Categorías y catálogos de proveedores
Categorías de compras
Puede asignar proveedores a categorías de compras y otras categorías. Además, puede usar categorías de compras para controlar qué productos pueden comprarse a proveedores específicos.
Puede clasificar a un proveedor como aprobado o preferido para una categoría, y esto se puede usar en las directivas de compra para controlar si el proveedor se puede seleccionar en la lín. hoja demanda de compra para suministrar dentro de una categoría.
Catálogos
Los catálogos de compras se utilizan para agrupar los productos para que los usuarios internos definan si pueden comprar en una categoría de compras específica. Puede ocultar o mostrar categorías de productos y productos individuales en una categoría.
Cuando decida cómo debe estructurarse un catálogo, debe considerar qué productos pueden ver y pedir los usuarios.
Ventajas de usar catálogos para compras indirectas:
- Los empleados pueden encontrar rápidamente los productos que necesitan.
- Los profesionales de compras pueden aplicar las directivas de compra y asegurarse de que los empleados solo compren productos permitidos.
- Puede agregar productos a su catálogo importando datos de productos directamente de sus proveedores, o puede agregar productos manualmente a su catálogo de compras.
Catálogos de proveedores externos
Además de los catálogos de compras, Supply Chain Management ofrece soporte para catálogos de proveedores externos y catálogos de proveedores importados.
Si confía en sus proveedores para hospedar un catálogo de compras, puede configurar Supply Chain Management para acceder al sitio web del catálogo externo de un proveedor mediante la característica Catálogo externo.
Para usar esta característica, deberá recibir la configuración de acceso remoto de su proveedor y luego configurar las configuraciones requeridas en finanzas y operaciones utilizando el formato de mensaje para una página de Catálogo externo.
Con los catálogos externos, puede realizar las siguientes tareas:
- Ordenar propiedades en el formulario de catálogo externo le permite definir campos adicionales para diagnosticar problemas con un catálogo de proveedores. Los errores que aparecen en el catálogo se mostrarán en la opción Registro de mensajes del carro de cXML del Catálogo externo. Esta funcionalidad puede resultar muy útil al empezar a usar el catálogo para ver errores y solucionar problemas en el catálogo externo sin usar recursos más técnicos. Cualquier error que aparezca en el pedido de compra se mostrará en el formulario Parámetros CXML > Solicitudes de pedido de compra; cuando se envíe el pedido de compra, estará disponible la capacidad de ver la solicitud y el mensaje cXML de respuesta.
- Activar o desactivar el catálogo para que sus usuarios puedan acceder al catálogo.
Los vínculos al sitio de compras externo deben estar asociados al proveedor para el que está configurado el catálogo externo y sus categorías de compras.
Configurar un catálogo externo para la adquisición electrónica de PunchOut
Al utilizar el catálogo externo, puede asegurarse de que la información del producto y el precio que procesa posteriormente en Supply Chain Management sea precisa y esté actualizada. La solicitud puede entonces aprobarse y convertirse en un pedido de compra, y es posible realizar un pedido al proveedor.
Cuando se configura el catálogo externo y un empleado está preparando una solicitud, habrá una opción para redirigir a un sitio externo, el catálogo externo y volver al carro de la compra que se creó en el sitio externo. Esta comunicación se basa en el protocolo cXML y debe configurarse entre los sistemas de las organizaciones de compra y venta.
Para configurar la comunicación, su proveedor debe proporcionarle información para usarla en la configuración del catálogo externo, como la identidad, el dominio de la empresa del comprador, el número DUNS y DUNS, las credenciales y la URL para acceder al catálogo del proveedor.
Configurar un catálogo externo
El catálogo externo debe permitir que un empleado que introduce una solicitud de compra sea redirigido a un sitio externo para seleccionar productos. Los productos que el empleado selecciona del catálogo externo se devuelven a Supply Chain Management con información actualizada sobre precios y, a partir de ahora, es posible agregarlos a la solicitud de compra. La intención es impedir que los empleados realicen un pedido en el sitio externo. Cuando configure el catálogo externo, debe asegurarse de que el propósito del sitio al que puede acceder el catálogo externo es recopilar información de cotización y no realizar un pedido real.
Para configurar un catálogo de proveedores externos, complete las siguientes tareas.
- Configure una jerarquía de categorías de compras. Para obtener más información, consulte Configurar directivas para las jerarquías de categorías de compras.
- Registre al proveedor en Supply Chain Management. Para poder definir configuraciones para tener acceso al catálogo de un proveedor externo, debe configurar el proveedor y el contacto del proveedor en finanzas y operaciones. Además, también debe agregarse el proveedor del catálogo externo a la categoría de compras seleccionada. Para obtener más información sobre el registro de proveedores en Supply Chain Management, consulte Gestionar usuarios de colaboración de proveedores.
- La configuración cXML del registro Proveedor se encuentra en la ficha desplegable Valores predeterminados del pedido de compra. Puede habilitar la capacidad de Enviar pedido de compra por cXML activando la tecla de alternancia en Sí. A continuación, este campo se rellena en Cabecera del pedido de compra para que todos los pedidos de compra de ese proveedor se envíen automáticamente mediante cXML.
- Asegúrese de que las unidades de medida y la divisa que utiliza el proveedor estén configuradas. Para obtener información sobre cómo crear una unidad de medida, consulte Gestionar unidad de medida.
- Configure el catálogo de proveedores externos utilizando los requisitos para el sitio del catálogo externo de su proveedor. Para obtener más detalles sobre esta tarea, consulte Configurar el catálogo de proveedores externos.
- Pruebe las configuraciones del catálogo externo del proveedor para comprobar que la configuración sea válida y que pueda acceder al catálogo externo del proveedor. Utilice la acción Validar configuraciones para validar el mensaje de configuración de solicitud que ha definido. Este mensaje debería hacer que el sitio del catálogo externo del proveedor se abra en una ventana del navegador. Durante la validación, no puede solicitar artículos y servicios al proveedor. Para pedir artículos y servicios, debe acceder al catálogo del proveedor desde una solicitud de compra.
- Active el catálogo externo utilizando el botón Activar catálogo en la página Catálogos externos. El catálogo externo debe activarse antes de que los empleados puedan usarlo. Puede desactivar el catálogo externo en cualquier momento.
Configurar el catálogo de proveedores externos
Para configurar el catálogo de proveedores externos, debe completar las siguientes tareas:
Introduzca un nombre y una descripción para el catálogo externo del proveedor. El nombre que introduzca aparecerá en el carro que representa el catálogo externo que se muestra a los empleados que crean una solicitud. Los empleados pueden seleccionar el carro para abrir el catálogo en el sitio del catálogo externo del proveedor.
Agregue una imagen usando la acción Imagen de catálogo externo. La imagen aparecerá en el carro que representa el catálogo externo que se muestra a los empleados que crean una solicitud. Tenga en cuenta que el ancho y la altura de la imagen deben ser iguales; de lo contrario, la imagen no se verá correctamente.
Seleccione si el sitio web del catálogo externo del proveedor debe aparecer en la misma ventana del navegador en la que el empleado ha creado la solicitud, o si debe abrirse en una nueva ventana.
Seleccione el proveedor para el catálogo. En la lista Entidades jurídicas, hay una fila para cada entidad jurídica donde se configura el proveedor. Para permitir que los usuarios soliciten productos directamente del catálogo del proveedor en algunas entidades jurídicas pero no en otras, puede usar los botones Evitar acceso o Permitir acceso para cada entidad jurídica donde desea que el catálogo esté o no disponible.
En el campo Caducidad predeterminada (días), introduzca el número de días que un presupuesto recibido del catálogo externo es válido y puede usarse para comprar al proveedor externo. Al crear y recuperar un presupuesto del sitio del catálogo externo del proveedor, el presupuesto será válido a partir de la fecha actual del sistema y seguirá siendo válido durante la cantidad de días que introduzca en este campo.
Seleccione el botón Agregar para comenzar a asignar las categorías de compras al catálogo externo. En la lista Nombre de categoría, seleccione una categoría. La lista de categorías es un superconjunto de categorías de compras a las que se ha asignado el proveedor en todas las entidades jurídicas configuradas para el proveedor.
Nota
Las directivas de compra se utilizan para permitir o restringir el acceso a categorías para la entidad jurídica compradora o la unidad operativa receptora. El marcaje a un catálogo externo requiere el acceso permitido a al menos una de las categorías de compras asignadas al catálogo.
Configure el mensaje de solicitud de configuración de cXML que se enviará al proveedor. El formato de mensaje generado automáticamente es la plantilla mínima que se requiere para iniciar una sesión. Complete los valores para las etiquetas.
En cualquier momento, puede volver recargar la plantilla de mensaje generada por el sistema seleccionando Restaurar formato de mensaje. Tenga en cuenta que si restaura el formato del mensaje, el mensaje actual se reemplazará por el formato del mensaje generado automáticamente, que tiene etiquetas vacías.
Mensaje de configuración de cXML
He aquí una descripción de las etiquetas incluidas en la plantilla.
| Campo | Descripción |
|---|---|
| < Header >< From >< Credential domain=”” > | El dominio de la empresa del comprador. |
| < Header >< From >< Credential>< Identity >< /Identity > | La identidad de la empresa del comprador. |
| < Header >< To >< Credential domain=”” > | El dominio de la empresa del proveedor. |
| < Header >< To >< Credential>< Identity >< /Identity> | La identidad de la empresa del proveedor. |
| < Header >< Sender >< Credential domain=”” > | El dominio de la empresa del comprador. |
| < Header >< Sender >< Credential >< Identity >< /Identity> | La identidad de la empresa del comprador. |
| < Header >< Sender >< Credential >< SharedSecret >< /SharedSecret > | El secreto compartido para la empresa del comprador. |
| < Request deploymentMode=”” > | La implementación de prueba o producción. |
| < Request >< PunchOutSetupRequest >< SupplierSetup >< URL >< /URL> | La URL del punto de conexión de marcaje del proveedor. |
Elementos extrínsecos
Un elemento extrínseco es información adicional, como un nombre de usuario que se basa en un usuario que marca. El elemento extrínseco se establece cuando se produce el marcaje y se puede enviar en el mensaje de configuración de solicitud. Su proveedor podría tener un requisito para recibir un elemento extrínseco en la solicitud de configuración. En ese caso, debe agregar el elemento extrínseco a la lista de elementos extrínsecos en la sección Formato de mensaje de la página Catálogo externo. Especifique un nombre para el elemento extrínseco que el proveedor pueda reconocer y luego asigne un valor.
Las opciones para los valores son:
- Nombre de usuario
- Correo electrónico del usuario
- Valor aleatorio
Mensaje de devolución
El mensaje de devolución es el mensaje que envía el proveedor cuando el usuario sale del sitio externo y vuelve a finanzas y operaciones. Los mensajes de devolución no se pueden configurar. Estos mensajes se basan en la definición del protocolo cXML.
Además, en la solicitud de compra y el pedido de compra, el campo IdAuxiliarParteProveedor de la ficha desplegable Detalles de línea que puede elegir el proveedor para que aparezca en el mensaje de devolución cuando un cliente tramita el pedido representa una configuración única para un artículo.
Para obtener más información sobre el protocolo cXML, vaya a Recursos Commerce XML.
A continuación se muestra la información que puede ser parte del mensaje de devolución recibido en una lín. hoja demanda.
| Mensaje recibido del proveedor | Copiado a la lín. hoja demanda en Supply Chain Management |
|---|---|
| < ItemIn quantity=”” > | Cantidad |
| < ItemIn>< ItemID >< SupplierPartID >< /SupplierPartID > | Id. del artículo externo |
| < ItemDetail>< UnitPrice >< Money currency=”” > | Divisa |
| < ItemDetail >< UnitPrice >< Money >< /Money > | Precio unitario |
| < ItemDetail >< Description ShortName=”” > | Nombre del producto |
| < ItemDetail >< Description >< /Description > | Incluido en la descripción del artículo; nombre del producto si ShortName no está especificado. |
| < ItemDetail >< UnitOfMeasure >< /UnitOfMeasure > | Unidad |
| < ItemDetail >< Classification >< /Classification > | Incluido en la descripción del artículo |
| < ItemDetail >< Classification domain=”” > | Incluido en la descripción del artículo |
Eliminar un catálogo externo
Elimine un catálogo externo con la acción Eliminar en la página. Si se ha solicitado un producto del catálogo de proveedores externos, el catálogo de proveedores externos no se puede eliminar. En cambio, el estado del catálogo de proveedores externos se establece en inactivo. Si desea eliminar el acceso al sitio del catálogo del proveedor externo, pero no eliminarlo, cambie el estado del catálogo externo a Inactivo.
Catálogo de proveedores importados
Puede usar catálogos de proveedores importados para mantener la información del producto que recibe de un proveedor. Esto puede ayudar a reducir la cantidad de entrada de datos y mantenimiento que requieren sus profesionales de compras.
Los catálogos de proveedores importados son útiles cuando compra muchos productos de un solo proveedor, para productos que cambian con frecuencia o si se introducen nuevos productos con frecuencia. Además del tiempo ahorrado para la entrada de datos, los catálogos de proveedores importados son útiles si un cliente desea mantener el inventario de productos.
Por ejemplo, Contoso está en el negocio de venta de widgets que se producen en una fábrica. Estos widgets requieren varias tuercas, pernos y arandelas para su ensamblaje. Contoso compra la mayoría de las tuercas, pernos y arandelas a Fabrikam.
Fabrikam ofrece miles de diferentes tamaños y tipos de tuercas, pernos y arandelas. El diseñador de productos, es el responsable de mantener la información de los productos y la lista de materiales (L. M.) en finanzas y operaciones.
En lugar de escribir manualmente en el sistema la información sobre los miles de tuercas, pernos y arandelas, el diseñador de productos trabaja con Fabrikam para crear un archivo de plantilla que pueda importarse al sistema con toda la información obligatoria sobre las tuercas, pernos y arandelas que ofrece Fabrikam.
Luego, puede usar la información del producto importado para encontrar y construir rápidamente las listas de materiales para los widgets que se están produciendo.
Nota
Cuando se importa el catálogo de proveedores, debe entregar el producto a la entidad jurídica y configurar la información obligatoria del producto antes de poder usar el producto.
Descripción general del procesamiento de catálogos
El proceso para crear un nuevo catálogo de compras incluye varios pasos, y no todos los pasos los realiza el profesional de compras. Los principales pasos para crear un catálogo son primero definir las categorías de productos que desea usar en su catálogo y luego asociar productos a dichas categorías.
La gestión de categorías es un concepto en el que la gama de productos que vende una organización se divide en grupos independientes de productos similares o relacionados; estos grupos se conocen como categorías de productos (los ejemplos de categorías de comestibles pueden son carne, verduras, detergente para lavar o pastas de dientes).
Jerarquías de categorías
Las jerarquías de categorías se usan para clasificar productos y se pueden usar para informes y análisis. Cada jerarquía de categorías consta de una estructura de categorías. Una organización puede crear más de una jerarquía de categorías.
Por ejemplo, su organización podría crear una jerarquía de categorías para clasificar los productos comprados y otra jerarquía para la venta de productos.
El número de jerarquías de categorías que utiliza su organización, así como la estructura y categorías dentro de cada jerarquía de categorías, depende del proceso de adquisición de la organización, los productos que se compran o venden, los estándares de la industria aplicados o los requisitos de informes para la organización.
Después de crear una jerarquía de categorías, puede asignar un tipo a la jerarquía de categorías que determine cómo utilizar la jerarquía.
Por ejemplo, su organización quiere configurar una jerarquía de categorías para clasificar los productos. Crea una jerarquía de categorías y luego asigna el tipo de jerarquía Categoría de compras a dicha jerarquía. Después de asignar productos a cada una de las categorías, puede analizar los gastos, los costes y otras estadísticas para cada una de las categorías.
Tipos de jerarquías de categorías
Vaya a Gestión de información de productos > Configuración > Categorías y atributos > Jerarquías de categorías para crear y mantener jerarquías de categorías.
Esta jerarquía se utiliza para organizar productos para actividades de compra. Solo se puede definir una jerarquía de categorías de compras activa para una organización.
Reglas de directivas de categorías
Es posible definir dos tipos de regla de directivas de categorías para controlar cómo funcionan las categorías en el sistema: reglas de directivas de acceso de categorías y reglas de directivas de categorías.
Una regla de directiva de acceso de categoría es un tipo de regla en la que puede definir qué categorías están disponibles en cada entidad jurídica o unidad operativa. Se puede asignar una directiva de categoría para una categoría de compras.
Por ejemplo, una empresa puede permitir que los empleados usen solo proveedores aprobados para la categoría o imponer reglas de directivas de conciliación que se deben aplicar, y especificar si los empleados deben responder a los cuestionarios y mucho más.