Usar reglas de flujo de correo para agregar automáticamente las reuniones a los calendarios en Exchange Online

Nota:

Este artículo no se aplica a organizaciones independientes de Exchange Online Protection (EOP).

Con la característica Directo a calendario en Exchange Online, los administradores pueden configurar reglas de flujo de correo (también conocidas como "reglas de transporte"), que permiten que los usuarios designados agreguen reuniones a los calendarios. Los beneficios de Directo a calendario son los siguientes:

• El evento se agrega automáticamente al calendario del destinatario sin que se requiera ninguna acción por su parte. Si el usuario recibió la invitación a la reunión, esta se mostrará en su calendario.
• El remitente no tiene que ocuparse de los mensajes Fuera de la oficina ni de otros mensajes de respuesta no deseados resultantes del envío de invitaciones a reuniones a un gran número de destinatarios.
• Los asistentes no ven ningún mensaje relacionado con la reunión.

Directo a calendario requiere dos reglas de flujo de correo con acciones y condiciones específicas. Estas reglas se describen en la tabla siguiente:

Descripción de la regla	Condición	Acción	Comentarios
Esta regla de flujo de correo convierte las invitaciones a reuniones regulares en invitaciones a reuniones Directo a calendario.	El remitente>es esta persona (el parámetro From ). Esta condición identifica a los usuarios a los que se les autoriza enviar invitaciones a reuniones Directo a calendario. Aunque puede usar otras condiciones, restringir las invitaciones por remitente ayuda a impedir el uso no autorizado de las invitaciones a reuniones Directo a calendario.	Modificación de las propiedades> del mensajeestablezca un encabezado de mensaje (los parámetros SetHeaderName y SetHeaderValue). Esta acción establece el encabezado X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response en el valor Accept. Otros valores válidos son Tentative y Decline.	Se recomienda usar buzones dedicados (los buzones compartidos son correctos) para enviar invitaciones de reunión directas a calendario, ya que las invitaciones a reuniones de estos remitentes se agregarán automáticamente a los calendarios de destinatarios. Los buzones dedicados no requieren ningún permiso especial para enviar las invitaciones a reuniones Directo a calendario.
Esta regla de flujo de correo impide que las invitaciones a reuniones Directo a calendario aparezcan en la Bandeja de entrada de los destinatarios.	El remitente>es esta persona (el parámetro From ).	Modificación de las propiedades> del mensajeestablezca un encabezado de mensaje (los parámetros SetHeaderName y SetHeaderValue). Esta acción establece el encabezado X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction en el valor MoveToDeletedItems. El otro valor válido es None.	Técnicamente, esta regla es opcional (sin ella, las reuniones se seguirán agregando automáticamente a los calendarios de los destinatarios). Esta regla no impide que aparezcan mensajes de cancelación de reuniones para reuniones directas a calendario en la Bandeja de entrada de los destinatarios.

Para obtener más información acerca de las reglas de flujo de correo, consulte Mail flow rules (transport rules) in Exchange Online.

¿Qué necesita saber antes de empezar?

• Tiempo estimado para finalizar: 10 minutos

• Debe tener asignados permisos para poder realizar estos procedimientos. Para ver qué permisos necesita, consulte la entrada "Flujo de correo" en el artículo Permisos de características en Exchange Online.

• Es necesario que existan cuentas designadas al envío de invitaciones a reuniones Directo a calendario.

• Para obtener más información acerca de cómo abrir y usar el Centro de administración de Exchange (EAC), consulte Centro de administración de Exchange en Exchange Online.

• Para obtener más información sobre cómo conectarse a Exchange Online PowerShell, consulte Conexión a Exchange Online PowerShell.

• Para obtener información sobre los métodos abreviados de teclado que se pueden aplicar a los procedimientos de este artículo, consulte Métodos abreviados de teclado para el Centro de administración de Exchange.

Sugerencia

¿Problemas? Solicite ayuda en los foros de Exchange. Visite los foros en Exchange Online o Exchange Online Protection.

Usar el Centro de administración de Exchange para crear reglas de flujo de correo Directo a calendario

1. En el EAC, vaya aReglas de flujo> de correo.

2. Seleccione +Agregar una regla y, a continuación, seleccione Crear una nueva regla.

3. En la página Establecer condiciones de regla que se abre, configure estas opciones adicionales en la página Nueva regla :

   • Nombre: respuesta directa al calendario (o cualquier cosa descriptiva).
   • Aplicar esta regla si>El remitente>es esta persona: seleccione uno o varios usuarios para enviar invitaciones de reunión directas a calendario.
   • Haga lo siguiente:>Modificación de las propiedades> del mensajeestablecer un encabezado de mensaje: escriba los valores siguientes:
   • Establecer el encabezado del mensajeX-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response
   • al valorAccept

   

4. Seleccione Siguiente. Aparece la página Establecer configuración de regla .

5. Seleccione Siguiente, dejando los valores predeterminados tal cual. Aparece la página Revisar y finalizar .

6. Seleccione Finalizar.

7. Vuelva a la página principal del EAC y elijaReglas de flujo> de correo.

8. Seleccione +Agregar una regla y, a continuación, seleccione Crear una nueva regla.

9. En la página Establecer condiciones de regla que se abre, configure estas opciones adicionales en la página Nueva regla :

   • Nombre: acción de evaluación directa a calendario (o cualquier cosa descriptiva).
   • Aplicar esta regla si>El remitente>es esta persona: seleccione los mismos usuarios que en el paso 3.
   • Haga lo siguiente:>Modificación de las propiedades> del mensajeestablecer un encabezado de mensaje: escriba los valores siguientes:
   • Establecer el encabezado del mensajeX-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction
   • al valorMoveToDeletedItems

10. Seleccione Siguiente. Aparece la página Establecer configuración de regla .

11. Seleccione Siguiente, dejando los valores predeterminados tal cual. Aparece la página Revisar y finalizar .

12. Seleccione Finalizar.

    

Usar el Exchange Online PowerShell para crear reglas de flujo de correo Directo a calendario

1. Para crear la regla de flujo de correo que convierte las invitaciones a reuniones regulares en invitaciones a reuniones Directo a calendario, use la sintaxis siguiente:

   New-TransportRule -Name "Direct to Calendar response" -From "<designated sender 1>","<designated sender 2>"... -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response" -SetHeaderValue Accept
   

   En este ejemplo se configura la regla mediante el buzón dedicado denominado Directo a las invitaciones de calendario.

   New-TransportRule -Name "Direct to Calendar response" -From "Direct to Calendar invites" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-Response" -SetHeaderValue Accept
   

2. Para crear la regla de flujo de correo que impide que las invitaciones a reuniones Directo a calendario aparezcan en la Bandeja de entrada de los destinatarios, use la sintaxis siguiente:

   New-TransportRule -Name "Direct to Calendar triage action" -From "<designated sender 1>","<designated sender 2>"... -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction" -SetHeaderValue MoveToDeletedItems
   

   En el ejemplo siguiente se configura la regla mediante el buzón dedicado denominado Directo a las invitaciones de calendario.

   New-TransportRule -Name "Direct to Calendar triage action" -From "Direct to Calendar invites" -SetHeaderName "X-MS-Exchange-Organization-CalendarBooking-TriageAction" -SetHeaderValue MoveToDeletedItems
   

Para obtener información detallada acerca de la sintaxis y los parámetros, vea New-TransportRule.

¿Cómo saber si el proceso se completó correctamente?

Para comprobar que ha configurado correctamente las invitaciones a reuniones de Direct to Calendar, use el buzón de remitente designado para enviar una invitación de reunión de prueba a algunos destinatarios. Compruebe que la reunión aparece automáticamente en los calendarios de los destinatarios y que no hay ningún mensaje relacionado con la reunión en la Bandeja de entrada (la segunda regla debe mover automáticamente estos mensajes a la carpeta Elementos eliminados).

Más información

• El buzón del remitente que se haya designado recibirá las respuestas de aceptación de las reuniones Directo a calendario. Use las siguientes estrategias para ayudar a minimizar la cantidad de esos mensajes en el remitente designado:

  • En Outlook, habilite la información de seguimiento de actualizaciones y, a continuación, elimine las respuestas que no contienen comentarios y, después de actualizar la información de seguimiento, mueva la recepción a <la configuración de Elementos eliminados> enSeguimiento decorreo> para el buzón de remitente designado. Para obtener más información, consulte Change how meeting request, poll, and read or delivery receipts are processed (Cambiar la manera en la que se procesan las convocatorias de reunión, los sondeos y las confirmaciones de lectura o de entrega.

  • Borrar la opción de configuración Solicitar respuestas en las invitaciones a reuniones Directo a calendario no evita que las respuestas se envíen de vuelta al buzón del remitente designado.

• Si el buzón designado envía una cancelación de reunión para una reunión directa a calendario, el título de la reunión cancelada siempre cambia a CANCELED: <título> de reunión anterior y la reunión cancelada permanece en los calendarios de los asistentes hasta que la quitan manualmente.