Paso 5: Dar a otro empleado acceso a los datos de OneDrive y Outlook

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Cuando un empleado deja la organización, querrá acceder a sus datos de OneDrive y Outlook, realizar una copia de seguridad de ellos y elegir si se lo da a otro empleado.

Acceso a los documentos de OneDrive de un usuario anterior

Si quita la licencia de un usuario pero no elimina la cuenta, puede acceder al contenido en OneDrive del usuario. Si elimina la cuenta del usuario, tiene 30 días de forma predeterminada para acceder a los datos de OneDrive del usuario anterior. Obtenga información sobre cómo establecer la retención de OneDrive para usuarios eliminados. Si no restaura una cuenta de usuario dentro de este tiempo, se elimina su contenido de OneDrive.

Para conservar los archivos de OneDrive de un usuario anterior, primero dé acceso a su OneDrive y, a continuación, mueva los archivos que desea conservar.

  1. En el Centro de administración, vaya a la página Usuarios>Usuarios activos.

  2. Seleccione un usuario.

  3. En la página de propiedades del usuario, seleccione OneDrive. En Obtener acceso a archivos, seleccione Crear vínculo a archivos.

  4. Seleccione el vínculo para abrir la ubicación del archivo. Descargue los archivos en el equipo o seleccione Mover a o Copiar en para moverlos o copiarlos en su propio OneDrive o en una biblioteca compartida.

Nota:

  • Puede mover o copiar hasta 500 MB de archivos y carpetas a la vez.
  • Al mover o copiar documentos que tienen historial de versiones, solo se mueve la versión más reciente.
  • Las opciones administrativas de un usuario activo en la pestaña OneDrive de la Centro de administración de Microsoft 365 no se admiten actualmente para los inquilinos multigeográficos.

También puede conceder acceso a otro usuario para acceder a OneDrive de un antiguo empleado.

  1. Inicie sesión en el centro de administración como administrador global o administrador de SharePoint.

    Si recibe un mensaje que indica que no tiene permiso para acceder al centro de administración, no tiene permisos de administrador en su organización.

  2. En el panel izquierdo, seleccione Administración centros>de SharePoint. (Es posible que deba seleccionar Mostrar todo para ver la lista de centros de administración).

  3. Si aparece el Centro de administración de SharePoint clásico, seleccione Abrir ahora en la parte superior de la página para abrir el Centro de administración de SharePoint.

  4. En el panel izquierdo, seleccione Más características.

  5. En Perfiles de usuario, seleccione Abrir.

  6. En Personas, seleccione Administrar perfiles de usuario.

  7. Escriba el nombre del empleado anterior y seleccione Buscar.

  8. Haga clic con el botón derecho en el usuario y elija Administrar propietarios de colecciones de sitios.

  9. Agregue el usuario a los administradores de la colección de sitios y seleccione Aceptar.

  10. El usuario ahora podrá acceder a OneDrive del antiguo empleado mediante la dirección URL de OneDrive.

Revocación del acceso de administrador a OneDrive de un usuario

Puede acceder al contenido en OneDrive de un usuario, pero es posible que quiera quitar el acceso cuando ya no lo necesite.

  1. Inicie sesión en el centro de administración como administrador global o administrador de SharePoint.

    Si recibe un mensaje que indica que no tiene permiso para acceder al centro de administración, no tiene permisos de administrador en su organización.

  2. En el panel izquierdo, seleccione Administración centros>de SharePoint. (Es posible que deba seleccionar Mostrar todo para ver la lista de centros de administración).

  3. Si aparece el Centro de administración de SharePoint clásico, seleccione Abrir ahora en la parte superior de la página para abrir el Centro de administración de SharePoint.

  4. En el panel izquierdo, seleccione Más características.

  5. En Perfiles de usuario, seleccione Abrir.

  6. En Personas, seleccione Administrar perfiles de usuario.

  7. Escriba el nombre del usuario y seleccione Buscar.

  8. Haga clic con el botón derecho en el usuario y elija Administrar propietarios de colecciones de sitios.

  9. Quite la persona que ya no necesita acceso a los datos del usuario y, a continuación, seleccione Aceptar.

Acceso a los datos de Outlook de un usuario anterior

Para guardar los mensajes de correo electrónico, el calendario, las tareas y los contactos del empleado anterior, exporte la información a un archivo de datos de Outlook (.pst). Para ver los pasos para exportar datos de Outlook, vea Exportar correos electrónicos, contactos y elementos de calendario a un archivo .pst.

Conceder a otro usuario acceso al correo electrónico de un usuario anterior

Para dar acceso a los mensajes de correo electrónico, el calendario, las tareas y los contactos del empleado anterior a otro empleado, importe la información a la bandeja de entrada de Outlook de otro empleado. Para ver los pasos para exportar datos de Outlook, consulte Importación de correo electrónico, contactos y calendario desde un archivo .pst de Outlook.

Nota:

También puede convertir el buzón del usuario anterior en un buzón compartido o reenviar el correo electrónico de un antiguo empleado a otro empleado.

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