Acerca de los buzones compartidos

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Los buzones compartidos se usan cuando varios usuarios necesitan tener acceso al mismo buzón, como la dirección de correo electrónico del soporte técnico o información de la empresa, el escritorio de recepción u otra función que puedan compartir varios usuarios.

Los usuarios con permisos para el buzón del grupo pueden enviar como o enviar en nombre de la dirección de correo electrónico del buzón si el administrador le ha concedido permisos de usuario para hacerlo. Esto es especialmente útil para los buzones de ayuda y soporte técnico, ya que los usuarios pueden enviar mensajes de correo electrónico desde "Soporte técnico de Contoso" o "Escritorio de recepción del edificio A".

Antes de crear un buzón compartido, estas son algunas cosas que debe saber:

  • Licencias: El buzón compartido puede almacenar hasta 50 GB de datos sin que usted tenga que asignarle una licencia. Una vez superado ese límite, necesitará asignar una licencia al buzón para poder almacenar más datos. Para obtener más información sobre las licencias de los buzones compartidos, consulte Límites de Exchange Online. Cuando un buzón compartido alcanza el límite de almacenamiento, podrá recibir correo electrónico durante un tiempo, pero no podrá enviarlo. Después, dejará de recibir correo electrónico. Los remitentes del buzón recibirán un aviso de no entrega.

Nota:

Los escenarios siguientes requieren una licencia Exchange Online plan 2:

  • El buzón compartido tiene más de 50 GB de almacenamiento en uso.
  • El buzón compartido usa el archivado local.
  • El buzón compartido se coloca en suspensión por juicio.

Para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo asignar licencias, consulte Asignación de licencias a usuarios.

  • Permisos de usuario: Debe dar a los usuarios permisos (suscripciones) para usar el buzón compartido. Solo las personas de su organización pueden usar los buzones de correo compartidos.

  • Usuarios externos: No puede proporcionarle acceso a su buzón compartido a los usuarios ajenos a su negocio (como gente con una cuenta de Gmail). Si quiere hacerlo, le recomendamos crear más bien un grupo para Outlook. Para obtener más información, consulte Crear un grupo de Microsoft 365 en el centro de administración.

  • Use con Outlook para Aplicaciones para Android e iOS: Además de usar Outlook en la Web desde el explorador para acceder a buzones compartidos, también puede usar la aplicación Outlook para iOS o la aplicación Outlook para Android. Para obtener más información, consulte Agregar un buzón compartido para Outlook Móvil. Otra opción es crear un grupo para el buzón compartido. Para obtener más información, vea Comparar Grupos.

  • Cifrado: No puede cifrar mensajes enviados desde un buzón compartido. Esto se debe a que un buzón compartido no tiene su propio contexto de seguridad (nombre de usuario y contraseña), por lo que no se le puede asignar ninguna clave. Si más de una persona es miembro y envía y recibe mensajes de correo electrónico que ha cifrado con sus propias claves, es posible que algunos miembros puedan leer el correo electrónico pero otros no, dependiendo de la clave pública con la que se haya cifrado el correo electrónico.

  • Conversión de buzones: Puede convertir los buzones de usuario en buzones compartidos. Vea Convertir un buzón de usuario en un buzón compartido.

  • Roles de administrador: Los usuarios con roles de administrador global o administrador de Exchange pueden crear buzones compartidos.

  • Requisitos de la suscripción: Para crear un buzón compartido, debe suscribirse a un plan de Microsoft 365 para negocios que incluya correo electrónico (servicio de Exchange Online). La suscripción a las Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios no incluye correo electrónico. Microsoft 365 Empresa Estándar incluye correo electrónico.

  • Iniciar sesión: No se espera un inicio de sesión directo en el buzón compartido por la cuenta de usuario asociada. Siempre debe bloquear el inicio de sesión de la cuenta de buzón compartido y mantenerlo bloqueado.

  • Demasiados usuarios: Cuando hay demasiados usuarios designados que acceden simultáneamente a un buzón compartido (el máximo admitido es 25), es posible que no puedan conectarse de forma intermitente a este buzón o que tengan incoherencias como mensajes duplicados en la bandeja de salida. En este caso, reduzca el número de usuarios o use una carga de trabajo diferente, como un grupo de Microsoft 365.

  • Eliminación de mensajes: Lamentablemente, no es posible impedir que los miembros eliminen los mensajes en un buzón compartido. La única manera de evitar este problema es crear un grupo de Microsoft 365 en lugar de un buzón compartido. Los grupos de Outlook son similares al buzón compartido. Para ver una comparación, consulte Comparar grupos. Para obtener más información sobre los grupos, vea Obtener información sobre los grupos de Microsoft 365.

  • Multi-Geo En un entorno multigeográfico, los buzones compartidos deben tener la misma licencia que un buzón de usuario. Tenga en cuenta que no se admite la auditoría de buzones entre ubicaciones geográficas. Por ejemplo, si se asignan permisos a un usuario para tener acceso a un buzón compartido en una ubicación geográfica diferente, las acciones de buzón que realiza el usuario no se registran en el registro de auditoría del buzón de correo compartido.

Nota:

Para acceder a un buzón de correo compartido, el usuario debe tener una licencia de Exchange Online, aunque el buzón de correo compartido no requiere ninguna licencia independiente. Cada buzón compartido tiene una cuenta de usuario correspondiente. ¿Ha notado que no se le pidió que proporcionase una contraseña cuando creó el buzón de correo compartido? La cuenta tiene una contraseña, pero se ha generado por el sistema (desconocida). No debe usar la cuenta para iniciar sesión en el buzón compartido. Sin una licencia, los buzones compartidos están limitados a 50 GB. Para aumentar el límite de tamaño a 100 GB, el buzón compartido debe tener asignada una licencia de Exchange Online Plan 2. La licencia de Exchange Online Plan 1 con una licencia de complemento de Archivado de Exchange Online solo aumentará el tamaño del buzón de archivo. Esto también le permitirá habilitar el archivo de expansión automática para una capacidad de almacenamiento de archivos adicional. Del mismo modo, si desea colocar un buzón compartido en retención por litigio, el buzón compartido debe tener una licencia de Exchange Online Plan 2 o una licencia de Exchange Online Plan 1 con una licencia complementaria de Exchange Online Archiving.

Si desea aplicar características avanzadas como Microsoft Defender para Office 365, eDiscovery (Premium) o directivas de retención, es posible que se requieran licencias. Para obtener más información, consulte Guía de licencias de Microsoft 365 para el cumplimiento de & de seguridad.

Nota:

Antes de julio de 2018, todos los buzones compartidos sin licencia se aprovisionaban con un tamaño de 100 GB. Para obtener más información, vea Corregir el aprovisionamiento y el tamaño del buzón compartido.

Solución de problemas de buzón compartido

Error al crear buzones compartidos

Si ve el mensaje de error, las direcciones proxy o LegacyExchangeDN de "nombre>" ya usan la dirección de proxy "<smtp:<shared mailbox name>". Elija otra dirección de proxy, lo que significa que está intentando asignar al buzón compartido un nombre que ya esté en uso. Por ejemplo, supongamos que desea los buzones compartidos denominados info@domain1 y info@domain2. Hay dos formas de hacerlo:

Error al no tener permisos de envío al usar un buzón compartido

Si ha creado un buzón compartido y, a continuación, intenta enviar un mensaje desde él, puede obtener lo siguiente:

No se pudo enviar este mensaje. No tiene permiso para enviar el mensaje en nombre del usuario especificado.

Este mensaje aparece cuando Microsoft 365 experimenta un problema de latencia de replicación. Debe desaparecer en una hora aproximadamente, cuando la información sobre el nuevo buzón compartido (o el usuario agregado) se replica en todos nuestros centros de datos. Espere una hora e inténtelo de nuevo para enviar un mensaje.

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