Configurar y usar la gestión de documentos de Microsoft Dynamics AX con las bibliotecas de documentos de Microsoft SharePoint
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3
En este tema se proporciona información acerca de cómo puede configurar la gestión de documentos para que se integre con las bibliotecas de documentos Windows SharePoint en Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o versiones posteriores de Microsoft Dynamics AX. Después de configurar la gestión de documentos y las bibliotecas de documentos en SharePoint, puede guardar los datos adjuntos de documentos en SharePoint y almacenar las plantillas de documentos en una biblioteca de documentos de SharePoint.
Requisitos previos
La tabla siguiente muestra los requisitos previos que deben cumplirse antes de comenzar.
Categoría |
Requisito previo |
|---|---|
Versión |
Microsoft Dynamics AX 2012 R2 o posterior |
Tareas de configuración relacionadas |
Activar gestión de documentos. Para obtener más información, vea Configurar gestión de documentos. Configurar la integración con los complementos de Microsoft Office |
Otros productos |
Windows SharePoint Debe crear o tener acceso a una o más bibliotecas de documentos antes de completar los procedimientos de este tema. Para obtener más información, consulte Planificar bibliotecas de documentos en SharePoint. |
1. Especifique tipos de autenticación para los sitios de SharePoint
Para interactuar con documentos en SharePoint de Microsoft Dynamics AX, debe especificar el tipo de autenticación para cada sitio de SharePoint con el que desea que Microsoft Dynamics AX se integre. En este caso, la autenticación hace referencia al proceso que Microsoft Dynamics AX usa para determinar si el usuario tiene permiso para obtener acceso al sitio de SharePoint .
Para especificar el tipo de autenticación para un sitio de SharePoint, siga estos pasos:
Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Parámetros de la administración de documentos.
Haga clic en Agregar.
Indique la URL para el sitio SharePoint.
Seleccione el tipo de autenticación para el sitio SharePoint. Use la información de la siguiente tabla para decidir qué tipo de autenticación es mejor para usted.
Tipo
Propósito
Windows
Seleccione esta opción si el servidor de SharePoint se encuentra en la red local.
SharePoint Online
Seleccione esta opción si el servidor de SharePoint se encuentra en la nube.
2. Crear tipos de documentos para las bibliotecas de documentos de SharePoint
Antes de poder guardar un dato adjunto o una plantilla en SharePoint, debe crear un tipo de documento para las clases siguientes de documentos:
Datos adjuntos de documentos: estos son los documentos que se guardan en su equipo, y que desea vincular a un registro Microsoft Dynamics AX y guardarlos en una biblioteca de documentos de SharePoint .
Plantillas de documentos: estas son plantillas que ha configurado, y que desea volver a usar frecuentemente al completar varios procesos empresariales, como el procesamiento de pedidos de ventas.
Para crear tipos de documentos para SharePoint, siga estos pasos:
Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Tipos de documento.
Haga clic en Nuevo y escriba la siguiente información.
Para los datos adjuntos de documentos
Campo
Valor
Clase
Vincular archivo
Grupo
Archivo
Ubicación
SharePoint
Directorio de archivo
Especifique la dirección URL para la biblioteca de documentos de SharePoint en este campo. Asegúrese de incluir solo las partes de la dirección URL necesarias. Por ejemplo, no incluya “Allitems.aspx” al final de la dirección URL.
Para plantillas de documentos
Campo
Valor
Clase
Biblioteca de plantillas
Grupo
Documento
Ubicación
Directorio de archivo
Directorio de archivo
sitio de SharePoint
Especifique la dirección URL del sitio de SharePoint donde se almacenan las plantillas de documentos.
Asegúrese de incluir solo las partes de la dirección URL necesarias. Por ejemplo, no incluya “Allitems.aspx” al final de la dirección URL.
Biblioteca de documentos
Seleccione la biblioteca de documentos donde se almacenan las plantillas.
Para obtener más información, vea "Crear un tipo de documento" en Configurar gestión de documentos.
3. Vincule un documento a un registro y guarde el documento a una biblioteca de documentos de SharePoint
Con fines de registro de datos, puede que desee vincular todos los documentos a los registros de Microsoft Dynamics AX para que también se guarden en las bibliotecas de documentos de SharePoint. En lugar de cargar el documento en SharePoint primero y, a continuación, vincularlo a un registro, puede guardar los datos adjuntos de registros en una biblioteca de documentos de SharePoint y vincularlos a un registro simultáneamente.
Para vincular un documento a un registro y guardar el archivo en SharePoint al mismo tiempo, siga estos pasos:
Abra el registro al que desea adjuntar un documento.
En el panel de acciones, haga clic en Archivos adjuntos. De forma alternativa, haga clic en Archivo > Comando > Gestión de documentos.
Haga clic en Nuevo, y seleccione el nombre del tipo de documento de datos adjuntos de documentos que creó en el paso 2 de Crear tipos de documentos para el procedimiento de las bibliotecas de documentos de SharePointanteriormente en este tema.
Busque la ubicación del archivo para vincular y, a continuación, haga clic en Abrir.
4. Guardar una plantilla de documento en una biblioteca de SharePoint y activar la plantilla
Antes de poder utilizar una plantilla, debe guardar la plantilla en una biblioteca de SharePoint, y después activar la plantilla en el formulario Tipos de documento .
Para guardar una plantilla de documento a una biblioteca de SharePoint, siga estos pasos:
Abra una plantilla de documento que haya creado previamente. Si todavía no ha creado plantillas de documentos, consulte Tareas clave: crear y usar una plantilla de Word mediante los complementos de Office o Tareas clave: crear y compartir una plantilla de Excel mediante los complementos de Office.
Guarde la plantilla en una biblioteca de documentos de SharePoint.
Para activar una plantilla de documento, siga estos pasos:
Haga clic en Administración de la organización > Configurar > Administración de documentos > Tipos de documento.
Seleccione el tipo de documento de plantilla de documento que creó en "Crear tipos de documentos para el procedimiento de bibliotecas de documentos de SharePoint" anteriormente en este tema.
En la ficha desplegable Plantillas de documentos, haga clic en Sincronizar.
Seleccione la plantilla que desee activar y, a continuación, haga clic en Activar.
Tareas relacionadas
Configurar gestión de documentos