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Preguntas más frecuentes sobre la automatización del proceso de cobros

En este artículo se responden algunas preguntas más frecuentes sobre la configuración de la automatización del proceso de cobros.

Configuración de automatización del proceso de cobros

Para configurar la automatización del proceso de cobros, siga estos pasos.

  1. Vaya a Clientes>Configuración>Parámetros de clientes. En la pestaña Automatización del proceso de cobros, configure los parámetros para la automatización del proceso de cobros.
  2. Vaya a Crédito y cobros>Configuración>Configuración del proceso de cobros para configurar la jerarquía de automatización del proceso de cobros.

¿La configuración del proceso de cobros sustituye a la secuencia de cartas de cobro?

No, la configuración del proceso de cobros y la secuencia de cartas de cobros funcionan juntas y ambas deben configurarse.

¿El valor de "Días" para la secuencia de cartas de cobros tiene que coincidir con el valor de "Días en relación con la fecha de vencimiento de la factura" para la configuración del proceso de cobros?

No, estos valores no deberían coincidir. El campo Días para la secuencia de cartas de cobros especifica el número de días de gracia permitidos. El período de gracia para la primera carta de cobro depende de la fecha de vencimiento en la factura. El período de gracia para la segunda carta de cobro es posterior a la fecha en que se publica o imprime la carta de cobro anterior. Para obtener más información, consulte Crear una secuencia de cartas de cobro.

En la página Configuración del proceso de cobros, en Detalles el proceso, el campo Días en relación con la fecha de vencimiento especifica el número de días después del vencimiento de la factura. El valor no está en relación con el paso anterior.

¿Se puede ejecutar la automatización del proceso de cobros a partir de una fecha específica?

No, la automatización del proceso de cobros siempre se ejecuta a partir de la fecha actual. Si ocurren errores mientras se está ejecutando, ejecútelo de nuevo. Una vez que la automatización del proceso de cobros se haya ejecutado correctamente, no se volverá a ejecutar el mismo día.

¿Cómo se debe configurar la automatización del proceso de cobros para utilizar una secuencia de cartas de cobros?

La siguiente tabla muestra un ejemplo en el que la secuencia de cartas de cobros está configurada con tres cartas de cobros.

Código de la carta de cobro Description Divisa Días
Carta de cobro 1 Primera notificación USD 1
Carta de cobro 2 Segunda notificación USD 6
Cobro Notificación final USD 7

El proceso Crear cartas de cobro crea la primera carta de cobro un día después de la fecha de vencimiento. Crea la segunda carta de cobro seis días después de la primera carta de cobro (es decir, siete días después de la fecha de vencimiento). Crea la carta de cobro final siete días después de la segunda carta de cobro (es decir, 14 días después de la fecha de vencimiento).

En la página Configuración del proceso de cobros, establezca el campo Tipo de acción en Carta de cobro para crear las cartas de cobro utilizando la secuencia de cartas de cobro descrita anteriormente.

Description Tipo de acción Documento empresarial Cuando Días en relación con la fecha de vencimiento de la factura Destinatario
Primer aviso Carta de cobro Cobro por cliente Después de la fecha de vencimiento de la factura 1 Ningunjo
Segundo aviso Carta de cobro Cobro por cliente Después de la fecha de vencimiento de la factura 7 Ningunjo
Aviso final Carta de cobro Cobro por cliente Después de la fecha de vencimiento de la factura 14 Ningunjo

Cuando utiliza la automatización del proceso de cobros, las cartas de cobros se crean por cliente, no por transacción.

No puede elegir un documento empresarial como Carta de cobro 1, porque este documento está configurado en la secuencia de cartas de cobro y se está utilizando. La automatización del proceso de cobro solo identifica qué paso (proceso) se debe realizar. La secuencia de cartas de cobro se utiliza para crear las cartas de cobro.

¿Por qué el resultado de la simulación del proceso muestra solo "Carta de cobro"? ¿Este resultado significa que se creó la notificación final?

No, se creó una carta de cobro según la secuencia de cartas de cobro. Cuando se ejecuta la automatización del proceso de cobro, identifica qué paso del proceso se debe realizar, en función de la factura vencida más antigua. Si ese paso es una carta de cobro, se utiliza la secuencia de la carta de cobro. Los resultados no indican qué carta de cobro se creó.

Para la configuración que se describió anteriormente, las cartas de cobro se crean en función de la fecha en que se ejecuta la automatización del proceso de cobro.

  • Si la automatización del proceso de cobros se ejecuta el 16 de enero, crea la primera carta de cobro, porque la fecha es un día posterior a la fecha de vencimiento de la factura.
  • Si la automatización del proceso de cobros se ejecuta el 22 de enero, crea la segunda carta de cobro, porque la fecha es siete días posterior a la fecha de vencimiento de la factura.
  • Si la automatización del proceso de cobros se ejecuta el 29 de enero o posterior, crea la carta de cobro final, porque la fecha es 14 días posterior a la fecha de vencimiento de la factura.

¿Por qué la automatización del proceso de cobros omitió la creación de cartas de cobros y realizó solo el último paso, como crear una actividad?

Se agregó un nuevo parámetro en Microsoft Dynamics 365 Finance versión 10.0.39 para solucionar este problema. En el ejemplo siguiente se muestra la situación.

Los pasos de la automatización del proceso de cobro se establecen de la siguiente manera.

Description Tipo de acción Documento empresarial Cuando Días en relación con la fecha de vencimiento de la factura Reclamación previa Destinatario
Reclamación previa Correo Definido por el usuario Antes de la fecha de vencimiento de la factura 5 Ningunjo
Primer aviso Carta de cobro Cobro por cliente Después de la fecha de vencimiento de la factura 1 Ninguno Ningunjo
Segundo aviso Carta de cobro Cobro por cliente Después de la fecha de vencimiento de la factura 7 Ninguno Ningunjo
Aviso final Carta de cobro Cobro por cliente Después de la fecha de vencimiento de la factura 14 Ninguno Ningunjo
Crear actividad Actividad Definido por el usuario Después de la fecha de vencimiento de la factura 15 Ninguno Ningunjo

La factura del cliente vence el 15 de enero. En la configuración del proceso de cobros, se agregan dos pasos adicionales: Correo electrónico y Actividad.

  • Si la automatización del proceso de cobros se ejecuta el 10 de enero, se envía un correo electrónico al cliente como recordatorio de que vence una factura. Este paso es el paso previo a la reclamación.
  • Si el estado de cobro de la factura ha cambiado a Con conflicto o Con compromiso de pago, la automatización del proceso de cobro omite esa factura. durante el procesamiento. Si el estado de cobro ha cambiado a Resuelto o Compromiso de pago roto y la factura está cencida, la automatización del proceso de cobros recoge la factura. El 24 de enero (cuando la factura lleva nueve días vencida), se actualiza el estado y la automatización del proceso de cobro ejecuta el paso más próximo a esa fecha. Ese paso es el paso Segundo aviso.
  • Si el estado de cobros se actualiza el 2 de febrero (cuando la factura tiene 17 días de vencimiento), el paso más cercano es Crear actividad. En ese caso, solo se crea una actividad.
  • Si desea que la automatización del proceso de cobros comience con el primer paso que sea relevante, seleccione la opción Paso de seguimiento en automatización del proceso de cobros en la página Automatización del proceso de cobros. En este ejemplo, el primer paso relevante es Primer aviso. Por tanto, la primera carta de cobro se envía el 2 de febrero. La automatización del proceso de cobros sigue ejecutándose. Crea las cartas de cobro restantes y la actividad, según la fecha del 2 de febrero.

¿Por qué la casilla Usar paso de seguimiento está atenuada cuando estoy configurando los detalles del proceso?

Mientras configura el proceso de cobro, puede seleccionar la casilla Usar paso de seguimiento en el nivel de jerarquía. Si llega al paso de detalles del proceso y desea habilitar el paso de seguimiento, rehaga la jerarquía del proceso.