Explicación de Grupos de Microsoft 365 a los usuarios
Grupos de Microsoft 365 permite configurar una colección de recursos para compartir, incluidos un buzón y un calendario compartidos, un sitio de SharePoint con un cuaderno de OneNote y un Microsoft Planner entre otros. Microsoft Teams también se puede incluir al crear un grupo o se puede agregar más adelante. Los recursos de grupos de permisos se administran a través del grupo.
Los grupos se pueden crear mediante la creación de cualquiera de los recursos compartidos. La creación de un grupo en Outlook produce el mismo resultado que crear un sitio de grupo de SharePoint conectado a un grupo o un plan en Planner. Si los usuarios no son nuevos en Grupos de Microsoft 365, es posible que no se den cuenta de esto. Esto puede provocar confusión para los usuarios y la posibilidad de crear recursos duplicados. (Por ejemplo, alguien podría crear un sitio de SharePoint para la colaboración de documentos y, posteriormente, crear una instancia independiente de Planner, sin darse cuenta de que Planner ya estaba disponible como parte del grupo).
Dado que los grupos se pueden crear de varias maneras, se recomienda entrenar a los usuarios para que usen el método que mejor se adapte a su organización:
- Si la organización realiza la mayor parte de su comunicación mediante correo electrónico, indique a los usuarios que creen grupos en Outlook.
- Si su organización usa en gran medida SharePoint o está migrando desde SharePoint local, indique a los usuarios que creen sitios de equipo de SharePoint para la colaboración.
- Si su organización ha implementado Teams, indique a los usuarios que creen un equipo cuando necesiten un espacio de colaboración.
Si entrena a los usuarios para que siempre usen el método de creación de grupos que más se alinea con su forma de trabajar cuando necesitan un espacio para colaborar con otros usuarios, puede ayudar a evitar confusiones y duplicaciones de recursos. A medida que los usuarios se vuelven más experimentados, comprenderán mejor la colección de servicios que vienen con un grupo y que los distintos métodos de creación conducen al mismo resultado.
Puede usar la plantilla Grupos de Microsoft 365 para usuarios empresariales de PowerPoint como punto de partida para las presentaciones de entrenamiento para los usuarios.