de trabajo, vaya a Proveedores>Configuración>Flujo de trabajo de proveedores.
  • Si establece esta opción en No, debe enviar manualmente facturas al sistema de flujo de trabajo.

• Comprobar estado de conciliación de recepción de producto antes de enviar al flujo de trabajo:

  • Si establece esta opción en Sí, el sistema no puede enviar automáticamente la factura importada al sistema de flujo de trabajo hasta que la cantidad de recibo del producto coincidente sea igual a la cantidad de factura.

  • Si establece esta opción en No, el sistema envía la factura al sistema de flujo de trabajo una vez alcanzado el número de intentos, aunque la cantidad de recibos del producto no sea igual a la cantidad de factura.

    La opción Comprobar estado de conciliación de recepción de producto antes de enviar al flujo de trabajo está disponible solo si la opción Habilitar la validación de coincidencia de facturas está seleccionada. Al seleccionar esta opción, la opción Coincidencia automática de recibos de producto con líneas de factura se establece automáticamente en Sí.

• Hacer coincidir automáticamente los recibos de productos con las líneas de facturación - Si configura esta opción en Sí, el procesamiento en segundo plano se puede utilizar para hacer una coincidencia automática de los recibos de productos registrados con las líneas de factura para las que se define una política de coincidencia de tres vías. Ese proceso se ejecuta hasta que la cantidad recibida del producto coincidente sea igual a la cantidad de la factura, o hasta que se alcance el valor del campo Número de veces que se intenta la coincidencia automática. El proceso se puede ejecutar hasta que la factura se envíe al sistema de flujo de trabajo.

  La opción Hacer coincidir automáticamente los recibos de productos con las líneas de facturación está disponible solo si la opción Habilitar la validación de coincidencia de facturas está seleccionada. Si establece la opción Hacer coincidir las recepciones de producto con las líneas de factura antes de la conciliación automática en Sí, no puede establecer esta opción en No. Para establecer esta opción en No, primero debe establecer la opción Hacer coincidir los recibos de productos con las líneas de la factura antes de que coincidan en No.

• Número de veces que se intenta la coincidencia automática: seleccione el número de veces que el sistema intentará hacer coincidir los recibos de productos con una línea de factura antes de que el proceso falle. Cuando se alcanza el número especificado de intentos, la factura se elimina del procesamiento de automatización.

Incluir las facturas en el proceso de automatización de facturas de proveedores

Cuando está habilita la opción Enviar automáticamente facturas importadas al flujo de trabajo o Hacer coincidir automáticamente los recibos de productos con las líneas de facturación está habilitada (es decir, establecida en Sí), la opción Incluir en procesamiento automatizado aparece en el encabezado de la factura.

• Cuando se importa una factura desde un origen externo, la opción Incluir en procesamiento automatizado se habilita automáticamente. Este comportamiento garantiza que las facturas de proveedor se incorporen al proceso de automatización de facturas de proveedores y que las facturas no se puedan editar.
• Para las facturas creadas manualmente, la opción Incluir en el procesamiento automatizado está deshabilitada de forma predeterminada. Si habilita la opción Coincidencia automática de recibos de producto en líneas de factura , el campo Estado de coincidencia de recibo automatizado se establece inicialmente en No aplicable. Puede habilitar manualmente esta opción para incluir una factura en el proceso de automatización de facturas del proveedor una vez completada la entrada de la factura. El valor del campo Estado de coincidencia de recibo automatizado cambia a No se ha ejecutado todavía. La característica Incluir facturas creadas manualmente en la automatización de facturas controla esta funcionalidad.

Excluir facturas del proceso de automatización de facturas de proveedores

Una factura de proveedor que se incluya en el proceso de automatización de facturas de proveedor se puede excluir de la automatización.

• El usuario puede excluir manualmente la factura deshabilitando la opción Incluir en procesamiento automatizado.

• Si la opción Hacer coincidir automáticamente los recibos de productos con las líneas de facturación está habilitada, la factura se excluye de la automatización en estas condiciones:

  1. La opción Enviar automáticamente facturas importadas al flujo de trabajo está deshabilitada y el campo Estado de coincidencia de recibo automatizad está establecido en Completado, Error o No aplicable.
  2. La opción Enviar automáticamente facturas importadas al flujo de trabajo está habilitada.
  3. La factura no se aprueba una vez que se envía correctamente al sistema de flujo de trabajo.