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Creación de un buzón compartido

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Nota:

Si su organización usa un entorno Exchange híbrido, debe usar el Centro de administración de Exchange local para crear y administrar buzones compartidos. Consulte Crear buzones compartidos en el centro de administración de Exchange

Si no está seguro de si debería crear un buzón compartido o un grupo de Microsoft 365 para Outlook, vea Comparar grupos para tener más clara su decisión. No es posible migrar un buzón compartido a un grupo de Microsoft 365.

Cree buzones compartidos para que un grupo de personas pueda supervisar y enviar correo electrónico desde direcciones de correo electrónico comunes, como info@contoso.com. Cuando un miembro del grupo responde a un mensaje enviado al buzón compartido, parece que el correo electrónico procede del buzón compartido y no de un usuario individual.

Los buzones compartidos incluyen un calendario compartido. El equipo puede usar el calendario compartido como lugar para que todos escriban sus citas. Por ejemplo, si tiene tres personas que realizan visitas al cliente, todas pueden usar el calendario compartido para especificar la información de visita del cliente.

Antes de crear un buzón compartido, asegúrese de leer acerca de los buzones compartidos para obtener más información.

Sugerencia

Si necesita ayuda con los pasos que se describen en este tema, considere la posibilidad de trabajar con un especialista en pequeñas empresas de Microsoft. Con Business Assist, usted y sus empleados obtienen acceso de forma ininterrumpida a especialistas de pequeñas empresas a medida que hace crecer su negocio, desde la incorporación hasta el uso diario.

Crear un buzón compartido y agregar miembros

  1. Inicie sesión con un usuario con el rol de administrador de Exchange. Si recibe el mensaje "No tiene permiso para acceder a esta página o realizar esta acción" quiere decir que no es administrador.
  1. En el Centro de administración, vaya a la página Teams & Grupos>Buzones compartidos. Seleccione Mostrar todo en el panel de navegación izquierdo si no ve teams & Grupos.
  1. En el Centro de administración, vaya a la página Teams & Grupos>Buzones compartidos.

  1. En la página Buzones compartidos, seleccione + Agregar un buzón compartido. Escriba un nombre para el buzón compartido. Se elige una dirección de correo electrónico pero puede editarla si fuera necesario.

  2. Seleccione Guardar cambios. Puede tardar unos minutos antes de poder agregar miembros.

  3. En Pasos siguientes, elija Agregar miembros a este buzón. Los miembros son las personas que podrán ver el correo entrante para este buzón de correo compartido y las respuestas salientes.

  4. Seleccione el botón Agregar miembros . Seleccione las personas que desea usar este buzón compartido y, a continuación, seleccione Agregar. y, a continuación, cerrar.

Tiene un buzón compartido que incluye un calendario compartido. Vaya al siguiente paso: bloquear el inicio de sesión para la cuenta de buzón compartido.

¿Qué permisos debe usar?

Puede usar los siguientes permisos con un buzón compartido:

  • Acceso completo: el permiso Acceso completo permite al usuario iniciar sesión en el buzón compartido y actuar como el propietario de ese buzón. Después de acceder al buzón compartido, un usuario puede crear elementos de calendario, leer, ver, eliminar y cambiar los mensajes de correo electrónico, y crear tareas y contactos de calendario. Sin embargo, un usuario con un permiso de Acceso total no puede enviar mensajes de correo electrónico desde el buzón compartido a menos que tenga un permiso para Enviar como o En nombre de.

  • Enviar como: el permiso para Enviar como le permite al usuario suplantar el buzón compartido al enviar un mensaje de correo. Por ejemplo, si Carlos inicia sesión en el buzón compartido del departamento de marketing y envía un correo electrónico, el remitente de dicho correo será el departamento de marketing.

  • Enviar en nombre de: el permiso Enviar en nombre de le permite al usuario enviar mensajes en nombre del buzón compartido. Por ejemplo, si Sergio inicia sesión en el buzón compartido del Edificio de recepción 32 y envía un mensaje de correo electrónico, los destinatarios verán el mensaje como enviado por “Sergio en nombre del Edificio de recepción 32”. No puede usar el CEF para conceder permisos de Enviar en nombre de. En este caso, debe utilizar el cmdlet Set-Mailbox con el parámetro GrantSendonBehalf.

Nota:

Los permisos Enviar como y Enviar en nombre de no funcionan en el cliente de escritorio de Outlook con el parámetro HiddenFromAddressListsEnabled en el buzón establecido en True, ya que requieren que el buzón esté visible en Outlook a través de la lista global de direcciones.

Usar el EAC para editar la delegación de buzones compartidos

  1. En el Centro de administración de Exchange, vaya aBuzones dedestinatarios>. Seleccione el buzón compartido y, a continuación, seleccione Editaricono editar.

  2. En Permisos de buzón de correo, seleccione Administrar delegación de buzones.

  3. Para conceder o quitar permisos de acceso completo y enviar como, seleccione Agregar icono oQuitaricono y, a continuación, seleccione los usuarios a los que desea conceder permisos.

    Nota:

    El permiso de Acceso completo permite a los usuarios abrir el buzón, así como crear y modificar sus elementos. El permiso Enviar como permite a cualquiera que no sea el propietario del buzón enviar correo electrónico desde este buzón compartido. Ambos permisos son necesarios para que el buzón compartido funcione correctamente.

  4. Seleccione Guardar para guardar los cambios.

Bloquear el inicio de sesión de la cuenta de buzón compartido

Cada buzón compartido tiene una cuenta de usuario correspondiente. ¿Ha notado que no se le pidió que proporcionase una contraseña cuando creó el buzón de correo compartido? La cuenta tiene una contraseña, pero se ha generado por el sistema (desconocida). No debería usar la cuenta para iniciar sesión en el buzón compartido.

Pero, ¿qué sucede si un administrador simplemente restablece la contraseña de la cuenta de usuario del buzón compartido? ¿O si un atacante obtiene acceso a las credenciales de cuenta de buzón compartido? Esto permitiría a la cuenta de usuario iniciar sesión en el buzón compartido y enviar correo electrónico. Para evitar esto, tiene que bloquear el inicio de sesión de la cuenta que está asociada con el buzón compartido.

  1. En el Centro de administración, vaya a la página Usuarios>Usuarios activos.
  1. En el Centro de administración, vaya a la página Usuarios>Usuarios activos.

  1. En la lista de cuentas de usuario, busque la cuenta para el buzón de correo compartido (por ejemplo, cambie el filtro a usuarios sin licencia).

  2. Seleccione el usuario para abrir el panel de propiedades y, a continuación, seleccione Bloquear inicio de sesión.

    Nota:

    Si la cuenta ya está bloqueada, aparecerá la leyenda Inicio de sesión bloqueado en la parte superior y el icono indicará Desbloquear a este usuario.

  3. En la página Bloquear inicio de sesión , seleccione Bloquear el inicio de sesión del usuario y, a continuación, seleccione Guardar cambios.

Para obtener instrucciones sobre cómo bloquear el inicio de sesión de cuentas con PowerShell de Microsoft Graph (incluidas muchas cuentas al mismo tiempo), consulte Bloquear cuentas de usuario de Microsoft 365 con PowerShell.

Agregar el buzón compartido en Outlook

Si la asignación automática está habilitada en su empresa, como en la mayoría de los casos, el buzón compartido aparecerá automáticamente en la aplicación de Outlook de los usuarios tras cerrar y volver a abrir la aplicación.

La asignación automática se establece en el buzón del usuario, no en el buzón compartido. Significa que si intenta usar un grupo de seguridad para administrar quién tiene acceso al buzón compartido, la asignación automática no funcionará. Por lo tanto, si desea utilizar la asignación automática, debe asignar permisos de forma explícita. La asignación automática está activada de forma predeterminada. Para obtener información sobre cómo desactivarlo, consulte eliminar asignación automática para un buzón compartido.

Para obtener más información sobre los buzones compartidos en Outlook, consulte:

Usar un buzón compartido en un dispositivo móvil (teléfono o tableta)

Puede obtener acceso a un buzón compartido en un dispositivo móvil de dos maneras:

Nota:

El buzón compartido solo se puede agregar a la aplicación de Outlook para iOS o la aplicación móvil de Outlook para Android

Usar el calendario compartido.

Cuando creó el buzón compartido, creó automáticamente un calendario compartido. Preferimos usar el calendario de buzón de correo compartido, en lugar de un calendario de SharePoint, para realizar el seguimiento de las citas y de la ubicación de los usuarios. Hay un calendario compartido integrado en Outlook y es mucho más fácil de crear y usar que un calendario de SharePoint.

  1. En la aplicación de Outlook, vaya a la vista de calendario y seleccione el buzón compartido.

  2. Al entrar en reuniones o citas, todos los usuarios que sean miembros del buzón compartido podrán verlos.

  3. Todos los miembros del buzón compartido pueden crear, ver y administrar citas en el calendario, igual que lo hacen con sus citas personales. Todos los usuarios que sean miembros del buzón compartido pueden ver sus cambios en el calendario compartido.

Quitar la licencia de un buzón compartido

Los buzones compartidos normalmente no requieren una licencia. Siga estas instrucciones para quitar una licencia de un buzón compartido de modo que pueda asignarla a un usuario o devolverla para que no pague una licencia que no necesite.

Nota:

Se requiere una licencia Exchange Online plan 2 en los escenarios siguientes:

  • El buzón compartido tiene más de 50 GB de almacenamiento en uso.
  • El buzón compartido usa el archivado local.
  • El buzón compartido se coloca en suspensión por juicio.

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo asignar licencias, consulte Asignación de licencias a usuarios.

Quitar la licencia

  1. En el Centro de administración, vaya a la página Usuarios>Usuarios activos.

    Nota:

    Debe quitar la licencia de la página Usuarios activos. No puede quitar la licencia de la página Buzón compartido porque las licencias son la configuración del usuario.

  1. En el Centro de administración, vaya a la página Usuarios>Usuarios activos.

    Nota:

    Debe quitar la licencia de la página Usuarios activos. No puede quitar la licencia de la página Buzón compartido porque las licencias son la configuración del usuario.

  1. Seleccione el buzón compartido.

  2. Una de las pestañas Licencias y aplicaciones , expanda Licencias y desactive la casilla de la licencia que desea quitar.

  3. Seleccione Guardar cambios.

  4. Cuando vuelva a la página Usuarios activos , el estado del buzón compartido será Sin licencia.

  5. Sigue pagando por la licencia. Para dejar de pagar por ella, quite la licencia de la suscripción.

Contenido relacionado

Acerca de los buzones compartidos (artículo)
Configurar un buzón compartido (artículo)
Convertir un buzón de usuario en un buzón compartido (artículo)\