Crear y administrar plantillas de Excel

Microsoft Excel proporciona formas eficaces de analizar y mostrar los datos de Dynamics 365 Sales. Con las plantillas de Excel, es fácil crear y compartir sus análisis personalizados con otros usuarios en su organización.

Puede usar las plantillas de Excel para:

• Previsión de ventas

• Administración de canalizaciones

• Puntuación de clientes potenciales

• Planificación de zonas de ventas

• Y mucho más...

Requisitos de licencia y rol

Tipo de requisito	Debe tener
Licencia	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise o Dynamics 365 Sales Professional Más información: Precios de Dynamics 365 Sales
Roles de seguridad	Gerente de ventas, gerente de Sales Professional o vicepresidente de ventas Más información: Roles de seguridad predefinidos para Sales

Crear una plantilla de Excel

Las plantillas muestran información de la vista definida para un tipo de registro (entidad). Según la licencia de Dynamics 365 Sales que tenga, seleccione una de las siguientes pestañas para obtener información específica:

Sales Premium y Sales Enterprise

1. En la aplicación Ventas, seleccione el icono Configuración y, después, seleccione Configuración avanzada.

2. Siga las instrucciones en Analice y comparta sus datos con plantillas de Excel para crear una plantilla de Excel.

Sales Professional

La creación de una plantilla de Excel consta de cuatro pasos.

Paso 1: Cree una plantilla nueva a partir de datos existentes

1. Asegúrese de que tiene el rol Administrador del sistema en Dynamics 365 Sales Professional.

2. En el mapa del sitio, seleccione Configuración de ventas.

3. En Opciones avanzadas, seleccione Plantillas de Excel y Word.

4. Seleccionar Nueva plantilla.

5. En el panel Crear tipo de plantilla, seleccione Plantilla de Excel y, a continuación seleccione Siguiente.

   

6. Seleccione una entidad a la que se aplica la plantilla. La plantilla usará los datos de esta entidad. Las vistas que puede seleccionar en el siguiente campo dependen de la entidad que seleccione.

7. La vista define la consulta usada para mostrar registros y las columnas o campos que aparecen. Seleccione una vista y, después, Siguiente.

   

8. En la página Descargar plantilla, seleccione Descargar.

9. Para cargar la plantilla más tarde, active la casilla Cargar la plantilla más adelante y seleccione Siguiente.

10. Para cargar la plantilla después de personalizar los datos, vaya a la lista de plantillas y seleccione Cargar plantilla. Más información: Cargar la plantilla y compartirla con otros usuarios.

Paso 2: Personalice los datos en Excel

Abra la plantilla recién creada en su instancia local de Excel para personalizar los datos.

Importante

No utilice Excel en línea para personalizar los datos de la plantilla, ya que los cambios no se pueden guardar. Cualquier actualización de los datos de la plantilla realizada en Excel en línea se perderá después de cerrar la pestaña.

Veamos un ejemplo sencillo de personalizar una plantilla de Excel con los datos de ejemplo de aplicaciones Dynamics 365 Sales Professional.

Personalización de ejemplo de datos de oportunidades

1. Seleccione Habilitar edición para permitir la personalización de la hoja de cálculo de Excel.

2. Agregue una nueva columna y asígnele el nombre “Ingresos previstos”.

   

3. Cree una fórmula para los ingresos previstos. No haga referencia a las celdas con sus direcciones; defina y use nombres en su lugar.

   

4. Cree una tabla dinámica y un gráfico.

   Coloque el contenido agregado por el usuario sobre o a la derecha de la tabla de datos existente. De este modo, evitará que se sobrescriba el contenido si agrega datos nuevos en aplicaciones Dynamics 365 Sales Professional más adelante y crea una nueva plantilla de Excel.

   Más información: Procedimientos recomendados y consideraciones para utilizar plantillas de Excel.

   

5. Guarde la hoja de cálculo.

Ya puede cargar la plantilla de Excel en aplicaciones Dynamics 365 Sales Professional.

Paso 3: Cargue la plantilla y compártala con otros usuarios

Una vez que haya personalizado la plantilla de Excel como desea, puede cargarla en aplicaciones Dynamics 365 Sales Professional.

Los administradores pueden usar la página Configuración avanzada para cargar la plantilla de Excel en Dynamics 365 Sales Professional.

[!NOTA]

Los usuarios de la organización pueden ver las plantillas que tienen disponibles si seleccionan el botón Plantillas de Excel en la barra de comandos de la lista de registros.

1. En Opciones avanzadas, seleccione Plantillas de Excel y Word y, a continuación, seleccione Cargar plantilla.

2. Busque y cargue el archivo.

   

3. Seleccione Cargar.

   Verá el resumen del archivo que va a cargar.

4. Seleccione Finalizar.

Procedimientos recomendados y consideraciones para utilizar plantillas de Excel

A continuación, se indican algunos aspectos que debe tener en cuenta para crear y hacer un uso óptimo de las plantillas de Excel en Dynamics 365 Sales.

• Comprobar las plantillas de Excel.

  Excel tiene muchas características. Se recomienda comprobar las personalizaciones para ver que todas las características de Excel funcionan correctamente en las plantillas.

• Datos de plantillas y consideraciones sobre privacidad.

  De forma predeterminada los datos de gráficos dinámicos no se actualizan cuando se abre una hoja de cálculo. Esto puede crear un problema de seguridad si algunos datos de gráficos dinámicos no deben verlos los usuarios con permisos insuficientes.

  Tenga en cuenta el escenario siguiente:

  • Un administrador de Dynamics 365 Sales crea una plantilla donde la vista contiene datos confidenciales en un gráfico dinámico que se carga en Dynamics 365 Sales.

  • Un comercial que no debe tener acceso a datos confidenciales en los gráficos dinámicos usa la plantilla para crear un archivo de Excel para realizar análisis de datos.

  El resultado de este escenario es que el comercial podría ver los datos del gráfico dinámico mientras los carga el administrador de Dynamics 365 Sales, incluido el acceso a las vistas para las que el comercial no tiene permisos.

  Además, iOS no admite actualizar los datos y gráficos dinámicos al usar la aplicación de Microsoft Excel en dispositivos iOS.

  Importante

  Los datos confidenciales no se deben incluir en tablas dinámicas y gráficos dinámicos.

• Establecer datos de gráficos dinámicos para actualizarse automáticamente

  De forma predeterminada, los datos de gráficos dinámicos no se actualizan automáticamente al abrir la hoja de cálculo. El resto de tipos de gráficos se actualizan automáticamente.

  En Excel, haga clic con el botón derecho en el gráfico dinámico y seleccione Opciones de gráficos dinámicos>Actualizar datos al abrir el archivo.

  

• Colocar datos nuevos

  Si desea agregar contenido a la plantilla de Excel, coloque datos sobre o a la derecha de los datos existentes. Una segunda opción es colocar el contenido nuevo en una segunda hoja.

• Las plantillas de Excel con imágenes pueden provocar un error

  Si intenta ver datos de Dynamics 365 Sales mediante una plantilla de Excel que tenga una imagen guardada en ella, es posible que aparezca el siguiente mensaje: “Error al intentar guardar el libro. Como resultado, el libro no se ha guardado." Intente quitar la imagen de la plantilla y vuelva a cargarla en Dynamics 365 Sales.

• Plantillas de Excel y aplicación de Office Mobile en Windows 8.1

  Las plantillas de Excel no se abrirán en dispositivos Windows 8.1 con la aplicación de Office Mobile. Recibirá el siguiente mensaje de error: "Hemos recuperado tanto del documento como podíamos, pero no podemos modificarlo. Intente abrirlo y reparar el documento en su PC para solucionar el problema."

  Este es un problema conocido. Usar nombres de columnas de tabla y nombres de intervalos en fórmulas. Cuando cree fórmulas de Excel, no use títulos de columna ni números de celda. En su lugar, use los nombres de columnas de tabla, y defina nombres para celdas o intervalos de celdas.

---

¿No encuentra las opciones en su aplicación?

Hay tres posibilidades:

• No dispone de la licencia o rol necesarios.
• Su administrador no ha activado la característica.
• Su organización está usando una aplicación personalizada. Consulte al administrador para conocer los pasos exactos. Los pasos descritos en este artículo son específicos de las aplicaciones Centro de ventas y Sales Professional lista para usar.

Consulte también

Crear y administrar plantillas de Word en Dynamics 365 Sales