Automatización liquidaciones de contabilidad

En Microsoft Dynamics 365 Finance versión 10.0.31, la función Automatizar el proceso de liquidación de contabilidad está disponible en el espacio de trabajo Gestión de características. A partir de la versión 10.0.40, esta funcionalidad está habilitada en la página Parámetros de contabilidad general, en la página Liquidaciones de contabilidad. Estas características se administran a través del parámetro Habilitar la automatización de procesos para la liquidación de contabilidad. Puede habilitar el parámetro Habilitar automatización de procesos para la liquidación de contabilidad solo si se ha habilitado el parámetro Habilitar opciones de reconocimiento avanzadas.

La liquidación de contabilidad es el proceso de coincidir las transacciones de débito y crédito en la contabilidad general. Las organizaciones que realizan actividades de liquidación de libros mayores en un horario recurrente ahora pueden automatizar el proceso. Durante el proceso de liquidación automática del libro mayor, una transacción de débito y una transacción de crédito pueden coincidir automáticamente solo si sus montos en la moneda de contabilidad son iguales. Por ejemplo, un monto de débito de $ 1,00 puede coincidir automáticamente con un monto de crédito de $ 1,00. Sin embargo, un valor de débito de $ 1,00 no puede coincidir automáticamente con dos créditos, cada uno de los cuales tiene un valor de $ 0,50. No se admite la conciliación parcial de importes de transacciones contables.

A partir de la versión 10.0.40 de Finance, que habilita el parámetro Habilitar registro de pérdidas o beneficios realizados en divisa para liquidaciones contables en la página Parámetros de contabilidad general permite el reconocimiento de las ganancias y las pérdidas realizadas en la divisa de notificación durante la liquidación automática. En Finance versión 10.0.38, se ha añadido soporte para calcular y registrar ganancias realizadas en moneda extranjera para liquidaciones cuando los valores de moneda contable de los débitos y créditos difieren.

La automatización de la liquidación del libro mayor define los siguientes detalles:

• Cuando se ejecutan las liquidaciones contables
• Qué criterios se utilizan para conciliar los débitos y créditos que se pueden liquidar automáticamente
• En qué orden se procesa la información de liquidación del libro mayor

Definir la ocurrencia de liquidaciones contables

La automatización de la liquidación del libro mayor utiliza el marco de automatización de procesos. Diferentes procesos de negocios utilizan este marco para definir la periodicidad de un proceso seleccionado. Para liquidaciones contables, vaya a Administración del sistema > Configuración > Automatizaciones de procesos o Libro mayor > Configuración del libro mayor > Automatizaciones de procesos.

Primero, seleccione la opción Crear nuevo proceso de automatización y seleccione Liquidaciones de contabilidad. Luego, un asistente le guía a través del proceso de configuración de la automatización.

Página general

En la página General del asistente, introduzca el nombre de la instancia de liquidación de contabilidad que está creando. Por ejemplo, si sus débitos y créditos coincidentes se liquidan en el libro mayor el lunes, ingrese un nombre descriptivo como LedgerSettle_Mon. El nombre que ingresa se muestra en la columna Regla de automatización en la página Liquidaciones del libro mayor.

Las configuraciones restantes de la página son genéricas y definen el patrón de ocurrencia para esta versión de liquidaciones de contabilidad. Por ejemplo, si una ocurrencia es para el lunes, puede definirla para que se ejecute semanalmente, y puede seleccionar el lunes como el día de la semana en que se ejecuta. También puede introducir una hora de programación temprana, como las 2:00 a.m., para que la automatización del proceso se complete antes del inicio del siguiente día hábil. Le recomendamos que programe la automatización del proceso para que se realice fuera de su horario laboral habitual. De esta forma, ayudas a reducir el impacto en tu personal contable durante la jornada laboral.

Para obtener más información sobre los otros campos de la página General, consulte la documentación de automatización de procesos.

Página Criterios de coincidencia de liquidaciones de contabilidad

La siguiente página del asistente es la página Criterios de coincidencia de liquidaciones de contabilidad. Se utiliza para definir las cuentas principales que se incluyen en la ocurrencia de automatización de procesos y los criterios que se utilizan para determinar los débitos y créditos coincidentes.

Selección de cuenta

Se muestran las cuentas principales que definió previamente como cuentas de liquidación contable para la entidad jurídica. (Se definen las cuentas principales como cuentas de liquidación del libro mayor en Libro mayor > Configuración del libro mayor > Parámetros del libro mayor > Liquidaciones del libro mayor).

Fecha

Seleccione esta opción si las fechas de las transacciones de débito y crédito contable deben considerarse durante el proceso de liquidaciones de contabilidad automáticas. Cuando esta opción se establece en Sí, introduzca Diferencia de fecha permitida. Este campo está disponible a partir de la versión 10.0.32 de Microsoft Dynamics 365 Finance.

Diferencia de fecha permitida

Ingrese el número de días de variación para las fechas de las transacciones de débito y crédito. La variación se calcula como el número de días entre las fechas de transacción de débito y crédito, buscando antes y después de la fecha de transacción seleccionada. Un valor de 0 especifica que las fechas de transacción de las transacciones de débito y crédito deben coincidir. El campo se hará disponible cuando se seleccione el campo Fecha.

Cuenta principal y capa de contabilización

Los valores Cuenta principal y Capa de publicación son criterios de coincidencia obligatorios. Los valores Cuenta principal y Capa de publicación de la transacción de débito y la transacción de crédito del libro mayor deben ser iguales para que coincidan durante el proceso automático de liquidación del libro mayor.

Tipo de registro

Seleccione la opción Tipo de registro si las transacciones de débito y crédito contable deben tener el mismo tipo de registro para que coincidan durante el proceso de liquidación de contabilidad automática.

Dimensiones financieras

Seleccione la opción Dimensiones financieras si las transacciones de débito y crédito contable deben tener las mismas dimensiones financieras para que coincidan durante el proceso de liquidación de contabilidad automática. Cuando se selecciona esta opción, los criterios para los valores de la dimensión financiera deben seleccionarse en la lista Dimensiones financieras disponibles. La lista Dimensiones financieras disponibles no contiene la dimensión de la cuenta principal, porque se requiere automáticamente como parte de los criterios de coincidencia.

Etiquetas financieras

Se ha agregado una nueva característica de Etiquetas financieras en el espacio de trabajo Administración de características, donde puede seleccionar Etiquetas financieras como criterio de coincidencia. Seleccione la opción Etiquetas financieras si las transacciones de débito y crédito contable deben tener las mismas etiquetas financieras durante el proceso de liquidación de contabilidad automático. Cuando se selecciona esta opción, los criterios para los valores de las etiquetas financieras deben seleccionarse en la lista Etiquetas financieras disponibles.

Ver los resultados de una automatización de liquidación de contabilidad

Después de crear la serie de automatización de liquidaciones de contabilida, las ocurrencias de cada liquidación de contabilidad se muestran en la vista semanal de automatización de procesos. Además, se muestra el estado de cada ocurrencia. Se usan los siguientes estados:

• Programada: la automatización se ha programado, pero aún no se ha ejecutado.
• En ejecución – La automatización se está ejecutando actualmente.
• Error: la automatización se ejecutó, pero ocurrió un error. Puede ver los errores seleccionando el botón Ver resultados.
• Terminado: la automatización se ha ejecutado correctamente. Puede consultar los resultados de la liquidación en la página Liquidaciones del libro mayor.

Para ver los resultados coincidentes, vaya a Libro mayor > Tareas periódicas > Liquidaciones del libro mayor. El campo Regla de automatización en la página Liquidaciones del libro mayor muestra el nombre de la tarea programada de liquidación automática del libro mayor que se utilizó para liquidar la transacción. Los intentos fallidos de liquidación no actualizarán el valor Regla de automatización. Si anula manualmente una transacción que el proceso de automatización liquidó previamente con éxito, el valor Regla de automatización será eliminado.

El campo Fecha liquidada para los registros coincidentes muestra la fecha en que se realizó el proceso de automatización.

Editar la automatización de una liquidación de contabilidad

El marco de automatización de procesos le permite editar la serie y las ocurrencias que se crean para la liquidación de contabilidad. La serie se puede editar desde la página Automatización de procesos o la vista semanal de automatización de procesos. Por ejemplo, si el gerente decide realizar la liquidación de contabilidad el miércoles en lugar del lunes, puede encontrar una ocurrencia en la vista semanal y seleccionar Ver/Editar: serie.

Si edita una serie, se le solicita que especifique si el cambio debe realizarse en todas las ocurrencias existentes o solo en las nuevas. Las ocurrencias históricas que ya tienen un estado de Completado o que terminaron con estado de Error no se cambiarán.

También puede agregar una nueva ocurrencia o cambiar una existente. Por ejemplo, la próxima ocurrencia de liquidación de contabilidad está programada para ejecutarse el miércoles 1 de enero, pero esta fecha es festiva. Puede cambiar la ocurrencia desde la página Automatización de procesos o la vista semanal de automatización de procesos. Se abre una página que muestra los detalles de la programación y los criterios de coincidencia. Aquí puede editar la hora y fecha programadas. También puede editar los criterios de coincidencia si se requieren cambios.

También puede deshabilitar una ocurrencia o una serie. Para deshabilitar una ocurrencia y suspender el procesamiento, selecciónela en la vista semanal de automatización de procesos y luego seleccione Deshabilitar. Puede deshabilitar una serie en la página Automatización de procesos.

Seguridad para la automatización de liquidaciones de contabilidad

El derecho Mantener la configuración de la serie de automatización de liquidaciones del libro mayor se ha agregado a los roles de Gerente de contabilidad y Supervisor de contabilidad y el derecho Ver la configuración de la serie de automatización de liquidaciones del libro mayor se ha agregado a los roles de Contador, Gerente de contabilidad y Supervisor de contabilidad para las automatizaciones de liquidación de libros mayores. Estos derechos y privilegios son las configuraciones de seguridad predeterminadas, pero se pueden cambiar según los requisitos de su organización.

Parámetros del libro mayor para la automatización de la liquidación del libro mayor

El campo Saldo típico de liquidación indica el orden en que se procesará la liquidación automática del libro mayor. Para configurar o ver el valor Saldo típico de liquidación, vaya a Libro mayor > Configuración > Parámetros del libro mayor y seleccione la pestaña Liquidaciones del libro mayor.

Si Débito está seleccionado, el proceso de liquidación del libro mayor automatizado comienza en el lado del débito y busca los créditos correspondientes. Si Crédito está seleccionado, el proceso de liquidación del libro mayor automatizado comienza en el lado del crédito y busca los débitos correspondientes. Esta opción debe reflejar el saldo típico de la cuenta principal.

Procesar la automatización de una liquidación de contabilidad

Cuando se ejecuta la automatización, el sistema selecciona las transacciones del libro mayor para las cuentas principales que se definen para la serie de automatización de procesos. Ordena las transacciones por fecha, utilizando un rango de fechas desde el inicio del año fiscal hasta la fecha en que se ejecuta la automatización del proceso. Coincide en función de los criterios de coincidencia especificados. Los valores absolutos de los importes en moneda contable del débito y el crédito deben coincidir para liquidarse.

La característica Automatización liquidaciones de contabilidad ejecutará la automatización para las transacciones con fecha desde el primer día del ejercicio hasta la fecha actual en que se ejecuta la ocurrencia. Para los ejercicios que terminan el 31 de diciembre, es posible que deba ajustar la fecha de ejecución de su ocurrencia para asegurarse de que se ejecute en diciembre. Por ejemplo, la automatización está configurada para ejecutarse el primer día de cada mes. Esta automatización se ejecutará el 1 de diciembre de 2022 y está programada para ejecutarse el 1 de enero de 2023. Se recomienda cambiar la ocurrencia del 1 de enero de 2023 al 31 de diciembre de 2022. Este cambio asegurará que las transacciones con fecha del 2 al 31 de diciembre se consideren para su liquidación automática.

Mientras una cuenta principal está siendo procesada por una ocurrencia de una automatización de liquidación de libro mayor, no puede mostrarla en la página Liquidaciones del libro mayor. Debe esperar hasta que se complete el proceso de automatización. Le recomendamos que programe la automatización del proceso para que se ejecute fuera del horario laboral, para ayudar a evitar conflictos.

El proceso de automatización incluirá todas las transacciones que cumplan con los criterios, excepto las transacciones que se hayan marcado manualmente para su liquidación en la página Liquidaciones del libro mayor.

Reversión de transacciones que son liquidadas por el proceso de automatización

Puede invertir una liquidación que se ha realizado mediante el proceso de liquidación de contabilidad automatizado. Cuando se invierte una transacción que el proceso de automatización liquidó previamente, el valor Regla de automatización se elimina.