Acerca de la configuración de límites de firmas
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
La gestión de gastos es un aspecto esencial de la gestión de riesgos financieros de las organizaciones. La gestión de gastos incluye la intensificación de los controles internos y la garantía de que los trabajadores respetan estos controles. Los límites de firmas son un aspecto importante de los controles y la conformidad de la gestión de gastos.
El límite de firmas define el mayor compromiso financiero que un trabajador está autorizado a realizar en nombre del empleador. Como consecuencia directa de la actividad de gastos del trabajador, y la aprobación de la actividad de gastos por parte su director, la organización puede formalizar una relación contractual con un tercero. Por ejemplo, se puede emitir un pedido de compra para un proveedor.
Existen dos tipos de límites de firmas: los límites de gastos y los límites de aprobación. El límite de compras es el importe máximo que el trabajador puede gastar en compras relacionadas con la empresa. El límite de aprobación es el importe máximo que el trabajador está autorizado a aprobar para un documento empresarial específico. Los límites de firmas pueden variar, según el tipo de transacción. Por lo tanto, las solicitudes de compra, los informes de gastos, los pedidos de compra y las facturas pueden tener distintos límites de firmas.
Las organizaciones asignan límites de firmas predeterminados. Según la configuración de estos límites en una organización, el trabajador puede obtener un límite de firmas predeterminado de una de las siguiente formas:
Se le asigna automáticamente al trabajador el límite de firmas predeterminado, según su trabajo o su nivel de compensación.
El trabajador debe enviar una solicitud de límite de firmas en el portal de servicios del empleado en Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX.
Los contratos de límites de firmas son válidos solo durante un período de tiempo limitado. Antes de que caduque un contrato, el trabajador debe renovarlo. Durante la renovación, los trabajadores vuelven a confirmar que cumplirán las condiciones del contrato. Si un límite de firmas vence, el trabajador no podrá realizar compras a menos que se renueve el contrato.
Visión general del proceso: límites de gastos y de aprobación
El proceso de configuración y activación de límites de firmas incluye los siguientes pasos:
El administrador selecciona la base de límite de firma.
Si es necesario, el administrador restringe los límites de firmas para los usuarios que tengan un registro de empleado en Microsoft Dynamics AX.
Si es necesario, el administrador configura los límites de firmas de manera que los trabajadores deban solicitar los límites de firmas predeterminado para su trabajo o nivel de compensación. Las solicitudes se envían a través del portal de servicios del empleado en Enterprise Portal.
Para cada trabajo o nivel de compensación, el administrador define los límites de compra predeterminados y los límites de aprobación por tipo de transacción.
Nota
Los límites de firmas predeterminados para un trabajo o nivel de compensación se pueden definir de distintas maneras para las diferentes entidades jurídicas de una organización. En una entidad jurídica, los límites de firmas predeterminados también se pueden definir de diferentes maneras para distintas áreas, como departamentos o centros de coste. Los empleados con un puesto en más de una entidad jurídica de una organización pueden tener distintos límites de firmas predeterminados en cada una de ellas.
Al contratar trabajadores, se le asigna un trabajo o nivel de compensación específicos en Microsoft Dynamics AX.
Si los límites de firmas están configurados para conceder automáticamente límites a los trabajadores, en función de su trabajo o nivel de compensación, el trabajador recibe el límite de firma de forma automática según tal configuración.
Si los límites de firmas están configurados para que los trabajadores deban solicitar límites de firmas para su trabajo o nivel de compensación, el trabajador deberá enviar una solicitud en el portal de servicios del empleado.
El director del trabajador evalúa la solicitud de límite de firmas y la aprueba o la rechaza. Además, el director puede revocar un límite de firmas en cualquier momento.
Una vez configurado el límite de compras para un trabajador, este puede realizar compras que no superen dicho importe. Los límites de compra se invocan en el momento de la compra. Los límites de aprobación se invocan cuando el director del trabajador aprueba la compra como parte del ciclo de aprobación del documento.
Ejemplo: límite de gastos
Prakash es un director de proyectos. Como responsable de la entrega a tiempo de un proyecto, Prakash debe poder realizar compras de catálogo de software y hardware empresarial. El límite de gastos predeterminado que se define para su trabajo es de 500 USD. Sin embargo, las compras que Prakash debe realizar para cumplir con la fecha límite de su proyecto necesitan un límite de gastos superior. Por lo tanto, Prakash envía una solicitud para aumentar su límite de gasto a 2.500 USD, a fin de poder comprar servicios y artículos por un total de 2.500 USD.
Reina, la directora de recursos del proyecto, recibe la solicitud de límite de compras de Prakash y la aprueba. Ahora, Prakash puede realizar compras de catálogo hasta un máximo de 2.500 USD, 2.000 USD por encima del límite de firmas predeterminado definido para este trabajo.
Si Prakash tiene que realizar una compra específica de más de 2.500 USD, puede enviar una solicitud para un aumento puntual en el límite de compras.
Ejemplo: límite de aprobación
Reina es directora de recursos de proyectos en Fabrikam, Inc. Para los directores del nivel de Reina, se estableció un límite de aprobación predeterminado de 2.000 USD para solicitudes de compra. Fabrikam ha configurado los límites de firmas para que los trabajadores deban enviar solicitudes de límite de firmas. Los límites de firmas no se otorgan automáticamente a los trabajadores.
Reina solicita el límite de aprobación predeterminado de 2.000 USD. Por lo tanto, su solicitud se otorga automáticamente y no tiene que pasar el flujo de trabajo de aprobación. No obstante, los trabajadores de Reina necesitan límites de gastos de más de 2.000 USD para realizar solicitudes de compra. Por lo tanto, Reina envía una solicitud de aprobación de límite de 2.500 USD. June, la directora de la división de productos, aprueba la solicitud. Ahora, Reina puede aprobar las compras de hasta 2.500 USD que realizan los trabajadores.
Ejemplo: renovación de acuerdos de límite de firmas
Los contratos de límites de firmas son válidos solo durante un período de tiempo limitado. Los trabajadores deben renovar periódicamente los contratos para volver a confirmar que aceptan cumplir las condiciones del contrato. Por ejemplo, Prakash dispone de un límite de gastos para solicitudes de compra. Cuando Prakash solicitó este límite de firma, leyó el acuerdo "Condiciones de compra" y aceptó sus condiciones el 1 de junio de 2011. La duración del acuerdo se estableció en 12 meses. Por lo tanto, la confirmación de Prakash vence el 1 de junio de 2012. Antes de esta fecha, Prakash debe reconfirmar que acepta cumplir con el acuerdo "Condiciones de compra".
El campo Contrato abierto (meses) se usa para definir la longitud del período de renovación para un contrato del límite de firmas. Para el límite de compras de Prakash, el período de renovación es de dos meses. Por lo tanto, a partir del 1 de abril de 2012, la página Confirmación del contrato de límite de firmas está a disposición de Prakash. Entre el 1 de abril de 2012 y el 31 de mayo de 2012, Prakash puede abrir esta página y renovar su contrato de límite de firmas. Si Prakash no renueva el contrato del límite de firmas durante este período, su límite de firmas vencerá y no podrá realizar compras hasta que renueve el contrato.
Consulte también
Para obtener información sobre las tareas de límite de firmas de trabajadores y directores, busque Creación y mantenimiento de solicitudes de límite de firmas y Mantenimiento de solicitudes de límite de firmas para sus trabajadores en la Ayuda de Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX.
Para obtener información acerca de la configuración de los parámetros del límite de firma, vea Configurar parámetros de límite de firma