Establecer una opción para realizar seguimiento automático del correo electrónico entrante de Outlook en Dynamics 365 for Outlook
Cuando usa Microsoft Dynamics 365 for Outlook para realizar el seguimiento de un mensaje de correo, se guarda una copia del registro de correo como actividad en Dynamics 365 for Customer Engagement y se sincroniza con el registro de Outlook. Más información: Información general de los registros de seguimiento en Dynamics 365 for Outlook
De forma predeterminada, el seguimiento de correo electrónico es un proceso manual: tiene que elegir el botón Seguir o el botón Establecer Referente a para cada mensaje de correo electrónico del que desee realizar un seguimiento. El seguimiento manual proporciona una forma de guardar su correo electrónico personal de forma independiente de su correo electrónico de cliente. Como alternativa, puede configurar una opción para realizar seguimiento de correos electrónicos automáticamente.
Propina
Puede usar el seguimiento de carpetas de Exchange como método alternativo para realizar el seguimiento de mensajes automáticamente. Con el seguimiento de carpeta, puede realizar un seguimiento de los mensajes directamente desde prácticamente cualquier dispositivo. Más información: Realizar un seguimiento de correo electrónico de Outlook moviéndolo a una carpeta de Exchange con seguimiento
Seguimiento automático de mensajes de correo electrónico
En Dynamics 365 for Outlook, en la pestaña Archivo, elija Customer Engagement y, a continuación, elija Opciones.
En el cuadro de diálogo Definir opciones personales, en la pestaña Correo, en la sección Seleccione cómo Dynamics 365 for Outlook debe integrar el correo con Dynamics 365 for Customer Engagement, seleccione la opción Comprobar el correo entrante en Outlook y determinar si se tiene que vincular y guardar un correo como registro de Dynamics 365 for Customer Engagement.
Para especificar si desea realizar el seguimiento de todos los mensajes de correo o solo de algunos tipos, en la sección Seleccione los mensajes de correo electrónico para los que desea realizar el seguimiento en Dynamics 365 for Customer Engagement, en la lista Seguimiento, seleccione una de las siguientes opciones:
Todos los mensajes de correo electrónico. Realiza un seguimiento de todos los correos relacionados con los mensajes de correo de Customer Engagement. Si selecciona esta opción, las aplicaciones de Dynamics 365 realizará seguimiento de correo electrónico no deseado así como de conversaciones de trabajo. Por tanto, elija esta opción con atención.
Mensajes de correo en respuesta a correos de Customer Engagement. Solo se guardarán como actividades de correo electrónico las respuestas o reenvíos de mensajes de correo electrónico que ya tengan seguimiento. Ésta es la opción más común.
Mensajes de correo de Clientes potenciales, Contactos y Cuentas de aplicaciones de Dynamics 365. Realiza un seguimiento de los mensajes de correo solo si proceden de una persona con un registro de cuenta, contacto o cliente potencial de Dynamics 365 Customer Engagement.
Mensajes de correo de registros de Dynamics 365 for Customer Engagement que están habilitados para correo. Realiza un seguimiento de los mensajes de correo electrónico de todos los tipos de registro, incluidos los tipos de registro personalizados, que contienen un campo de dirección de correo electrónico.
Nota
De forma predeterminada, el correo electrónico en su carpeta Elementos enviados dentro de Outlook no aparecerá automáticamente como rastreado en Dynamics 365. Hay una configuración opcional disponible para realizar un seguimiento automático de los elementos de la carpeta Elementos enviados. Si un Administrador habilita esta configuración, las opciones personales mencionadas anteriormente se utilizarán para determinar qué correos electrónicos enviados se rastrean automáticamente. Para más información, vea Realizar un seguimiento automático de elementos de carpeta de enviados con la sincronización del lado del servidor
Nota
Tenga en cuenta que cuanto más use la misma dirección de correo electrónico para realizar seguimiento, menos útil será ya que se asignará a muchos registros.
Si desea crear automáticamente registros de contacto o cliente potencial para los mensajes de correo electrónico con seguimiento, en la sección Crear automáticamente registros en Dynamics 365 for Customer Engagement, seleccione la casilla de verificación Crear y después elija Contactos o Clientes potenciales en la lista. Cuando seleccione esta casilla, Dynamics 365 for Outlook intentará asociar la dirección de correo electrónico de los remitentes con una dirección de correo en Customer Engagement. Si no encuentra un registro coincidente, creará automáticamente un registro de contacto o cliente potencial.
Nota
Los registros de contactos y clientes potenciales no se crean si no tiene los permisos adecuados de seguridad. Más información: TechNet: Cómo afecta la seguridad a la sincronización entre aplicaciones de Dynamics 365 y Outlook
Nota
Es posible que más de un tipo de registro personalizado incluya la misma dirección de correo electrónico. Cuando esto sucede, Dynamics 365 for Customer Engagement vincula los mensajes de correo electrónico recibidos desde esta dirección de correo electrónico con uno de los tipos de registros personalizados. Por ejemplo, si hay dos tipos de registros (Paciente y Médico) con la misma dirección de correo electrónico someone@example.com, Dynamics 365 for Customer Engagement vincula los mensajes de correo recibidos de someone@example.com con uno de los dos tipos de registro, Paciente o Médico. Sin embargo, si se envía un mensaje de correo electrónico a someone@example.com, se vincula el mensaje de correo con los dos tipos de registro Paciente y Doctor.
Vea también
Información general de los registros de seguimiento en Dynamics 365 for Outlook
Preguntas más frecuentes sobre la sincronización de registros entre aplicaciones Microsoft Dynamics 365 y Microsoft Outlook