Configuración de una tarea manual

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Para configurar una tarea manual, en el editor de flujo de trabajo, haga clic con el botón secundario en la tarea y, a continuación, haga clic en Propiedades para abrir el formulario Propiedades. Use los siguientes procedimientos para configurar las propiedades de la tarea manual.

Asignación de un nombre a la tarea

Siga estos pasos para asignar un nombre a la tarea manual.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.

2. En el campo Nombre, escriba un nombre único para la tarea.

Especificación de una línea de asunto e instrucciones

Debe proporcionar una línea de asunto e instrucciones a los usuarios que están asignados a la tarea.

Por ejemplo, si configura una tarea para solicitudes de compra, el usuario asignado a ella ve la línea de asunto y las instrucciones en el formulario Solicitudes de compra. La línea de asunto se muestra en la barra de mensajes del formulario y el usuario puede hacer clic en el icono de dicha barra para ver las instrucciones. En la siguiente ilustración, se muestran la ubicación de la barra de mensajes y el icono en el que el usuario debe hacer clic para ver las instrucciones.

Siga estos pasos para escribir una línea de asunto e instrucciones.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración básica.

2. En el cuadro de texto Asunto del elemento de trabajo, escriba la línea de asunto.

3. Para personalizar la línea de asunto, puede insertar marcadores de posición. Estos se reemplazan con los datos adecuados cuando se muestran a los usuarios.

   1. Haga clic en el punto del cuadro de texto en el que desea que aparezca el marcador de posición.

   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.

   3. En la lista que se abre, seleccione el marcador de posición que desea insertar.

   4. Haga clic en Insertar.

4. Para agregar traducciones de la línea de asunto, haga clic en Traducciones. En el formulario que aparece, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Agregar.

   2. En la lista que aparece, seleccione el idioma que usará para escribir el texto.

   3. En el cuadro de texto Texto traducido, escriba el texto.

   4. Para personalizar el texto, inserte marcadores de posición.

   5. Haga clic en Cerrar.

5. En el cuadro de texto Instrucciones del elemento de trabajo, escriba las instrucciones.

6. Para personalizar las instrucciones, puede insertar marcadores de posición. Estos se reemplazan con los datos adecuados cuando se muestran a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. Haga clic en el punto del cuadro de texto en el que debe aparecer el marcador de posición.

   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.

   3. En la lista que se abre, seleccione el marcador de posición que desea insertar.

   4. Haga clic en Insertar.

7. Para agregar traducciones de las instrucciones, haga clic en Traducciones. En el formulario que aparece, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Agregar.

   2. En la lista que aparece, seleccione el idioma que usará para escribir el texto.

   3. En el cuadro de texto Texto traducido, escriba el texto.

   4. Para personalizar el texto, inserte marcadores de posición.

   5. Haga clic en Cerrar.

Asignación de la tarea

Siga estos pasos para especificar a quién se debe asignar la tarea manual.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Asignación.

2. En la pestaña Tipo de asignación, seleccione una de las opciones de la siguiente tabla. A continuación, siga los pasos adicionales correspondientes a la opción elegida antes de realizar el paso 3.

   Opción	Tarea asignada a	Pasos adicionales
   Participante	Usuarios asignados a un grupo o rol específicos	Tras seleccionar Participante, haga clic en la pestaña Basado en funciones. En la lista Tipo de participante, seleccione el tipo de grupo o rol al que se debe asignar la tarea. En la lista Participante, seleccione el grupo o rol al que se debe asignar la tarea.
   Jerarquía	Usuarios de una jerarquía organizativa específica	Tras seleccionar Jerarquía, haga clic en la pestaña Selección de jerarquía. En la lista Tipo de jerarquía, seleccione el tipo de jerarquía a la que se debe asignar la tarea. El sistema debe recuperar un intervalo de nombres de usuario de la jerarquía. Dichos nombres representan a los usuarios a los que se puede asignar la tarea. Siga estos pasos para especificar el punto de inicio y de finalización del intervalo de nombres de usuario que el sistema recupera: Para especificar el punto de inicio, seleccione una persona de la lista Comenzar desde. Para especificar el punto de finalización, haga clic en Agregar condición. A continuación, especifique una condición que determine en qué parte de la jerarquía el sistema dejará de recuperar nombres. Haga clic en la pestaña Opciones de jerarquía. Especifique los usuarios del intervalo a los que se asigna la tarea: Asignar a todos los usuarios recuperados: la tarea se asigna a todos los usuarios del intervalo. Asignar sólo al último usuario recuperado: la tarea se asigna solo al último usuario del intervalo. Excluir usuarios con la siguiente condición: la tarea no se asigna a ninguno de los usuarios del intervalo que cumplen con una determinada condición. Haga clic en Agregar condición para especificar la condición. Para obtener más información acerca de la asignación basada en jerarquías, vea Hierarchy-based assignment.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios del flujo de trabajo actual	Tras seleccionar Usuario del flujo de trabajo, haga clic en la pestaña Usuario del flujo de trabajo. En la lista Usuario del flujo de trabajo, seleccione un usuario que participe en el flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios de Microsoft Dynamics AX específicos	Tras seleccionar Usuario, haga clic en la pestaña Usuario. En la lista Usuarios disponibles: se incluyen todos los usuarios de Microsoft Dynamics AX. Seleccione aquellos a los que desea asignar la tarea y, a continuación, muévalos a la lista Usuarios seleccionados:.
   Cola	Una cola de elementos de trabajo	Tras seleccionar Cola, haga clic en la pestaña Basado en cola. Para asignar la tarea a una cola específica, siga estos pasos: En la lista Tipo de cola, seleccione Colas de elementos de trabajo. En la lista Nombre de cola, seleccione la cola. Si la cola a la que se debe asignar la tarea debe estar determinada por una condición específica, siga estos pasos: En la lista Tipo de cola, seleccione Colas de elementos de trabajo condicional. En la lista Nombre de cola, seleccione Cola condicional.

3. Haga clic en la pestaña Límite de tiempo.

4. En el campo Duración, especifique el tiempo del que dispone el usuario para completar la tarea. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Horas: escriba la cantidad de horas de las que dispone el usuario para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.

   • Días: escriba la cantidad de días de los que dispone el usuario para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.

   • Semanas: escriba la cantidad de semanas de las que dispone el usuario para completar la tarea.

   • Meses: seleccione el día y la semana en los que vence el plazo para completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que el usuario haya completado la tarea antes del viernes de la tercera semana del mes.

   • Años: seleccione el día, la semana y el mes en los que vence el plazo para completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que el usuario haya completado la tarea antes del viernes de la tercera semana de diciembre.

   Si el usuario no completa la tarea en el tiempo asignado, la tarea se considera vencida. Las tareas vencidas se pueden remitir a una instancia superior en función de las opciones que se seleccionen en el área Remisión a una instancia superior de este formulario.

Especificación de la acción que se realiza cuando vence la tarea

Si un usuario no completa la tarea manual en el tiempo asignado, la tarea se considera vencida. Las tareas vencidas se pueden remitir a una instancia superior, o asignar a otro usuario de forma automática. Si la tarea ha vencido, siga estos pasos para remitirla a una instancia superior.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Remisión a una instancia superior.

2. Active la casilla de verificación Usar ruta de remisión a una instancia superior para crear una ruta de remisión a una instancia superior. De manera automática, el sistema asigna la tarea a los usuarios que forman parte de la ruta de remisión a una instancia superior.

   La siguiente tabla, por ejemplo, representa una ruta de remisión a una instancia superior.

   Secuencia	Ruta de remisión a una instancia superior
   1	Asignar a: Donna
   2	Asignar a: Erin
   3	Acción final: Rechazar

   En este ejemplo, el sistema asigna la tarea vencida a Donna. Si Donna no completa la tarea en el tiempo asignado, el sistema la asigna a Erin. Si Erin no completa la tarea en el tiempo asignado, el sistema rechaza el documento que se debía procesar.

3. Para agregar un usuario a la ruta de remisión a una instancia superior, haga clic en Agregar remisión a una instancia superior. Haga clic en la pestaña Tipo de asignación, seleccione una de las opciones de la siguiente tabla y, a continuación, siga los pasos adicionales correspondientes a la opción elegida antes de realizar el paso 4.

   Opción	Usuarios a los que se remite la tarea	Pasos adicionales
   Jerarquía	Usuarios de una jerarquía organizativa específica	Tras seleccionar Jerarquía, haga clic en la pestaña Selección de jerarquía. En la lista Tipo de jerarquía, seleccione el tipo de jerarquía a la que se debe remitir la tarea. El sistema debe recuperar un intervalo de nombres de usuario de la jerarquía. Dichos nombres representan a los usuarios a los que se puede remitir la tarea. Siga estos pasos para especificar el punto de inicio y de finalización del intervalo de nombres de usuario que el sistema recupera: Para especificar el punto de inicio, seleccione una persona de la lista Comenzar desde. Para especificar el punto de finalización, haga clic en Agregar condición. A continuación, especifique una condición que determine en qué parte de la jerarquía el sistema dejará de recuperar nombres. Haga clic en la pestaña Opciones de jerarquía. Especifique los usuarios del intervalo a los que se remite la tarea: Asignar a todos los usuarios recuperados: la tarea se remite a todos los usuarios del intervalo. Asignar sólo al último usuario recuperado: la tarea se remite solo al último usuario del intervalo. Excluir usuarios con la siguiente condición: la tarea no se remite a ninguno de los usuarios del intervalo que cumplen con una determinada condición. Haga clic en Agregar condición para especificar la condición.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios del flujo de trabajo actual	Tras seleccionar Usuario del flujo de trabajo, haga clic en la pestaña Usuario del flujo de trabajo. En la lista Usuario del flujo de trabajo, seleccione un usuario que participe en el flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios de Microsoft Dynamics AX específicos	Tras seleccionar Usuario, haga clic en la pestaña Usuario. En la lista Usuarios disponibles: se incluyen todos los usuarios de Microsoft Dynamics AX. Seleccione aquellos a los que desea remitir la tarea y, a continuación, muévalos a la lista Usuarios seleccionados:.

4. Haga clic en la pestaña Límite de tiempo.

5. En el campo Duración, especifique el tiempo del que dispone el usuario para completar la tarea. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Horas: escriba la cantidad de horas de las que dispone el usuario para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.

   • Días: escriba la cantidad de días de los que dispone el usuario para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.

   • Semanas: escriba la cantidad de semanas de las que dispone el usuario para completar la tarea.

   • Meses: seleccione el día y la semana en los que vence el plazo para completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que el usuario haya completado la tarea antes del viernes de la tercera semana del mes.

   • Años: seleccione el día, la semana y el mes en los que vence el plazo para completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que el usuario haya completado la tarea antes del viernes de la tercera semana de diciembre.

6. Repita los pasos 3 a 5 por cada usuario que desee agregar a la ruta de remisión a una instancia superior. El orden de los usuarios se puede modificar.

7. Si los usuarios de la ruta de remisión a una instancia superior no completan la tarea en el tiempo asignado, el sistema realiza una acción en la tarea. Para especificar la acción que realiza el sistema, seleccione la fila Acción y, a continuación, seleccione una acción en la pestaña Finalizar acción.

Especificación de las condiciones en que el sistema realiza una acción automática en la tarea

Puede configurar el sistema para que realice alguna acción en la tarea manual si se cumplen ciertas condiciones.

Por ejemplo, supongamos que existe una tarea que requiere que un miembro del departamento Informes de gastos revise los recibos que se adjuntan a un informe de gastos. De acuerdo con las directivas de la empresa, esta tarea se debe realizar cuando el importe total del informe de gastos es superior a 100 USD. Dada esta situación, puede configurar el sistema para que el estado de la tarea cambie a Completo si importe total < 100.

Siga estos pasos para especificar cuándo el sistema realiza una acción en la tarea manual.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Acciones automáticas.

2. Active la casilla de verificación Habilitar acciones automáticas.

3. Haga clic en Agregar condición.

4. Escriba una condición.

5. Escriba condiciones adicionales, si fuera necesario.

6. Para comprobar que las condiciones definidas se hayan configurado correctamente, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Probar. Se muestra el formulario Probar condición de flujo de trabajo.

   2. En el área Comprobar condición del formulario, seleccione un registro.

   3. Haga clic en Probar. El sistema evalúa el registro seleccionado para determinar si reúne las condiciones definidas.

   4. Haga clic en Aceptar o en Cancelar para regresar al formulario Propiedades.

7. En la lista Acción de finalización automática, seleccione la acción que el sistema debe realizar en la tarea.

Especificación del momento en que se envían notificaciones

Puede enviar notificaciones cuando una tarea manual se ha delegado, completado, rechazado, remitido a una instancia superior o cuando se ha solicitado un cambio.

Siga estos pasos para especificar cuándo se deben enviar notificaciones y a quiénes se deben enviar.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Notificaciones.

2. Active las casillas de verificación junto a los eventos que deben notificarse:

   • Delegar: cuando la tarea se ha asignado a otro usuario.

   • Remitir a una instancia superior: cuando el usuario asignado no ha completado la tarea en el tiempo previsto.

   • Completar: cuando el usuario asignado ha completado la tarea.

   • Rechazar: cuando el usuario asignado ha rechazado el documento enviado.

   • Solicitar cambio: cuando el usuario asignado ha solicitado que se realice un cambio en el documento enviado.

3. Seleccione la fila correspondiente a uno de los eventos que seleccionó en el paso 2.

4. Haga clic en la pestaña Texto de notificación.

5. En el cuadro de texto, escriba el texto de la notificación.

6. Para personalizar la notificación, puede insertar marcadores de posición. Estos se reemplazan con la información adecuada cuando se muestran a los usuarios. Para insertar un marcador de posición, siga estos pasos:

   1. Haga clic en el punto del cuadro de texto en el que debe aparecer el marcador de posición.

   2. Haga clic en Insertar marcador de posición.

   3. En la lista que se abre, seleccione el marcador de posición que desea insertar.

   4. Haga clic en Insertar.

7. Para agregar traducciones de la notificación, haga clic en Traducciones. En el formulario que aparece, siga estos pasos:

   1. Haga clic en Agregar.

   2. En la lista que aparece, seleccione el idioma que usará para escribir el texto.

   3. En el cuadro de texto Texto traducido, escriba el texto.

   4. Para personalizar el texto, inserte marcadores de posición.

   5. Haga clic en Cerrar.

8. Haga clic en la pestaña Destinatario.

9. Especifique los destinatarios de las notificaciones. Seleccione una de las opciones de la siguiente tabla y, a continuación, siga los pasos adicionales correspondientes a la opción elegida antes de realizar el paso 10.

   Opción	Destinatarios de las notificaciones	Pasos adicionales
   Participante	Usuarios asignados a un grupo o rol específicos	Tras seleccionar Participante, haga clic en la pestaña Basado en funciones. En la lista Tipo de participante, seleccione el tipo de grupo o rol al que se deben enviar las notificaciones. En la lista Participante, seleccione el grupo o rol al que se deben enviar las notificaciones.
   Usuario del flujo de trabajo	Usuarios del flujo de trabajo actual	Tras seleccionar Usuario del flujo de trabajo, haga clic en la pestaña Usuario del flujo de trabajo. En la lista Usuario del flujo de trabajo, seleccione un usuario que participe en el flujo de trabajo.
   Usuario	Usuarios de Microsoft Dynamics AX específicos	Tras seleccionar Usuario, haga clic en la pestaña Usuario. En la lista Usuarios disponibles: se incluyen todos los usuarios de Microsoft Dynamics AX. Seleccione aquellos a los que desea enviar notificaciones y, a continuación, muévalos a la lista Usuarios seleccionados:.

10. Repita los pasos 3 a 9 por cada uno de los eventos que haya seleccionado en el paso 2.

Definición de un límite de tiempo

Siga estos pasos si la tarea manual se debe completar en un plazo específico.

Nota

Las opciones que seleccione al realizar estos pasos reemplazarán las opciones que haya seleccionado en las áreas Asignación y Remisión a una instancia superior de este formulario.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración avanzada.

2. Active la casilla de verificación Configurar un límite de tiempo para el elemento de flujo de trabajo.

3. En el campo Duración, especifique cuándo se debe completar la tarea. Seleccione una de las siguientes opciones:

   • Horas: escriba la cantidad de horas disponibles para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.

   • Días: escriba la cantidad de días disponibles para completar la tarea. A continuación, seleccione el calendario que usa la organización y escriba la información pertinente acerca de la semana laboral de la organización.

   • Semanas: escriba la cantidad de semanas disponibles para completar la tarea.

   • Meses: seleccione el día y la semana en los que vence el plazo para completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que la tarea se haya completado antes del viernes de la tercera semana del mes.

   • Años: seleccione el día, la semana y el mes en los que vence el plazo para completar la tarea. Por ejemplo, tal vez desee que la tarea se haya completado antes del viernes de la tercera semana de diciembre.

4. Si se supera el límite de tiempo, el sistema realiza una acción en la tarea de manera automática. En la lista Acción, seleccione la acción que debe realizar el sistema.

Especificación de las acciones de las que dispone el usuario

Cuando la tarea manual se asigna a un usuario, este debe realizar alguna acción en ella. Siga estos pasos para especificar las acciones que el usuario puede realizar en la tarea.

Nota

Las acciones disponibles variarán en función del diseño de la tarea.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración avanzada.

2. Active la casilla de verificación Completar si el usuario debe poder cambiar el estado de la tarea a Completo.

3. Active la casilla de verificación Rechazar si el usuario debe poder rechazar el documento enviado.

4. Active la casilla de verificación Solicitar cambio si el usuario debe poder solicitar que se realicen cambios en el documento enviado.

5. Active la casilla de verificación Delegar si el usuario debe poder asignar la tarea a otro usuario.

6. Active la casilla de verificación Volver a asignar si el usuario debe poder reasignar la tarea a otro usuario de la cola de elementos de trabajo.

7. Active la casilla de verificación Liberar si el usuario debe poder reasignar la tarea a la cola de elementos de trabajo. Otro usuario podrá encargarse de completar la tarea.

Especificación de si los usuarios pueden realizar acciones en la tarea mediante la lista de trabajo de Enterprise Portal

De forma predeterminada, los usuarios pueden realizar acciones en las tareas mediante el elemento web Lista de trabajo de Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX. Sin embargo, puede haber situaciones en las que prefiera que los usuarios no puedan usar este elemento web para realizar acciones en las tareas. Esto puede ocurrir si, por ejemplo, desea que los usuarios abran los documentos y realicen acciones en las tareas desde los mismos documentos.

Siga estos pasos para especificar si los usuarios pueden realizar acciones en la tarea manual mediante el elemento web Lista de trabajo de Enterprise Portal.

1. En el panel izquierdo, haga clic en Configuración avanzada.

2. Para permitir que los usuarios realicen acciones en la tarea mediante el elemento web Lista de trabajo de Enterprise Portal, active la casilla de verificación Habilitar acciones desde la lista de trabajo de Enterprise Portal.

3. Para evitar que los usuarios realicen acciones en la tarea mediante el elemento web Lista de trabajo de Enterprise Portal, desactive la casilla de verificación Habilitar acciones desde la lista de trabajo de Enterprise Portal.