Configurar devoluciones de proveedor
Las devoluciones de proveedor ayudan a las empresas a administrar mejor sus programas de devolución de proveedores al automatizar las tareas que se requieren para administrar, seguir y reclamar los descuentos que se obtienen.
Un acuerdo de devolución de proveedor es un registro de un contrato con un proveedor que especifica los términos y condiciones negociados bajo los cuales la compañía cumple los requisitos para una recompensa monetaria a cambio de alcanzar los objetivos de compra preestablecidos. Los acuerdos de devolución de proveedores se registran en la página Acuerdos de devolución.
Para abrir la página Acuerdos de devolución de proveedores, seleccione Adquisiciones y abastecimiento > Devoluciones de proveedores > Acuerdos de devolución.
El encabezado del acuerdo especifica las condiciones generales que hacen que una empresa cumpla los requisitos para las devoluciones. De hecho, la información del encabezado especifica que un proveedor concede una devolución cuando se compra un producto específico en una cantidad determinada. En el encabezado, también puede especificar la opción de devolución por unidad de medida y el tipo de fecha de cálculo.
En la pestaña General, en el campo de opción Devolución por unidad de medida, puede definir si una unidad de medida debe ser una condición para que la línea de pedido de compra cumpla los requisitos para una reclamación de devolución.
- Convertir: una línea de pedido de compra cumple los requisitos para una devolución de proveedor en función del acuerdo de devolución. Recibirá una devolución independientemente de la unidad de medida que se aplique en la línea.
- Coincidencia exacta: para cumplir los requisitos para una devolución, una línea de compra debe tener la misma unidad de medida que se especifica en el acuerdo.
En la pestaña General, en el campo de tipo Fecha de cálculo, seleccione la fecha que se utiliza para determinar si la compra se produce en el período de validez del acuerdo de devolución.
- Creado: use la fecha de creación del pedido de compra.
- Entrega solicitada: utilice la fecha de entrega solicitada.
En las líneas del acuerdo, puede especificar el acuerdo de devolución del proveedor con más detalle.
En el campo Compra acumulada por, puede establecer el cálculo del reclamo de devolución. La cantidad se puede configurar para que dependa de un período (semana, mes, año, duración o un período personalizado). El valor de la factura indica que se determinará una reclamación de devolución cada vez que se facture una línea de pedido de compra.
En el campo Procedente de, puede especificar la base para el cálculo del devolución.
- Bruto: la devolución se calcula en función del precio bruto del artículo.
- Red: la devolución se calcula en función del precio neto del artículo (es decir, el precio después de que se hayan aplicado otros descuentos).
Los campos Cuenta de acumulación del programa de devoluciones y Cuenta de gastos del programa de devoluciones especifican los números de cuenta que recibirán los importes de devolución acumulados durante la etapa intermedia entre la aprobación y el procesamiento.
Cuando la opción Se requiere aprobación se establece en Sí, la notificación de devolución debe aprobarse antes de que se pueda acumular o pagar.
El campo Tipo de salto de línea de devolución especifica la base de las devoluciones.
- Cantidad: las devoluciones dependen del volumen.
- Cantidad: las devoluciones dependen de la cantidad.
En la ficha desplegable Líneas, observe cómo se pueden configurar diferentes niveles de cantidad para conceder diferentes devoluciones. Por ejemplo, en los campos Valor inicial y Valor final, puede indicar que una cantidad de producto entre 10 y 19 unidades cumplirá los requisitos para una devolución de 15,00 USD por cada unidad.
El Valor inicial es inclusivo, mientras que el Valor final es exclusivo. Por ejemplo, en el campo Tipo de salto de línea de devolución se establece en Cantidad y usted introduce 1 en el campo Valor inicial y 3 en el campo Valor final. En este caso, la cantidad de la devolución se aplica cuando compra uno o dos artículos, pero no cuando compra tres artículos.
En el campo Estado de aprobación del flujo de trabajo, el valor Aprobado indica que el acuerdo se puede aplicar a los pedidos de compra que cumplan las condiciones del acuerdo.
Identificar pedidos que cumplen las condiciones para las devoluciones y generar reclamaciones de devolución
Cuando los pedidos de compra se realizan con un proveedor con el que la compañía tiene un acuerdo de devolución, Supply Chain Management identifica los pagos de crédito de proveedores futuros. Si los pedidos de compra cumplen las condiciones para una devolución, se genera una reclamación de devolución para cada línea de pedido tan pronto como se haya publicado una factura de compra. Este proceso es automático. Más tarde, puede revisar las devoluciones esperadas y ver el impacto de esas devoluciones en el coste y el margen de beneficio del producto.
Consulte los detalles de las devoluciones que se aplican a una línea de pedido de compra de acuerdo con el acuerdo de devolución del proveedor:
- En la página Pedido de compra, seleccione una línea de pedido y luego seleccione Línea de pedido de compra > Ver > Detalles del precio.
- En la página Detalles de precio, seleccione la ficha desplegable Devoluciones.
La información de devolución también aparece en el campo Devolución de proveedor en la sección Estimación de margen de la página Detalles del precio.
En la página Parámetros de aprovisionamiento y abastecimiento, en la pestaña Precios, compruebe que la opción Habilitar detalles de precio está establecida en Sí. Si la opción está establecida en No, no podrá ver las devoluciones.
Revisar y aprobar reclamaciones
Las reclamaciones de devolución generadas representan los pagos futuros que se pueden esperar del proveedor. Antes de emitir una nota de abono al proveedor, el propietario del acuerdo normalmente quiere revisar las reclamaciones y aprobarlas. Sin embargo, ten en cuenta que el estado de una reclamación determina si la reclamación está listo para pasar por el proceso de aprobación.
Estado de las reclamaciones y efecto en el proceso de aprobación
Cuando se genera una reclamación, su estado se establece como Para calcularse si la devolución se concede de forma acumulativa o Calculada si la devolución se concede por cada factura. Si el estado de una reclamación es Para calcularse, la reclamación debe pasar por un proceso de cálculo gestionado por la función Acumular. Solo las reclamaciones que tienen el estado de Calculado se puede incluir en el proceso de aprobación.
Si la opción Aprobación requerida de un acuerdo de devolución de proveedor está establecida en No, cualquier reclamación que se genere tendrá un estado de Aprobado. La aprobación es obligatoria para las reclamaciones que se conceden de forma acumulativa.
Aprobar reclamaciones y ver registros y detalles de facturas
Cuando las reclamaciones se han aprobado, se pueden procesados por proveedores. Se genera automáticamente un abono (factura del proveedor) por la cantidad de reclamación de devolución. El crédito se puede agregar al saldo del proveedor y el empleado de proveedores puede incluirlo en el proceso de liquidación normal.
Seleccione Adquisiciones y abastecimiento > Devoluciones de proveedor > Reclamaciones de devolución para abrir una reclamación de devolución.
Cierre la reclamación de devolución.
Seleccione la reclamación y, después, en el panel de acciones, seleccione Aprobar.
En la página de solicitud, en el campo Proveedor, seleccione el proveedor del que está autorizado para recibir una devolución y luego seleccione Aceptar.
Se registra un diario de acumulación de devolución por la cantidad de la reclamación. Este registro se adeuda en la cuenta de devoluciones de proveedores acumuladas pendientes por el abono de proveedor esperado, y luego se abona la cuenta de devoluciones de proveedores acumuladas recibidas provisionales por la ganancia esperada.
En la lista Devolución, seleccione la línea y luego, en el panel de acciones, seleccione Transacciones de devolución para ver e ir al número de lote del diario para este registro de acumulación de devolución.
Para trasladar las reclamaciones al proceso de proveedores normal, el empleado de proveedores ahora debe completar la gestión de la reclamación de devolución ejecutando la función Procesar.
En el panel de acciones, seleccione Procesar y, a continuación, seleccione Filtro. En el campo Criterios para el campo Cuenta de proveedor, seleccione el proveedor para procesar reclamaciones de devolución, seleccione otros filtros relevantes y luego seleccione Aceptar.
Las barras de mensajes y el hecho de que el estado se cambia a Terminado indica que se han producido los siguientes eventos:
Un registro en el diario de acumulación de devoluciones ha revertido los importes provisionales anteriores en las cuentas de gastos y cobros acumulados.
Se ha creado una factura de proveedor (nota de abono) por la cantidad de devolución.
La configuración de la opción Registro manual de facturas en la pestaña Programa de devolución de la página Parámetros de aprovisionamiento y abastecimiento determina si una factura de proveedor se registra de forma manual o automática como parte del procesamiento de reclamaciones.
Cuando se registra la factura de proveedor, ya sea automática o manualmente, se ha adeudado en la cuenta de proveedor y se ha abonado en la cuenta de Descuentos y bonificaciones recibidas.
El número de cuenta de Descuentos y bonificaciones recibidas se especifica para la categoría de compras utilizada en la línea de la factura de compra de la devolución. La categoría de adquisición, a su vez, se establece en la pestaña Programa de devolución de la página Parámetros de aprovisionamiento y abastecimiento.
En la lista Devolución, seleccione la línea y luego, en el panel de acciones, seleccione Transacciones de devolución para ver e ir al número de lote del diario para este registro de acumulación de devolución y también el número de factura de proveedor.
Seleccione la línea para la transacción de factura de proveedor y luego, en el panel de acciones, seleccione Factura de proveedor. Si se ha registrado una factura de proveedor, verá el diario de facturas. De lo contrario, verá la factura del proveedor como una factura de proveedor pendiente que requiere contabilización manual. La línea de la factura especifica los detalles de la factura del proveedor para la categoría de compras de Comisiones y descuentos.
En la página Todos los proveedores, seleccione el proveedor del que recibe una devolución y luego, en el panel de acciones, seleccione Transacciones. Busque la línea para la factura. La cantidad de devolución ahora se ha añadido al saldo de proveedor.