Definir directivas de gastos

Se aplica a: Project Operations para escenarios basados en recursos/no mantenidos, implementación lite: del acuerdo a la factura proforma.

Puede definir directivas que sus trabajadores deben seguir al introducir y enviar informes de gastos y solicitudes de viaje. La implementación de directivas de gastos puede serle útil para gestionar de forma efectiva los gastos.

Por ejemplo, puede establecer una política para gastos de hotel en la ciudad de Nueva York, que establezca que el gasto por noche no puede exceder los 250 USD. Si un trabajador envía un informe de gastos o una solicitud de viaje en la que la tarifa de la habitación supera este importe, el sistema notifica al trabajador que se ha superado el importe de la póliza para el gasto. Puede configurar el mensaje que recibe el trabajador cuando define la política.

Puede definir tres tipos de directivas:

• Advertencia: Permite al trabajador enviar un informe de gastos o una solicitud de viaje, pero el gasto se marca para todos los aprobadores y para informes posteriores.

• Error: Requiere que el trabajador revise el gasto para cumplir con la política antes de enviar el informe de gastos o la solicitud de viaje.

• Justificación: Requiere que el trabajador o un gerente ingrese una justificación para exceder el monto de la póliza antes de enviar el informe de gastos o la solicitud de viaje.

Sugerencias de directiva

Estas son algunas sugerencias que pueden ayudarle a la hora de crear nuevas políticas para la gestión de gastos:

• Las pólizas tienen fecha de vigencia, lo que significa que una póliza no entrará en vigor si se crea con una fecha posterior a la fecha en que se produjo el gasto. Por ejemplo, crea una nueva póliza hoy para imponer un gasto máximo de comida de $50. Los gastos existentes ingresados hasta ayer no se cotejarán con esta póliza.
• Al crear una directiva para una categoría de gastos que se pueda detallar, considere la posibilidad de agregar una condición para el tipo de línea de gastos. Es posible que algunas directivas, como requerir un recibo, no tengan sentido para las líneas detalladas. En esta situación, la directiva solo se aplica a la línea de encabezado o a una línea no desglosada.
• De forma predeterminada, las directivas de gestión de gastos se evalúan conforme a la entidad de origen. En los escenarios de empresas vinculadas, puede configurar la directiva para que se evalúe según a la entidad de destino (entidad prestataria) en su lugar. Para ejecutar las directivas en la entidad de destino, active la característica Evaluar la directiva con respecto a la entidad jurídica prestataria en el área de trabajo Administración de característica.

Cuándo evaluar las políticas

En los parámetros de administración de gastos, puede seleccionar evaluar las políticas de administración de gastos cuando se guarda una línea o cuando se envía un informe de gastos. Si opta por evaluar cuándo se guarda una línea, los usuarios tendrán una visibilidad más temprana de lo que deben hacer para completar su informe de gastos de una vez. De lo contrario, puede retrasar la evaluación de las políticas y ahorrar tiempo validando al final, específicamente durante el proceso de envío al flujo de trabajo.