Caja en metálico

Este artículo proporciona información sobre la funcionalidad de transacción de efectivo que amplía las funciones de localización existentes como una función global para todos los países y regiones. Para más información, vea transacción de efectivo para Europa del Este y Rusia.

Puede utilizar la funcionalidad de efectivo para automatizar las operaciones de recibos y gastos de efectivo, así como la creación de documentos primarios y la impresión de informes relacionados.

La transacción de efectivo realiza las siguientes acciones:

• Contabilizar la recepción y el gasto de los activos en efectivo disponibles.
• Generar formularios de efectivo típicos. Ejemplos incluyen comprobantes de reembolso de efectivo, Comprobantes de desembolso de efectivo y el diario de registro de comprobantes de efectivo.
• Controlar el monto máximo de efectivo permitido para clientes o proveedores.
• Reflejar operaciones de efectivo en varias monedas.
• Convierta los montos de las operaciones en efectivo en moneda extranjera a la moneda predeterminada para proporcionar informes contables.

Requisitos previos

Antes de que su organización pueda usar la funcionalidad de caja en metálico, debe tener los siguientes requisitos previos:

• Habilitar transacción de efectivo.

• Configurar los elemenetos siguientes:

  • Cuentas de efectivo
  • Perfiles de contabilización de efectivo
  • Secuencias numéricas para numeración de documentos de caja
  • Valores predeterminados para los parámetros de gestión de efectivo y bancos
  • Nombres de diarios de caja en el libro mayor

Habilitar transacción de efectivo

Para habilitar la transacción de efectivo, siga estos pasos.

1. En Gestión de funciones, habilite la marca de función de transacción de efectivo.
2. Vaya a Parámetros de gestión de efectivo y bancos>Caja y seleccione Habilitar transacción de efectivo.

Configurar cuentas de anticipo

Para establecer cuentas de efectivo, siga estos pasos.

1. Vaya a Gestión de efectivo y de banco>Transacción de efectivo>Cuentas de efectivo.

2. Especifique la siguiente información.

   Campo	Description
   Efectivo	Introduzca un código que identifique la cuenta de caja (efectivo).
   Name	Escriba una descripción de la cuenta de caja.
   Divisa	Seleccione el código de moneda predeterminado para transacciones en efectivo.
   Grupo de secuencias numéricas	Si la numeración de los documentos en efectivo difiere de la numeración especificada en los parámetros, ingrese un código.
   Más divisas	Seleccione esta casilla de verificación para permitir que se registren monedas que difieren de la moneda contable.
   Efectivo negativo	Seleccione esta casilla de verificación para permitir saldos de efectivo negativos en cualquier moneda.

Para configurar reglas de control de saldo de efectivo para una cuenta de efectivo, siga estos pasos.

1. Seleccione la cuenta de efectivo.

2. En la pestaña Cuenta de efectivo, en la sección Límite de saldo, seleccione Límite de saldo y luego ingrese la siguiente información.

   Campo	Description
   Tipo de divisa	Seleccione el tipo de divisa: Divisa de contabilidad: utilice el código de divisa básica de la empresa. Divisa indicada: utilice un código de moneda que difiera del código de moneda básico de la empresa.
   Divisa	Si seleccionó Moneda indicada en el campo Tipo de moneda, seleccione un código de moneda. Este campo no está disponible si seleccionó Moneda de contabilidad en el campo Tipo de moneda.
   Tio de límite de saldo	Seleccione el tipo de límite de saldo: Máximo: el saldo de efectivo no debe exceder el límite de saldo de la cuenta de efectivo (límite superior). Mínimo: el saldo de efectivo no debe se inferior al límite de saldo de la cuenta de efectivo (límite inferior).
   Comprobar el límkite de saldo	Seleccione lo que ocurre durante el proceso de aprobación de documentos de efectivo si el Límite de saldo supera el importe de la cuenta de efectivo: Aceptar: se puede superar el límite. Advertencia: se puede superar el límite, pero el usuario recibe un mensaje de advertencia. El documento de caja está confirmado o aprobado. Error: no se puede superar el límite y el usuario recibe un mensaje de error. El documento de caja no está confirmado o aprobado. Para obtener más información sobre el proceso de aprobación de documentos en efectivo, consulte la sección Aprobación y contabilización de transacciones en efectivo, más adelante en este artículo.
   Límite de saldo	Introduzca un límite para el saldo de la cuenta de efectivo. El monto debe estar en la moneda que usted especificó.

Configurar perfiles de registro de caja

Los perfiles de contabilización de efectivo definen contabilizaciones en el libro mayor. Para configurar un perfil de contabilización de efectivo, siga estos pasos.

1. Vaya a Gestión deefectivo y bancos>Configuración>Perfiles de contabilización de efectivo.

2. Seleccione o cree un perfil de publicación e ingrese la siguiente información.

   Campo	Description
   Válido para	Seleccione si el perfil de contabilización se aplica a una cuenta de efectivo específica o a todas las cuentas de efectivo: Tabla: si hay una línea de perfil de contabilización para la cuenta de efectivo, esa línea se utiliza para la contabilización de transacciones en efectivo. Todo: no existe una línea de perfil de contabilización para la cuenta de efectivo.
   Efectivo	Si seleccionó Tabla en el campo Valido para, especifique la cuenta de efectivo. Este campo permanece en blanco si seleccionó Todo en el campo Valido para.
   Cuenta principal	Ingrese el número de la cuenta principal que se utilizará como cuenta de resumen para la cuenta de efectivo.

Configurar secuencias numéricas para documentos de efectivo

Para configurar secuencias numéricas para documentos de efectivo, siga estos pasos.

1. Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Configurar>Parámetros de gestión de efectivo y bancos.
2. En la pestaña Secuencia numérica, especifique los códigos de secuencia numérica para los Recibos de reembolso en efectivo, Resguardos de desembolso de efectivo, Vale de corrección de efectivo y referencias de Ajuste cambiario.

Configurar valores predeterminados para los parámetros de gestión de efectivo y bancos

Para configurar valores predeterminados para los parámetros de gestión de caja y banco para transacción de efectivo, siga estos pasos.

1. Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Configurar>Parámetros de gestión de efectivo y bancos.

2. En la ficha Efectivo, especifique la información siguiente.

   Campo	Description
   Efectivo	Seleccione la cuenta de efectivo predeterminada en los diarios.
   Contabilización de efectivo	Introduzca el perfil de contabilización de efectivo predeterminado que se usa si no se especifica ningún otro perfil de contabilización.
   Comprobar el asiento utilizado	Seleccione qué ocurre si se encuentran números duplicados durante la verificación del número de documento de efectivo: Rechazar el duplicado Rechazar las copias dentro del ejercicio Aceptar duplicados Atención en caso de duplicados
   Comprobar el límite de las operaciones	Seleccione qué ocurre si se excede el límite de operaciones con contraagentes: Aceptar: se puede superar el límite. Advertencia: se puede superar el límite, pero el usuario recibe un mensaje de advertencia. Se ha registrado la operación. Error: no se puede superar el límite y el usuario recibe un mensaje de error. No se ha registrado la operación.
   Método de validación	Seleccione el método de validación que se utiliza para controlar los montos límite excedidos para las operaciones: Operación: la validación se realiza para cada transacción. Acuerdo: la validación se realiza para cada transacción para la que existe un contrato que tiene un contratista.
   Límite de las operaciones	Ingrese el monto máximo que se permite para operaciones con contraagentes en efectivo.
   Registrar en fecha anterior	Seleccione esta casilla de verificación para habilitar que las transacciones en efectivo se registren antes de la última fecha de la transacción en efectivo.
   Dimensiones	Ingrese las dimensiones en los campos Código de departamento, Código analítico y Código de propósito. La página de impresión de documentos en efectivo refleja esta información.
   Utilizar estado de confirmación	Seleccione esta casilla de verificación para utilizar un estado adicional, Confirmado, durante el proceso de aprobación de documentos de efectivo.

Configurar nombres de diarios de caja en el libro mayor

Para crear un diario para la contabilización de transacciones en efectivo, siga estos pasos.

1. Vaya a Contabilidad general>Configuración de diario>Nombres de diarios y crear un registro.
2. En el campo Tipo de diario, especifique Efectivo. Defina otros parámetros de diario predeterminados según sea necesario.

Operaciones diarias de efectivo a través de un diario Slip

Para crear un documento a través de un diario de recibo, siga estos pasos.

1. Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Transacción de efectivo>Diario de recibos y cree un diario.

2. En el panel de acciones, seleccione Líneas.

3. Agregue una línea e introduzca la siguiente información.

   Campo	Description
   Fecha	Especifique la fecha de la transacción.
   Cuenta	Seleccione la cuenta de efectivo. De forma predeterminada, una cuenta de efectivo se especifica en los parámetros de Gestión de efectivo y banco.
   Description	Escriba texto para la transacción.
   Debe, Haber	Ingrese el monto del documento en efectivo en uno de estos campos: Débito: utilice este campo para registrar recibos de efectivo y un comprobante de reembolso de efectivo. Crédito: utilice este campo para registrar gastos de efectivo y un comprobante de desembolso de efectivo.
   Tipo de cuenta, cuenta de contrapartida	Seleccione el tipo de cuenta de contrapartida y un número de cuenta de contrapartida.
   Divisa	Seleccione el código de divisa de la transacción.
   Comprobante	Este campo se establece en función de la configuración del diario.
   Número de pedido	Si no se configura ninguna secuencia numérica para la cuenta de efectivo, este campo se define automáticamente, según la secuencia numérica especificada en los parámetros. Puede ingresar manualmente un número de pedido en este campo. Para ayudar a evitar incoherencias en la numeración de documentos de caja, se aplica el siguiente control: el número de un documento de caja que tiene una fecha de operación anterior no puede ser mayor que el número de un documento de caja que tiene una fecha de operación posterior. Si no necesita este control, seleccione la casilla de verificación Contabilización en fecha anterior en los parámetros de Gestión de efectivo y banco.
   Estado de aprobación	El primer estado de la transacción es Ninguno. Para obtener información sobre cómo configurar el estado de la transacción, consulte la sección Aprobación y publicación de transacciones en efectivo.
   Tipo de documento	Este campo en la pestaña Pedido en efectivo se establece automáticamente, según el monto que ingresó para el documento en efectivo: Comprobante de reembolso de efectivo: este valor se utiliza si ingresó un monto en el campo Débito para la cuenta de efectivo. Comprobante de desembolso de efectivo: este valor se utiliza si ingresó un monto en el campo Crédito para la cuenta de efectivo. Corrección : ingresó un monto negativo en el campo Débito o en el campo Crédito . campo para la cuenta de efectivo.
   Grupo de impuestos	Especifique un grupo de impuestos sobre las ventas para calcular los impuestos sobre la operación.
   Grupo de impuestos de artículos	Especifique un grupo de impuestos sobre las ventas del artículo para calcular los impuestos sobre la operación.
   Motivo	En este campo de la pestaña Pedido en efectivo, ingrese texto para describir el asunto de la transacción. Este texto se imprime en la página de informe del recibo de caja.
   Fecha de documento	Ingrese la descripción, el número y la fecha del documento principal que es el motivo de la transacción (por ejemplo, informes anticipados, factura o pedido).
   Tipo representantivo	Este campo puede tener los valores siguientes: Trabajador: si el campo Cuenta de compensación está configurado en Libro mayor o Banco, la búsqueda Representante contiene una lista de empleados. Si el campo Cuenta de compensación está configurado en Cliente o Proveedor, la búsqueda Representante contiene una lista de las personas de contacto del contraagente. Para configurar representantes, vaya a Básico>Configuración>Contactos>Persona de contacto. Otro: la búsqueda representantiva contiene una lista de otros clientes. Para configurar receptores que no aparecen en la tabla Clientes o Proveedores, vaya a Libro mayor>Receptores. Nota: Este tipo de representante está disponible solo para Letonia. (La clave de configuración CSELatvia debe estar habilitada.) Proveedor: la búsqueda representantiva contiene una lista de proveedores. Para configurar proveeodres, vaya a Proveedores>Proveedores. Cliente: la búsqueda representativa contiene una lista de clientes. Para configurar los clientes, vaya a Clientes>Clientes.
   Representante	Seleccione un representante del tipo que especificó en el campo Tipo representativo.
   Nombre de la persona	Este campo se configura automáticamente, según los valores de Cuenta de compensación y Representante. La página de impresión de recibos de efectivo refleja esta información.
   Resto	El importe restante que se calcula. Tenga en cuenta que el monto total de la transacción debe asignarse a los códigos de destino.
   Perfil de registro	Introduzca el perfil de contabilización de la cuenta de efectivo. De forma predeterminada, se utiliza el perfil de contabilización especificado en los parámetros de Gestión de caja y banco.
   Perfil de contabilización del compensación	Introduzca el perfil de contabilización de la cuenta de compensación seleccionada.
   Tiempo total	En la sección Importe total en la parte inferior de la página, el campo Reimb muestra el total que se calcula. para todos los recibos de reembolso de efectivo que se ingresan en el diario actual, y el campo Disb muestra el total de todos los recibos de desembolso de efectivo. El campo Disb muestra el total de todos los comprobantes de desembolso de efectivo.

Para revisar las entradas del diario, en el Panel de acciones, seleccione Validar.

Operaciones diarias de efectivo a través de un diario General

Para crear una transacción de efectivo a través de un diario general, siga estos pasos.

1. Vaya a Contabilidad general>Movimientos de diario>Diarios generales y cree un diario.

2. En el panel de acciones, seleccione Líneas.

3. Agregue una línea e introduzca la siguiente información.

   Campo	Description
   Fecha	Especifique la fecha de la transacción.
   Tipo de cuenta	Seleccione Caja en metálico.
   Cuenta	Seleccione el número de cuenta de efectivo.
   Texto de la transacción	Escriba texto explicatorio de la transacción.
   Debe, Haber	Ingrese el monto del documento en efectivo en uno de estos campos: Débito: utilice este campo para registrar recibos de efectivo y un comprobante de reembolso de efectivo. Crédito: utilice este campo para registrar gastos de efectivo y un comprobante de desembolso de efectivo.
   Tipo de cuenta, cuenta de contrapartida	Seleccione el tipo de cuenta de contrapartida y un número de cuenta de contrapartida.
   Divisa	Seleccione el código de divisa de la transacción.

En la pestaña Factura, especifique perfiles de publicación para la cuenta seleccionada y la cuenta de contrapartida. Si la transacción registrada es un pago por adelantado, en la pestaña Pago, seleccione la casilla de verificación Pago por adelantado. En la sección Representante, configure los campos para imprimir en el informe Caja. Para revisar las entradas del diario, en el Panel de acciones, seleccione Validar.

Aprobación y publicación de transacciones en efectivo

Para transacciones en efectivo, se pueden aplicar los siguientes estados:

• Ningunjo
• Confirmado
• Aprobada
• Rechazadas

Un parámetro Utilizar estado de confirmación está disponible en la ficha desplegable Aprobación de la pestaña Efectivo en Gestión de efectivo y bancos>Configuración>Parámetros de gestión de efectivo y bancos para activar dos estados adicionales: Confirmado y Rechazado.

La confirmación es apropiada cuando se emiten documentos de efectivo y los recibos o gastos de efectivo se comparten entre dos empleados: un contable y un cajero. La función Restablecer estado cambia el estado actual de la transacción. Aprobado se convierte en Confirmado y Confirmado se convierte en Ninguno. Los asientos del diario de caja solo se pueden editar cuando el estado es Ninguno. Las transacciones en efectivo solo se pueden rechazar cuando el estado de la transacción es Confirmado.

• Para confirmar una transacción, seleccione la línea del diario de recibo correspondiente y luego seleccione Aprobación de documentos>Confirmar. Se genera un número de pedido basado en la secuencia numérica especificada. El estado de la transacción cambia a Confirmado y ya no puede editar la línea del diario. El saldo de la cuenta de caja se mantiene sin cambios.
• Para rechazar un documento de efectivo, seleccione Aprobación de documentos>Rechazar. Esta opción está disponible solo para documentos que tienen el estado Confirmado .
• Para aprobar una transacción, seleccione la línea del diario de recibo correspondiente y luego seleccione Aprobación de documentos>Aprobar. El estado Aprobado indica que se recibieron o gastaron fondos en efectivo. Se modifica el saldo de caja. La transacción de caja se puede registrar.
• Para cancelar un estado Aprobado y restablecer el estado a Ninguno, seleccione Aprobación de documentos>Restablecer estado. Solo se pueden registrar transacciones de caja. Para publicar un diario, seleccione Registrar>Registrar.
• Los diarios con documentos Rechazados se pueden registrar, pero no generarán asientos para estas transacciones. Todos los documentos rechazados se registran y están disponibles para su revisión en la página Transacciones en efectivo.

Tareas periódicas

Para completar las siguientes tareas, vaya a Gestión de efectivo y bancos>Tareas periódicas.

Tarea periódica	Description
Comprobar el límkite de saldo	Verifique el saldo de la cuenta de efectivo seleccionada en la fecha especificada y muestre el resultado en un mensaje informativo. Sólo las transacciones aprobadas pueden contarse en el cálculo del saldo.
Recálculo del saldo de efectivo	Utilice esta tarea para confirmar que los saldos del libro mayor de las cuentas de efectivo coincidan con el saldo de efectivo.
Revalorización de divisa extranjera (efectivo)	Utilice esta tarea para asegurarse de tener un saldo adecuado en la moneda predeterminada en la fecha del informe cuando las operaciones se ingresan en monedas extranjeras. Utilice la función Filtro en la pestaña Registros para incluir para especificar la cuenta de efectivo para la que se ejecutará la tarea. En el cuadro de diálogo de la tarea, utilice los campos De moneda y A moneda para especificar las monedas de la transacción. El sistema compara el monto en la moneda que se convirtió utilizando el tipo de cambio en la fecha seleccionada con el monto en la moneda predeterminada. La diferencia entre los dos montos (excluyendo el ajuste cambiario anterior) es el ajuste cambiario calculado. Esta tarea crea una transacción en efectivo aprobada del tipo Ajuste cambiario. La transacción contable se crea utilizando la cuenta contable para efectivo y la cuenta contable especificada en el campo Beneficio no realizado o Pérdida no realizada en la tabla Moneda.

Consultas e informes

Consulta o informe	Description
Transacciones en efectivo	Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Consultas e informes>Transacciones en efectivo para ver las transacciones en efectivo. Utilice la función Filtro para especificar criterios adicionales para limitar la selección de transacciones en efectivo.
Saldo de efectivo	Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Consultas e informes>Saldo de efectivo para ver el saldo de efectivo.
Efectivo: conciliación contable	Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Consultas e informes>Informes de efectivo>Efectivo - Conciliación del libro mayor para ejecutar este informe.
Informe de extracto de efectivo	Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Consultas e informes>Informes de efectivo>Informe de estado de efectivo para ejecutar este informe.
Informe de transacciones de efectivo	Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Consultas e informes>Informes de efectivo>Informe de transacciones de efectivo para ejecutar este informe.