Introducción al ensamblado de contenido en Microsoft Syntex

Nota:

Hasta junio de 2024, puede probar el ensamblado de contenido y otros servicios de Syntex seleccionados sin costo si tiene configurada la facturación de pago por uso . Para obtener información y limitaciones, consulte Probar Microsoft Syntex y explorar sus servicios.

Puede usar las funcionalidades de ensamblado de contenido en Microsoft Syntex para ayudarle a generar automáticamente documentos empresariales repetitivos estándar, como contratos, declaraciones de trabajo, contratos de servicio, cartas de consentimiento, lanzamientos de ventas y correspondencia. Puede realizar todas estas acciones de forma más rápida, coherente y con menos errores creando plantillas modernas y usando esas plantillas para generar documentos.

Cargue un documento existente para crear una plantilla moderna y, a continuación, use esa plantilla para generar automáticamente contenido nuevo mediante listas de SharePoint o entradas manuales como origen de datos.

Nota:

Debe ser un usuario con licencia de Syntex para acceder a las funcionalidades de ensamblado de contenido y usarlas. También debe tener permisos para administrar listas de SharePoint.

Requisitos y limitaciones

Tipos de archivo compatibles

Actualmente solo se admiten documentos de Microsoft Word (extensión /.doc .docx) para crear una plantilla.

Limitaciones de archivos

• El documento de Word que desea usar como plantilla moderna no debe incluir comentarios ni tener habilitado El seguimiento de cambios.

• Dado que los controles de contenido se usan en Word para crear campos para la plantilla moderna, asegúrese de que los campos de texto de las imágenes no estén encapsulados en texto. Si el documento ya contiene controles de contenido, quítelos antes de usarlos para crear una plantilla moderna.

Limitaciones actuales de la versión

• La plantilla y el documento están asociados a una biblioteca de documentos. Para usar la plantilla en otra biblioteca de documentos, deberá volver a crearla en esa biblioteca de documentos.

• El documento cargado que se usa para crear la plantilla moderna se guardará como una copia independiente y se colocará en el directorio /forms de la biblioteca de documentos. El archivo original del disco no se verá afectado.

• Puede crear campos para texto y también campos para texto dentro de las celdas de una tabla. Sin embargo, actualmente no se admiten listas de imágenes inteligentes y listas con viñetas.

• Una vez que se crea un documento a partir de una plantilla, no está asociado a la plantilla.

Diferencias entre plantillas modernas y otras plantillas de documento

Característica	Plantillas modernas	Otras plantillas
Licencias	Licencia de Syntex necesaria para acceder a esta oferta.	Se ofrece como parte de la licencia de Microsoft E3 o E5.
Cuándo usar cada uno	Debe usar para generar documentos transaccionales estándar, como contratos de servicio e instrucciones de trabajo, cuando solo cambien partes específicas del documento. Los documentos generados a partir de plantillas modernas garantizan la coherencia y menos posibilidades de errores manuales y errores tipográficos que se producen cuando los usuarios cambian las secciones del documento en flujo libre.	Debe usar este método cuando desee establecer un documento como ejemplo para que otros usuarios hagan referencia. Puede considerar el uso de plantillas regulares para documentos no transaccionales, como lanzamientos de ventas o resúmenes ejecutivos.
Estandarización de la generación de contenido	Puede agregar campos y asociarlos a varios orígenes de datos solo para secciones específicas del contenido con el fin de facilitar a los usuarios la generación de documentos una vez publicada la plantilla.	Una vez cargado, el archivo se mantiene tal y como está en la plantilla. Cualquier usuario que use la plantilla tiene que cambiar el contenido en consecuencia.
Orígenes de datos admitidos	Puede asociar campos con listas de SharePoint y almacén de términos al crear plantillas.	No aplicable
Tipos de documento admitidos	Actualmente solo se admiten documentos de Microsoft Word (extensión /.doc .docx) para crear una plantilla.	Puede usar cualquier archivo para cargar como plantilla.
Administración de plantillas	Una vez creada la plantilla, puede editar o administrar los campos de plantilla, cambiar el nombre de la plantilla y volver a publicarla para su uso.	No aplicable
Borrador de versión de plantillas	Puede crear versiones de borrador de plantillas antes de publicarlas finalmente para que la usen otros usuarios.	No hay ninguna capacidad para crear borradores de plantillas regulares.
Flujos de trabajo	Puede automatizar la generación de documentos a partir de plantillas mediante la configuración de flujos de trabajo de Power Automate.	Los flujos de trabajo no se pueden configurar con plantillas regulares.

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