Uso de Cost Management en el Centro de administración de Microsoft 365

Si es un administrador global o de facturación con un Contrato de cliente de Microsoft (MCA), puede usar la página Administración de costos de la Centro de administración de Microsoft 365 para ver, analizar y administrar los costos del servicio. Para llegar a la página Administración de costos, en el panel de navegación izquierdo del Centro de administración, seleccioneAdministración de costos de facturación>.

Antes de empezar

Debe ser un administrador global o de facturación para realizar los pasos descritos en este artículo. Para más información, vea Sobre los roles de administrador.

¿Qué es la administración de costos?

La administración de costos es una metodología que se usa para planear y controlar el presupuesto de una organización. Microsoft presenta nuevos productos y servicios que usan un modelo de facturación de pago por uso, donde solo paga por lo que usa. En el Centro de administración de Microsoft 365, las características de administración de costos ayudan a reducir el costo y la sobrecarga necesarios para administrar los recursos de la organización y también realizan un seguimiento de los cargos variables de pago por uso. También puede:

• Descarga de los datos de costo y uso que se usan para generar la factura mensual
• Aplicación proactiva del análisis de datos a los costos
• Establecimiento de umbrales de gasto
• Identificar oportunidades para los cambios de carga de trabajo que pueden optimizar el gasto (procesos internos)

Descripción de los costos

Puede usar las características de facturación de Microsoft 365 para revisar los costos facturados y administrar el acceso a la información de facturación. En organizaciones más grandes, los equipos de adquisiciones y finanzas suelen realizar tareas de facturación.

Cuando se registra para usar Microsoft 365, se crea automáticamente una cuenta de facturación. Use su cuenta de facturación para administrar sus facturas y pagos, y realizar un seguimiento de los costos. Es posible que tenga varias cuentas de facturación. Para cada entidad jurídica o dirección vendida de su organización, recibirá una cuenta de facturación independiente.

Planear y controlar los costos

La administración de costos en la Centro de administración de Microsoft 365 le ayuda a planear y controlar los costos de su organización, ya que le ayuda a realizar las siguientes tareas:

• Análisis de costos: Las vistas de administración de costos le permiten explorar y analizar los costos de la organización. Puede ver los costos agregados por organización para comprender dónde se acumulan los costos e identificar las tendencias de gasto. También puede ver los costos acumulados a lo largo del tiempo para calcular las tendencias de costos mensuales, trimestrales o incluso anuales con respecto a un presupuesto.
• Crear presupuestos: Los presupuestos le ayudan a planear y satisfacer la responsabilidad financiera en su organización. Ayudan a evitar que se superen los umbrales o límites de costos. Los presupuestos también pueden ayudarle a informar a otros usuarios sobre sus gastos para administrar los costos de forma proactiva. Además, con los presupuestos, puede ver cómo progresa el gasto en su organización con el tiempo.

Visualización de los costos

La página Administración de costos del centro de administración tiene una pestaña Servicios donde puede ver el desglose de los diferentes productos y servicios que usa actualmente.

Use la pestaña Servicios para ver la lista de todos los servicios que se usan durante el período seleccionado. El gráfico de la página desglosa los costos diarios de los 10 servicios principales. Use el selector de fechas para examinar los costos históricos y usar diferentes intervalos de fechas para comparar las tendencias de costos.

Costos de descarga

Seleccione Descargar para descargar los datos de costo diario en un archivo CSV o Excel. Puede usar los datos para analizar aún más los cargos o combinarlos con otros datos, según sea necesario.

Creación de presupuestos

Los presupuestos le permiten supervisar los cargos y asegurarse de que es consciente cuando supera los umbrales especificados. Puede crear un presupuesto rápido en el que establezca una cantidad de umbral por debajo de cada mes. El presupuesto rápido le envía una notificación cuando los costos superan este umbral. Las notificaciones solo se envían al administrador que creó el presupuesto.

Para personalizar el presupuesto, seleccione Configurar opciones avanzadas. Puede asignar un nombre al presupuesto y cambiar la frecuencia del presupuesto. También puede configurar un presupuesto mensual, trimestral o anual y elegir el período para el que se envían las notificaciones presupuestarias.

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