Administración de documentos
La administración de documentos permite guardar datos adjuntos de registros en Azure Blob Storage y SharePoint Online. El almacenamiento de base de datos está obsoleto. Azure Blob Storage es equivalente al almacenamiento en la base de datos porque solo se puede obtener acceso a los documentos a través de la aplicación. Además, ofrece el beneficio adicional de proporcionar almacenamiento que no afecta negativamente al rendimiento de la base de datos.
Azure Blob Storage es el predeterminado y funciona de inmediato. El almacenamiento de SharePoint funcionará de inmediato si tiene una licencia de Microsoft 365, ya que detecta automáticamente el inquilino de SharePoint, como usuario de TenantA.onmicrosoft.com. El inquilino de Microsoft 365/Microsoft Entra obtiene TenantA.sharepoint.com como sitio de SharePoint. Si el usuario ha desactivado la administración de documentos, actívela seleccionando Común > Configuración > Opciones de usuario > Preferencias > Varios y estableciendo Gestión documental activa en Sí.
En cualquier página que tenga datos, en la esquina superior derecha estará disponible un botón Adjuntar. La página Archivos adjuntos proporciona una vista de los archivos adjuntos (documentos) asociados al registro que se seleccionó en la página anterior. Puede agregar nuevos archivos adjuntos al registro seleccionando el botón Nuevo (+) en la barra de aplicaciones. Para los tipos de documento Archivo e Imagen, se le pedirá que proporcione el archivo asociado.
Se proporciona una vista previa de los tipos de archivo compatibles en la ficha desplegable Vista previa. Los tipos de documentos básicos, como imágenes PNG y archivos de texto, son compatibles de forma predeterminada. Los tipos de documentos de Office, como Microsoft Word, Excel y PowerPoint, deben usar un Office Web Apps Server de producción, que es posible que no esté disponible en una configuración de OneBox.
Las experiencias Abrir en Excel generadas automáticamente que se crean para entidades tienen un enlace de tabla único.
Mediante el uso de Visual Studio, un desarrollador de su equipo puede ayudarle a lograr lo siguiente:
- Puede suprimir el mecanismo estático Exportar a Excel para una cuadrícula o cambiar la etiqueta que aparece en el menú Abrir en Microsoft Office.
- La lista de campos que se agregan a ese enlace de tabla está definida por el grupo de campos AutoReport si el enlace de la tabla contiene campos. De lo contrario, los campos clave y obligatorios para la entidad se agregan automáticamente. El orden de los campos en el grupo AutoReport determina el orden de los campos en el enlace de la tabla.
- Las plantillas que se registran como plantillas definidas por el sistema se cargan en la implementación. Este comportamiento resulta útil para proveedores de software independientes (ISV) y partners que desean empaquetar plantillas junto con otros artefactos modelo.
Vista previa de documentos
Puede especificar los destinos para varias acciones de administración de impresión para documentos empresariales configurables. Esto significa que para una vista previa, se puede utilizar el escenario Vista previa / Imprimir > Original y, para correo electrónico e impresión, se puede usar Vista previa / Imprimir > Usar gestión de impresión.
Plantillas
Cuando una plantilla que aparece en la página Común > Común > Integración de Office > Plantillas de documentos (DocuTemplate) tiene ShowInOpenInOfficeMenu establecido en Sí y tiene el mismo origen de datos raíz (tabla) que la página actual, se agregará como una opción en la sección Abrir en Excel del menú Abrir en Microsoft Office.
Una plantilla es un artefacto que debe mantenerse y versionarse.
Crear una plantilla si:
- Necesita contenido adicional o formato en la plantilla.
- Desea combinar varias entidades u orígenes de datos en el mismo libro.
Al crear una plantilla para una entidad que tiene campos específicos del país o la región, debe dejar esos campos fuera de la plantilla. De lo contrario, todos los usuarios verán los campos específicos del país o la región.
Las plantillas deben atender a la mayoría de los usuarios de manera predeterminada y los usuarios específicos de la región pueden agregar esos campos utilizando la experiencia de diseño fácil de usar del complemento de Excel. Los usuarios pueden agregar los campos y columnas específicos de la región según sea necesario. Esa plantilla se puede guardar en el equipo local para que la reutilice un único usuario o se puede cargar a través de la página Plantillas de documentos para que la reutilice cualquier usuario de esa instancia. Un par de consideraciones adicionales:
- Si una región tiene una entidad específica del país o la región, entonces se podría crear una plantilla específica del país o la región.
- Si una región es lo bastante importante, podría definir una plantilla específica del país o la región y una plantilla genérica del país o la región.
Analizar archivos adjuntos en busca de amenazas maliciosas
Al trabajar con archivos adjuntos, es posible que su organización desee que los archivos se analicen en busca de amenazas malintencionadas antes de que el documento se cargue en Dynamics 365. Hay un punto de extensión en la aplicación que le permite integrar el software de escaneo de archivos de su elección en el proceso de carga de archivos. También hay puntos de extensión similares que están disponibles para escanear archivos adjuntos.
La clase FileUploadResultBase expone el delegado delegateScanStream(). El delegado aplica a cualquier carga de archivos en la que la clase Estrategia de carga se haya especializado. Si el software de escaneo determina que la carga es maliciosa, el proceso de carga fallará.