Configuración de Smartsheet para el aprovisionamiento automático de usuarios con Microsoft Entra ID

El objetivo de este artículo es mostrar los pasos que se deben realizar en Smartsheet y Microsoft Entra ID para configurar el id. de Microsoft Entra para aprovisionar y desaprovisionar automáticamente usuarios o grupos en Smartsheet. Para obtener información importante acerca de lo que hace este servicio, cómo funciona y ver preguntas frecuentes al respecto, consulte Automatización del aprovisionamiento y desaprovisionamiento de usuarios para aplicaciones SaaS con Microsoft Entra ID.

Capacidades soportadas

• Creación de usuarios en Smartsheet
• Quitar usuarios de Smartsheet cuando ya no necesiten acceso
• Mantenga sincronizados los atributos de usuario entre Microsoft Entra ID y Smartsheet
• Inicio de sesión único en Smartsheet (recomendado)

Prerrequisitos

En el escenario descrito en este artículo se supone que ya tiene los siguientes requisitos previos:

• Un tenant de Microsoft Entra.
• Una cuenta de usuario de Microsoft Entra ID con permiso para configurar el aprovisionamiento (como Administrador de aplicaciones, Administrador de aplicaciones en la nube o Propietario de la aplicación).
• Un inquilino de Smartsheet.
• Una cuenta de usuario en un plan de Smartsheet Enterprise o Premier Enterprise con permisos de administrador del sistema.
• Los administradores del sistema y un administrador de TI pueden configurar Active Directory con Smartsheet.

Paso 1: Planifica tu despliegue de aprovisionamiento

1. Obtén información sobre cómo funciona el servicio de aprovisionamiento.
2. Determina quién está incluido en el ámbito de aprovisionamiento.
3. Determinar qué datos asignar entre Microsoft Entra ID y Smartsheet.

Paso 2: Configurar Smartsheet para que admita el aprovisionamiento con Microsoft Entra ID

Antes de configurar Smartsheet para el aprovisionamiento automático de usuarios con Microsoft Entra ID, debe habilitar el aprovisionamiento SCIM en Smartsheet.

1. Inicie sesión como el administrador del sistema en el portal de Smartsheet y vaya a Cuenta > Centro de administración.

   

2. En la página Centro de administración, seleccione la opción Menú para exponer el panel Menú.

   

3. Vaya al menú > Configuración > Dominios y aprovisionamiento automático de usuarios.

   

4. Para agregar un nuevo dominio, seleccione Agregar dominio y siga las instrucciones. Una vez agregado el dominio, asegúrese de que también se comprueba.

5. Genere el Token secreto necesario para configurar el aprovisionamiento automático de usuarios con Microsoft Entra ID accediendo al portal de Smartsheet y, a continuación, a Cuenta > Aplicaciones e integraciones.

6. Elija el acceso a la API. Seleccione Generar nuevo token de acceso.

   

7. Defina el nombre del token de acceso de la API. Selecciona Aceptar.

   

8. Copie el token de acceso de API y guárdelo, ya que es el único momento en que puede verlo. Se requiere en el campo Token secreto en Microsoft Entra ID.

   

Paso 3: Agregar Smartsheet desde la galería de aplicaciones de Microsoft Entra

Agregue Smartsheet desde la galería de aplicaciones de Microsoft Entra para comenzar a administrar el aprovisionamiento a Smartsheet. Si ha configurado previamente Smartsheet para el inicio de sesión único, puede usar la misma aplicación. Sin embargo, se recomienda crear una aplicación independiente al probar la integración inicialmente. Obtenga más información sobre cómo agregar una aplicación desde la galería aquí.

Paso 4: Definir quién está en el ámbito de aprovisionamiento

El servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra permite definir el ámbito de quién se aprovisiona en función de la asignación a la aplicación o en función de los atributos del usuario o grupo. Si decide determinar quién tiene acceso a su aplicación en función de la asignación, puede usar los pasos para asignar usuarios y grupos a la aplicación. Si decide definir el ámbito del aprovisionamiento únicamente en función de los atributos del usuario o grupo, puede usar un filtro de delimitación.

• Comience pequeño. Pruebe con un pequeño conjunto de usuarios y grupos antes de implementarlo en todos. Cuando el ámbito de aprovisionamiento se establece en usuarios y grupos asignados, puede controlarlo asignando uno o dos usuarios o grupos a la aplicación. Cuando el ámbito se establece en todos los usuarios y grupos, puede especificar un filtro de ámbito basado en atributos.

• Si necesita roles adicionales, puede actualizar el manifiesto de la aplicación para agregar nuevos roles.

Paso 5: Configurar el aprovisionamiento automático de usuarios a Smartsheet

Esta sección lo guía a través de los pasos para configurar el servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra para crear, actualizar y deshabilitar usuarios y/o grupos en Smartsheet basados en asignaciones de usuarios y/o grupos en Microsoft Entra ID.

Para configurar el aprovisionamiento automático de usuarios para Smartsheet en Microsoft Entra ID:

1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft Entra siendo al menos un Administrador de aplicaciones en la nube.

2. Navegue a Entra ID>Aplicaciones empresariales

   

3. En la lista de aplicaciones, seleccione Smartsheet.

   

4. Seleccione la pestaña Aprovisionamiento.

   

5. Establezca el modo de aprovisionamiento en Automático.

   

6. En la sección Credenciales de administrador, en URL base de SCIM 2.0, especifique https://scim.smartsheet.com/v2 e indique el valor de Token de acceso que recuperó anteriormente desde Smartsheet en Token de secreto, respectivamente. Seleccione Probar conexión para asegurarse de que Microsoft Entra ID puede conectarse a Smartsheet. Si la conexión no se establece, asegúrese de que la cuenta de Smartsheet tiene permisos de administrador del sistema e inténtelo de nuevo.

   

7. En el campo Correo electrónico de notificación, escriba la dirección de correo electrónico de una persona o grupo que debe recibir las notificaciones de error de aprovisionamiento y active la casilla Enviar una notificación por correo electrónico cuando se produzca un error.

   

8. Haga clic en Guardar.

9. En la sección Asignaciones, seleccione Sincronizar usuarios de Microsoft Entra con Smartsheet.

10. Revise los atributos de usuario que se sincronizan desde Microsoft Entra ID a Smartsheet en la sección Asignación de atributos. Los atributos seleccionados como propiedades Matching se usan para buscar coincidencias con las cuentas de usuario de Smartsheet con el objetivo de realizar operaciones de actualización. Seleccione el botón Guardar para confirmar los cambios.

    Atributo	Tipo	Compatible con el filtrado
    nombre de usuario	Cuerda	✓
    activo	Booleano
    título	Cuerda
    nombre.dado	Cuerda
    nombre.apellido	Cuerda
    phoneNumbers[type eq "trabajo"].valor	Cuerda
    númerosDeTeléfono[tipo igual a "móvil"].valor	Cuerda
    númerosDeTeléfono[tipo eq "fax"].valor	Cuerda
    emails[type = "trabajo"].valor	Cuerda
    ID externo	Cuerda
    Roles	Cuerda
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:Usuario:departamento	Cuerda
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:división	Cuerda
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:centroDeCostos	Cuerda
    urn:ietf:params:scim:schemas:extension:enterprise:2.0:User:gerente	Cuerda

11. Para configurar los filtros de ámbito, consulte las instrucciones siguientes que se proporcionan en el artículo sobre filtros de ámbito.

12. Para habilitar el servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra para Smartsheet, cambie el Estado de aprovisionamiento a Activado en la sección Configuración.

    

13. Elija los valores deseados en Ámbito, en la sección Configuración, para definir los usuarios o grupos que desea que se aprovisionen en Smartsheet.

    

14. Cuando esté listo para aprovisionar, seleccione Guardar.

    

Esta operación inicia la sincronización inicial de todos los usuarios o grupos definidos en Ámbito en la sección Configuración. La sincronización inicial tarda más tiempo en realizarse que las posteriores, que se producen aproximadamente cada 40 minutos siempre que el servicio de aprovisionamiento de Microsoft Entra esté ejecutándose.

Paso 6: Supervisión de la implementación

Una vez configurado el aprovisionamiento, use los recursos siguientes para supervisar la implementación:

1. Use los registros de aprovisionamiento de para determinar qué usuarios se aprovisionan correctamente o sin éxito
2. Compruebe la barra de progreso para ver el estado del ciclo de aprovisionamiento y cómo se acerca a la finalización.
3. Si la configuración de aprovisionamiento parece estar en un estado no saludable, la aplicación entra en cuarentena. Obtenga más información sobre los estados de cuarentena en el artículo estado de cuarentena de aprovisionamiento de aplicaciones .

Limitaciones del conector

• Smartsheet no admite eliminaciones suaves. Cuando el atributo activo de un usuario se establece en "False", Smartsheet elimina al usuario de forma permanente.

Registro de cambios

• 16/06/2020: se ha agregado compatibilidad con los atributos de extensión de empresa "Centro de costo", "División", "Administrador" y "Departamento" para los usuarios.
• 10/02/2021: se ha agregado compatibilidad con los atributos principales "emails[type eq "work"]" para los usuarios.
• 12/02/2022: se ha agregado la dirección URL del inquilino o de SCIM de https://scim.smartsheet.com/v2 para la integración de SmartSheet en la sección Credenciales de administrador.

Recursos adicionales

• Administración del aprovisionamiento de cuentas de usuario para aplicaciones empresariales
• ¿Qué es el acceso a la aplicación y el inicio de sesión único con Microsoft Entra ID?

Contenido relacionado

• Aprenda a revisar los registros y obtener informes sobre la actividad de aprovisionamiento