Acciones de flujo de trabajo

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

En un flujo de trabajo, pueden estar involucrados varios grupos de personas: el originador, los usuarios asignados a la tarea, los responsables de la toma de decisiones y los aprobadores. Por ejemplo, en el siguiente flujo de trabajo de informes de gastos, Sam es el originador, los miembros de la cola son los usuarios asignados a la tarea, John es el responsable de la toma de decisiones y Frank, Sue y Ann son los aprobadores.

En las siguientes secciones, se explican las acciones de flujo de trabajo que pueden realizar cada uno de los grupos de personas.

Acciones que puede realizar un originador

El originador da inicio a una instancia de flujo de trabajo al enviar un documento para que se lo procese. Por ejemplo, para enviar su informe de gastos, Sam debe hacer clic en el botón Enviar del formulario Informe de gastos.

Acciones que puede realizar un usuario asignado a la tarea

Una tarea puede estar asignada a varias personas o a una cola de elementos de trabajo que supervisan varias personas. Sin embargo, solo una de ellas puede completar la tarea.

Tomando el flujo de trabajo de la ilustración anterior como punto de partida, supongamos que Sam ha enviado un informe de gastos y que ha remitido los recibos al departamento Informes de gastos de su organización para que los revisen. Los miembros del departamento Informes de gastos de Adventure Works supervisan la cola. Supongamos ahora que Julie, una de las integrantes del departamento, ha aceptado la tarea de revisar el informe de gastos y los recibos de Sam. Ella puede realizar una de las siguientes acciones: completar, rechazar, delegar, liberar, solicitar cambio o volver a asignar.

Nota

Las acciones disponibles variarán en función de la forma en que el desarrollador de software haya diseñado la tarea.

Completar

Cuando un usuario completa una tarea, el documento enviado para ser procesado se asigna al siguiente usuario del flujo de trabajo, si hay uno definido. Si no se requiere procesamiento adicional, el proceso de flujo de trabajo finaliza.

Por ejemplo, supongamos que Julie, una de las integrantes del departamento Informes de gastos de Adventure Works, ha aceptado la tarea de revisar el informe de gastos y los recibos de Sam. Cuando Julie completa la tarea, el informe de gastos se asigna a John.

Rechazar

Cuando un usuario rechaza un documento, el proceso de flujo de trabajo finaliza.

Por ejemplo, supongamos que Julie, una de las integrantes del departamento Informes de gastos de Adventure Works, ha aceptado la tarea de revisar el informe de gastos y los recibos de Sam. Si ella rechaza el documento, el proceso de flujo de trabajo finaliza.

Sam puede volver a enviar el informe de gastos, con o sin cambios. Si lo vuelve a enviar, el proceso de flujo de trabajo comienza en el punto de la tarea manual.

Delegar

Cuando un usuario delega una tarea, se la asigna a otro usuario.

Por ejemplo, supongamos que Julie, una de las integrantes del departamento Informes de gastos de Adventure Works, ha aceptado la tarea de revisar el informe de gastos y los recibos de Sam. Julie delega la tarea a Tim, su ayudante.

Tim actúa, entonces, en representación de Julie, lo que significa que cuando Tim complete la tarea, el informe de gastos se asignará a John, tal como si Julie hubiera completado la tarea.

Solicitar cambio

Cuando un usuario solicita un cambio en un documento enviado, el documento se envía de nuevo al originador.

Por ejemplo, supongamos que Julie, una de las integrantes del departamento Informes de gastos de Adventure Works, ha aceptado la tarea de revisar el informe de gastos y los recibos de Sam. Julie detecta algunos errores en el informe de gastos y solicita que se realicen algunos cambios. El informe de gastos se vuelve a enviar a Sam.

Sam puede volver a enviar el informe de gastos, con o sin cambios. Si lo hace, uno de los miembros de la cola debe volver a revisar el informe de gastos y los recibos.

Volver a asignar

Los miembros de una cola de elementos de trabajo pueden volver a asignar documentos de la cola a otra cola.

Por ejemplo, supongamos que Julie, una de las integrantes del departamento Informes de gastos de Adventure Works, está supervisando la cola. Para ayudar a hacer la carga de trabajo más equitativa, puede volver a asignar el informe de gastos y los recibos que éste incluye a otra cola.

Liberar

Si uno de los miembros de una cola de elementos de trabajo acepta una tarea y, más tarde, determina que no puede completarla, puede liberarse del documento y volver a colocarlo en la cola de elementos de trabajo.

Por ejemplo, supongamos que Julie, una de las integrantes del departamento Informes de gastos de Adventure Works, ha aceptado la tarea de revisar el informe de gastos y los recibos de Sam. Si Julie determina que no puede completar la tarea, puede liberar el documento. El informe de gastos se vuelve a colocar en la cola para que alguno de los demás miembros del departamento Informes de gastos de Adventure Works pueda completar la tarea.

Acciones que puede realizar un responsable de la toma de decisiones

Normalmente, el motivo por el que un documento se asigna a un responsable de la toma de decisiones es que la persona debe responder a una pregunta. Por lo general, la respuesta a la pregunta es, o bien Sí o No, o bien Verdadero o Falso. Si esta persona no selecciona ninguna de las opciones, puede delegar la decisión.

[Elección 1] o [Elección 2]

El responsable de la toma de decisiones debe responder a una pregunta relacionada con el documento. Por lo general, la respuesta a la pregunta es, o bien Sí o No, o bien Verdadero o Falso. La respuesta que esta persona proporciona determina la rama del flujo de trabajo que se usa para procesar el documento.

Por ejemplo, supongamos que el informe de gastos de Sam se asigna a John. John debe decidir si, dada la información que contiene el informe de gastos, se debe realizar una llamada al director del empleado. Si John decide que este es el caso, el informe de gastos se asigna a Aretha, quien debe llamar al director del empleado. Si John decide que la llamada no es necesaria, el informe de gastos se asigna a Frank para que lo apruebe.

Delegar

Cuando una persona responsable de tomar decisiones delega una decisión, el documento se asigna a otro usuario, quien estará a cargo de tomar la decisión.

Por ejemplo, supongamos que el informe de gastos de Sam se asigna a John. John delega la decisión a Maria, su ayudante.

Maria actúa, entonces, en representación de John. Si Maria decide que se debe realizar una llamada, el informe de gastos se asigna a Aretha, quien debe llamar al director del empleado. Si Maria decide que la llamada no es necesaria, el informe de gastos se asigna a Frank para que lo apruebe.

Acciones que puede realizar un aprobador

Cuando un documento se asigna a un aprobador, este puede realizar una de las siguientes acciones: aprobar, rechazar, delegar o solicitar cambios.

Aprobar

Cuando un aprobador aprueba un documento, este se asigna al siguiente usuario del flujo de trabajo, si hay uno definido. Si no se requiere procesamiento adicional, el proceso de flujo de trabajo finaliza.

Por ejemplo, supongamos que Sam ha enviado un informe de gastos por un total de 6.000 USD que, en este momento, está asignado a Frank. Cuando Frank aprueba el documento, se lo asigna a Sue para que lo apruebe. Cuando lo apruebe María, se finalizará el flujo de trabajo.

Rechazar

Cuando un aprobador rechaza un documento, el proceso de flujo de trabajo finaliza.

Por ejemplo, supongamos que Sam ha enviado un informe de gastos por un total de 12.000 USD que, en este momento, está asignado a Sue. Si Sue rechaza el informe de gastos, el proceso de flujo de trabajo finaliza.

Diego puede volver a enviar el informe de gastos, con o sin cambios. Si lo vuelve a enviar, el proceso de flujo de trabajo comienza en el punto del proceso de aprobación.

Delegar

Cuando un aprobador delega un documento, se lo asigna a otro usuario para que lo apruebe.

Por ejemplo, supongamos que Sam ha enviado un informe de gastos por un total de 12.000 USD que, en este momento, está asignado a Frank. Frank delega el informe de gastos a Ann.

Ann actúa, entonces, en representación de Frank, lo que significa que cuando Ann apruebe el documento, éste se asignará a Sue para que lo apruebe, tal como si hubiera sido Frank quien lo aprobara. Una vez que Sue aprueba el documento, se lo envía a Ann para que lo apruebe.

Solicitar cambio

Cuando un aprobador solicita que se realice un cambio en un documento, este se devuelve al originador.

Por ejemplo, supongamos que Sam ha enviado un informe de gastos por un total de 12.000 USD que, en este momento, está asignado a Sue. Si Sue solicita un cambio, el informe de gastos se devuelve a Sam.

Diego puede volver a enviar el informe de gastos, con o sin cambios. Si lo vuelve a enviar, se envía a Frank para que lo apruebe porque él es el primer aprobador del proceso de aprobación.