Etiquetas financieras

Artículo
11/10/2023

Una vez contabilizadas las transacciones, es común que las organizaciones requieran visibilidad de los datos del libro mayor auxiliar, de modo que se puedan analizar los asientos contables que se generan a partir de esas transacciones. Hoy en día, las organizaciones utilizan campos como el número de documento, la descripción o las dimensiones financieras para realizar un seguimiento de los datos del libro mayor auxiliar en el libro mayor, porque es difícil navegar por el modelo de datos hasta los datos del libro mayor auxiliar. Los tipos de datos del libro mayor auxiliar que a menudo se rastrean incluyen números de órdenes de compra o de ventas, nombres de proveedores o clientes, referencias de pagos, números de facturas o números de referencia de transacciones externas que se importan a Microsoft Dynamics 365 Finance. Además de utilizarse para análisis, los datos del libro mayor auxiliar se utilizan para procesos como la liquidación del libro mayor.

La característica Etiquetas financieras (etiquetas) elimina la necesidad de utilizar números de documentos, descripciones o dimensiones financieras al permitir que una organización cree e ingrese hasta 20 campos definidos por el usuario en las transacciones. . Luego, esos campos se almacenan en los asientos contables que se crean para las transacciones. Los valores de etiqueta no se almacenan en ninguna tabla del libro mayor auxiliar, en la tabla de transacciones del cliente o en la tabla de transacciones del proveedor.

Las etiquetas se introdujeron en la versión 10.0.32 de Dynamics 365 Finance. En cada nueva versión, se implementarán etiquetas en diarios, documentos y procesos adicionales. En la versión 10.0.37, los siguientes diarios y transacciones agregaron soporte para etiquetas:

Diario general
Revista general mundial
Diario de asignaciones
Diario de activos fijos
Todos los diarios de arrendamiento de activos
Diario periódico
Diario de ajuste de divisa de notificación
Diario de pagos de clientes
Diario de pagos del proveedor
Diario de facturas (proveedor)
Diario de factura global (proveedor)
Registro de facturas
Documentos de pedidos de venta (pedido de venta, albarán y factura del cliente)

Nota

Para que la compatibilidad con etiquetas esté disponible en documentos de pedidos de ventas, habilite la función Habilitar etiquetas financieras para facturación de pedidos de ventas en Gestión de funciones.

Configurar

Para utilizar la funcionalidad, debe habilitar la función Etiquetas financieras en el espacio de trabajo Gestión de funciones . La función se puede desactivar en cualquier momento. Si la función está habilitada pero luego deshabilitada, todos los valores que se ingresaron para las etiquetas financieras en las transacciones se mantendrán en la base de datos. Sin embargo, ya no serán visibles en ninguna transacción o consulta en Dynamics 365 Finance.

La experiencia de ingresar etiquetas en transacciones se asemeja a la experiencia de ingresar una cuenta contable utilizando dimensiones financieras. Las etiquetas no utilizan el mismo control que una cuenta contable, pero aun así requieren un delimitador entre los valores de las etiquetas. Debe definir el delimitador de etiquetas antes de definir cualquier etiqueta financiera. En la página Parámetros del libro mayor , seleccione Etiquetas financieras y especifique el delimitador. El delimitador que especifique no debe usarse en ningún valor de etiqueta que se ingrese en las transacciones. Por ejemplo, si define un guión (-) como delimitador, el nombre del cliente ingresado como valor de etiqueta no puede contener un guión. El delimitador no se puede cambiar una vez definido.

Una vez habilitada la función, cada entidad jurídica puede definir hasta 20 etiquetas financieras. Las etiquetas son específicas de cada entidad jurídica. Puede utilizar las Configuración de etiquetas financieras y Valor de lista personalizada de etiquetas financieras entidades para importar las etiquetas para cada entidad jurídica. . Por lo tanto, puede definir rápida y fácilmente la misma configuración inicial en múltiples entidades legales.

Crear etiquetas financieras

Antes de crear etiquetas financieras, tenga en cuenta los siguientes puntos:

Evalúe si se debe realizar un seguimiento de los datos como una dimensión financiera o una etiqueta financiera. Las etiquetas financieras son una alternativa a las dimensiones financieras, especialmente cuando realiza un seguimiento de valores que tienen poca o ninguna reutilización, como números de pedidos de venta o números de pedidos de compra. Para obtener más información sobre las diferencias entre etiquetas financieras y dimensiones financieras, consulte Diferencias entre etiquetas financieras y dimensiones financieras.
Una vez creada una etiqueta financiera, se puede desactivar pero no eliminar. Esta restricción ayuda a garantizar que los valores de etiqueta permanezcan disponibles para generar informes sobre las entradas del libro mayor publicadas. Las etiquetas financieras se pueden activar y desactivar fácilmente en cualquier momento.
La etiqueta de cada etiqueta financiera se puede cambiar en cualquier momento, incluso después de publicar las transacciones.
Si no se han publicado transacciones para una etiqueta financiera específica, un cambio en la etiqueta de la etiqueta no tendrá ningún impacto. Este comportamiento es útil cuando debe reutilizar una etiqueta para poder rastrear otros datos.
Si se han publicado transacciones para una etiqueta financiera específica, los valores de la etiqueta no cambian. Si la etiqueta de la etiqueta era originalmente "Número de orden de compra", pero luego se cambió a "Número de orden de venta", los asientos contables que se publicaron antes del cambio de etiqueta seguirán conteniendo los números de orden de compra que se ingresaron y publicaron en el libro mayor.

Crear una etiqueta financiera

Siga estos pasos para crear una etiqueta financiera.

Ir a Libro mayor > Catálogo de cuentas > Etiquetas financieras > Etiquetas financieras.
Seleccionar Nuevo para crear una etiqueta financiera.
Introduzca una etiqueta para la etiqueta. La etiqueta debe comenzar con una letra o un guión bajo y solo puede contener letras, números y guiones bajos. No se permiten caracteres especiales, incluidos espacios.
En el Tipo de valor campo, seleccione Texto, Lista, o Lista personalizada.
Si seleccionó Lista en el Tipo de valor campo, seleccione la fuente del valor en el Utilice valores de campo. El campo contiene una lista de entidades entre las que se pueden seleccionar los valores de etiqueta durante el ingreso de la transacción.
Si seleccionó Lista personalizada en el Tipo de valor campo, seleccione Valores de etiqueta para crear la lista personalizada de valores de etiquetas que estarán disponibles para su selección durante el ingreso de la transacción.
Seleccionar Activar para activar la etiqueta.

Ingresar valores de etiquetas financieras en transacciones

Después de activar una etiqueta financiera, las etiquetas estarán disponibles para ingresar en cada transacción que admita la función.

Diarios y líneas

Cuando ingresa diarios, puede definir valores de etiqueta en el encabezado del lote de diarios. Luego, esos valores se utilizarán como valores predeterminados para las líneas del diario. En cuanto a otros valores predeterminados en el diario, se ingresarán automáticamente en las nuevas líneas que se agreguen al diario. Sin embargo, no se ingresarán en líneas que ya existan cuando defina los valores en el encabezado.

Valores predeterminados para diarios

Los valores de etiqueta que ingresa en un diario se ingresan como valores predeterminados de la siguiente manera:

Bono de una sola línea:
- Los valores de etiqueta que agrega al encabezado del lote del diario se ingresan como valores predeterminados en la cuenta.
- Los valores de etiqueta que agrega a la cuenta se ingresan como valores predeterminados en la cuenta de compensación.
- Si la cuenta de compensación ya existe cuando agrega valores de etiqueta a la cuenta, esos valores de etiqueta no se ingresan como valores predeterminados en la cuenta de compensación.
- Si existen valores de etiqueta tanto en la cuenta como en la cuenta de compensación, los cambios en los valores de etiqueta en un lugar no hacen que se actualicen los valores en el otro lugar. Por ejemplo, si cambia los valores de las etiquetas en la cuenta, los valores de las etiquetas en la cuenta de compensación no se actualizan. Este comportamiento ayuda a evitar la pérdida de datos si un usuario anula manualmente los valores predeterminados.
- Cuando agrega una nueva línea, si asigna un nuevo número de comprobante (que representa una nueva transacción), el comportamiento predeterminado comienza de nuevo. Los valores de etiqueta de las líneas de un comprobante nunca se ingresan como valores predeterminados en las líneas de un comprobante diferente.
Bono multilínea:
- Los valores de etiqueta que agrega al encabezado del lote del diario se ingresan como valores predeterminados en la cuenta de cada línea que se agrega al comprobante.
- Los valores de etiqueta que agrega a la cuenta en la primera línea no se ingresan como valores predeterminados en la cuenta de la siguiente línea del comprobante, y así sucesivamente.

Los valores de etiqueta predeterminados no existen en los datos maestros y no están disponibles como valores predeterminados. Por ejemplo, no existe la posibilidad de definir valores de etiquetas predeterminados para clientes o proveedores. Además, las propiedades de una transacción en sí no se ingresan automáticamente como valores predeterminados. Por ejemplo, se creó una etiqueta para rastrear el nombre del cliente. Si una transacción contiene un cliente, el nombre del cliente no se utiliza como valor de etiqueta de cliente de forma predeterminada. El valor debe ingresarse o importarse manualmente.

Valores predeterminados para documentos

Para los documentos, al igual que para los diarios, los valores de etiqueta no se ingresan como valores predeterminados de los datos maestros, porque los datos maestros no contienen valores de etiqueta predeterminados. La mayoría de los documentos, como las órdenes de venta, siguen este orden general predeterminado:

Los valores de etiqueta se pueden definir en el encabezado del documento.
Los valores de etiqueta del encabezado se utilizan como valores predeterminados en las líneas del documento.
Los valores de etiqueta de las líneas del documento se utilizan como valores predeterminados en las distribuciones contables (si el documento es un documento fuente y admite distribuciones contables).

Para los asientos contables que se crean, los valores de las etiquetas se ingresan como valores predeterminados de la siguiente manera:

Documentos no fuente:
- Los valores de etiqueta para la cuenta de resumen, como Cuentas por pagar o Cuentas por cobrar, se ingresan de forma predeterminada desde el encabezado.
- Todas las demás cuentas, como las de gastos, ingresos, impuestos y descuentos, utilizan los valores de etiqueta de las líneas de forma predeterminada.
Documentos fuente:
- Los valores de etiqueta para la cuenta resumida, como Cuentas por pagar o Cuentas por cobrar, se ingresan de forma predeterminada desde el encabezado o las distribuciones contables, según los parámetros del Libro mayor que se utilizan para las cuentas resumidas. (Vaya a Libro mayor>Configuración del libro mayor>Parámetros del libro mayor.) Los valores de etiqueta se ingresan de forma predeterminada de acuerdo con el La misma lógica que se utiliza para los valores de la dimensión financiera de la cuenta de resumen.
- Todas las demás cuentas, como las de gastos, ingresos, impuestos y descuentos, utilizan los valores de etiqueta de las distribuciones contables de forma predeterminada.

Si un documento tiene documentos posteriores, las etiquetas del documento principal se utilizan para los documentos secundarios. Por ejemplo, los valores de etiqueta del encabezado y las líneas del pedido de ventas se utilizan para la contabilidad que se crea para el albarán y la factura del cliente, según la lógica que se describió anteriormente.

Validación

Cuando se ingresan valores de etiqueta en transacciones, no se produce ninguna validación durante el ingreso o la publicación de la transacción. Incluso si se define una etiqueta del tipo de valor Lista o Lista personalizada , los valores de la etiqueta no se validan. para garantizar que existen en la lista. Por ejemplo, se crea una etiqueta del tipo de valor Lista y se selecciona el número de orden de compra como origen de la lista. Aunque se presentará una lista de números de orden de compra, el usuario puede ingresar un número de orden de compra que no exista en la lista.

Publicar transacciones que tienen valores de etiqueta

Después de que se registra una transacción, las etiquetas financieras están disponibles en las líneas del asiento de cuenta del libro mayor. Se muestran en las páginas Transacciones de vales y Transacciones de la cuenta principal . Las etiquetas financieras se muestran en columnas separadas, para que sean más fáciles de ordenar y filtrar.

Para los informes, las etiquetas no forman parte de los conjuntos de dimensiones. Por lo tanto, no puede obtener un saldo resumido de transacciones para un valor de etiqueta específico. Por ejemplo, cuando mira el balance de comprobación, no puede obtener saldos por valor de etiqueta. Sin embargo, cuando profundice en los saldos del balance de comprobación, los valores de las etiquetas se mostrarán en las transacciones detalladas. Las transacciones detalladas, incluidos los valores de las etiquetas en columnas separadas, se pueden exportar a Excel, donde se pueden resumir si se requieren saldos.

Si se desactiva una etiqueta, los valores de la etiqueta permanecen en las transacciones publicadas. De forma predeterminada, las etiquetas desactivadas no se muestran en las páginas de consulta. Sin embargo, puede agregar las columnas seleccionando Mostrar etiquetas financieras inactivas.

Corregir los valores de las etiquetas después de la publicación.

Aunque las etiquetas financieras están disponibles para la generación de informes, no forman parte de la cuenta contable y no tienen ningún impacto en los estados financieros. Debido a que las etiquetas se utilizan solo para análisis internos, se permiten modificaciones en los valores de las etiquetas después de publicar las transacciones.

En el Gestión de funciones espacio de trabajo, habilite la función denominada Permitir ediciones de datos internos en comprobantes del libro mayor. Esta característica permite que algunos roles modifiquen la Descripción campo de asientos contables contabilizados. Si el Etiquetas financieras La función también está habilitada, esta función se ha mejorado para permitir ediciones en los valores de etiqueta.
Una vez habilitada la función, vaya a Transacciones de vales.
Utilice la consulta para buscar las transacciones que desea editar.
Seleccione las líneas en Transacciones de vales y luego seleccione Editar datos internos del comprobante. Puede editar sólo las líneas que estén seleccionadas.

La página muestra las líneas que usted seleccionó en Transacciones de vales, incluidas las etiquetas financieras actuales y las nuevas etiquetas financieras. Los valores de etiqueta actuales se ingresan como valores predeterminados para las nuevas etiquetas. Por lo tanto, no es necesario que vuelvas a ingresar todo manualmente, sino que solo puedes cambiar lo que sea incorrecto. Puede utilizar el botón Actualización masiva de registros seleccionados para realizar actualizaciones masivas. Las actualizaciones masivas son útiles si desea asignar valores de etiqueta a grupos grandes de transacciones publicadas que fueron incorrectas o para las que no se definieron valores de etiqueta (por ejemplo, porque se publicaron antes de que se habilitara la función).

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