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Mensajes de la organización en el Centro de administración de Microsoft 365

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Como administrador, ahora puede conectarse con su organización a través de mensajes personalizados mediante mensajes de la organización, disponibles en el Centro de administración de Microsoft 365 en Informes. Esta característica le permite crear y administrar mensajes, y revisar los informes de entrega, todo desde una ubicación central. Los mensajes de la organización mejoran las experiencias en el producto, lo que admite escenarios de trabajo remotos e híbridos, como proporcionar materiales educativos para los empleados, información sobre la disponibilidad de licencias o servicios de Microsoft 365 y actualizaciones sobre iniciativas de la organización. Use la eficacia de los mensajes de la organización en el Centro de administración de Microsoft 365 para simplificar su alcance dentro de los productos de Microsoft.

Para empezar, vaya a mensajes de la organización en el Centro de administración de Microsoft 365.

Nota:

Las experiencias en versión preliminar comenzarán a implementarse en versión preliminar el 2 de mayo de 2024.

¿Qué puedo hacer con los mensajes de la organización?

La experiencia centralizada de los mensajes de la organización en el Centro de administración de Microsoft 365 incluye las siguientes características y funcionalidades:

  • Crear mensajes desde cero (por ejemplo, entrada de texto libre)

  • Uso de mensajes de plantilla prefabricados de Microsoft

  • Envío de mensajes a la ubicación de Contenido destacado de Windows

  • Guardar borrador de mensajes

  • Rechazar o aprobar mensajes personalizados

  • Adición de imágenes o iconos a los mensajes

  • Especificar direcciones URL de destino personalizadas

  • Configuración de programaciones y parámetros de entrega para mensajes

  • Asignación de destinos a través de grupos de usuarios de Entra y opciones avanzadas de selección de destino

  • Administración de mensajes creados en el Centro de administración de Microsoft 365 y otros portales

  • Revisión del rendimiento de los mensajes con datos de serie temporal

Requisitos de configuración

Antes de trabajar con mensajes de la organización, asegúrese de que el equipo cumple los siguientes requisitos:

  • El inquilino consulte Configuración de directivas de inquilino.

  • Los autores de cualquier persona de su organización que quiera crear mensajes deben tener uno de estos roles de administrador siguientes asignados en el Centro de administración de Microsoft 365:

  • Los aprobadores de cualquier persona de su organización que vaya a ser designada como responsable de aprobar mensajes personalizados deben tener uno de estos roles de administrador siguientes asignados en el Centro de administración de Microsoft 365:

  • Los destinatarios de mensajes de cualquier persona de la organización que pueda recibir mensajes de sus autores deben tener acceso a los productos de Microsoft a los que están configurados los mensajes para entregarse. (No es necesario que los usuarios finales tengan ningún rol entra para recibir mensajes de la organización).

    • Por ejemplo, cualquier mensaje configurado para entregarse a un canal de Windows, como Windows Spotlight, requiere que los destinatarios usen Windows 11 Enterprise.

Importante

Las experiencias de vista previa de mensajes de la organización no se restringirán en función de las licencias de los inquilinos, autores, aprobadores o destinatarios de mensajes participantes. Sin embargo, algunas experiencias de mensajes de la organización pueden estar restringidas a licencias de Microsoft concretas en el futuro.

Introducción

Captura de pantalla que muestra la página de aterrizaje de mensajes de la organización en el Centro de administración de Microsoft 365 con anotaciones numeradas.

Hay tres experiencias básicas con las que familiarizarse dentro de la experiencia centralizada de mensajes de la organización:

  1. Administrar : aquí es donde usted y su equipo podrán ver la mayoría de los mensajes de la organización creados en varios portales, incluido Intune o Microsoft Endpoint Manager. El equipo también podrá ejecutar varias funciones en cada mensaje, ver detalles y realizar flujos de aprobación en el área "Administrar".

  2. Crear un mensaje : este asistente es donde cualquier persona con el rol entra "Escritor de mensajes organizativos" descrito anteriormente puede ir a crear mensajes totalmente personalizados o templados.

  3. Actividad de revisión : aquí es donde los administradores pueden ir para ver la actividad de rendimiento de los mensajes que son o han estado entregando a los usuarios.

Administrar

Puede revisar y controlar los mensajes de cualquier persona de su organización mediante la experiencia de aterrizaje principal. Las operaciones que los administradores pueden afectar en la experiencia "Administrar" incluyen:

  • Filtrado basado en el estado del mensaje (por ejemplo, Activo), ubicación (como Contenido destacado de Windows) o objetivo (por ejemplo, Adopción); filtrado mediante la búsqueda en el nombre del mensaje.

  • Revisar los detalles del mensaje existentes (como el idioma, la selección de destino, entre otros).

  • Descripción de los datos de rendimiento agregados por mensaje.

  • Cancelación, eliminación, aprobación y copia de mensajes.

Cómo continuar creando un borrador de mensaje (Modificar)

Si tiene el rol Entra de escritor de mensajes de la organización como se describió anteriormente, puede editar o completar un mensaje "borrador" guardado en el inquilino. Para ello:

  1. Filtrar estado a Borrador.

  2. Seleccione el nombre del mensaje que desea editar.

  3. En el panel de detalles del mensaje, seleccione Modificar.

  4. Esto le lleva directamente al asistente de creación, donde puede continuar con la creación de este borrador de mensaje.

Cómo aprobar o rechazar un mensaje de "aprobación pendiente"

Si tiene el rol Entra de aprobador de mensajes de la organización como se describió anteriormente, puede revisar y aprobar o rechazar mensajes de sus compañeros que se encuentran en estado de "aprobación pendiente". Para aprobar o rechazar un mensaje de "aprobación pendiente":

  1. Filtre Estado a Aprobación pendiente.

  2. Seleccione el nombre del mensaje que desea revisar.

  3. En el panel de detalles del mensaje, lea todo el contenido proporcionado por el autor.

  4. Si cree que este mensaje es adecuado para entregarlo a los usuarios de su inquilino, opcionalmente puede agregar un comentario y seleccionar Aprobar.

  5. Sin embargo, si cree que el mensaje no está listo o es adecuado para entregarlo a los usuarios del inquilino, debe agregar un comentario en el campo de texto y seleccionar Rechazar.

Cómo superar un mensaje rechazado (Retirar)

Si tiene el rol Entra de escritor de mensajes organizativos como se describió anteriormente, puede superar un rechazo de los aprobadores del inquilino. Para ello:

  1. Filtre el estado a Rechazado.

  2. En el nombre del mensaje rechazado que desea superar, seleccione Retirar.

  3. Esto establece el estado del mensaje rechazado en Borrador.

  4. Desde allí, puede ir al panel de detalles del mensaje y seleccionar Modificar.

  5. Esto le lleva directamente al asistente para la creación, donde puede continuar con la creación de este borrador de mensaje, enviando de nuevo para su aprobación para devolver el mensaje a los aprobadores para su revisión.

Nota:

  • Los mensajes totalmente personalizados requerirán que un aprobador 'apruebe' cualquier mensaje antes de que se entregue a los usuarios. Sin embargo, la selección de un mensaje prefabricado no requerirá ninguna aprobación de la organización antes de que se pueda entregar a los usuarios finales.
  • Los aprobadores no pueden aprobar ni rechazar un mensaje que hayan creado personalmente.
  • "Rechazar" un mensaje marcará el estado del mensaje como "Rechazado", lo que requiere que un autor 'Retire' el mensaje y, a continuación, 'Modificar' el nuevo borrador.
  • Los mensajes que los aprobadores no revisan (como, aprueban o rechazan) antes de que el sistema rechace automáticamente la fecha de finalización del mensaje para garantizar que los autores tengan una duración mínima de entrega de mensajes.

Creación de un mensaje

Importante

Los mensajes de la organización entregan mensajes a los usuarios finales dentro del período de tiempo configurado por los administradores a través de experiencias del Centro de administración de Microsoft 365. Sin embargo, en ocasiones, es posible que los mensajes no se entreguen según lo esperado debido a las condiciones del sistema o del dispositivo del usuario, como los mensajes urgentes que no se entregan a los dispositivos que están desconectados de Internet. En tales casos, nuestro sistema seguirá intentando entregar mensajes lo más posible y adecuado.

Los usuarios con el rol Entra de escritor de mensajes organizativos descrito anteriormente tendrán acceso al botón Crear un mensaje y a la funcionalidad de la experiencia centralizada. Al seleccionar este botón se invocará al asistente, que incluye estos pasos de creación principales:

  • Objetivo para seleccionar la naturaleza o el propósito de su nuevo mensaje.

  • Ubicación para indicar a qué canal del producto se enviará el mensaje para los usuarios.

  • Plantilla para elegir el formato del mensaje, "crear el suyo propio" o un mensaje prefabricado de Microsoft.

  • Personalice para agregar personalización al mensaje, incluido el texto completo o las direcciones URL personalizadas.

  • Destinatarios para establecer los grupos de la organización que deben recibir el mensaje.

  • Programación para configurar las fechas de inicio y finalización, así como la frecuencia con la que el sistema enviará el mensaje al mismo usuario a lo largo del tiempo.

  • Finalice para revisar el mensaje antes de programar o enviar para su aprobación por parte de los aprobadores de la organización.

Elección de mensajes personalizados o creados previamente

Hay dos formas principales de creación de mensajes que están habilitadas en esta experiencia:

  1. Creación totalmente personalizada (o "crear su propia"): se trata de un formato abierto de entrada de contenido arbitrario para los mensajes, lo que permite al equipo crear mensajes que incluyan el nombre de la empresa u otros detalles que sean exclusivos de su empresa, grupo o equipo. Por ejemplo, un autor puede seleccionar "crear el suyo propio" y escribir todas las palabras del mensaje.

  2. Mensajes creados previamente (o mensajes 'templatized'): se trata de un método de selección y personalización del contenido creado parcialmente por Microsoft para uso general. Por ejemplo, Microsoft podría proporcionar varios mensajes genéricos que el equipo puede elegir y agregar el logotipo y la dirección URL para impulsar el reconocimiento de una actualización de software.

Cómo guardar y continuar el borrador del mensaje

  1. Tenga en cuenta que, a lo largo del asistente para la creación, cada paso tiene un botón Guardar y cerrar .

  2. Puede seleccionar Guardar y cerrar en cualquier punto para guardar el mensaje como un nuevo borrador.

  3. Una vez guardado, verá el mensaje en la parte superior de la tabla Administrar.

  4. Para volver a crear el mensaje, seleccione el nombre del mensaje de borrador para invocar el panel de detalles del mensaje.

  5. Seleccione Modificar en el panel de detalles del mensaje para seguir creando ese mensaje en el Asistente para la creación.

Cómo crear un mensaje copiando un mensaje existente

  1. Vaya a Administrar experiencia y busque un mensaje que quiera usar como punto de partida.

  2. Seleccione Copiar función.

  3. Se le colocará inmediatamente en el asistente para la creación con los elementos pertinentes del mensaje anterior copiado.

  4. Edite como desee y complete el asistente de creación o guárdelo como borrador.

Nota:

  • Para el mismo canal (como Contenido destacado de Windows), las imágenes proporcionadas por el equipo para el último mensaje creado se proporcionarán automáticamente para el siguiente mensaje. Sin embargo, puede invalidar esa imagen con una nueva carga de imagen.
  • Una vez que seleccione "Enviar para aprobación" al final de un flujo de creación de mensajes totalmente personalizado, cualquier usuario del inquilino que tenga el rol entra "Aprobador de mensajes organizativos" descrito anteriormente podrá revisar y aprobar o rechazar el mensaje.
  • Si guarda el borrador antes del paso "Programar" y, por tanto, no proporciona un nombre de mensaje personalizado, el borrador tendrá un nombre generado mediante programación en función de la fecha y hora en que guardó el borrador. Puede editar este nombre de mensaje modificando el borrador del mensaje.
  • Es posible que no todas las selecciones del paso "Objetivo" tengan mensajes predefinidos disponibles. Sin embargo, todos los objetivos tendrán el formato "crear el suyo propio" disponible para la creación de personalización completa.

Actividad de revisión

Como puede ver al visitar la experiencia centralizada, la tabla de administración básica incluye datos básicos de conclusiones agregadas para los mensajes (incluidos El total de mensajes vistos, los clics totales y la tasa de clics). Sin embargo, la experiencia centralizada también incluye experiencias avanzadas de información, entre las que se incluyen:

  • Filtrado por intervalo de tiempo, estado y otros aspectos,

  • Gráfico del intervalo de fechas seleccionado,

  • Exportación de datos a CSV

También verá tres gráficos de datos de series temporales en la parte superior, en los que se muestran los cambios diarios en Total de mensajes vistos (o impresiones), Total de clics y Tasa de clics para los mensajes.

Exportación de datos

Si usted o su equipo desean trabajar con los datos de rendimiento de mensajes del inquilino, puede exportarlos a un archivo CSV. Para ello:

  1. Establezca los filtros, incluido el intervalo de tiempo, para los datos que le interesan recuperar.

  2. Seleccione el botón Exportar a CSV y guarde el archivo localmente.

Características avanzadas

Al implementarse en la primavera de 2024, los mensajes de la organización también incluirán dos características más que proporcionan funcionalidades avanzadas para cómo los administradores pueden programar y dirigir sus mensajes:

Entrega urgente

Para algunas comunicaciones que requieren mucho tiempo, es posible que los administradores y otros comunicadores necesiten obtener un mensaje rápidamente. Por ejemplo, cuando se produce un evento en un campus corporativo o se ha iniciado una interrupción del servicio, es posible que los administradores deban difundir rápidamente dichos eventos a todos los empleados para que puedan estar preparados. Para admitir comunicaciones en estos eventos, los administradores del Centro de administración de Microsoft 365 podrán seleccionar el botón "Mensajes urgentes" en la sección "Acciones principales".

Captura de pantalla que resalta el botón para enviar un mensaje urgente.

Configuración de directivas de inquilino

Nota:

Si recientemente ha incorporado el inquilino a Microsoft Entra ID, puede tardar entre 36 y 64 horas en poder usar las características de mensajes de la organización.

Hay ciertas directivas en Microsoft Intune que bloquearán la entrega de mensajes de la organización a los usuarios finales si no están configurados correctamente. En esta sección se describe cómo ajustar toda la configuración de directiva para el inquilino para que la entrega siempre se permita y funcione según lo previsto.

Instrucciones generales

Para realizar cambios en la directiva en el inquilino, el administrador de Intune debe:

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Microsoft Endpoint Manager para el inquilino.
  2. Configure las directivas que se describen a continuación mediante una plantilla de perfil de restricciones de dispositivos de Microsoft Intune o el catálogo de configuración.
  3. Asegúrese de ajustar estas directivas en todas las directivas nuevas y existentes destinadas a usuarios finales y dispositivos que puedan recibir mensajes de la organización.
  4. Habilitación de la directiva de mensajes de la organización

Nota:

Esta directiva es necesaria para los dispositivos que ejecutan Windows 11, versión 22H2, compilación 10.0.22621.900 y versiones posteriores. Si no habilita esta directiva, estos dispositivos no pueden recibir mensajes de la organización. La directiva no es necesaria en dispositivos que ejecutan compilaciones anteriores.

  1. Vaya aExperiencia> de catálogo> de configuraciónHabilitar la entrega de mensajes de la organización (usuario).
  2. Para habilitar la entrega de mensajes de la organización, cambie el botón de alternancia a Habilitado.

Habilitar directivas de experiencias

Nota:

Si usa la línea de base de seguridad mdm de Windows 11, tendrá que cambiar las directivas necesarias a No configuradas. Estas directivas controlan los mensajes organizativos configurados por el equipo, así como otros mensajes procedentes directamente de Microsoft. Para seguir bloqueando los mensajes procedentes directamente de Microsoft, tal como se define en la línea de base de seguridad mdm de Windows 11, configure la directiva de mensajería de Microsoft.

Si usa el catálogo configuración, siga estos pasos:

(Puede estar en un perfil de configuración de Windows nuevo o existente).

  1. Vaya a Dispositivos Perfiles>de configuración deWindows>.
  2. Seleccione Catálogo de configuración.
  3. Seleccione Agregar configuración.
  4. En el selector Configuración, seleccione Categoría experiencia.
  5. En las opciones de configuración, asegúrese de que se seleccionan las siguientes opciones o que se establecen en "Permitir":
    • Agregar permitir contenido destacado de Windows (usuario)
    • Permitir experiencias personalizadas con datos de diagnóstico (usuario)
    • Agregar sugerencias de terceros en Contenido destacado de Windows (usuario)
    • Agregar características de consumidor de Windows
    • Agregar permitir contenido destacado de Windows en el Centro de acciones (usuario)
    • Agregar sugerencias para permitir Windows
    • Agregar configurar contenido destacado de Windows en la pantalla de bloqueo (usuario)
  6. En la configuración, asegúrese de que se deselección de lo siguiente:
    • Deshabilitación del contenido optimizado para la nube
  7. En las opciones de configuración, asegúrese de que se seleccionan las siguientes opciones o que se establecen en "Permitir":
    • Habilitar la entrega de mensajes de la organización (usuario)

Si usa restricciones de dispositivo, siga estos pasos:

(Puede estar en un perfil de configuración de Windows nuevo o existente).

  1. Vaya a Dispositivos Perfiles>de configuración deWindows>.
  2. En un perfil de plantilla nuevo o existente, seleccione Restricciones de dispositivos destacados> deWindows.
  3. Asegúrese de que o Seleccione "No configurado" está establecido para lo siguiente:
    • Destacados de Windows
    • Contenido destacado de Windows en la pantalla de bloqueo
    • Características del consumidor
    • Sugerencias de Windows
    • Contenido destacado de Windows en el centro de acción
    • Personalización de Contenido destacado de Windows

preguntas más frecuentes

¿Puede decirme más sobre las expectativas de entrega de estos mensajes?

Después de que la plataforma Mensajes organizativos haya programado el mensaje, lo más pronto posible, el mensaje tardará unas horas en ser apto para entregarse a los dispositivos del usuario final. Por ejemplo, si establece la fecha de inicio como ahora o hoy, debe esperar unas horas antes de que los dispositivos de usuario final del inquilino de prueba reciban la carga del mensaje.

Además, Windows 11 almacena en búfer los mensajes en un período establecido para cada uno de los canales. (En otras palabras, esta experiencia se ofrece en un modelo de "extracción"). Por lo tanto, espere que el mensaje tarde 24 horas o más en que los usuarios finales de destino del inquilino de pruebas reciban y representen el mensaje, ya que es posible que sus dispositivos estén configurados para solicitar contenido en momentos diferentes.

Una vez que el mensaje ha estado entregando activamente durante más de 24 horas, puede volver a la experiencia Administrar para revisar los datos de entrega más recientes del mensaje.

Mi equipo ha realizado otros mensajes de la organización en Intune, puntuación de adopción, informes de uso y otros. ¿Cómo funcionan con esto?

La experiencia centralizada de mensajes de la organización es la "ventanilla única" para los mensajes de la organización. Debería poder ver y administrar los demás mensajes desde la experiencia centralizada, independientemente de dónde se crearon.

Nota:

  • Los mensajes de la organización De puntuación de adopción en los canales de Office o Outlook no son visibles en la experiencia centralizada.
  • Los mensajes de la organización de Intune solo se pueden leer en la experiencia centralizada (por ejemplo, no se pueden cancelar ni eliminar).
  • Esperamos que esto cambie en futuras versiones dentro del año natural de 2024.

¿Cómo obtienen los administradores los permisos necesarios?

Póngase en contacto con un administrador global y pídale que le asigne el rol De escritor de mensajes organizativos o Aprobador de mensajes organizativos a usted siguiendo estos pasos:

  1. El administrador global del inquilino de pruebas de destino va a Usuarios activos del Centro > de administración de Microsoft 365.

  2. Busque o seleccione el usuario de destino en la tabla Usuarios activos.

  3. Seleccione el botón Administrar roles en la barra de navegación superior.

  4. Seleccione Escritor de mensajes organizativos o Aprobador de mensajes organizativos en la sección Otros y, a continuación, seleccione Guardar cambios.

¿Por qué tengo que actualizar mis directivas MDM?

Las directivas mdm enumeradas en Requisitos previos controlan si el servicio que entrega los mensajes puede acceder a cada ubicación donde se podrían entregar los mensajes de la organización. Anteriormente, los CSP solo afectaban a los escenarios de consumidor y controlaban si la mensajería de Microsoft se puede entregar, pero, dado que usamos el mismo servicio, las directivas también afectan a los mensajes creados por el administrador.

¿Cómo puedo obtener la configuración de MDM para solucionar problemas?

  1. Ejecución de ms-settings:workplace

  2. En la sección Exportar los archivos de registro de administración , seleccione Exportar.

  3. Obtenga el archivo resultante en C:\Users\Public\Documents\MDMDiagnostics.

¿Cómo puedo obtener mi id. de usuario y dispositivo para solucionar problemas?

  1. Inicio del centro de comentarios de MS

  2. Seleccione Configuración en la esquina inferior izquierda.

  3. Vaya a la sección Información del dispositivo.

Puede encontrar más información en los documentos siguientes:

¿Dónde puedo encontrar más información sobre las experiencias de mensajes organizativos?

Hay otros documentos públicos de Microsoft para nuestras otras experiencias de producto en versión preliminar:

¿Qué significan los distintos estados de mensaje?

Todos los mensajes tienen un estado que indica su estado de creación o entrega, incluidos:

  1. Completado : el mensaje ha ejecutado correctamente su curso según lo definido por las fechas de inicio y finalización.

  2. Pendiente : los servicios de mensajes de la organización siguen registrando el mensaje y, por tanto, no lo están entregando. Además, es posible que determinados detalles del mensaje no estén disponibles mientras estén en estado "pendiente".

  3. Error : los servicios de mensajes de la organización no pudieron registrar correctamente el mensaje por varias razones. Estos mensajes tendrán que copiarse para volver a intentar el proceso.

  4. Cancelado : el administrador de inquilinos detuvo explícitamente el mensaje. Esto podría haber sido durante la entrega del mensaje o anterior (es decir, en estado Programado).

  5. Activo : el mensaje se está entregando actualmente a los usuarios.

  6. Borrador : el mensaje no se ha completado ni enviado de otro modo para la programación o aprobación. Cualquiera de los escritores del inquilino puede continuar con un borrador hasta la finalización a través del flujo de creación.

  7. Programado : el mensaje se ha creado correctamente y está a la espera de entrega (momento en el que se codificará como "Activo)

  8. Rechazado : se ha revisado el mensaje y un administrador del aprobador no le ha permitido continuar a un estado Programado o Activo.

  9. Aprobación pendiente : el mensaje está pendiente de revisión por parte de un administrador de aprobador.