La administración de documentos con integración Microsoft Teams
La administración de documentos con SharePoint le permite administrar tipos de documentos comunes, como Word, Excel, PowerPoint y OneNote. También puede crear carpetas para guardar y administrar esos documentos en aplicaciones de involucración del cliente (como Dynamics 365 Sales, Dynamics 365 Customer Service, Dynamics 365 Field Service, Dynamics 365 Marketing y Dynamics 365 Project Service Automation), que se almacenan en SharePoint.
Con la integración de Microsoft Teams con Dynamics 365, puede utilizar la administración de documentos con Microsoft Teams. Permite a un usuario ser coautor de documentos y sincronizarlos automáticamente con las aplicaciones de involucración del cliente mediante SharePoint. Para cada inquilino, hay una sola instancia de SharePoint. Los documentos de Dynamics 365 y los archivos de Microsoft Teams están todos en el mismo sitio de SharePoint. Los subsitios pueden ser diferentes, pero el sitio raíz es el mismo.
No existe una relación automática entre permisos de SharePoint y permisos para aplicaciones de involucración del cliente. Para acceder a documentos entre Microsoft Teams y aplicaciones de involucración con el cliente, necesita un permiso explícito para utilizar la administración de documentos para aplicaciones de involucración con el cliente y SharePoint. Para obtener información: Permisos requeridos para tareas de administración de documentos
Utilice la pestaña Archivos de Microsoft Teams o la pestaña Documentos de sus aplicaciones de participación del cliente, para almacenar y administrar documentos en el contexto de un registro en un servidor de SharePoint. Los documentos se almacenan en un servidor de SharePoint que permite a un usuario de Microsoft Teams acceder a los documentos en el servidor de SharePoint, siempre que el usuario tenga los permisos adecuados.
El acceso de un usuario a los archivos en Microsoft Teams o las aplicaciones de involucración del cliente depende de su acceso al sitio de SharePoint en el que se almacena el archivo.
Nota
- Un usuario invitado en Microsoft Teams recibirá un mensaje de error cuando intente acceder a un registro de aplicación de involucración del cliente anclada.
- Un usuario que forma parte del canal o equipo de Microsoft Teams que tiene acceso a aplicaciones de involucración del cliente no tendrá acceso al registro en Microsoft Teams.
Preguntas frecuentes
1. ¿Los usuarios invitados en Microsoft Teams tiene acceso a los registros de la aplicación Dynamics 365?
No, verán un mensaje de error cuando intenten acceder a un registro anclado.
2. ¿Los participantes de los chats y los canales de Microsoft Teams pueden ver el registro de la aplicación de Dynamics 365 anclado si no tienen una licencia de Dynamics 365?
No, verán un mensaje de error al intentar acceder a un registro anclado.
3. ¿Puedo agregar un documento a mi registro si no está anclado a un canal de Microsoft Teams?
Depende de si su inquilino de Dynamics 365 tiene configuración de integración de SharePoint. Si usted tiene integración habilitada de SharePoint, puede agregar un documento.
Si no tiene integración de SharePoint habilitada, debe haber anclado el registro a un canal de Microsoft Teams, de lo contrario no podrá agregar un documento al registro.
4. ¿Qué sucede cuando agrego documentos a un canal de Microsoft Teams conectado a un registro de la aplicación de Dynamics 365 y luego elimino un miembro del canal?
Depende de si el usuario tiene permisos para acceder al registro de la aplicación de Dynamics 365.
Si tiene permisos para acceder al registro de la aplicación, el usuario puede editar el registro en Dynamics 365, pero no puede acceder a los archivos desde Dynamics 365, SharePoint ni Microsoft Teams.
Si no tiene permiso para acceder al registro de la aplicación de Dynamics 365, el usuario obtendrá un error y no tendrá acceso al archivo desde Dynamics 365, SharePoint ni Microsoft Teams
5. ¿Qué permisos obtiene un usuario cuando lo agrego a un canal de Microsoft Teams que tiene registros anclados y documentos agregados a la pestaña de archivos?
Depende de si el usuario tiene permisos para acceder al registro de la aplicación de Dynamics 365.
Si tiene permiso para acceder al registro de la aplicación Dynamics 365, el usuario podrá editar el registro en Dynamics 365 y Microsoft Teams. También podrán leer y escribir. Así como eliminar archivos de Dynamics 365, SharePoint y Microsoft Teams.
Si no tiene permiso para acceder a su registro de la aplicación de Dynamics 365, el usuario obtendrá un error, pero tendrá permiso de lectura, escritura y borrado al acceder al archivo desde Dynamics 365, SharePoint y Microsoft Teams.
6. ¿Cuál es la ubicación de SharePoint de la pestaña de archivos de Microsoft Teams en relación con la pestaña de documentos del registro de Dynamics 365 asociado?
La siguiente información se aplica cuando la integración de SharePoint no se ha habilitado para una entidad en Dynamics 365.
Al agregar un archivo de un registro de aplicación de Dynamics 365 que está vinculado a un canal de Microsoft Teams, el documento se almacena en una carpeta de SharePoint con la ruta del archivo [Nombre del equipo] > Documentos > [Nombre del canal] > [Nombre del archivo]. El archivo es visible en la pestaña de archivos del canal de Microsoft Teams y la cuadrícula asociada al documento del registro de la aplicación Dynamics 365.
No es posible agregar un archivo desde un registro de aplicación de Dynamics 365 que no está vinculado a un canal de Teams, ya que la integración de SharePoint no está habilitada.
Al agregar un archivo de un canal de Microsoft Teams vinculado a un registro de aplicación de Dynamics 365, el documento se almacena en una carpeta de SharePoint con la ruta de archivo [Nombre del equipo] > Documentos > [Nombre del canal] > [Nombre del archivo]. El archivo es visible en la pestaña Archivos del canal de Microsoft Teams y la cuadrícula asociada al documento del registro de Dynamics.
Al agregar un archivo de un canal de Teams no vinculado a un registro de aplicación de Dynamics 365, el documento se almacena en una carpeta de SharePoint con ruta de archivo [Nombre del equipo] > Documentos > [Nombre del canal] > [Nombre del archivo]. El archivo es visible en la pestaña Archivos del canal de Microsoft Teams.
Cuando un canal de Microsoft Teams tiene asociados varios registros de aplicación de Dynamics 365 con él, el documento se almacena en una carpeta de SharePoint con la ruta de archivo [Nombre del equipo] > Documentos > [Nombre del canal] > [Nombre del archivo]. El archivo es visible en el canal de Microsoft Teams desde la pestaña de archivos y la cuadrícula asociada al documento para todos los registros de la aplicación de Dynamics 365 asociados con el canal.
Cuando un registro de aplicación de Dynamics 365 está vinculado a un canal de Microsoft Teams, los archivos ya agregados a ese canal de Microsoft Teams aparecen en la cuadrícula asociada al documento para ese registro de la aplicación de Dynamics 365.
Si un registro de aplicación de Dynamics 365 se ha asociado previamente con un canal de Microsoft Teams y un usuario lo asocia con un nuevo canal de Microsoft Teams, se agrega otra ubicación de documento en Dynamics 365 para el nuevo canal de Microsoft Teams asociado al registro. Los usuarios pueden alternar entre las ubicaciones de los documentos.
7. ¿Cuál es la ubicación de SharePoint de la pestaña de archivos de Microsoft Teams en relación con la pestaña de documentos del registro de la aplicación de Dynamics 365 asociado?
La siguiente información se aplica cuando la integración de SharePoint se ha habilitado para una entidad en Dynamics 365.
Al agregar un archivo a un registro de aplicación de Dynamics 365 que está vinculado a un canal de Microsoft Teams desde la ubicación del documento del canal de Microsoft Teams, el documento se almacena en una carpeta de SharePoint con la ruta del archivo [Nombre del equipo] > Documentos > [Nombre del canal] > [Nombre del archivo]. El archivo es visible en la pestaña de archivos del canal de Microsoft Teams y la cuadrícula asociada al documento del registro de Dynamics 365 en la ubicación del documento del canal de Microsoft Teams.
Al agregar un archivo a un registro de aplicación de Dynamics 365 que está vinculado a un canal de Microsoft Teams a través de la ubicación del documento para el sitio predeterminado, el documento se almacena en el sitio de SharePoint que se configuró con el entorno de Dynamics 365. El documento no aparece en la pestaña de archivos de Microsoft Teams para el canal asociado con el registro.
Al agregar un archivo de un registro de aplicación de Dynamics 365 que no está vinculado a un canal de Microsoft Teams, el documento se almacena en el sitio de SharePoint que se configuró con el entorno de Dynamics 365.
Al agregar un archivo de un canal de Microsoft Teams vinculado a un registro de aplicación de Dynamics 365, el documento se almacena en una carpeta de SharePoint con la ruta de archivo [Nombre del equipo] > Documentos > [Nombre del canal] > [Nombre del archivo]. El archivo es visible en la pestaña de archivos del canal de Microsoft Teams y la cuadrícula asociada al documento del registro de Dynamics 365 en la ubicación del documento del canal de Microsoft Teams.
Cuando un canal de Microsoft Teams tiene asociados varios registros de aplicación de Dynamics con él, el documento se almacena en una carpeta de SharePoint con la ruta de archivo [Nombre del equipo] > Documentos > [Nombre del canal] > [Nombre del archivo]. El archivo es visible en el canal de Microsoft Teams desde la pestaña de archivos y la cuadrícula asociada al documento en la ubicación del documento del canal de Microsoft Teams para todos los registros de la aplicación de Dynamics 365 asociados con el canal.
Cuando un registro de aplicación está vinculado a un canal de Microsoft Teams, los archivos ya agregados a ese canal de Microsoft Teams aparecen en la cuadrícula asociada al documento para ese registro de la aplicación de Dynamics 365 en la ubicación del documento en el canal de Microsoft Teams.
Cuando un registro de Dynamics está vinculado a un canal de Microsoft Teams, los archivos ya agregados a ese registro de la aplicación de Dynamics 365 (en el sitio de SharePoint que se configuró con el entorno Dynamics 365), los archivos no son visibles en la pestaña de archivos del canal de Microsoft Teams y permanecen en el sitio predeterminado de SharePoint que se configuró con el entorno de Dynamics 365.
Si un registro de aplicación de Dynamics 365 se ha asociado previamente con un canal de Microsoft Teams y un usuario lo asocia con un nuevo canal de Microsoft Teams, se agrega otra ubicación de documento en la aplicación de Dynamics 365 para el nuevo canal de Microsoft Teams asociado al registro. Los usuarios pueden alternar entre las ubicaciones de los documentos.
8. ¿Quién puede ver qué ubicación?
El permiso para ver la ubicación depende del permiso del usuario para la carpeta en SharePoint. Si la carpeta de SharePoint se creó en un canal de Microsoft Teams, entonces el usuario tendrá permiso de lectura y escritura.
9. He eliminado a un usuario del canal de Microsoft Teams, pero todavía tiene acceso al registro asociado de Dynamics 365. ¿Cómo puedo restringir su capacidad para abrir, editar y eliminar el documento de Dynamics 365?
El acceso a los archivos depende de los permisos del usuario en SharePoint. Para restringir el acceso de un usuario a estos archivos, elimine al usuario del sitio de de SharePoint.
10. ¿Qué sucede cuando elimino la cuenta de Microsoft Teams?
Los archivos se eliminan de Dynamics 365 y SharePoint.