Ejemplo de proceso de cartas de cobro

Este artículo analiza un ejemplo que muestra el proceso de creación, impresión y publicación de cartas de cobranza. El ejemplo se basa en la opción Ignorar los pagos y las notas de crédito al calcular el código de la carta de cobro en Crédito y cobros. Utiliza datos de la empresa de demostración USMF y de un nuevo cliente, US-045.

Para empezar, vaya a Clientes > Clientes > Todos los clientes, seleccione Nuevo e introduzca la información requerida para crear el cliente US-045.

Cuando haya terminado, siga estos pasos.

1. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Configurar secuencia de letras de cobro y configure la secuencia de cartas de cobro como se muestra en la siguiente tabla, que está asignada al perfil de contabilización del cliente.

Código de la carta de cobro	Descripción	Divisa	Cuenta principal	Cuota en divisa	Mínimo sobre	Bloque de días
Carta de cobro 1	Primera notificación	USD		0,00	0,00	2
Carta de cobro 2	Segunda notificación con cargo	USD	403150	20.00	10,00	3
Colección	Notificación final con cargo	USD	403150	50.00	100.00	15

La siguiente ilustración muestra la información que está en la tabla, tal como aparecería en la página Cartas de cobro.

Ahora debe establecer los dos parámetros necesarios para este ejemplo.

2. Vaya a Crédito y cobros > Configuración > Parámetros de clientes y siga estos pasos:

   1. En la pestaña Cobros, establezca la opción Ignorar los pagos y las notas de crédito al calcular el código de la carta de cobro en Sí.
   2. Asegúrese de que el campo Crear carta de cobro por está configurado en Cliente.

   

3. Vaya a Clientes > Facturas > Todas las facturas de servicios, seleccione Nuevo y luego siga estos pasos:

   1. En el campo Cuenta de cliente, seleccione US-045.
   2. En el campo Fecha de factura, especifique 1/15/2021.
   3. En el campo Fecha de vencimiento, escriba 16/1/2021.
   4. En la ficha desplegable Líneas de factura, en el campo Cuenta principal, introduzca 401100.
   5. En el campo Precio unitario, escriba 500.00.
   6. Seleccione Registrar.

   Ahora debe introducir dos notas de crédito para el cliente.

4. Seleccione Nueva y, a continuación, siga estos pasos:

   1. En el campo Cuenta de cliente, seleccione US-045.
   2. En el campo Fecha de factura, especifique 1/15/2021.
   3. En el campo Fecha de vencimiento, escriba 16/1/2021.
   4. En la ficha desplegable Líneas de factura, en el campo Cuenta principal, introduzca 401100.
   5. En el campo Precio unitario, escriba -100,00.
   6. Seleccione Registrar.

5. Repita el paso 4, pero introduzca -200,00 en el campo Precio unitario.

6. Vaya a Clientes > Clientes > Todos los clientes y seleccione el cliente US-045. En el Panel de acciones, seleccione Transacciones > Transacciones para revisar las transacciones del cliente que registró anteriormente.

   

   Ahora debe crear cartas de cobro para el cliente US-045.

7. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Crear cartas de cobro, y siga estos pasos:

   1. Seleccione las opciones Factura y Nota de crédito en Sí.

      Por defecto, el campo Carta de cobro debe establecerse en Cobro por cliente.

   2. En el campo Fecha de carta de cobro, especifique 19/1/2021.

   3. En la ficha desplegable Registros a incluir, seleccione Filtrar y, en el campo Cuenta de cliente, agregue al cliente US-045.

   4. Seleccionar Aceptar.

   5. Seleccione Aceptar para crear cartas de cobro.

8. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Revisar y procesar cartas de cobro, y siga estos pasos:

   1. Tenga en cuenta que el código de la carta de cobro tanto en el encabezado como en las líneas de transacción es Carta de cobro 1, porque esta carta de cobro es la primera carta de cobro de la secuencia. (Para ver las líneas de transacción, es posible que deba seleccionar la ficha desplegable Transacciones).

   

   2. En el panel de acciones, seleccione Registrar.
   3. En el campo Fecha de registro, especifique 19/1/2021.

   Ahora debe crear cartas de cobro de nuevo para el cliente US-045.

9. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Crear cartas de cobro, y siga estos pasos:

   1. Seleccione las opciones Factura y Nota de crédito en Sí.

      Por defecto, el campo Carta de cobro debe establecerse en Cobro por cliente.

   2. En el campo Fecha de carta de cobro, especifique 23/1/2021.

   3. En la ficha desplegable Registros a incluir, seleccione Filtrar y, en el campo Cuenta de cliente, agregue al cliente US-045.

   4. Seleccionar Aceptar.

   5. Seleccione Aceptar para crear cartas de cobro.

10. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Revisar y procesar cartas de cobro, y siga estos pasos:

    1. Observe que el código de la carta de cobro en el encabezado es Carta de cobro 2.

Los códigos difieren porque la opción Ignorar los pagos y las notas de crédito al calcular el código de la carta de cobro está en Sí.

2. No registre esta carta de cobro.

3. Vaya a Crédito y cobros > Configuración > Parámetros de clientes y, en la pestaña Cobros, establezca la opción Ignorar pagos y notas de crédito al calcular el código de la carta de cobro en No.

   

   Ahora debe crear cartas de cobro de nuevo para el cliente US-045.

4. Vaya a Crédito y cobros > Carta de cobro > Crear cartas de cobro, y siga estos pasos:

   1. Seleccione las opciones Factura y Nota de crédito en Sí.

      Por defecto, el campo Carta de cobro debe establecerse en Cobro por cliente.

   2. En el campo Fecha de carta de cobro, especifique 23/1/2021.

   3. En la ficha desplegable Registros a incluir, seleccione Filtrar y luego, en el campo Cuenta de cliente, agregue al cliente US-045.

   4. Seleccione Aceptar.

   5. Seleccione Aceptar para crear cartas de cobro.

5. Vaya a Créditos y cobros > Carta de cobro > Revisar y procesar cartas de cobro y observe que el código de la carta de cobro tanto en el encabezado como en las líneas de transacción es Carta de cobro 2.

   

   Los mismos códigos aparecen en ambos lugares porque la opción Ignorar los pagos y las notas de crédito al calcular el código de la carta de cobro está en No.