Creación de una directiva de retención en Exchange Server
Aprenda a usar directivas de retención para administrar un ciclo de vida de correo electrónico en Exchange 2016 y Exchange 2019. Las directivas de retención se aplican al crear etiquetas de retención, agregarlas a una directiva de retención y aplicar la directiva a los usuarios del buzón de correo.
¿Qué necesita saber antes de empezar?
Tiempo estimado para finalizar esta tarea: 30 minutos.
Los procedimientos descritos en este tema requieren permisos específicos. Vea cada procedimiento para ver la información de permisos.
Los buzones de correo a los que aplica las directivas de retención deben encontrarse en servidores que ejecutan Exchange Server 2010 o en servidores posteriores.
Paso 1: Crear una etiqueta de retención
Deberá tener permisos asignados para poder llevar a cabo estos procedimientos. Para ver qué permisos necesita, consulte la entrada "Administración de registros de mensajería" en el tema Directiva de mensajería y permisos de cumplimiento en Exchange Server.
Uso de Centro de administración de Exchange (EAC) para crear una etiqueta de retención
Vaya aEtiquetas de retenciónde administración de> cumplimiento y haga clic en agregar
Seleccione una de las siguientes opciones:
Se aplica automáticamente a todo el buzón (valor predeterminado): crea una etiqueta de directiva predeterminada (DPT). Puede usar etiquetas DTP para crear una directiva de eliminación predeterminada o una directiva de archivo predeterminada que se aplique a todos los elementos del buzón de correo.
Nota:
No puede usar la EAC para crear una DTP a fin de eliminar elementos de correo de voz. Para obtener más detalles sobre cómo crear una DTP para eliminar los elementos de correo de voz, consulte el siguiente ejemplo de Shell de administración de Exchange.
Se aplica automáticamente a una carpeta predeterminada: crea una etiqueta de directiva de retención (RPT) para una carpeta predeterminada, como Bandeja de entrada o Elementos eliminados.
Nota:
Solo puede crear RPT con las acciones Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente.
Aplicado por los usuarios a elementos y carpetas (personales): crea etiquetas personales. Estas etiquetas permiten a los usuarios de Outlook y Outlook en la web aplicar una configuración de archivo o de eliminación diferente a mensajes o carpetas respecto a la configuración aplicada a la carpeta principal o a todo el buzón.
Las opciones y el título de la página de nueva etiqueta de retención cambian dependiendo del tipo de etiqueta que seleccione. Complete los siguientes campos:
Nombre: introduzca el nombre de la etiqueta de retención. Los nombres de las etiquetas de retención se muestran a los usuarios en Outlook y Outlook en la web junto con el período de retención.
Aplique esta etiqueta a la siguiente carpeta predeterminada: disponible solo si seleccionó esta opción en el paso 2.
Acción de retención: seleccione una de las siguientes acciones que debe realizar después de que el elemento alcance su período de retención:
Eliminar y permitir la recuperación: elimina elementos, pero permite a los usuarios recuperarlos mediante la opción Recuperar elementos eliminados en Outlook o Outlook en la Web. Los elementos se retienen hasta que se alcance el período de retención de elementos eliminados configurado para la base de datos de buzones o el usuario de buzón.
Eliminar permanentemente: elimina permanentemente el elemento de la base de datos de buzón de correo.
Importante
Los buzones o los elementos sujetos a retención local o retención por juicio se retendrán y se mostrarán en las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos. Para obtener más información, consulte Suspensión local y suspensión por juicio en Exchange Server.
Mover a archivo: solo está disponible si va a crear una etiqueta DPT o personal. Seleccione esta acción para mover elementos al archivo local del usuario.
Período de retención: seleccione una de las siguientes opciones:
Nunca: especifica que los elementos nunca se deben eliminar ni mover al archivo.
Cuando el elemento alcanza la edad siguiente (en días): especifica el número de días que se deben conservar los elementos antes de que se muevan o eliminen. La antigüedad de retención para todos los elementos admitidos, excepto los del calendario y las tareas, se calcula a partir de la fecha de recepción o creación de un elemento. La antigüedad de retención para los elementos del calendario y las tareas se calcula a partir de la fecha de finalización.
Comentario: campo opcional usado para notas administrativas o comentarios. El campo no se muestra a los usuarios.
Uso de Shell de administración de Exchange para crear una etiqueta de retención
Use el cmdlet New-RetentionPolicyTag para crear una etiqueta de retención. Diferentes opciones disponibles en el cmdlet le permiten crear diferentes tipos de etiquetas de retención. Use el parámetro Type para crear un DPT (All), RPT (especifique un tipo de carpeta predeterminado, como Inbox) o una etiqueta personal (Personal).
En este ejemplo se crea una DTP para eliminar todos los mensajes del buzón de correo después de 7 años (2.556 días).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Delete" -Type All -AgeLimitForRetention 2556 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
En este ejemplos se crea una DTP para mover todos los mensajes al archivo local en 2 años (730 días).
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Move" -Type All -AgeLimitForRetention 730 -RetentionAction MoveToArchive
En este ejemplo se crea una DPT para eliminar mensajes de correo de voz después de 20 días.
New-RetentionPolicyTag -Name "DPT-Corp-Voicemail" -Type All -MessageClass Voicemail -AgeLimitForRetention 20 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
En este ejemplo se crea una RTP para eliminar de forma permanente los mensajes en la carpeta de correo no deseado después de 30 días.
New-RetentionPolicyTag -Name "RPT-Corp-JunkMail" -Type JunkEmail -AgeLimitForRetention 30 -RetentionAction PermanentlyDelete
En este ejemplo se crea una etiqueta personal para no eliminar nunca un mensaje.
New-RetentionPolicyTag -Name "Never Delete" -Type Personal -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery -RetentionEnabled $false
Paso 2: Crear una directiva de retención
Deberá tener permisos asignados para poder llevar a cabo estos procedimientos. Para ver qué permisos necesita, consulte la entrada "Administración de registros de mensajería" en el tema Directiva de mensajería y permisos de cumplimiento en Exchange Server.
Uso de EAC para crear una directiva de retención
Vaya a Directivas deretenciónde administración de> cumplimiento y haga clic en agregar
En Nueva directiva de retención, complete los campos siguientes:
Nombre: escriba un nombre para la directiva de retención.
Etiquetas de retención: haga clic en el
seleccionar las etiquetas que desea agregar a esta directiva de retención.Una directiva de retención puede contener las siguientes etiquetas:
Una DPT con la acción Mover a archivo
Una DPT con la acción Eliminar y permitir recuperación o Eliminar permanentemente
Una DPT para mensajes de correo de voz con las acciones Eliminar y permitir la recuperación o Eliminar permanentemente
Una RPT por carpeta predeterminada, como Bandeja de entrada para eliminar elementos
Las etiquetas personales que se desee
Nota:
Si bien es posible agregar cualquier número de etiquetas personales a una directiva de retención, puede resultar confuso para los usuarios el hecho de tener muchas etiquetas personales con diferentes configuraciones de retención. Se recomienda vincular un máximo de diez etiquetas personales a una directiva de retención.
Puede crear una directiva de retención sin agregarle ninguna etiqueta de retención, pero los elementos del buzón a los que se aplica la directiva no se moverán ni se eliminarán. También puede agregar y eliminar etiquetas de retención desde una directiva de retención después de crearla.
Uso de Shell de administración de Exchange para crear una directiva de retención
En este ejemplo se crea la directiva de retención RetentionPolicy-Corp y se usa el parámetro RetentionPolicyTagLinks para asociar cinco etiquetas a la directiva.
New-RetentionPolicy "RetentionPolicy-Corp" -RetentionPolicyTagLinks "DPT-Corp-Delete","DPT-Corp-Move","DPT-Corp-Voicemail","RPT-Corp-JunkMail","Never Delete"
Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, consulte New-RetentionPolicy.
Paso 3: Aplicar una directiva de retención para usuarios de buzones de correo
Después de crear una directiva de retención, debe aplicarla a los usuarios de buzones de correo. Puede aplicar diferentes directivas de retención a diferentes conjuntos de usuarios. Para obtener instrucciones detalladas, vea Aplicar una directiva de retención a buzones de Exchange Server.
¿Cómo sabe si esta tarea funcionó?
Después de crear etiquetas de retención, agréguelas a la directiva de retención y aplique la directiva a un usuario de buzón de correo, la próxima vez que el asistente del buzón de correo de MRM procese el buzón de correo, los mensajes se mueven o eliminan en base a los parámetros que configuró en las etiquetas de retención.
Para comprobar si aplicó la directiva de retención, realice lo siguiente:
Ejecute el siguiente comando Shell de administración de Exchange para ejecutar el asistente de MRM manualmente frente a un buzón de correo único.
Start-ManagedFolderAssistant -Identity <mailbox identity>Inicie sesión en el buzón de correo con Outlook o Outlook en la web y compruebe que los mensajes se eliminan o se mueven a un archivo según la configuración de la directiva.