Usar flujos de trabajo de aprobación de arrendamiento

Este artículo explica cómo utilizar los flujos de trabajo para aprobar arrendamientos de activos y cómo realizar un seguimiento del estado y el historial de los flujos de trabajo. Los flujos de trabajo ayudan a dar coherencia a la gestión de las aprobaciones de arrendamientos al proporcionar un conjunto estándar de pasos de aprobación y asignar usuarios específicos que aprueban cada paso del proceso. Un aprobador puede aprobar un arrendamiento, rechazarlo, solicitar un cambio o asignarlo a otro usuario para su aprobación. Los flujos de trabajo también pueden brindar más visibilidad al proceso de aprobación al permitirle rastrear su estado e historial. Además, puede ver una lista de trabajo centralizada que enumera las tareas y aprobaciones asignadas a aprobadores específicos.

Antes de utilizar este procedimiento, asegúrese de que se haya creado al menos un flujo de trabajo de aprobación de arrendamiento. Si no existe ningún flujo de trabajo, cree uno. Para obtener información sobre cómo configurar un flujo de trabajo, consulte Configurar flujos de trabajo de aprobación de arrendamiento.

1. Envíe un arrendamiento para su aprobación. En la página Detalles del libro del arrendamiento, seleccione Flujo de trabajo y luego seleccione Enviar.

2. En el cuadro de diálogo que aparece, puede agregar un comentario. El aprobador designado verá este comentario junto con el arrendamiento. Cuando haya terminado de introducir el comentario, seleccione Enviar. El arrendamiento se envía al sistema de flujo de trabajo y el aprobador lo recibe para su aprobación.

3. Para ver los arrendamientos que están designados para aprobación, vaya a Módulos > Común > Elementos de trabajo > Elementos de trabajo asignados a mí.

4. En la página Elementos de trabajo asignados a mí, seleccione el vínculo Id. de arrendamiento para el arrendamiento que desea ver. La página que aparece depende de los libros de arrendamiento y los detalles de arrendamiento a los que tiene acceso.

5. Cuando haya terminado de ver el arrendamiento, seleccione Flujo de trabajo y decida qué acción se debe tomar. Las opciones incluyen Aprobar, Rechazado, Solicitar cambio, Delegar y Cancelado. También puede seleccionar Ver historial para ver el historial de aprobaciones del arrendamiento seleccionado.

6. Después de haber seleccionado una acción, introduzca un comentario para describir la acción. Cuando haya terminado de introducir el comentario, seleccione la acción Aprobado en la lista.

7. Para ver las acciones de aprobación, vuelva a la paágina Detalles del arrendamiento de la página Resumen de arrendamiento y luego seleccione Flujo de trabajo > Ver historial.

   Puede ver las actividades del flujo de trabajo en la página Historial de flujo de trabajo. Esta página muestra los pasos del flujo de trabajo que se han realizado en el arrendamiento específico. También puede utilizar el campo Elementos de trabajo para ver el estado de los elementos de trabajo asignados.

8. Para detener un flujo de trabajo, en la página Historial de flujo de trabajo, seleccione Recuperar. En el cuadro de diálogo que aparece, introduzca un comentario y luego seleccione Aceptar.

9. Para desactivar un flujo de trabajo o para activar un flujo de trabajo creado previamente, vaya a Arrendamiento de activos > Configurar > Flujo de trabajo de arrendamiento. Entonces, en la página Flujo de trabajo de arrendamiento, seleccione Flujo de trabajo > Versiones. Para dejar inactivo un flujo de trabajo actual, seleccione el arrendamiento activo en el cuadro de diálogo de versión de arrendamiento y, a continuación, seleccione Dejar inactivo. Para activar un flujo de trabajo existente, seleccione el flujo de trabajo y luego seleccione Activar.