Tutorial: Cree un nuevo flujo de proceso de negocio
Importante
A partir de agosto de 2022, ya no podrá crear ni administrar flujos de procesos de negocio desde Power Automate fuera del explorador de soluciones. Los flujos de procesos de negocios y las instancias continúan siendo compatibles a través del explorador de soluciones, Power Apps y vistas de la tabla de Dataverse.
Este artículo muestra cómo crear un flujo de proceso de negocio con Power Apps. Para obtener más información sobre las ventajas de usar flujos de proceso de negocio, vaya a Información general sobre flujos de proceso de negocio. Para obtener información sobre cómo crear flujos de tareas móviles, vaya a Crear un flujo de tareas móviles.
Cuando un usuario inicia un flujo de proceso de negocio, las fases y los pasos del proceso se muestran en la barra de proceso, en la parte superior de un formulario.
Propina
Después de crear una definición de flujo de proceso de negocio, puede controlar quién puede crear, leer, actualizar o eliminar la instancia de flujo de proceso de negocio. Por ejemplo, para procesos relacionados con servicio, puede proporcionar acceso total para que los representantes de servicio al cliente cambien la instancia de flujo de proceso de negocio, pero proporcionar acceso de sólo lectura a la instancia para que ellos puedan supervisar las actividades posventa para los clientes. Para establecer la seguridad de una definición de flujo de procesos de negocio que cree, seleccione Habilitar roles de seguridad en la barra de acciones.
Requisitos previos
- Para crear flujos de procesos de negocio, necesita una licencia de Power Apps o Power Automate por usuario o un Plan de licencia de Dynamics 365 con derechos de uso de flujo de proceso de negocio.
- Una tabla a la que se asociará el flujo de proceso de negocio. Si el flujo de proceso de negocio no está relacionado con una tabla existente, cree una nueva tabla antes de crear el flujo.
Crear un flujo de proceso de negocio.
En Power Apps o Power Automate, seleccione Soluciones en la barra de navegación de la izquierda.
Seleccione o cree una solución a usar para el flujo del proceso de negocio.
En la solución, seleccione Nuevo>Automatización>Proceso>Flujo de proceso de negocio. a. Asigne a su flujo un Nombre para mostrar y un Nombre (LogicalName). c. Seleccione la tabla desde la que se utilizará el flujo. d. Seleccione Crear.
Se crea un nuevo flujo de proceso de negocio. Ahora puede editarlo con una primera etapa única creada para usted.
Agregar fases. Si los usuarios progresarán desde una fase de negocio a otra del proceso:
Arrastre el componente Fase de la pestaña Componentes y arrástrelo sobre un signo + en el diseñador.
Para establecer las propiedades para una fase, seleccione la fase y a continuación establezca las propiedades en la pestaña Propiedades a la derecha de la pantalla:
Escriba un nombre para mostrar.
Si lo desea, seleccione una categoría para la fase. La categoría, como Calificar o Desarrollar, se muestra como un botón de contenido adicional en la barra de proceso.
Cuando termine de cambiar propiedades, seleccione el botón Aplicar.
Agregar pasos a una fase. Para ver los pasos de una fase, seleccione Detalles en la esquina inferior derecha de la fase. Para agregar más pasos:
Arrastre el componente Paso a la fase desde la pestaña Componentes.
Seleccione el paso y, a continuación establezca las propiedades en la pestaña Propiedades:
- Escriba un nombre para mostrar para el paso.
- Si desea que los usuarios introduzcan datos para completar un paso, seleccione la columna adecuada en la lista desplegable.
- Seleccione Requerido si los usuarios deben completar la columna para completar el paso antes de pasar a la siguiente fase del proceso.
- seleccione Aplicar cuando acabe.
Nota
- Si establece una columna booleana de dos opciones como Obligatorio, los usuarios no pueden continuar a menos que el valor de la columna sea Sí. El usuario debe marcar la columna como completada antes de pasar a la siguiente etapa.
- Si Sí o No son valores de columna aceptables, entonces debe elegir la columna en lugar de una columna booleana de dos opciones.
Agregue una nueva rama (condición) al proceso. Para agregar una rama condicional:
Arrastre el componente Condición de la pestaña Componentes hasta un signo + entre dos fases.
Seleccione la condición y, a continuación, establezca las propiedades de la pestaña Propiedades. Para obtener más información sobre las propiedades de las ramas, vaya a Mejorar los flujos de proceso de negocio con ramas. Cuando termine de establecer propiedades para la condición, seleccione Aplicar.
Agregar un flujo de trabajo. Para invocar un flujo de trabajo:
Arrastre un componente Flujo de trabajo desde la pestaña Componentes a una fase encima o al elemento Flujo de trabajo global en el diseñador. Qué agregue depende de las acciones siguientes:
- Arrástrela a una fase cuando desee desencadenar el flujo de trabajo al entrar o salir de la fase. El componente de flujo de trabajo debe basarse en la misma tabla principal que la fase.
- Arrástrelo hasta el elemento Flujo de trabajo global cuando desee desencadenar el flujo de trabajo cuando se activa el proceso o cuando se archiva el proceso (cuando cambia el estado a Completado o Abandonado). El componente de flujo de trabajo debe basarse en la misma tabla principal que el proceso.
Seleccione el flujo de trabajo y, a continuación establezca las propiedades en la pestaña Propiedades:
- Escriba un nombre para mostrar.
- Seleccione cuándo se debe desencadenar el flujo de trabajo.
- Busque un flujo de trabajo activo a petición existente que coincida con la tabla de la fase o cree un nuevo flujo de trabajo seleccionando Nuevo.
- seleccione Aplicar cuando acabe.
Para obtener más información acerca de flujos de trabajo, vaya a Procesos de flujo de trabajo.
Para validar el flujo de proceso de negocio, seleccione Validar en la barra de acciones.
Para guardar el proceso como borrador mientras sigue trabajando en él, seleccione Guardar en la barra de acciones.
Importante
Mientras un proceso sea borrador no se podrá usar.
Para activar el proceso y ponerlo a disposición al equipo, seleccione Activar en la barra de acciones.
Para proporcionar control sobre quién puede crear, leer, actualizar o eliminar la instancia de flujo de proceso de negocio, seleccione Editar roles de seguridad en la barra de comandos del diseñador. Por ejemplo, para procesos relacionados con servicio, puede proporcionar acceso total para que los representantes de servicio de atención al cliente cambien la instancia de flujo de proceso de negocio, pero proporcionar acceso de sólo lectura a la instancia para que los representantes de ventas puedan puede supervisar las actividades posventa para los clientes.
En la pantalla Roles de seguridad, seleccione el nombre de un rol para abrir el rol de seguridad de la página de información. Seleccione la pestaña Flujos de proceso de negocio y, a continuación, asigne los privilegios apropiados en el flujo de proceso de negocio para un rol de seguridad.
Nota
Los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema tienen acceso a nuevos flujos de proceso de negocio de forma predeterminada.
Especifique los privilegios seleccionando los botones de radio adecuados y haga clic en Guardar. Para obtener más información acerca de los privilegios, vaya a Privilegios de flujo de proceso de negocio.
A continuación, no olvide asignar el rol de seguridad a los usuarios apropiados de la organización.
Propina
A continuación se proporcionan algunas sugerencias a tener presentes mientras trabaja en el flujo de tareas en la ventana del diseñador:
- Para realizar una instantánea de todo en la ventana de flujo de proceso de negocio, seleccione Instantánea en la barra de acciones. Esto es útil, por ejemplo, si desea compartir y obtener comentarios en el proceso de un miembro del equipo.
- Use el minimapa para navegar rápidamente a distintas partes del proceso. Esto es útil cuando tiene un proceso complicado que se desplaza fuera de la pantalla.
- Para agregar una descripción para el proceso de negocio, seleccione Detalles en el nombre de proceso en la esquina izquierda de la ventana del flujo de proceso de negocio. Puede usar hasta 2000 caracteres.
Editar un flujo de proceso de negocio
Para editar flujos de procesos de negocio, abra el explorador de soluciones, seleccione Procesos y luego seleccione el Flujo de proceso de negocio de la lista de procesos que desea editar.
Al seleccionar el nombre del flujo de proceso de negocio que desea editar de la lista de procesos se abre en el diseñador, donde puede realizar las actualizaciones que desee. Expanda Detalles en el nombre del proceso para cambiar su nombre o agregar una descripción y vea información adicional.
Otras cosas que hay que saber acerca de los flujos de proceso de negocio
Editar fases
Los flujos de proceso de negocio pueden tener hasta 30 fases.
Puede agregar o cambiar las siguientes propiedades de una fase:
Nombre de fase
Tabla. Puede cambiar la tabla para cualquier fase excepto la primera.
Categoría de fase. Una categoría permite agrupar etapas por tipo de acción. Es útil para informes que agruparán filas según la fase en que se encuentren. Las opciones para la categoría de la fase proceden de la opción global de la Categoría de fase. Puede agregar opciones adicionales a esta elección global y cambiar las etiquetas de las opciones existentes si lo desea. También puede eliminar estas opciones si lo desea, pero se recomienda que mantenga las opciones existentes. No podrá agregar la misma opción exacta una vez eliminada. Si no desea que se utilicen, cambie la etiqueta por "No usar".
Relación. Especifique una relación cuando la fase precedente del proceso se base en otra tabla. Para la fase que se está definiendo actualmente, elija Seleccionar relaciones para identificar una relación para usar cuando se mueva entre las dos fases. Se recomienda que seleccione una relación para obtener las siguientes ventajas:
Las relaciones tienen a menudo mapas de columna definidos que automáticamente transportan datos entre filas, minimizando la entrada de datos.
Cuando selecciona Fase siguiente en la barra de procesos para una fila, las filas que use la relación aparecerán en el flujo del proceso, promoviendo así la reutilización de registros en el proceso. Además, puede usar flujos de trabajo para automatizar la creación de filas para que el usuario los elija simplemente en lugar de crear uno para simplificar más el proceso.
Editar pasos
Cada fase puede tener hasta 30 pasos.
Agregar rama
Para saber cómo agregar una rama a una fase, vaya a Mejorar los flujos de proceso de negocio con bifurcación.
Para que un flujo de proceso de negocio esté disponibles para que lo utilicen los usuarios, debe ordenar el flujo de proceso, habilita los roles de seguridad y activarlo.
Establecer orden del flujo de proceso
Cuando hay más de un flujo de proceso de negocio para una tabla (tipo de fila), debe establecer qué proceso se asigna automáticamente a las nuevas filas. En la barra de comandos, elija Ordenar flujo de proceso. Para las nuevas filas o las filas que todavía no tienen un flujo de proceso asociado, el primer flujo de proceso de negocio al que un usuario tiene acceso es el que se usará.
Habilitar roles de seguridad
Los usuarios tienen acceso a un flujo de proceso de negocio según el privilegio definido en el flujo de proceso de negocio con el rol de seguridad asignado al usuario.
De forma predeterminada, solo los roles de seguridad Administrador del sistema y Personalizador del sistema pueden ver un nuevo flujo de proceso de negocio.
Para especificar los privilegios en un flujo de proceso de negocio, abra el flujo del proceso de negocio para su edición y seleccione Editar roles de seguridad en la barra de comandos del diseñador de flujo de proceso de negocio. Vea el paso 13 en Crear un flujo de proceso de negocio mencionado antes en este tema.
Activar
Antes de que un usuario pueda usar el flujo de proceso de negocio, debe activarlo. En la barra de comandos, seleccione Activar. Tras confirmar la activación, el flujo de proceso de negocio está preparado para usar. Si un flujo de proceso de negocio tiene errores, no podrá activarlo hasta que se corrijan los errores.
Agregar una acción a petición a un flujo de proceso de negocio
La actualización de la versión 9.0 de Dynamics 365 (online) incorpora una nueva característica de flujo de proceso de negocio: automatización de flujo de proceso de negocio con los pasos de acción. Puede agregar un botón a un flujo de proceso de negocio que desencadenará una acción o un flujo de trabajo.
Agregue flujos de trabajo a petición o acciones mediante un paso de acción
Supongamos que, como parte del proceso de cualificación de oportunidades, la organización Contoso requiere que un revisor designado revise todas las oportunidades. Posteriormente, la organización Contoso creó una acción que:
- Crea una fila de tarea que se asigna al revisor de oportunidades.
- Anexa "Listo para revisar" al tema oportunidad.
Además, Contoso debe poder ejecutar estas acciones a petición. Para integrar estas tareas en el proceso de cualificación de oportunidades, las acciones deben aparecer en el flujo de proceso de negocio de oportunidades. Para habilitar esta funcionalidad, seleccione Como un paso de acción Flujo de proceso de negocio.
A continuación, el paso de acción se agrega al flujo de proceso de negocio de oportunidad de Contoso. A continuación, el flujo de proceso se valida y actualiza.
Ahora, los miembros de la división de ventas de Contoso pueden poner en marcha la acción desde la fase de proceso de negocio Calificar una oportunidad, a petición, seleccionando Ejecutar.
Importante
- Para poder ejecutar una acción o un flujo de trabajo a petición, el flujo de proceso de negocio debe incluir un paso de acción. Si el paso de acción ejecuta un flujo de trabajo, este debe configurarse para ejecutarse a petición.
- La tabla asociada a la acción o el flujo de trabajo debe ser la misma que la tabla asociada con el flujo de proceso de negocio.
Limitación de usar pasos de acción en un flujo de proceso de negocio
- Las acciones no están disponibles como pasos de acción si los parámetros de entrada o salida son del tipo Table, EntityCollection, o OptionSet (opción). Las acciones con más de un parámetro de salida EntityReference o cualquier número de parámetros de entrada EntityReference no están disponibles como pasos de acción. Las acciones que no están asociadas a una tabla principal (acción global) no están disponibles como pasos de acción.
Centro de actividades
Cuando necesite ver la lista de flujos de proceso de negocio en los que participa, consulte el centro de actividades unificado.
En el centro de actividades unificado, verá todos los procesos de negocio en los que se le asigna al menos una fila de tabla de Microsoft Dataverse que utiliza el proceso. Por ejemplo, si un proceso de negocio usa las tablas Cliente potencial y Oportunidad de Dataverse, verá todas las instancias de este proceso en las que se le ha asignado el registro de cliente potencial o de oportunidad.
Vea todas las instancias que están en proceso actualmente en la pestaña Activo. Desde esta pestaña, puede ver los siguientes detalles:
- El nombre del proceso.
- La fase actual de cada proceso.
- El dueño de la fila de Dataverse asociada con la etapa activa.
- El tiempo transcurrido desde que se creó la instancia.
Seleccione una instancia para abrirla en una nueva pestaña o selecciónela para copiar un vínculo, compartirlo por correo electrónico, abandonar la instancia o eliminarla.