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Declinaciones de responsabilidades de mensajes, firmas, pies de página o encabezados de toda la organización en Exchange Online

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En organizaciones de Exchange Online o organizaciones independientes de Exchange Online Protection (EOP) sin buzones de Exchange Online, puede agregar una declinación de responsabilidad legal, declaración de divulgación, firma u otra información html o texto sin formato a la parte superior o inferior de los mensajes de correo electrónico que entran o salen de su organización. Para ello, cree una regla de flujo de correo (también conocida como regla de transporte) que agregue la información necesaria a los mensajes.

  • Los usuarios pueden aplicar firmas a sus propios mensajes salientes en Outlook o Outlook en la web (anteriormente conocido como Outlook Web App). Para obtener más información, vea Crear y agregar una firma de correo electrónico en Outlook en la web.
  • Para agregar la declinación de responsabilidades solo a los mensajes salientes, debe agregar una condición correspondiente (por ejemplo, destinatarios ubicados fuera de la organización). De forma predeterminada, las reglas de flujo de correo se aplican a los mensajes entrantes y salientes.
  • Para evitar varias declinaciones de responsabilidades en una conversación de correo electrónico, agregue una excepción que busque texto único en su declinación de responsabilidades. Esta excepción garantiza que la declinación de responsabilidades solo se agrega al mensaje original.
  • Pruebe la declinación de responsabilidades. Al crear la regla de flujo de correo, tiene la opción de empezar a usarla inmediatamente (Aplicar) o probarla primero y registrar los resultados. Se recomienda probar todas las reglas de flujo de correo antes de establecerlas en Aplicar.

¿Qué necesita saber antes de empezar?

  1. En el EAC de https://admin.exchange.microsoft.com, vaya aReglas de flujo> de correo. O bien, para ir directamente a la página Reglas , use https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules.

  2. En la página Reglas , seleccione Agregar una regla y, a continuación, seleccione Aplicar declinaciones de responsabilidades.

    En la página Reglas del Centro de administración de Exchange, haga clic en Agregar una regla y, a continuación, seleccione Aplicar declinaciones de responsabilidades.

  3. En el asistente para nueva regla que se abre, configure los siguientes valores en la página Establecer condiciones de regla :

    • Nombre: escriba un nombre único para la regla.

    • Aplique esta regla si: seleccione las condiciones que identifican qué mensajes obtienen la declinación de responsabilidades. Por ejemplo:

      • El destinatario>es externo/interno
      • En el control flotante Seleccionar ubicación de destinatario que se abre, seleccione Fuera de la organización y, a continuación, haga clic en Guardar.

      O bien, si desea que esta regla se aplique a todos los mensajes que entran o abandonan la organización, seleccione Aplicar a todos los mensajes en la lista desplegable Aplicar esta regla si .

    • Haga lo siguiente: Compruebe que se ha seleccionado Aplicar una declinación de responsabilidades al mensaje y anexar una declinación de responsabilidades . Si prefiere colocar el texto de la declinación de responsabilidades en la parte superior del mensaje, seleccione anteponer una declinación de responsabilidades en su lugar.

      • Seleccione el vínculo Escribir texto para escribir el texto de la declinación de responsabilidades y seleccione Guardar.

        El texto del aviso de declinación de responsabilidades puede incluir etiquetas HTML y etiquetas de hoja de estilos en cascada (CSS) en línea. Puede agregar imágenes mediante la etiqueta IMG. El texto de declinación de responsabilidades también admite los siguientes tokens que usan valores del remitente:

        • %%City%%
        • %%Company%%
        • %%CountryOrRegion%%
        • %%Department%%
        • %%DisplayName%%
        • %%Fax%%
        • %%FirstName%%
        • %%HomePhone%%
        • %%Initials%%
        • %%LastName%%
        • %%Manager%%
        • %%MobilePhone%%
        • %%Notes%%
        • %%Office%%
        • %%Pager%%
        • %%Phone%%
        • %%PostalCode%%
        • %%PostOfficeBox%%
        • %%StateOrProvince%%
        • %%StreetAddress%%
        • %%Title%%
        • %%UserPrincipalName%%
        • %%WindowsEmailAddress%%

      • Seleccione el vínculo Seleccionar uno para especificar la acción de reserva si la declinación de responsabilidades no se puede insertar en el mensaje.

      • En la página Especificar acción de reserva , elija un valor en la lista desplegable y, a continuación, seleccione Guardar.

        Sugerencia

        Consulte la sección Opciones de reserva para reglas de declinación de responsabilidades de este artículo para obtener explicaciones e información importante sobre las acciones de reserva.

    • Excepto si: para agregar una excepción que impida que se agreguen varias declinaciones de responsabilidades en una conversación de correo electrónico, configure las siguientes opciones:

      • Seleccione Asunto o cuerpo y Asunto o cuerpo coincida con estos patrones de texto.
      • En el control flotante Especificar palabras o frases que se abre, escriba las palabras o frases en la declinación de responsabilidades, seleccione Agregar y, a continuación, seleccione Guardar.

    Cuando termine, haga clic en Siguiente.

  4. En la página Set rule settings (Establecer configuración de regla ), configure los siguientes valores:

    • Modo de regla: deje el valor predeterminado Aplicar seleccionado para activar la regla inmediatamente o seleccione Probar sin sugerencias de directiva para registrar los resultados sin agregar realmente la declinación de responsabilidades a los mensajes.
    • Gravedad: asigne el nivel de gravedad que aparece en el registro de mensajes. Los valores admitidos son:
      • Baja
      • Media
      • Alto
      • No auditar
      • No especificado
    • Active esta regla en y desactive esta regla en: Opcionalmente, seleccione un intervalo de fecha y hora cuando la regla esté activa.
    • Detener el procesamiento de más reglas: opcionalmente, deje de aplicar más reglas a un mensaje después de que la regla de declinación de responsabilidades procese el mensaje.
    • Aplazar el mensaje si no se completa el procesamiento de reglas: opcionalmente, aplaza el mensaje si la regla no puede procesar el mensaje.
    • Coincidencia de la dirección del remitente en el mensaje: Seleccione uno de los valores siguientes:
      • Encabezado: solo se examinan los encabezados del mensaje. Este valor es el valor predeterminado.
      • Sobre: solo se examina el sobre del mensaje SMTP.
      • Encabezado o sobre: se examinan los encabezados de mensaje y el sobre del mensaje SMTP.
    • Comentarios: opcionalmente, escriba comentarios para ayudar a describir la regla.

    Cuando termine, haga clic en Siguiente.

  5. En la página Revisar y finalizar , revise la configuración de la regla y, a continuación, seleccione Finalizar.

Use el cmdlet New-TransportRule para crear la regla de declinación de responsabilidades. Para obtener información detallada sobre los parámetros, vea Condiciones y excepciones de reglas de flujo de correo (predicados) en Exchange Online.

En el ejemplo siguiente se crea una nueva regla de flujo de correo que agrega una declinación de responsabilidades con una imagen al final de todos los mensajes de correo electrónico que se envían fuera de la organización:

New-TransportRule -Name "External Disclaimer" -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerText "<h3>Disclaimer Title</h3><p>This is the disclaimer text.</p><img alt='Contoso logo' src='http://www.contoso.com/images/logo.gif'>"

En el ejemplo siguiente se crea una nueva regla de flujo de correo que agrega un anuncio durante un mes al principio de todos los mensajes salientes:

New-TransportRule -Name "March Special" -Enabled $true -SentToScope NotInOrganization -ApplyHtmlDisclaimerLocation Prepend -ActivationDate '03/1/2017' -ExpiryDate '03/31/2017'-ApplyHtmlDisclaimerText "<table align=center width=200 border=1 bordercolor=blue bgcolor=green cellpadding=10 cellspacing=0><tr><td nowrap><a href=http://www.contoso.com/marchspecials.htm>Click to see March specials</a></td></tr></table>"

¿Cómo saber si el proceso se ha completado correctamente?

Para comprobar que ha creado correctamente una declinación de responsabilidades y que la declinación de responsabilidades funciona según lo previsto, siga estos pasos:

  • Envíese un correo electrónico de texto sin formato y un correo electrónico HTML que coincidan con las condiciones y excepciones definidas, y compruebe que el texto aparece según lo previsto.
  • Si agregó una excepción para evitar agregar la declinación de responsabilidades a mensajes sucesivos en una conversación, reenvíe los mensajes de prueba a usted mismo para comprobar que no obtiene una copia adicional de la declinación de responsabilidades.
  • Envíese algunos mensajes que no deberían obtener la declinación de responsabilidades y compruebe que la declinación de responsabilidades no está incluida.

Opciones de reserva para las reglas de avisos de declinación de responsabilidades

Si una regla de flujo de correo no puede modificar el mensaje para agregar la declinación de responsabilidades (por ejemplo, el mensaje está cifrado), debe especificar qué hacer. Esta contingencia se conoce como la opción de reserva para la regla. Las opciones de reserva disponibles para las reglas de declinación de responsabilidades son:

  • Encapsular: se crea un nuevo mensaje y se le agrega el mensaje original como datos adjuntos. El texto de declinación de responsabilidades se agrega al nuevo mensaje, que se entrega a los destinatarios. Este es el valor predeterminado.

    • Las reglas de flujo de correo posteriores que examinan las propiedades del mensaje (por ejemplo, el asunto del mensaje o el texto del cuerpo del mensaje) examinarán el nuevo mensaje, no el mensaje original (que ahora es un archivo adjunto en el nuevo mensaje). Si desea que otras reglas examinen y actúen en el mensaje original, asegúrese de que esas reglas se apliquen antes de la regla de declinación de responsabilidades mediante una prioridad menor para la regla de declinación de responsabilidades y una mayor prioridad para otras reglas.
    • Si se produce un error en el proceso de inserción del mensaje original como datos adjuntos en el nuevo mensaje, el mensaje original no se entrega. El mensaje original se devuelve al remitente en un informe de no entrega (también conocido como NDR o mensaje de rebote).

    Importante

    No use el valor Encapsular en reglas que afectan a los mensajes entrantes de remitentes externos. En su lugar, use el valor Rechazar . Los efectos del valor Wrap interfieren con el examen de datos adjuntos seguros de mensajes de remitentes externos. Para buscar reglas afectadas, ejecute el siguiente comando en PowerShell de Exchange Online:

    Get-TransportRule | where {$_.ApplyHTMLDisclaimerFallbackAction -eq 'Wrap' -and $_.FromScope -eq 'NotInOrganization'}

  • Omitir: la regla se omite y el mensaje original se entrega sin la declinación de responsabilidades.

  • Rechazar: el mensaje original se devuelve al remitente en un NDR.

En el Centro de administración de Exchange, deberá seleccionar la opción de reserva en la acción de regla. En Exchange Online PowerShell, se usa el parámetro ApplyHtmlDisclaimerFallbackAction .

Más información

Después de configurar una regla de declinación de responsabilidades, consulte Administrar reglas de flujo de correo para obtener información sobre cómo ver, modificar, habilitar, deshabilitar o quitar la regla.