Administrar la logística y el alojamiento de los asistentes

Use las entidades del área Logística para proporcionar información que pueda ayudar a los asistentes a planear con antelación el alojamiento de sus viajes. Registre los hoteles locales, su información de contacto, asigne grupos de habitaciones que estarán disponibles para los asistentes y haga reservas para estas habitaciones asignadas. También puede registrar aquí otros tipos de proveedores que trabajen con los asistentes, como líneas aéreas, empresas de alquiler de vehículos, empresas de catering y mucho más.

Las características de la logística son sobre todo informativas y no se presentan directamente a los asistentes a través del sitio web estándar del evento. Por ejemplo, puede indicar las reservas de hotel en Dynamics 365 Customer Insights - Journeys según las comunicaciones que ha mantenido con los asistentes, pero de todos modos tiene que contactar con el hotel para notificar las reservas.

Use las siguientes entidades del área de trabajo de Eventos para registrar y proporcionar servicios de logística para asistentes:

• Eventos>Logística>Proveedores de eventos: indique y vea los detalles de los proveedores de eventos aquí. Cada proveedor de eventos debe estar asociado a una cuenta (compañía externa) que ya esté registrada en el sistema. Puede asignar a cada proveedor un tipo, como grupo hotelero, línea aérea, empresa de alquiler de coches, etc.

  NOTA: un grupo hotelero es por lo general una empresa que opera una cadena de propiedades de hotel bajo el mismo nombre, como Marriott. Puede asociar hoteles individuales al tipo de grupo hotelero; tal como se indica a continuación.

• Eventos>Logística>Hoteles: aquí puede indicar y ver los detalles sobre las propiedades específicas del hotel. Puede asociar cada registro de hotel con un contacto de la base de datos, para saber a quién tiene que llamar en caso de dudas sobre el hotel. Puede asociar el registro del hotel con un grupo hotelero (proveedor de eventos) si la propiedad forma parte de un grupo. Los detalles del grupo y de contacto aparecen aquí, en caso de que se hayan definido. Debe especificar siempre la dirección del hotel como parte del registro. En este campo, también puede ver y agregar asignaciones de habitación para el hotel actual.
• Eventos>Logística>Asignaciones de habitación de hotel: las asignaciones de habitación son un grupo de habitaciones que el hotel pone a su disposición durante el evento. Cada registro de asignación de habitaciones especifica el número de habitaciones que se asignan y el tipo de habitación de la que se trata (individual, doble o suite). Cada asignación se debe asociar a un hotel que esté registrado en la base de datos. Si ha asignado diferentes tipos de habitación al mismo hotel, debe definir una asignación independiente para cada tipo. Aquí también podrá ver y agregar reservas de habitación asociadas a la asignación actual.
• Eventos>Logística>Reservas de habitación de hotel: aquí puede reservar habitaciones para los asistentes entre las habitaciones que ha asignado. Más información: Reservar habitaciones de hotel para personal, oradores e invitados