Cómo se calcula la antigüedad de retención en Exchange Online
Nota:
Para conservar o eliminar de forma proactiva el contenido del buzón para la gobernanza de la información en Microsoft 365, se recomienda usar directivas de retención y etiquetas de retención desde el portal de cumplimiento de Microsoft Purview, en lugar de la administración de registros de mensajería que se describe en esta página. Sin embargo, debe seguir usando la administración de registros de mensajería para mover mensajes a buzones de archivo.
Si actualmente usa la administración de registros de mensajería, esta característica anterior seguirá funcionando en paralelo con las directivas de retención y las etiquetas de retención. Sin embargo, le recomendamos que, en adelante, utilice directivas de retención y etiquetas de retención. Proporcionan un mecanismo único para administrar centralmente tanto la retención como la eliminación de contenido en Microsoft 365.
El Asistente para carpetas administradas (MFA) es uno de los muchos procesos de asistente de buzón de correo que se ejecutan en Exchange Online. Su trabajo consiste en procesar buzones a los que se ha aplicado una directiva de retención, agregar las etiquetas de retención incluidas en la directiva para el buzón y procesar los elementos en el buzón. Si los elementos tienen una etiqueta de retención, el asistente comprueba la antigüedad de esos elementos. Si un elemento ha superado su antigüedad de retención, realiza la acción de retención especificada. Entre las acciones de retención se incluye mover un elemento al archivo del usuario, eliminar el elemento y permitir su recuperación o eliminar el elemento de forma permanente.
Consulte Etiquetas de retención y directivas de retención para obtener más información.
Determinación de la antigüedad de diferentes tipos de elementos
La antigüedad de retención de los elementos de buzón se calcula a partir de la fecha de entrega o en el caso de elementos como borradores que no se entregan pero que el usuario ha creado, la fecha en que se creó un elemento. Cuando el asistente para carpeta administrada procesa los elementos en un buzón de correo, coloca una fecha de inicio y una fecha de expiración para todos los elementos que poseen etiquetas de retención con la acción de retención Eliminar y permitir la recuperación o Eliminar permanentemente. Los elementos que poseen una etiqueta de archivo también tienen estampados una fecha de movimiento.
Los elementos en la carpeta Elementos eliminados y los elementos que puedan tener una fecha de inicio y finalización, como los elementos de calendario (reuniones y citas) y las tareas, se administran de forma distinta tal como se muestra en esta tabla.
| Si el tipo de elemento es... | Y el elemento es... | La antigüedad de retención se calcula en función de... |
|---|---|---|
| Mensaje de correo electrónico Documento Fax Elemento del diario Convocatoria de reunión, respuesta o cancelación Llamada perdida Notas |
Elemento que no está en la carpeta Elementos eliminados | Fecha de entrega o fecha de creación |
| Mensaje de correo electrónico Documento Fax Elemento del diario Convocatoria de reunión, respuesta o cancelación Llamada perdida Notas |
Elemento en la carpeta Elementos eliminados | Fecha de entrega o creación a menos que el elemento se haya eliminado de una carpeta que no tenga una etiqueta de retención heredada o implícita. Si un elemento está en una carpeta que no tiene aplicada una etiqueta de retención heredada o implícita, el MFA no procesa el elemento y, por lo tanto, no marca en él una fecha de inicio. Cuando el usuario elimina un elemento de este tipo y el MFA lo procesa por primera vez en la carpeta Elementos eliminados, marca la fecha actual como fecha de inicio. |
| Calendario | Elemento que no está en la carpeta Elementos eliminados | Los elementos de calendario no periódicos expiran según su fecha de finalización. Los elementos de calendario periódicos expiran según la fecha de finalización en que sucedió por última vez. Los elementos de calendario recurrentes sin una fecha de finalización no expiran. |
| Calendario | Elemento en la carpeta Elementos eliminados | Un elemento de calendario expira según su message-received date, si es que la tiene. Si un elemento de calendario no tiene una message-received date, dicho elemento expirará según su message-creation date. Si un elemento de calendario no tiene una message-received date ni message-creation date, dicho elemento no expirará. |
| Tarea | Elemento que no está en la carpeta Elementos eliminados | Tareas no repetidas: Una tarea no periódica expira según su Si una tarea no periódica no tiene , Si una tarea no periódica no tiene ni Una tarea periódica expira según el Una tarea regenerada (es decir, una tarea recurrente que se regenera un tiempo especificado después de que finaliza la instancia anterior de la tarea) no expira. |
| Tarea | Elemento en la carpeta Elementos eliminados | Una tarea expira según su message-received date, si es que la tiene. Si una tarea no tiene una message-received date, dicha tarea expirará según su message-creation date. Si una tarea no tiene una message-received date ni una message-creation date, dicha tarea no expirará. |
| Contacto | En cualquier carpeta | Los contactos no se marcan con una fecha de inicio o de expiración, por lo que el Asistente para carpeta administrada los omite y estos no expiran. |
| Dañado | En cualquier carpeta | El Asistente para carpeta administrada omite los elementos dañados y estos no expiran. |
Ejemplos
| Si el usuario... | Las etiquetas de retención en la carpeta... | Asistente para carpetas administradas... |
|---|---|---|
| Recibe un mensaje en la Bandeja de entrada el 26/01/2019. Elimina el mensaje el 27/27/2019. | Bandeja de entrada: Eliminar en 365 días Elementos eliminados: Eliminar en 30 días |
Procesa el mensaje en la Bandeja de entrada el 1/26/2019; la marca con una fecha de inicio del 26/01/2019 y una fecha de expiración del 26/01/2020. Procesa el mensaje de nuevo en la carpeta Elementos eliminados el 27/27/2019. Vuelve a calcular la fecha de expiración en función de la misma fecha de inicio (01/26/2019). Dado que el elemento es anterior a 30 días, ha expirado inmediatamente. |
| Recibe un mensaje en la Bandeja de entrada el 26/01/2019. Elimina el mensaje el 27/27/2019. | Bandeja de entrada: Ninguno (heredado o implícito) Elementos eliminados: Eliminar en 30 días |
Procesa el mensaje en la carpeta Elementos eliminados el 27/02/2019 y determina que el elemento no tiene una fecha de inicio. Marca la fecha actual como fecha de inicio y el 27/03/2019 como fecha de expiración. El elemento expiró el 27/3/2019, que es 30 días después de que el usuario lo eliminó o lo movió a la carpeta Elementos eliminados. |
Más información
En Exchange Online, el Asistente para carpetas administradas procesa un buzón una vez en siete días. Esto puede dar lugar a que los elementos expiren hasta siete días después de la fecha de expiración sellada en el elemento.
El Asistente para carpetas administradas no procesa los elementos de los buzones colocados en retención hasta que se quita la retención.
Si un buzón se coloca en Conservación local o en Retención por juicio, los elementos que expiran se eliminan de la Bandeja de entrada pero se conservan en la carpeta Elementos recuperables hasta que el buzón se elimina de Conservación local y retención por juicio.
En implementaciones híbridas, las mismas etiquetas de retención y directivas de retención deben existir en las organizaciones locales y de Exchange Online para poder mover y hacer expirar elementos de forma coherente en ambas organizaciones. Consulte Export and Import Retention Tags (Exportar e importar etiquetas de retención ) para obtener más información.