Buzones de sitio en Exchange Server
El correo electrónico y los documentos se mantienen tradicionalmente en dos repositorios de datos únicos e independientes. La mayoría de las organizaciones colaboran usando ambos medios. El desafío es que pueda accederse al correo electrónico y a los documentos mediante clientes diferentes. Normalmente se traduce en una reducción en la productividad del usuario y en una mala experiencia de usuario.
El buzón de sitio, introducido por primera vez en Exchange 2013, es una solución para este problema. Los buzones de sitio mejoran la colaboración y la productividad del usuario al permitir el acceso a documentos de Microsoft SharePoint y correo electrónico de Exchange mediante la misma interfaz de cliente. Un buzón de sitio se compone funcionalmente de pertenencia al sitio de SharePoint (propietarios y miembros), almacenamiento compartido a través de un buzón de Exchange 2016 o Exchange 2019 para mensajes de correo electrónico y un sitio de SharePoint para documentos, y una interfaz de administración que aborda las necesidades de aprovisionamiento y ciclo de vida.
Los buzones de sitio requieren Exchange 2016 o posterior y la integración y configuración de SharePoint Server 2013 o posterior. Para obtener más información sobre cómo configurar la organización de Exchange Server para que funcione con su organización de SharePoint, consulte los temas siguientes:
Para obtener más información sobre las características de colaboración en Exchange Server, consulte Colaboración.
¿Cómo funcionan los buzones de sitios?
Cuando un miembro del proyecto envía correo o documentos mediante el buzón de sitio, cualquier miembro del proyecto puede acceder al contenido. Los buzones de sitio aparecen en Outlook 2013 o versiones posteriores y proporcionan a los usuarios acceso fácil al correo electrónico y a los documentos de los proyectos que les interesan. Asimismo, se puede acceder al mismo tipo de contenido directamente desde el propio sitio SharePoint. Con los buzones de sitio, el contenido se mantiene donde pertenece. Exchange almacena el correo electrónico, brindándole al usuario la misma vista de mensaje para las conversaciones por correo electrónico que utilizan cada día en sus propios buzones. Mientras tanto, SharePoint almacena los documentos, lo que lleva a la tabla la coautoría y el control de versiones de documentos. Exchange sincroniza suficientes metadatos de SharePoint para crear la vista de documento en Outlook (por ejemplo, título del documento, fecha de última modificación, autor de última modificación, tamaño).
Directivas de aprovisionamiento de buzones del sitio
Las cuotas de buzones del sitio se pueden establecer con los cmdlets SiteMailboxProvisioningPolicy en el Shell de administración de Exchange. Las directivas de aprovisionamiento del buzón del sitio solo se aplican al correo electrónico que se envía a y desde el buzón del sitio y el tamaño del buzón del sitio en el servidor Exchange. La configuración de repositorio de documentos se configura en SharePoint. Aunque puede crear varias directivas de aprovisionamiento de buzones del sitio con el cmdlet New-SiteMailboxProvisioningPolicy, sólo se aplicará la política de aprovisionamiento predeterminada a todos los buzones del sitio. No se pueden aplicar varias directivas en la organización. Las políticas de aprovisionamiento permiten establecer las siguientes cuotas:
| Quota | Descripción | Configuración predeterminada |
|---|---|---|
| IssueWarningQuota | El parámetro IssueWarningQuota especifica el tamaño del buzón de sitio que desencadena un mensaje de advertencia para el buzón de sitio. | 4,5 GB |
| MaxReceiveSize | El parámetro MaxReceiveSize especifica el tamaño máximo de los mensajes de correo electrónico que puede recibir el buzón de sitio. | 36 MB |
| ProhibitSendReceiveQuota | El parámetro ProhibitSendReceiveQuota especifica el tamaño en el que el buzón de sitio ya no puede enviar ni recibir mensajes. | 5 GB |
Para obtener más información acerca de cómo configurar directivas de aprovisionamiento de buzones del sitio, consulte Administrar el buzón de sitio políticas de provisioning.
Retención y directiva del ciclo de vida
El ciclo de vida de un buzón de sitio se administra a través de SharePoint. Es a través del SharePoint que debería realizar todas las tareas buzón del sitio como la creación o eliminación de buzones del sitio. Además, puede crear una directiva de ciclo de vida de SharePoint para administrar el ciclo de vida de un buzón del sitio. Por ejemplo, puede crear una directiva del ciclo de vida en SharePoint que cierre automáticamente todos los buzones del sitio tras 6 meses. Si el usuario todavía requiere el uso del buzón del sitio, el usuario puede reactivar el buzón del sitio a través de SharePoint. Le recomendamos que utilice el ciclo de vida de aplicación en la granja. La eliminación manual de buzones del sitio activo desde Exchange generará buzones del sitio huérfanos.
Cuando la aplicación de ciclo de vida de SharePoint cierra un buzón de sitio, el buzón de sitio se conserva durante el período indicado en la directiva de ciclo de vida en estado cerrado. A continuación, un usuario final o un administrador de SharePoint pueden reactivar el buzón. Después del período de retención, el buzón de correo del sitio de Exchange que se encuentra en la base de datos de buzones tendrá su nombre antepuesto a MDEL: para indicar que se ha marcado para su eliminación. Tendrá que quitar manualmente estos buzones de sitio de la base de datos de buzones para liberar espacio de almacenamiento y el alias. Si no tiene habilitada la directiva de ciclo de vida de SharePoint, perderá la capacidad de determinar qué buzones de sitio están marcados para su eliminación. Hasta que un administrador quite el buzón de sitio, el contenido del buzón todavía se puede recuperar.
Puede usar el siguiente comando para buscar y eliminar buzones de correo que se hayan marcado para ser eliminados.
Get-Mailbox MDEL:* | ?{$_.RecipientTypeDetails -eq "TeamMailbox"} | Remove-Mailbox -Confirm:$false
Los buzones de sitio no permiten la retención a nivel de elementos. La retención funciona a nivel de proyecto para los buzones del sitio, de manera que si se elimina todo el buzón del sitio, los elementos retenidos se eliminarán.
Cumplimiento
Con la Consola de exhibición de documentos electrónicos en SharePoint, los buzones del sitio pueden formar parte del ámbito de la búsqueda de Exhibición de documentos electrónicos en contexto ya que puede realizar búsquedas de palabras clave en buzones de usuarios o en buzones del sitio. Además, puede colocar un buzón del sitio en retención legal. Para obtener más información, consulta Exhibición de documentos electrónicos local en Exchange Server.
Copia de seguridad y restauración
La copia de seguridad y la restauración de los buzones del sitio de Exchange alojados en un servidor de buzones de correo usará el mismo método de copia de seguridad y restauración que usa para todos los buzones de correo de Exchange. Para obtener más información, vea Grupos de disponibilidad de base de datos.
En el caso de los documentos de SharePoint, debe realizar una copia de seguridad y restaurar en el mismo lugar. Si restaura el contenido de SharePoint en las mismas direcciones URL, el buzón de sitio seguirá funcionando y no se necesita ninguna configuración adicional. Si restaura a otra dirección URL, tendrá que ejecutar el cmdlet Set-SiteMailbox para actualizar la propiedad SharePointURL . Le recomendamos que no restaure SharePoint en un nuevo bosque.