Acerca del flujo de trabajo de viajes y gastos

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Puede usar el sistema de flujo de trabajo en Microsoft Dynamics AX para configurar un proceso de revisión para los informes de gastos en Viajes y gastos. Puede configurar un flujo de trabajo para determinar quién aprueba los informes de gastos en base a cualquiera de los siguientes criterios:

• El empleado que notifica la jerarquía y los límites de aprobación predeterminados

• Las dimensiones financieras y la responsabilidad del proyecto

• La asignación a usuarios o grupos de usuarios específicos

Las aprobaciones de flujo de trabajo se pueden crear para los informes de gastos, las solicitudes de viaje, los anticipos, los conflictos de tarjeta de crédito y la recuperación del impuesto sobre el valor añadido (IVA).

Ejemplo

El siguiente proceso muestra un ejemplo del flujo de trabajo de gestión de gastos para un informe de gastos.

1. Un empleado crea y guarda un informe de gastos.

2. El empleado envía el informe de gastos para su aprobación. Se identifica al aprobador según las reglas definidas cuando se configuró el flujo de trabajo.

3. El aprobador recibe la notificación de que el informe de gastos está listo para su aprobación. El aprobador revisa el informe de gastos y comprueba que las siguientes condiciones se cumplan:

   • Los gastos no infrinjan ninguna directivas de gastos. Si un gasto infringe una directiva, el aprobador comprueba que se incluye una justificación comercial válida en el informe.

   • Se vinculan recibos electrónicos al informe de gastos.

4. El aprobador aprueba el informe de gastos.

5. El informe de gastos se asigna a un coordinador de proveedores para que proceda a su registro.

   • Si se configura el registro automático, el informe de gastos se procesa para el pago y el estado del informe de gastos se actualiza.

   • Si el registro automático no se configura, el coordinador de proveedores comprueba que se han enviado todos los recibos originales, y que los recibos corresponden a los gastos incluidos en el informe de gastos. Todos los códigos de impuestos especificados en el informe de gastos también se deben comprobar como correctos. Una vez comprobados estos requisitos, se registra el informe de gastos.

Después de que se registre el informe de gastos, se autoriza el pago para el informe de gastos y se reembolsa al empleado.