Visión general de un flujo de trabajo de solicitudes de compra
Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012
El proceso de flujo de trabajo mueve las solicitudes de compra a través del proceso de revisión, desde el estado inicial de Borrador al estado de Aprobado. Cuando se envía una solicitud de compra a revisión, se inicia el proceso del flujo de trabajo. Cuando se aprueba una solicitud de compra, se puede generar un pedido de compra para las líneas de la solicitud de compra y enviarlo al proveedor para su cumplimiento.
Advertencia
Para que una solicitud de compra se pueda enviar a revisión, el flujo de trabajo debe estar configurado. El proceso del flujo de trabajo puede incluir uno o varios pasos de revisión en cualquier orden. El proceso del flujo de trabajo también se puede configurar para omitir las tareas de revisión y aprobar automáticamente la solicitud de compra. Puede configurar el flujo de trabajo para enrutar la solicitud de compra como un documento único. Otra opción es enrutar líneas individuales de la solicitud de compra a los revisores apropiados. También puede crear un escenario en que la solicitud de compra se enrute como un documento único a algunos revisores y las líneas seleccionadas de la solicitud de compra se enruten a otros revisores.
Si las líneas de la solicitud de compra se revisan de manera individual, el proceso de revisión se debe completar para todas las líneas de la solicitud de compra antes de que el flujo de trabajo pueda moverse al siguiente paso del proceso y antes de que el proceso de revisión de la solicitud de compra como un conjunto pueda completarse. Cuando la solicitud de compra, incluidas todas las líneas, complete el proceso de revisión, el estado general de la solicitud de compra se actualizará a Aprobado.
Puede configurar su flujo de trabajo para representar el proceso empresarial de las solicitudes de compra de su organización. Al configurar el proceso de flujo de trabajo de solicitud de compra, tenga en cuenta los puntos siguientes:
¿Qué gastos se deben revisar?
¿Qué gastos se pueden aprobar automáticamente?
¿Quién tiene que aprobar y revisar las solicitudes de gastos? ¿A qué rol se ha asignado a estos usuarios?
¿Cuál es el proceso cuando un revisor no está disponible?
En los ejemplos siguientes se muestran dos maneras de configuración del flujo de trabajo para solicitudes de compra.
Nota
Este tema incluye información acerca de las características que se añadieron o cambiaron para Microsoft Dynamics AX 2012 R2. Esta información también se aplica a AX 2012 R3. Consulte la sección más adelante en este tema.
Ejemplo 1: enrutar una solicitud de compra como un documento único para revisión
En la siguiente ilustración se muestra la manera en la que una solicitud de compra puede fluir por el proceso de revisión del flujo de trabajo como un único documento. Las líneas de la solicitud de compra no se dirigen de manera individual.
En este ejemplo, se incluyen los roles siguientes en el flujo de trabajo:
Solicitante: usuario que ha solicitado los artículos o servicios. El solicitante puede preparar la solicitud de compra, o bien otro trabajador puede preparar la solicitud de compra en nombre del solicitante. Este trabajador es el preparador. El preparador es el responsable de gestionar la solicitud de compra mediante el proceso de revisión. Solo el preparador de la solicitud de compra la puede modificar.
Nota
Se puede conceder a un trabajador el permiso adecuado para crear una solicitud de compra en nombre de otra persona. Para obtener más información acerca de cómo configurar los permisos, consulte Configurar permisos para pedir productos en nombre de otro usuario.
Agente de compras: usuario que realiza la revisión de una compra y que puede aprobar el documento.
Administrador del solicitante: usuario que realiza la revisión administrada y que puede aprobar el documento.
.gif "Purchase requisition workflow review process")
En este ejemplo, el proceso del flujo de trabajo de la solicitud de compra incluye los pasos siguientes:
El preparador envía una solicitud de compra a revisión.
El agente de compras recibe una notificación que le solicita que compruebe la información de la solicitud de compra. Si falta información necesaria, el agente de compras puede agregar la información o devolver la solicitud de compra al preparador para que la agregue. Una vez se hayan rellenado los campos necesarios, la solicitud de compra puede pasar al paso siguiente del proceso de revisión.
El administrador del solicitante revisa la solicitud de compra.
La solicitud de compra se puede dirigir al administrador del solicitante si, por ejemplo, el importe de la solicitud de compra supera el límite de gastos del solicitante para solicitudes de compra. El administrador del solicitante puede aprobar o rechazar la solicitud de compra, o devolverla al preparador para que realice cambios.
Ejemplo 2: enrutar líneas individuales de la solicitud de compra para revisión
En la siguiente ilustración se muestran la manera en la que las líneas de una solicitud de compra individual se pueden dirigir a través del flujo de trabajo. El proceso de cada línea suele ser el mismo que el proceso para una solicitud de compra que se revisa como un documento único. Sin embargo, cada línea debe completar el proceso de flujo de trabajo de forma individual para que el flujo de trabajo se pueda completar para la solicitud de compra como un conjunto.
En este ejemplo, un trabajador introduce una solicitud de pósters y camisetas para una campaña de marketing. El coste de los pósters se divide entre el departamento de marketing y el departamento de ventas. Si el coste de los posters o de las camisetas superar la autoridad del límite de firmas para directores de departamento, el administrador del grupo deberá revisar también la solicitud de compra.
Los roles siguientes están incluidos en el proceso de flujo de trabajo de este ejemplo:
Solicitante: usuario que ha solicitado los artículos o servicios. El solicitante puede preparar la solicitud de compra, o bien otro trabajador puede preparar la solicitud de compra en nombre del solicitante. Este trabajador es el preparador. El preparador es el responsable de gestionar la solicitud de compra mediante el proceso de revisión. Solo el preparador de la solicitud de compra la puede modificar.
Nota
Se puede conceder a un trabajador el permiso adecuado para crear una solicitud de compra en nombre de otra persona. Para obtener más información acerca de cómo configurar los permisos, consulte Configurar permisos para pedir productos en nombre de otro usuario.
Agente de compras: usuario que realiza la revisión de una compra y que puede aprobar el documento.
Administrador del solicitante: usuario que realiza la revisión administrada y que puede aprobar el documento.
Administrador de departamento: usuario que realiza la revisión de gastos y que puede aprobar el documento.
Administrador del grupo: usuario que realiza la revisión de autoridad de firmas y que puede aprobar el documento.
.gif "Purchase requisition line workflow review process")
En este ejemplo, el proceso del flujo de trabajo de las líneas de la solicitud de compra incluye los pasos siguientes:
El preparador envía una solicitud de compra a revisión. Cada línea se dirige al revisor configurado en el proceso del flujo de trabajo.
El agente de compras recibe una notificación que solicita al agente de compras que compruebe la información de la solicitud de compra y las líneas de la solicitud de compra. Si falta información necesaria, el agente de compras puede agregar la información o devolver una línea de la solicitud de compra al preparador para que la agregue. Una vez se hayan rellenado los campos necesarios, la línea de la solicitud de compra puede pasar al paso siguiente del proceso de revisión. Las líneas de la solicitud de compra pueden continuar por el proceso de revisión de forma independiente unas de otras.
El administrador de la línea del solicitante revisa y aprueba las líneas de la solicitud de compra.
La aprobación se puede dirigir al administrador del solicitante si, por ejemplo, el importe de la línea de la solicitud de compra supera el límite de gastos del solicitante para las líneas de la solicitud de compra. El administrador puede aprobar o rechazar una de las líneas de la solicitud de compra, o ambas.
El administrador de departamento del departamento de marketing revisa las líneas de la solicitud de compra para los pósters y las camisetas. El administrador del departamento de ventas revisa la línea de la solicitud de compra solo de los pósters, porque es el único coste que corre a cargo del departamento de ventas.
El administrador del grupo revisa y aprueba la línea de la solicitud de compra de las camisetas solo si es necesario. Por ejemplo, si el importe de la línea de la solicitud de compra supera el límite de aprobación del administrador de departamento. El administrador del grupo no tiene que aprobar la línea de la solicitud de compra de los pósters.
Configuración del flujo de trabajo para solicitudes de compra
Para dirigir una solicitud de compra a revisión, debe configurar los procesos de flujo de trabajo de la solicitud de compra. El proceso de flujo de trabajo definido controlará la interacción entre el usuario que ha solicitado los artículos (el solicitante) y el revisor y el aprobador del flujo de trabajo. Asimismo, determina la ruta de la solicitud de compra basándose en las condiciones especificadas en la configuración del flujo de trabajo, como el destino al que debe enviarse la solicitud de compra, el usuario o el rol al que debe enviarse y las acciones que pueden ejecutar los usuarios.
En los ejemplos de este tema se describe cómo se puede enrutar una solicitud de compra a través del flujo de trabajo como un documento único o como líneas individuales de la solicitud de compra. También puede configurar el flujo de trabajo para las solicitudes de compra, a fin de reflejar la revisión de control interno de las solicitudes de compra definidas para su organización. Para obtener más información sobre cómo configurar el flujo de trabajo para solicitudes de compra, vea Configurar flujos de trabajo de compras y abastecimiento.
Nuevo o cambiado para Microsoft Dynamics AX 2012 R2
En Microsoft Dynamics AX 2012 R2, se introdujo el concepto de propósito de solicitud. Un propósito de solicitud permite mayor flexibilidad sobre la manera en que se puede cumplir la demanda de solicitud. Cuando se crea una solicitud, puede asignarle uno de los dos propósitos: consumo o reabastecimiento. En función del propósito, la demanda de la solicitud se puede cumplir mediante un pedido de compra, un pedido de transferencia, un pedido de producción o un kanban. Para obtener más información acerca de los propósitos de solicitud y cómo estos afectan al proceso de solicitud, consulte Acerca de las solicitudes de compra.
Solicitudes con el propósito de consumo
La demanda que se crea mediante una solicitud con un propósito de consumo siempre se cumple mediante un pedido de compra. Si Microsoft Dynamics AX se configuró para crear pedidos de compra automáticamente, los pedidos de compra se crean después la aprobación de la solicitud de compra. Un pedido de compra se crea para cada divisa, proveedor o entidad jurídica que se identifica en las líneas de solicitud de compra. Por ejemplo, si una solicitud de compra tiene dos líneas, y cada línea cuenta con un proveedor, divisa o entidad jurídica diferentes, se crearán dos pedidos de compra.
Según la configuración de las directivas de compra para la organización, también se pueden crear pedidos de compra independientes si las líneas de solicitud de compra tienen diferentes solicitantes, tipos de línea o categorías de compras.
Si Microsoft Dynamics AX no se ha configurado para crear pedidos de compra automáticamente, el agente de compras deberá seleccionar manualmente las líneas de la solicitud de compra y crear los pedidos de compra.
Nota
Para obtener información sobre cómo configurar reglas para generar automáticamente pedidos de compra de solicitudes de compra aprobadas, consulte Configurar reglas para la consolidación de demanda y para crear pedidos de compra.
Solicitudes con el propósito de reabastecimiento
La demanda que se creada mediante una solicitud con el propósito de reabastecimiento se puede cumplir mediante un pedido de compra, un pedido de transferencia, un pedido de producción o un kanban: Microsoft Dynamics AX debe configurarse para incluir la demanda de solicitud en la programación maestra. Después de configurar esta información, el método de cumplimiento de la demanda que se crea mediante una solicitud con el propósito de reabastecimiento se determina automáticamente según las directivas de origen configuradas para los artículos de la organización y planificadas mediante la programación maestra.
Nota
Para obtener más información sobre cómo configurar la planificación maestra para considerar automáticamente las demandas de solicitud con el propósito de solicitud de reabastecimiento, consulte Configurar planes maestros para incluir solicitudes.
Novedades o cambios en con la revisión KB3047235
Para el sector público, si usa el flujo de trabajo con reservas de presupuesto generales en las adquisiciones, vea Set up general budget reservation workflows (Public sector).
Consulte también
Acerca de las solicitudes de compra
Configurar flujos de trabajo de compras y abastecimiento