Configurar los parámetros de administración de gastos

Se aplica a: Project Operations para escenarios basados en recursos/no en existencias

En este artículo se describen los parámetros que controlan el comportamiento general en la gestión de gastos.

General

Campo	Descripción
Tarifa estándar de kilometraje	Introduzca la tasa de reembolso de los gastos de kilometraje. Esta tarifa se multiplica por el kilometraje que se introduce para el gasto, para calcular el importe a reembolsar por el gasto de viaje.
Validar el propósito del gasto	Active esta opción para limitar a los usuarios a un conjunto existente de valores que esté configurado en el campo Propósito del informe de gastos al crear informes de gastos.
Gastos personales pagados por	Seleccione quién es responsable de pagar los montos de las transacciones con tarjeta de crédito que se clasifican como personales.
Mostrar el informe de gastos completo en desglose	Seleccione esta opción para mostrar todos los gastos de un informe de gastos cuando se vean los detalles del documento original para un comprobante específico que se generó cuando el informe de gastos fue registrado.
La autorización previa de viaje es obligatoria	Seleccione esta opción para requerir que se envíe y apruebe una solicitud de viaje antes de que un empleado pueda enviar un informe de gastos.
Permitir la edición de distribuciones antes de publicar	Seleccione si las distribuciones del informe de gastos se pueden editar antes de que se publique.
Evalúe las políticas de gestión de gastos	Seleccione cuándo se evalúan los gastos para determinar si se ha infringido una política de gastos. Los gastos se pueden evaluar para detectar infracciones cuando se especifica y se guarda la entrada de gastos, o cuando el gasto se envía para su aprobación. Las reglas de directiva para los recibos necesarios se evaluarán cuando se guarde la línea de gastos.
Permitir líneas de gastos intercompañía	Seleccione si los gastos de otras entidades jurídicas se pueden especificar en un informe de gastos.
Permitir editar el tipo de cambio para los gastos de la tarjeta de crédito	Seleccione esta opción para permitir que el usuario edite el tipo de cambio para los gastos de tarjeta de crédito importados.
Campos de jerarquía de varios niveles para mostrar	Seleccione los campos de aprobador que se muestran cuando el tipo de asignación de flujo de trabajo se establece para ser una jerarquía y la selección Jerarquía está configurada para utilizar la jerarquía de aprobación y la aprobación de gastos de varios niveles. Cuando se utiliza la jerarquía de aprobación de varios niveles para un flujo de trabajo, los campos seleccionados se mostrarán en el informe de gastos y se pueden editar.
Ingrese el número de tarjeta de crédito del empleado	Seleccione si se puede introducir y guardar un número de 15 o 16 caracteres en el campo ID de tarjeta de la página Tarjetas de crédito de un empleado.
Validar el propósito de la solicitud de viaje	Active esta opción para limitar a los usuarios a un conjunto de valores existente que esté configurado en el campo Propósito del informe de gastos cuando creen solicitudes de viaje.

Finanzas

Campo	Descripción
Nombre del diario Ledger	Seleccione el nombre del diario contable en el que se registran los informes de gastos aprobados.
Permitir la recuperación de impuestos de los gastos	Seleccione esta opción para habilitar la recuperación de impuestos sobre gastos para gastos elegibles. Esta opción no se puede seleccionar si las reglas de impuestos sobre las ventas y el impuesto sobre el uso de EE. UU. están habilitadas.
Registre los adelantos en efectivo de inmediato	Seleccione esta opción para registrar un anticipo de efectivo aprobado cuando se complete el proceso de pago y transferencia. Si esta opción no está seleccionada, el proceso de Pago y transferencia genera un diario general no contabilizado.
Fecha contable correcta en el momento de la contabilización	Seleccione esta opción para actualizar la fecha contable en la que se registran los gastos, si el período actual está en espera o cerrado. La fecha contable se establecerá en el siguiente período abierto.
Permitir la agrupación de transacciones en función de la cuenta de compensación especificada en el método de pago	Seleccione esta opción para resumir las transacciones de gastos de un informe de gastos, en función de la cuenta de contrapartida especificada en el método de pago de los gastos.
Impuestos incluidos	Seleccione esta opción para incluir el impuesto sobre las ventas en el importe del gasto de forma predeterminada.
Liberar gravámenes al cerrar solicitudes de viaje	Seleccione esta opción para liberar los fondos comprometidos cuando se cierre una solicitud de viaje aprobada.
Permitir que la solicitud de viaje se envíe con un presupuesto excedido para el registro presupuestario y el presupuesto del proyecto	Seleccione esta opción para permitir que los empleados envíen solicitudes de viaje para su aprobación, aunque superen el presupuesto permitido establecido en el registro de presupuesto o el presupuesto permitido para un proyecto.
Permitir el envío de informe de gastos con un presupuesto excedido para el registro presupuestario y el presupuesto del proyecto	Seleccione esta opción para permitir que los empleados envíen informes de gastos para su aprobación, aunque superen el presupuesto permitido establecido en el registro de presupuesto o el presupuesto permitido para un proyecto.
Permitir la aprobación de informes de gastos con un presupuesto excedido solo para registro presupuestario	Seleccione esta opción para permitir que los aprobadores aprueben los informes de gastos que superen el presupuesto permitido establecido en el registro de presupuestos.

Dietas

Campo	Descripción
Horas mínimas para el per diem	Introduzca el número mínimo predeterminado de horas que un empleado debe trabajar en un día para ser elegible para recibir dietas para gastos relacionados con viajes. Este valor se usa como valor predeterminado solo para el campo Horas mínimas para los niveles de tarifa por día.
Porcentaje de comida	Introduzca el porcentaje predeterminado de dietas para comidas que se utiliza en el primer y último día del gasto relacionado con el viaje cuando el campo Calcular reducción de comida mediante se establece en Tipo de comida por día o Número de comidas por día. La jornada laboral del primer y el último día puede ser más corta que una jornada laboral estándar. Por lo tanto, el monto de los viáticos en esos días puede diferir del monto estándar. Si el porcentaje se establece en 0 (cero), las deducciones del primer y último día serán 0,00.
Porcentaje del hotel	Introduzca el porcentaje predeterminado de las dietas para hoteles que se utiliza en el primer y el último día del gasto relacionado con el viaje. La jornada laboral del primer y el último día puede ser más corta que una jornada laboral estándar. Por lo tanto, el monto de los viáticos en esos días puede diferir del monto estándar. Si el porcentaje se establece en 0 (cero), las deducciones del primer y último día serán 0,00.
Otro por ciento	Introduzca el porcentaje predeterminado de las dietas para gastos varios que se utiliza en el primer y el último día del gasto relacionado con el viaje. La jornada laboral del primer y el último día puede ser más corta que una jornada laboral estándar. Por lo tanto, el monto de los viáticos en esos días puede diferir del monto estándar. Si el porcentaje se establece en 0 (cero), las deducciones del primer y último día serán 0,00.
Reducción del porcentaje de desayuno	Introduzca la cantidad en que se reducen las dietas para el desayuno. Por ejemplo, si un empleado recibe un desayuno gratuito, es posible que desee reducir la cantidad de dietas en un 10 por ciento.
Reducción del porcentaje de almuerzo	Introduzca la cantidad en que se reducen las dietas para la comida. Por ejemplo, si un empleado recibe un almuerzo de cortesía, es posible que desee reducir la cantidad de viáticos en un 15 por ciento.
Reducción del porcentaje de cena	Introduzca la cantidad en que se reducen las dietas para la cena. Por ejemplo, si un empleado recibe una cena de cortesía, es posible que desee reducir la cantidad de viáticos en un 25 por ciento.
Calcule la reducción en el número de comidas por	Especifique cómo el sistema debe calcular la reducción de comidas diarias, seleccionando si la reducción se basa en el tipo de comida por viaje o por día, o si se basa en el número de comidas permitidas por día.
Redondeo de dietas	Seleccione el tipo de redondeo que se utiliza para los gastos diarios. Si selecciona el redondeo normal, cualquier gasto diario que tenga un importe de 0,50 se redondea a 1,00 y cualquier gasto diario que tenga un importe inferior a 0,50 se redondea a 0,00.
Cálculo de dietas en base a	Seleccione si la cantidad de dietas se basa en días naturales o períodos de 24 horas.

Portadas de fax

Campo	Descripción
Instrucciones	Introduzca las instrucciones que los empleados deben seguir al crear una portada para un fax que se utiliza para enviar recibos relacionados con un informe de gastos. Para introducir el texto específico del idioma que se mostrará, en función del idioma del usuario, seleccione Traducciones.
ID de usuario (información del código de barras)	Seleccione esta opción para almacenar el identificador único de un empleado en el código de barras que se utiliza en la portada del fax.
Código de barras	Seleccione el código de barras que se utiliza en la portada del fax. Los códigos de barras 39 y 128 son compatibles con la gestión de gastos.

Anticorrupción

Campo	Descripción
Mostrar atestación anticorrupción	Seleccione esta opción para mostrar el texto anticorrupción cuando se cree un informe de gastos. A continuación, se pueden habilitar categorías de gastos específicas que requerirán que se seleccione la atestación anticorrupción en el informe de gastos. Por ejemplo, una categoría de regalo relacionada con un gasto de un funcionario gubernamental podría requerir que el empleado confirme que el gasto cumple con la política de la empresa relacionada con los funcionarios gubernamentales.
Mensaje anticorrupción para el remitente	Introduzca el texto que se debe mostrar a un empleado que está creando un informe de gastos. Para introducir el texto específico del idioma que se mostrará, en función del idioma del usuario, seleccione Traducciones.
Mensaje anticorrupción para el aprobador	Introduzca el texto que se debe mostrar al aprobador cuando se crea un informe de gastos. Para introducir el texto específico del idioma que se mostrará, en función del idioma del usuario, seleccione Traducciones.