Crear una secuencia numérica
Antes de poder crear nuevos registros para una referencia, debe configurar una secuencia numérica y asociarla con la referencia para un módulo específico en las aplicaciones de finanzas y operaciones.
Las secuencias numéricas en las aplicaciones de finanzas y operaciones se utilizan para generar identificadores únicos y legibles para registros de datos maestros y registros de transacciones que necesitan identificadores. Un registro de datos maestros o un registro de transacciones que necesita un identificador se conoce como referencia.
Recomendamos que use las páginas en Administración de la organización para configurar secuencias numéricas. Si se necesitan configuraciones específicas del módulo, puede usar la página Parámetros en un módulo para especificar secuencias numéricas para las referencias en ese módulo. Por ejemplo, en Clientes y Proveedores, puede configurar grupos de secuencias numéricas para asignar secuencias numéricas específicas a clientes o proveedores específicos.
Puede configurar todas las secuencias numéricas requeridas al mismo tiempo utilizando el asistente Configurar secuencias numéricas o puede crear o modificar secuencias numéricas individuales utilizando la página Secuencias numéricas.
Cuando configura una secuencia numérica, debe especificar un ámbito, que define qué organización utiliza la secuencia numérica.
De manera predeterminada, se pueden usar los siguientes ámbitos:
Compartido: se utiliza una secuencia numérica única para todas las organizaciones. El Ámbito compartido está disponible solo para algunas referencias.
Empresa: se utiliza una secuencia numérica diferente para cada empresa. Use el ámbito Empresa cuando la tabla subyacente incluya el campo DataAreaId. Por ejemplo, use este ámbito para la secuencia numérica del número de cuenta del cliente que se encuentra en la tabla del ClienteCustTable.
Entidad jurídica: se utiliza una secuencia numérica diferente para cada entidad jurídica. Use el ámbito Entidad jurídica cuando la tabla subyacente no incluya el campo DataAreaId y tenga una clave extranjera para la tabla de entidad jurídica CompanyInfo. Por ejemplo, use este ámbito para la secuencia numérica del número del informe de gastos que se encuentra en la tabla del informe de gastos TrvExpTable.
Unidad operativa: se utiliza una secuencia numérica diferente para cada unidad operativa.
Empresa y periodo del calendario fiscal: se utiliza una secuencia numérica diferente para cada combinación de empresa y periodo de calendario fiscal.
Entidad jurídica y periodo del calendario fiscal: se utiliza una secuencia numérica diferente para cada combinación de entidad jurídica y periodo de calendario fiscal.
Tipo de unidad operativa: se utiliza una secuencia numérica diferente para cada tipo de unidad operativa.
Por ejemplo, puede configurar secuencias numéricas diferentes para centros de costes y departamentos.
El ámbito define qué organizaciones usan la secuencia numérica. Además, los formatos de secuencia numérica consisten en segmentos. Las secuencias numéricas con un ámbito distinto de Compartido pueden contener segmentos que corresponden al ámbito. Por ejemplo, una secuencia numérica con un ámbito de Entidad jurídica puede contener un segmento de entidad jurídica. Al incluir un segmento de ámbito en el formato de secuencia numérica, puede identificar el ámbito de un registro mirando su número.
Además de los segmentos que corresponden a ámbitos, los formatos de secuencia numérica pueden contener segmentos constantes y alfanuméricos. Un segmento constante contiene un conjunto de letras, números o símbolos que no cambian.
Un segmento alfanumérico contiene un conjunto de letras o números que se incrementan cada vez que se usa un número. Use un signo de número (#) para representar números que se incrementan y un signo de Y comercial (&) para representar letras que se incrementan. Por ejemplo, el formato #####_2017 crea la secuencia 00001_2017, 00002_2017 y así sucesivamente.
Mire este vídeo para aprender a crear una secuencia numérica nueva usando un asistente.
Después de haber configurado las secuencias numéricas que el sistema necesita, durante la fase de implementación de la administración financiera seguramente tenga que crear secuencias numéricas adicionales que aborden las necesidades específicas para identificar ciertos registros con formatos específicos.
Por ejemplo, puede que necesite crear una secuencia numérica con un formato de GTL-APINV-&#######, que dará como resultado un rango de valores desde GTL-APINV-A0000001 a GTL-APINV-Z9999999. Cuando esta secuencia numérica está fuera de los valores disponibles, como parte del procesamiento periódico, debe crear una nueva secuencia numérica y reemplazarla en cualquier referencia donde se haya asignado.
A menudo, algunas empresas o necesidades del país o región exigen que cambie las secuencias numéricas incluso cuando todavía hay valores disponibles. Por ejemplo, en Italia, al final de cada año fiscal, los números de factura deben comenzar nuevamente en 1.
Secuencias numéricas continuas y no continuas
Las secuencias numéricas pueden ser continuas y no continuas.
Una secuencia numérica continua no omite ningún número, pero los números pueden no usarse secuencialmente.
Los números de una secuencia numérica no continua se usan secuencialmente, pero la secuencia numérica puede omitir los números.
Por ejemplo, si un usuario cancela una transacción, se genera un número, pero no se usa. En una secuencia numérica continua, ese número se recicla más tarde. En una secuencia numérica no continua, ese número no se usa.
No recomendamos cambiar una secuencia numérica no continua a una secuencia numérica continua. Si lo hace, la secuencia numérica no será continua de verdad. Este cambio también puede causar infracciones de claves duplicadas en la base de datos. Además, las secuencias numéricas continuas tienen un impacto mayor en el rendimiento.
Las secuencias de números continuas suelen necesitarse para documentos externos, como pedidos de compra, pedidos de venta y facturas. Sin embargo, las secuencias de números continuas pueden afectar de forma negativa a los tiempos de respuesta del sistema porque este debe solicitar un número de la base de datos cada vez que se crea un nuevo documento o registro.
Si usa una secuencia numérica no continua, puede habilitar la Asignación previa en la ficha desplegable Rendimiento en la página Secuencias numéricas. Cuando especifica una cantidad de números para asignar previamente, el sistema selecciona esos números y los almacena en la memoria. Se solicitan nuevos números de la base de datos solo después de que se haya utilizado la cantidad asignada previamente.
A menos que exista un requisito normativo de usar secuencias numéricas continuas, le recomendamos que use secuencias numéricas no continuas para un mejor rendimiento.
Numeración cronológica
Para obtener referencias de documentos disponibles, puede crear grupos de secuencias numéricas válidas periódicamente y conectarlos a secuencias numéricas únicas. Al crear documentos similares basados en fechas de documentos, se asignará automáticamente una categoría de secuencia numérica adecuada.
Cuando publique un documento, el documento se asignará a la categoría de secuencia numérica apropiada según la fecha de registro del documento, que luego se utiliza para crear un número de documento basado en la secuencia numérica detectada. El sistema envía una notificación sobre la asignación del grupo de secuencia numérica.
Nota
Para algunos países o regiones, existe una lógica específica ya implementada para la numeración de documentos. En este caso, la lógica específica del país o de la región reemplazará la función de numeración cronológica.
Limpieza automática de secuencias numéricas
En caso de un fallo de alimentación, un error de la aplicación u otro fallo inesperado, las aplicaciones de finanzas y operaciones no pueden reciclar números automáticamente para secuencias numéricas continuas. Puede ejecutar el proceso de limpieza de forma manual o automática para recuperar los números perdidos.
Piense bien en el uso del servidor cuando planifique el proceso de limpieza. Recomendamos que realice la limpieza como un trabajo por lotes durante las horas menos concurridas.
Después de configurar las secuencias numéricas, el siguiente paso lógico es planificar y organizar las jerarquías organizativas.